時間四象限法在高校行政管理工作中的應用研究

蔣美英 商云龍

摘要 隨著信息化時代的到來以及高校的不斷創新發展，高校行政管理中的新變化、新問題層出不窮，行政人員面對的服務對象、工作量不斷增多，對工作質量的要求也不斷提高，行政人員工作壓力也日益凸顯。為更好地推動高校行政管理工作建設、提升高校行政服務質量，提升基層行政人員的工作效率非常有必要。將時間管理四象限法則應用于高行政管理工作，可有效提高基層行政人員的工作效率。

關鍵詞 時間四象限法；行政管理；應用研究

中圖分類號：G647文獻標識碼：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2023.8.010

1高校基層行政人員工作現狀

行政管理工作是高校發展不可或缺的動力支撐，基層行政管理人員是行政管理工作的主要執行人和組織者，其工作效率直接影響行政管理工作的效果，進而影響高校教育教學的效果，高校教育高質量發展需要高校和行政人員的共同努力[1]。當前，高校管理進入新的發展階段，對高校行政工作提出了更高的要求，高校行政人員普遍面臨工作負荷不斷加重，工作壓力不斷增大，職業倦怠感不斷增加的困難和問題。

1.1行政人員工作負荷加重，導致情緒問題

隨著高校規模的擴大和教育高質量發展的要求，高校行政工作較以前有了很大改變，其不再是穩定、輕松的代名詞。當前，高校行政管理人員工作相對瑣碎繁雜，既要保證重點工作保質保量按時完成，還要保證工作面面俱到，行政人員不僅需要花費大量的時間和精力，還需要具備多方面的知識能力。在日常行政管理工作中，經常是多項工作同時進行、齊頭并進，極易造成行政人員頭緒混亂，無從下手。行政人員疲于應付各種事務性工作，效率低下，導致重要工作難以按時保質保量完成。長期持續的壓力會導致消極情緒，無限期地推遲本該提前完成的工作，直至預留的時間和空間無限縮小，造成工作堆積，影響工作質量，產生不良影響。

1.2行政人員工作地位與薪酬待遇普遍較低，導致心理不平衡

高校行政人員相對于一線教師、科研人員，其社會地位、被認可度都處于相對較低的位置，從情感上不被社會、不被學生認可。在學生心中，行政人員與一線教師是不可比擬的，他們雖被叫作老師，但卻不是學生心中真正的老師。在社會中，行政人員的社會地位也一樣不高?；鶎有姓藛T待遇普遍較低，其收入基本為固定工資，通常需要達到正科級，待遇方可達到平均水平。獎金與績效往往要與工作年限、職稱職務掛鉤，平時工作量并不能得到完全體現，其結果會造成基層管理人員心理不平衡。工作地位不被認同、較低的薪酬待遇以及較重的生活壓力帶來的各種不平衡，導致行政人員成就感不強、積極性不高。

1.3行政人員職業倦怠感不斷增加，導致對自我的不認同

行政人員職業倦怠直接影響著行政工作的效率，工作效率的降低又直接產生更嚴重的職業倦怠。高校行政人員職業倦怠主要表現在態度、情感和行為三方面[2]。一是由于高校基層行政工作重復性強，長期重復單一的工作會慢慢磨掉工作的熱情與活力，從而產生厭倦心理，難以以飽滿的態度投入到工作中去。二是有些行政人員自身從情感上存在對行政工作的不認同，認為發展無望，存在“混日子、拿工資”的消極思想，長此以往，會造成自身對工作的抵觸心理，從而產生職業倦怠。三是高校行政人員從行為上不認真對待行政工作，存在“差不多就好”的糊弄思想，遇到問題不正面對待，不愿意面對任何挑戰和難題。

2時間四象限法的特點及處理原則

2.1四象限劃分法則

根據四象限法則，按照重要和緊急兩個不同維度對事項進行衡量，將事項分別劃分到四個象限。

第一象限：重要且緊急。該象限的事務要立刻馬上做，包括危機急迫的問題、客戶投訴、即將到期的任務等。

第二象限：重要但不緊急。該象限的事務是最需要做的事，也是最易被忽略的，經常出現一拖再拖的現象。需要制訂計劃，按時完成，進入良性循環。

第三象限：緊急但不重要。該象限事務因為緊急，具有較大的欺騙性，會產生“這事很重要”的錯覺，實際上對自己并不重要，只是滿足別人的期望與標準。

第四象限：不緊急也不重要。該象限的事情大多是瑣碎的雜事，沒有任何重要性，基本屬于浪費時間。

2.2四象限法則時間分配原則

四象限法則基于兩個維度：事項和時間。隨著時間維度的推移，事項性質會隨之發生變化。四象限事務的時間分配需要充分考慮時間分配的合理性，保證事務分配在合理的象限，做好事項和時間兩個維度的動態調整，確保在有限的時間內達到工作效率最大化。四個象限的時間分配，一般可以按照下列比例：20∶50∶25∶5。根據“二八定律”，20%的事項起到決定性作用，其余80%的事項起到的是輔助性作用。即第一象限重要且緊急的事務所占時間比例為20%，即確保有“20%”的關鍵性事務穩定在第一象限，保證有足夠的時間和精力去完成重要且緊急的事務。第二象限為重要但不緊急的事務，是需要投入精力并長期堅持的事項，關乎人生、事業的長期規劃與發展，第二象限分配的時間比例為50%，持之以恒地把時間和信念投入第二象限的事情中，確保重要事務長期推進良性發展。第三象限分擔的更多是日常性事務，是必須完成但并不十分重要，可以分配相對瑣碎或狀態欠佳的時間去處理該象限的事務，分配時間比例為25%。第四象限為不緊急也不重要的事務，但也是客觀存在的事務，分配時間比例為5%。

目前，大多數行政人員是通過列清單的方式對工作事項進行目標管理，四象限法則較少被應用于高校行政管理工作中。因高校行政管理工作瑣碎繁雜，列清單方法的缺點是清單太長，表述太寬泛，且不能完全體現工作細節和優先級別。時間四象限法能夠將事項的重要性和緊急程度進行完美展現，可以幫助行政人員做好時間管理與規劃，提高工作效率。

3四象限法則在高校行政管理工作中的作用

高校行政工作日益紛繁復雜，工作量大、程序繁雜瑣碎，缺乏謀劃性、創新性，多項工作同時進行，若不能對工作進行合理的分類，分不清工作的輕重緩急，會讓行政人員手足無措、顧此失彼，嚴重影響工作效率，造成行政人員面臨工作超負荷的局面。四象限法則可幫助行政人員制訂合理的工作計劃，做好時間管理，有效緩解行政人員的工作壓力，最終改變工作超負荷的現狀。高校行政工作的四象限劃分法則圖如圖2。

3.1四象限法則有利于行政人員第一時間找到工作的最佳著手點

凡事預則立不預則廢，科學合理的工作計劃可有效節約時間，提高工作效率。四象限法則能夠協助行政人員高效管理時間，并對各項工作進行有序且高效的分配。首先將正在進行的工作進行整理，然后根據各項工作的時間和重要程度即工作的輕重緩急劃分到四個象限中。實際運用中，需將工作細化，按照四象限法則將每一項工作劃分到其所在象限中，根據時間進度將每一項工作標注準確的時間節點，按照緊急程度做到動態更新調整，及時將已完成的階段性工作銷賬，并將新的工作及時增加到象限中，做到所有工作一目了然，第一時間找到工作的最佳著手點。

3.2四象限法則可有效緩解行政人員的工作負荷，提升工作效率

做好時間管理與工作規劃是行政人員提高工作效率所必須掌握的技能，時間管理可以有效提高時間的利用率，工作規劃可以提前對自己的工作做好部署。根據四象限法則，做好時間管理與工作規劃，厘清各項工作的輕重緩急，同時要養成良好的工作習慣，做到隨時記錄工作中的新思路新觀點新想法，并將其及時記錄到所在象限的所屬事項下。同時，行政工作煩瑣復雜，行政人員工作負荷大，經常面臨多項工作同時進行以及因不確定因素增加工作難度的情況，導致行政人員出現不分主次、不分輕重緩急的情況。根據象限指引，煩瑣復雜的工作將會變得條理清晰?？梢?，行政人員熟練使用四象限法則，有利于幫助行政人員厘清所有工作事項，把握住工作規律，提高工作效率，有效緩解和減輕行政人員的工作壓力。

3.3四象限法則可有效降低行政人員的不平衡感，提升自我認同感

第二象限的事務是最重要也是最容易被無限推遲的事項，能力培養與個人長遠規劃等重要事項都屬于該象限。由于行政工作瑣碎且重復性強，很多行政人員在工作一段時間后往往會失去動力，工作態度消極被動，缺乏活力和激情，導致出現工作效果較差，工作中越來越不被重視，職稱晉升、崗位提升更是與己無關，薪酬待遇停滯不前，從而產生混日子的想法。與此同時，由此導致行政人員出現的心理不平衡感、職業倦怠感以及自我不認同感等矛盾心理都會日益加重。所以，行政人員要高度重視第二象限的事務，重視能力提升與個人長遠發展，主動學習，增強自身應對煩瑣復雜工作的能力，著力提高自身能力和素質。行政管理人員只有不斷更新管理理念與管理知識，提高自身綜合素質與業務能力，才能增強自我認同感，適應發展的需求。

4結語

將“時間四象限法”應用于行政管理工作，是提升高校行政管理人員工作效率的有效途徑，旨在通過時間四象限法則對高校行政管理工作按照重要和緊急程度兩個維度進行評估，以期通過運用時間四象限法則實現工作條理化，幫助行政人員提升工作效率，提升其綜合素質，有效緩解行政人員繁重的工作負荷帶來的巨大壓力，增強行政人員的自我認同感。

*通訊作者：商云龍

參考文獻

[1]晏道劍.高校行政管理人員創新素質的提升探究[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（5）：112-114.

[2]胡欣欣，葉瑋.高?；鶎有姓藛T職業倦怠問題初探[J].經貿實踐， 2017（10）：299.

[3]史蒂芬·柯維，羅杰·梅里爾，麗貝卡·梅里爾.要事第一[M].劉宗亞，譯.北京：中國青年出版社，2010.

[4]馮敬龍.綜合服務站應用四象限時間管理法初探[J].中外企業家， 2013（3）：100.