研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

張建宇，徐怡彤，張盈盈，呂震宇

（華北理工大學(xué)管理學(xué)院，唐山 063210）

0 引言

研究生業(yè)務(wù)費(fèi)是指學(xué)校為研究生培養(yǎng)工作提供的經(jīng)費(fèi)支持，直接用于研究生開展科學(xué)研究與實(shí)踐、學(xué)術(shù)交流、學(xué)位論文開題報(bào)告、中期檢查及評(píng)審答辯等工作。《教育部財(cái)政部關(guān)于普通高等學(xué)校“研究生業(yè)務(wù)費(fèi)”開支問題的試行規(guī)定》（教計(jì)財(cái)字〔1982〕029號(hào)）對(duì)研究生業(yè)務(wù)費(fèi)開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)等問題做了明確規(guī)定。《教育部國(guó)家發(fā)展改革委財(cái)政部關(guān)于加快新時(shí)代研究生教育改革發(fā)展的意見》（教研〔2020〕9 號(hào)）指出，要切實(shí)做好研究生經(jīng)費(fèi)保障，完善研究生教育投入體系，研究建立差異化生均撥款機(jī)制。

各高校分別結(jié)合各自研究生培養(yǎng)實(shí)際，制定了相應(yīng)的研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理辦法。不同高校對(duì)研究生業(yè)務(wù)費(fèi)的管理方式各不相同，通常都是按照一定計(jì)算原則將研究生業(yè)務(wù)費(fèi)劃撥至研究生，但具體使用由導(dǎo)師統(tǒng)籌安排。隨著研究生人數(shù)的增加，研究生業(yè)務(wù)費(fèi)在實(shí)際使用中面臨的最大問題就是如何對(duì)資金額度進(jìn)行有效監(jiān)管，避免學(xué)生超額度報(bào)銷或無(wú)法足額按期報(bào)銷。

1 研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理多采用手工記賬方式，學(xué)校為每一位研究生發(fā)放一經(jīng)費(fèi)賬本，每次下?lián)芙?jīng)費(fèi)或經(jīng)費(fèi)報(bào)銷均需在賬本上登記并由導(dǎo)師和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。這種手工記賬的管理模式難以對(duì)研究生業(yè)務(wù)費(fèi)公共支出（例如查重、論文打印裝訂等由相關(guān)專業(yè)統(tǒng)一辦理的業(yè)務(wù)）部分進(jìn)行有效管理；此外，可能出現(xiàn)在賬本上登記了支出，但實(shí)際報(bào)銷金額與賬本登記不一致的情況；再有，手工記賬方式難以監(jiān)管資金支出進(jìn)度，不利于研究生業(yè)務(wù)費(fèi)的統(tǒng)籌使用。

很早就有高校采用信息化手段對(duì)研究生業(yè)務(wù)費(fèi)進(jìn)行管理，但管理模式主要圍繞財(cái)務(wù)報(bào)銷流程展開，對(duì)預(yù)算的管理相對(duì)較弱。馬靜等［1］通過設(shè)計(jì)基于Web 三層架構(gòu)的科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理系統(tǒng)解決了管理部門對(duì)課題預(yù)算無(wú)法有效管理、審查和科研人員對(duì)預(yù)算實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)難以查看的問題。劉海峰等［2］設(shè)計(jì)的科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)解決了手工錄入信息出錯(cuò)、信息孤島和工作效率低的問題。劉沐等［3］通過對(duì)現(xiàn)有研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理系統(tǒng)的分析解決了科研管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)、項(xiàng)目立項(xiàng)后實(shí)施過程缺乏監(jiān)管、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)入賬手續(xù)繁雜、預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用不符、統(tǒng)計(jì)決策無(wú)數(shù)據(jù)支持的問題。

上述系統(tǒng)設(shè)計(jì)均以研究生業(yè)務(wù)費(fèi)報(bào)銷管理為核心，在預(yù)算分配和利用方面考慮相對(duì)較少。特別是在多人聯(lián)合預(yù)算報(bào)銷、公共預(yù)算分配與支出、預(yù)計(jì)報(bào)銷金額與實(shí)際報(bào)銷金額不一致等問題上沒有給出有效解決方案。此外，目前高校早已實(shí)施了信息化財(cái)務(wù)報(bào)銷管理，如何在不侵入現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的同時(shí)，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)研究生業(yè)務(wù)費(fèi)使用的監(jiān)管是擺在面前的重要問題。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理方案設(shè)計(jì)

針對(duì)上述情況，所設(shè)計(jì)的研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理系統(tǒng)必須能與現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，必須不影響現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的運(yùn)行，另外還要能夠有效解決公共支出分配、多人聯(lián)合報(bào)銷、實(shí)際報(bào)銷金額與預(yù)算登記支出不一致等問題。為此設(shè)計(jì)如下管理方案：

2.1.1 與現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)接方案設(shè)計(jì)

為了不影響現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，本《研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》只負(fù)責(zé)研究生業(yè)務(wù)費(fèi)的預(yù)算分配與支出管理。在報(bào)銷研究生業(yè)務(wù)費(fèi)時(shí)，報(bào)銷人除向財(cái)務(wù)處提供相關(guān)發(fā)票及佐證材料外，還需要提供一張由本系統(tǒng)出具的《研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算來(lái)源單》，該單據(jù)上有一個(gè)由系統(tǒng)生成的，可用于校驗(yàn)預(yù)算來(lái)源真?zhèn)蔚亩S碼，財(cái)務(wù)處在報(bào)銷時(shí)（或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)）通過掃碼確認(rèn)該筆報(bào)銷是否有足夠的研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算來(lái)源做支撐，以此判斷是否予以報(bào)銷。同時(shí)，該二維碼一旦被掃描確認(rèn)，《研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》將把這筆經(jīng)費(fèi)記為已支出，以此實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)侵入式對(duì)接。

2.1.2 公共研究生業(yè)務(wù)費(fèi)分配方案設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)部門在將總研究生業(yè)務(wù)費(fèi)下達(dá)至學(xué)校或二級(jí)學(xué)院后，該筆經(jīng)費(fèi)將首先登記至系統(tǒng)。研究生秘書可先將當(dāng)年需要支出的公共經(jīng)費(fèi)（含查重費(fèi)、外審費(fèi)、打印裝訂費(fèi)、答辯費(fèi)等）單獨(dú)劃撥出來(lái)納入公共支出預(yù)算，剩余部分再按照指定比例分配至導(dǎo)師或具體研究生，作為個(gè)人預(yù)算用于論文發(fā)表、實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)等支出。

2.1.3 多人聯(lián)合報(bào)銷方案設(shè)計(jì)

報(bào)銷研究生業(yè)務(wù)費(fèi)時(shí)，若發(fā)票金額大于研究生本人剩余預(yù)算額度時(shí)，可采取以下三種方式予以處理：①到財(cái)務(wù)處按照本人剩余預(yù)算額度進(jìn)行報(bào)銷，超出預(yù)算額度的發(fā)票金額將不予報(bào)銷；②剩余預(yù)算額度內(nèi)的費(fèi)用從本人研究生業(yè)務(wù)費(fèi)中報(bào)銷，其余部分從本人或?qū)煹目蒲匈M(fèi)中報(bào)銷；③從系統(tǒng)中聯(lián)合多人的預(yù)算生成與發(fā)票金額等額的《研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算來(lái)源單》，并依此到財(cái)務(wù)處按發(fā)票金額足額報(bào)銷。報(bào)銷出來(lái)的費(fèi)用按照聯(lián)合預(yù)算的構(gòu)成分給其他研究生或?qū)煛?/p>

2.1.4 實(shí)際報(bào)銷與預(yù)算登記支出不一致問題的解決

若實(shí)際報(bào)銷金額與預(yù)算登記支出不一致（通常是報(bào)銷金額小于預(yù)算登記金額），研究生或?qū)熆蓱{有效證明材料找主管領(lǐng)導(dǎo)，從系統(tǒng)中將未能報(bào)銷的部分從“已支出預(yù)算”部分轉(zhuǎn)移至“未支出預(yù)算”，以確保用戶下次還能使用該預(yù)算額度。系統(tǒng)將記錄所有操作過程，以備隨時(shí)調(diào)閱查看。

2.2 用例與核心業(yè)務(wù)活動(dòng)圖分析

2.2.1 用例圖

《研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》以二級(jí)學(xué)院研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理為原型，用例圖如圖1所示。系統(tǒng)的主要參與者包括管理員、院長(zhǎng)、科研副院長(zhǎng)、研究生秘書與研究生導(dǎo)師。管理員主要負(fù)責(zé)基礎(chǔ)信息維護(hù)與系統(tǒng)管理工作；院長(zhǎng)負(fù)責(zé)年度研究生業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)來(lái)源登記、報(bào)銷前預(yù)算審核以及未報(bào)銷金額登記等；科研副院長(zhǎng)可負(fù)責(zé)查詢統(tǒng)計(jì)所有報(bào)銷預(yù)算單和未報(bào)銷登記記錄等；研究生秘書主要負(fù)責(zé)研究生業(yè)務(wù)費(fèi)分配（包括公共經(jīng)費(fèi)和研究生經(jīng)費(fèi)分配）、導(dǎo)師分組等；導(dǎo)師主要通過系統(tǒng)生成報(bào)銷預(yù)算來(lái)源單。

圖1 研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理系統(tǒng)用例

2.2.2 核心業(yè)務(wù)活動(dòng)圖

《研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》核心業(yè)務(wù)分為研究生業(yè)務(wù)分配和研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與來(lái)源單的創(chuàng)建及報(bào)銷兩部分，如圖2所示。

圖2 研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理系統(tǒng)核心業(yè)務(wù)活動(dòng)

研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算分配前，首先由院長(zhǎng)在系統(tǒng)登記經(jīng)費(fèi)來(lái)源，隨后研究生秘書在此基礎(chǔ)上進(jìn)行查重費(fèi)、外審費(fèi)、打印裝訂費(fèi)、答辯費(fèi)等公共經(jīng)費(fèi)的分配，剩余部分根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則，有系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)導(dǎo)師指導(dǎo)的學(xué)生人數(shù)以及所在年級(jí)自動(dòng)分配至導(dǎo)師個(gè)人賬戶。經(jīng)費(fèi)分配完成后由院長(zhǎng)審核確認(rèn)。

研究生報(bào)銷業(yè)務(wù)費(fèi)時(shí)，首先委托導(dǎo)師通過系統(tǒng)創(chuàng)建預(yù)算來(lái)源單。預(yù)算來(lái)源單創(chuàng)建支持以下場(chǎng)景：①導(dǎo)師結(jié)組報(bào)銷。結(jié)組后，同組導(dǎo)師間研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算可打通使用。②預(yù)算額度內(nèi)報(bào)銷。若某研究生報(bào)銷時(shí)，導(dǎo)師名下預(yù)算額度小于票面金額，可只報(bào)銷預(yù)算額度內(nèi)金額。③聯(lián)合預(yù)算報(bào)銷。聯(lián)合報(bào)銷就是在經(jīng)其他導(dǎo)師同意的情況下借用其他導(dǎo)師預(yù)算額度，確保票面金額與聯(lián)合預(yù)算額度一致，全額按票面金額報(bào)銷。

報(bào)銷前，研究生將發(fā)票、相關(guān)附件、系統(tǒng)生成的研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算來(lái)源單一同提交給主管院長(zhǎng)審核。預(yù)算來(lái)源單中除了記錄報(bào)銷人、預(yù)算來(lái)源以及金額外還會(huì)生成一個(gè)唯一的二維碼。用戶對(duì)預(yù)算來(lái)源單的任何修改動(dòng)作都會(huì)導(dǎo)致該二維碼發(fā)生變化。院長(zhǎng)在審核簽字前首先通過手機(jī)掃描預(yù)算來(lái)源單上的二維碼，系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)紙質(zhì)預(yù)算單二維碼與系統(tǒng)現(xiàn)有登記的數(shù)據(jù)是否一致，如果一致且預(yù)算來(lái)源單的金額小于等于發(fā)票金額時(shí)，院長(zhǎng)在手機(jī)上輸入預(yù)算來(lái)源單審核密碼并確認(rèn)，該預(yù)算來(lái)源單即從后臺(tái)鎖定并標(biāo)記為已支出，報(bào)銷單院長(zhǎng)簽字后即可到財(cái)務(wù)處報(bào)銷（線上報(bào)銷流程類似，不再贅述）。

2.3 功能模塊設(shè)計(jì)

研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理系統(tǒng)主要功能模塊包括：登錄賬戶管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、綜合查詢管理、業(yè)務(wù)費(fèi)報(bào)銷管理等功能模塊如圖3所示。

圖3 研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理系統(tǒng)功能模塊

2.4 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)概念模型設(shè)計(jì)如圖4所示。

圖4 研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)概念模型設(shè)計(jì)

研究生和導(dǎo)師信息均存儲(chǔ)在用戶表中，用戶表中包括用戶編號(hào)、導(dǎo)師用戶編號(hào)等字段，用戶編號(hào)是主鍵，與導(dǎo)師用戶編號(hào)形成單表內(nèi)的主外鍵關(guān)聯(lián)關(guān)系，即導(dǎo)師與研究生之間的一對(duì)多關(guān)系。同一年份允許有多筆研究生業(yè)務(wù)費(fèi)經(jīng)費(fèi)來(lái)源，報(bào)銷時(shí)不同來(lái)源的經(jīng)費(fèi)不可混用。一個(gè)報(bào)銷人可以創(chuàng)建多個(gè)預(yù)算來(lái)源單，一個(gè)預(yù)算來(lái)源單可包括多個(gè)導(dǎo)師經(jīng)費(fèi)分配，一個(gè)導(dǎo)師分配的經(jīng)費(fèi)也可以出現(xiàn)在多個(gè)預(yù)算來(lái)源單中，構(gòu)成了預(yù)算來(lái)源單與經(jīng)費(fèi)分配間的多對(duì)多關(guān)系，對(duì)應(yīng)預(yù)算來(lái)源明細(xì)表。若出現(xiàn)實(shí)際報(bào)銷金額小于當(dāng)時(shí)出具的報(bào)銷預(yù)算單金額時(shí)，可以在未報(bào)銷登記表中記錄所有未報(bào)銷金額，該表與預(yù)算來(lái)源明細(xì)相對(duì)應(yīng)。

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，使用C#語(yǔ)言基于ASP.NET WebForm 技術(shù)開發(fā)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)使用SQL Server。

3.2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中的關(guān)鍵技術(shù)

3.2.1 校內(nèi)外導(dǎo)師結(jié)組管理

研究生導(dǎo)師可分為校內(nèi)導(dǎo)師和校外導(dǎo)師。校外導(dǎo)師無(wú)法在校內(nèi)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中執(zhí)行報(bào)銷操作，因此可通過與校內(nèi)導(dǎo)師結(jié)組的方式打通導(dǎo)師間研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算，委托校內(nèi)導(dǎo)師代為報(bào)銷。報(bào)銷的費(fèi)用按照預(yù)算單登記額度分配給相關(guān)導(dǎo)師和學(xué)生。圖5 展示了導(dǎo)師間結(jié)組后，經(jīng)費(fèi)來(lái)源可打通使用的情況。

圖5 添加組內(nèi)經(jīng)費(fèi)來(lái)源

對(duì)于未分組情況下的聯(lián)合預(yù)算報(bào)銷，其他導(dǎo)師可在系統(tǒng)中生成預(yù)算使用授權(quán)碼，報(bào)銷人在輸入授權(quán)碼后可借用相關(guān)導(dǎo)師的預(yù)算執(zhí)行聯(lián)合預(yù)算報(bào)銷。

3.2.2 基于二維碼的研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算來(lái)源單生成

為了確保線下報(bào)銷時(shí)紙面預(yù)算來(lái)源單與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相一致，避免用戶打印預(yù)算來(lái)源單后又修改了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的問題發(fā)生，系統(tǒng)基于二維碼技術(shù)設(shè)計(jì)了防偽的研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算來(lái)源單。

首先，系統(tǒng)針對(duì)每張預(yù)算來(lái)源單都會(huì)生成一個(gè)隨機(jī)編碼，每次用戶對(duì)該預(yù)算來(lái)源單執(zhí)行修改操作時(shí)，該編碼都會(huì)重新生成。當(dāng)用戶打印預(yù)算來(lái)源單時(shí)，該隨機(jī)編碼經(jīng)加密后被一同編入二維碼中。如圖6所示。

圖6 報(bào)銷票據(jù)自動(dòng)生成特定二維碼

其次，院長(zhǎng)在審核報(bào)銷單據(jù)時(shí)，需要用手機(jī)掃描該二維碼。手機(jī)掃碼后會(huì)自動(dòng)打開對(duì)應(yīng)網(wǎng)站對(duì)二維碼進(jìn)行驗(yàn)證，如果附加的信息可以成功解密，且解密出來(lái)的隨機(jī)編碼與系統(tǒng)中登記的該預(yù)算來(lái)源單隨機(jī)編碼一致，系統(tǒng)將顯示對(duì)鉤，否則系統(tǒng)會(huì)顯示紅叉。每張預(yù)算來(lái)源均有未審核、審核通過、審核失敗三種審核狀態(tài)。如果該預(yù)算來(lái)源單狀態(tài)為未審核，對(duì)鉤顏色為橙色，且下方出現(xiàn)審核確認(rèn)按鈕。在正確輸入了審核確認(rèn)密碼后可對(duì)該預(yù)算單予以報(bào)銷確認(rèn)。審核后的預(yù)算單再次掃碼時(shí)將呈現(xiàn)綠色對(duì)鉤，且不再出現(xiàn)審核確認(rèn)按鈕。如圖7所示。

圖7 預(yù)算來(lái)源單掃碼后的三種審核狀態(tài)

3.2.3 研究生業(yè)務(wù)費(fèi)自動(dòng)分配

系統(tǒng)會(huì)根據(jù)待分配研究生業(yè)務(wù)費(fèi)總額度、導(dǎo)師所帶的研究生人數(shù)與年級(jí)信息實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)費(fèi)的自動(dòng)分配。系統(tǒng)允許設(shè)置研一至研三各年級(jí)金額分配系數(shù)，然后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算各導(dǎo)師分配的研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算額度。如圖8所示。

圖8 系統(tǒng)自動(dòng)按照指導(dǎo)的研究生人數(shù)分配研究生業(yè)務(wù)費(fèi)

4 結(jié)語(yǔ)

以研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算管理為核心的《研究生業(yè)務(wù)費(fèi)預(yù)算與支出管理系統(tǒng)》設(shè)計(jì)有效解決了研究生業(yè)務(wù)費(fèi)公共預(yù)算分配與支出、導(dǎo)師（研究生）業(yè)務(wù)費(fèi)自動(dòng)分配、多人聯(lián)合預(yù)算報(bào)銷、預(yù)計(jì)報(bào)銷金額與實(shí)際報(bào)銷金額不一致等研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理問題；基于二維碼的預(yù)算來(lái)源單設(shè)計(jì)，一方面確保了預(yù)算來(lái)源單的防偽和不可篡改，另外一方面實(shí)現(xiàn)了和現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)侵入的無(wú)縫對(duì)接，保證了該信息系統(tǒng)的順利實(shí)施，有效提高了研究生業(yè)務(wù)費(fèi)管理工作效率和預(yù)算管理水平。未來(lái)系統(tǒng)將在導(dǎo)師動(dòng)態(tài)結(jié)組、小額預(yù)算余款管理、研究生業(yè)務(wù)費(fèi)支出進(jìn)度管理等方面做進(jìn)一步優(yōu)化改進(jìn)。