高校電子檔案收管用信息化探究

馬 婉 黃 潔 李 瑩

（火箭軍工程大學教學檔案室，陜西西安 710000）

1.高校電子檔案收管用一體化的意義

高校在管理過程中各類活動用計算機等電子設備產生的具有保存價值文字、圖表、照片及視頻等一系列信息記錄稱為電子檔案。隨著計算機及網絡技術的發展，高校電子檔案的收集、保管和利用已經成為檔案管理的一種重要途徑，也是信息化時代檔案發展的大趨勢。因此電子檔案的管理對檔案部門來說是一個新的挑戰，也是一個新的機遇?！笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃指出，新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。

2.電子檔案收管用一體化管理策略

隨著我國檔案管理數字化建設推進以及電子檔案信息的持續增長，高校檔案存儲數據化、管理自動化、利用智能化已成為檔案管理工作的新目標，為實現這個目標，必須推進高校檔案信息化建設，實施電子檔案科學高效的收管用一體化管理[1]。

2.1 加強電子檔案的收集管理，實現電子檔案歸檔自動化

2.1.1 實施電子檔案收集的前端控制

為保證電子檔案的原始性，檔案管理人員應從高校各項重大活動計劃階段就介入，從文件的形成、積累、整理到歸檔，按時間節點、活動進度、內容范圍等逐步跟蹤監督、指導，實施科學的前端控制。一是規范部門立卷源頭管理。利用校園網實現部門立卷歸檔材料的著錄和歸檔提交，由專職檔案員進行網上審批歸檔，建立檔案立卷初始端口。二是完善電子檔案自動歸檔流程。為確保檔案信息的完備，保證電子檔案真實性、完整性、可用性及安全性，對接校園網平臺與教務系統實現在線歸檔，對接辦公專網平臺與評價系統實現在線歸檔，使用電子簽章實現版式文件的簽名及簽章。在活動開展前就指定兼職檔案員，提出電子文件歸檔要求，活動完成時要對電子文件進行檢查，在數量上保證電子檔案各要素完整不殘缺短少，在質量上維護電子檔案字跡、圖像清晰，聲音流暢，效力完備，保證整套電子檔案的真實性、完整性、準確性和系統性[2]。

2.1.2 做好日常的保管和維護工作

電子檔案因其載體的特殊性，保管條件較傳統紙質檔案更為苛刻，應遠離熱源，酸堿等有害氣體和強磁場。一是嚴格按照國家標準要求，建立對電子文件格式、載體、保存環境、風險評估等完整管理機制，確保電子文件長久保存，有效應對風險。二是將區塊鏈技術廣泛運用到電子檔案管理中，利用區塊鏈技術中時間記錄細節以及數據權限等功能防止內容被惡意篡改，保證電子檔案內容真實可靠。三是定期檢查維護，對保存庫中存儲的所有原生數字電子文件和數字處理進行年度抽樣審計，修復或替換存在問題的文件。同時應將電子檔案進行備份，保證在其原始儲存系統出現障礙導致文件不可恢復時，其文檔還可以得到恢復，降低損失。

2.2 搭建檔案信息綜合管理平臺，實現電子檔案管理智能化

電子檔案管理高度依賴存儲設備、網絡設備、技術人才，因此開發一套安全、穩定的電子檔案管理系統，確保電子檔案的在線歸檔、傳遞、管理和利用流程中的真實性、完整性、可用性和安全性。

2.2.1 檔案信息綜合管理平臺建設理念

建成一套集現代化實體檔案管理、智能化電子檔案管理、自動化庫區環境調控于一體的檔案信息資源管理平臺。通過用戶角色分配和權限設置，有效規范高校檔案管理體系建設；通過傳統檔案掃描OCR 識別、業務系統對接電子文件自動歸檔、網絡平臺數據抓取等方式收集檔案資源，有效推進檔案資源體系建設；通過創新服務手段，開通校內網絡查詢通道及網上審批流程，構建人工智能查詢系統，智能推送檔案信息等，有效開拓檔案利用體系建設；通過用庫區環境、安防數據聯動管理以及用戶權限設置、日志管理、數據備份等全方位策略，有效筑牢檔案安全體系建設。通過平臺建設加快推進檔案全面數字轉型和智能升級，全面提升高校檔案正規化、現代化、智能化建設水平。

2.2.2 檔案信息綜合管理平臺建設原則

高校檔案信息資源綜合管理平臺應按照系統化集成、模塊化構建、智能化應用的思路進行系統設計建設，既能夠符合檔案行業規范標準，又能夠契合高校檔案工作運行實際，有效提升檔案管理質量和效率。

（1）標準化原則：項目建設應遵循國家、中央軍委辦公廳及高校相關規范標準建設。并在項目建設前期制定檔案元數據相關執行標準。

（2）開放性原則：系統平臺支持與電子文件形成業務系統的集成，具備從業務系統中自動捕獲電子文件及其元數據的能力；可實現與其他系統的功能集成、數據共享與交換；具有跨平臺、跨領域和跨時間的交互操作性，保證文件的長期訪問和保存。

（3）可擴展性原則：應采用松耦合、模塊化的系統設計思路，遵守相關國家和行業的元數據標準，保證數據的可重復使用，保證系統的規模、模塊、功能的易擴展，盡量降低日后系統升級成本。

（4）靈活性原則：支持電子文件/電子檔案管理的業務模式、工作流程和數據結構等的靈活定義與部署。支持用戶選擇合適的實現方式、建設路徑和實施方法[3]。

（5）安全性原則：應具有邏輯嚴密的安全管理方式，恰當采用身份認證、權限控制、跟蹤審計等安全技術手段，確保系統無故障，保證數據安全；支持電子文件/電子檔案業務過程記錄，根據需要采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子文件/電子檔案的安全，保證其真實、完整、長期安全可用。

2.2.3 檔案信息綜合管理平臺建設內容

高校校園網為檔案信息資源綜合管理平臺建設的核心業務網絡，建成的管理系統應完成校園網內檔案的收集、管理和利用。（1）電子文件采用系統對接在線歸檔，線下產生的紙質文件和部門立卷歸檔開始，到實體案卷歸檔入庫標識歸檔業務辦結。業務全流程規劃在預計的歸檔時間周期內執行，超期的檔案將由系統發送超期和催檔提醒，并支持歸檔考核；（2）檔案管理環節主要提供檔案整理、檔案鑒定、檔案統計、流程控制功能等。用于檔案管理人員對預立卷完成的檔案進行接收、整理、鑒定、統計和入庫；（3）針對歸檔案卷及材料的查詢，提供高校校內部不同權限的查詢及審批利用，同時兼顧同網絡內上下級單位間的支撐利用，并提供電子檔案憑證的在線辦理和有效性驗證。

2.3 完善電子檔案利用功能，實現電子檔案利用智能化

2.3.1 加快檔案資源數字化轉型

《中華人民共和國國民經濟和2035 年遠景目標綱要》明確提出“建設數字中國”的國家戰略，推動產業數字化、數字產業化的全面轉型。實現檔案大數據分析可視化。對教務系統、教學評價系統、教學檔案管理系統的來源數據進行分析與挖掘，打造“體系規范、數據可用、結果可見”的檔案可視化展示平臺，反哺教學業務，為學校教學教務決策提供全面權威的數據支撐。高校檔案作為重要的記錄高校教學活動原始資料，必然要加快檔案資源數字轉型，數字化的檔案信息能夠實現全文檢索，使檔案信息資源具有可量化、可分析、可篩選等功能，全面、準確、及時的檔案數據能夠助力高校領導層決策。積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用。

2.3.2 加大檔案資源開發力度

建成以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。推進“增量電子化”，促進各類電子文件應歸盡歸，應收盡收。電子檔案在檔案資源體系中的占比明顯提升。繼續做好“存量數字化”，傳統載體檔案數字化率達到90%，加快推進重要檔案數字化成果進行文字識別和大數據檢索運用[4]。

將“數字形態”的檔案內容進一步采集、挖掘和處理，利用檔案信息資源綜合管理平臺，將用戶在檔案利用過程中的數據記錄完整保存并精細化分析，針對個體產生的信息形成特有的小型“檔案數據庫”，通過采集、存儲、挖掘這些數據庫內的信息來分析用戶行為與偏好。將大數據、OCR 識別、區塊鏈等現代信息技術與檔案信息資源相結合，洞悉用戶需求并以之為導向進行檔案編研，建立特色數據庫，主動推送檔案編研成果。

2.3.3 提升檔案利用服務能力

多樣服務方式和特色檔案數據服務能夠有效滿足用戶特殊需求，實時化、網絡化、智能化的服務體驗正逐漸成為用戶的主要訴求，在保證信息安全的前提下，高校檔案機構盡可能為用戶提供更加便捷、高效、智能、多樣的服務方式，開創可信檔案在線辦理。以校內統一身份認證系統為端口，依據賬戶信息設置權限，實現專職檔案員、兼職檔案員及校內師生檔案管理和利用的單點登錄。建立健全在線利用審批方式，以電子簽章實現版式文件及查檔證明的簽名及簽章，確保歸口可查，保密托底。如采用“一站式”服務簡化服務流程；完善網絡在線服務，讓用戶可以隨時隨地利用檔案數據；建立用戶回訪機制，增加檔案服務的互動性，并借此完善服務[5]。

深入挖掘檔案資源，及時精準為學校教學科研及重大決策提供經驗借鑒和決策參考。建立重大活動、突發事件應對活動相關檔案利用調度機制。持續優化檔案利用環境，簡化檔案利用程序，實現檔案對高校的價值。扎實推進利用校園網終端查詢利用服務，將檔案查詢利用服務融入“智慧校園”服務體系，推動檔案查詢利用服務延伸到院、系一線。統籌館（室）藏資源，通過展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作、公益講座等方式，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化成果。深入挖掘學生招生畢業、學籍檔案信息，“一人一檔”全面詳實反映學生在校期間學習科研情況。

3.結語

加快推進高校檔案工作數字化轉型，實現電子檔案收管用一體化，需要解決數字檔案長久保存、檔案信息管理系統開發、館藏各類信息資源整合及數字檔案服務提供等方面存在的重點難點問題；積極探索制訂完善的制度標準與開展檔案管理人員培訓，加大公眾參與檔案實踐，利用網絡和社交媒體讓更多用戶在線查閱，實現資源共享和管理協同。促進檔案信息資源館室共建互通，推進檔案信息資源跨層級跨部門共享利用。