以公司經(jīng)理的視角淺析ERP系統(tǒng)在公司財務(wù)方面的運用

李文藝 姚勝杰

摘? ?要：隨著信息經(jīng)濟(jì)和知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公司之間的競爭愈演愈烈，公司想要發(fā)展并且保持良好有效的管理，不僅需要依靠各層級管理人員的力量，更需要有最新且準(zhǔn)確的管理信息。而ERP系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)的子系統(tǒng)，能夠在公司財務(wù)管理領(lǐng)域發(fā)揮巨大的作用，能夠巧妙地結(jié)合計算機(jī)技術(shù)與公司的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)，提高公司的整體效益和綜合發(fā)展水平。基于此，對ERP系統(tǒng)在公司財務(wù)管理方面的相關(guān)問題與應(yīng)用進(jìn)行簡單分析，并切實提出一些針對性的措施旨在為后續(xù)的學(xué)者研究提供參考。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；公司；公司財務(wù)管理

中圖分類號：F27? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2023）12-0083-03

一、ERP系統(tǒng)對于公司財務(wù)管理的必要性

（一）基于ERP系統(tǒng)的公司財務(wù)管理系統(tǒng)特點

ERP系統(tǒng)作為一種信息系統(tǒng)，可以較好地根據(jù)公司的不同情景和發(fā)展階段做出對應(yīng)的調(diào)整。基于公司財務(wù)管理方面的ERP系統(tǒng)有以下幾個不同的實際應(yīng)用特點。

1.科學(xué)決策

系統(tǒng)可以協(xié)助會計部門完成相對應(yīng)的數(shù)據(jù)核算和財務(wù)分析的相關(guān)工作，并且能夠根據(jù)數(shù)據(jù)的綜合整理和分析得出公司級別的財務(wù)預(yù)測，進(jìn)而做出整體經(jīng)濟(jì)方向的決策。

2.及時性的收購

公司通過合理調(diào)用ERP財務(wù)系統(tǒng)可以及時監(jiān)控財務(wù)的處理過程，及時根據(jù)反饋做出調(diào)整并且收購不必要的設(shè)備和工作環(huán)節(jié)，達(dá)到整體成本優(yōu)化和效率提升的目的。

3.服務(wù)全面

ERP系統(tǒng)可以用于公司財務(wù)管理、人力資源管理以及物料的存儲管理，并且能夠及時調(diào)用篩查數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，很好保證公司數(shù)據(jù)的安全。

4.公司財務(wù)信息管理系統(tǒng)的全球化

系統(tǒng)可以為公司總部和公司的許多分支提供一個跨地域的管理平臺，保證公司的高效運行。同時，ERP系統(tǒng)支持不同的財務(wù)管理模式，能夠有效協(xié)調(diào)會計過程中的分歧和財務(wù)管理的不同模式[1]。

5.綜合管理財務(wù)信息系統(tǒng)

系統(tǒng)可以為指定對象提供一段時間內(nèi)的任何類型的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，以及相應(yīng)的數(shù)據(jù)參數(shù)。

基于ERP的公司財務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢就體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的管理機(jī)制應(yīng)用范圍廣泛，可以在供應(yīng)鏈層面、客戶與供應(yīng)商的交流層面、公司合作層面及時響應(yīng)，便于公司物流的管理，支持物流過程的重組，通過工作流來實現(xiàn)財務(wù)人員與配送人員的一體化管理。

（二）ERP系統(tǒng)對于公司的必要性

從定量的角度來看，許多公司一方面通過增加倉庫庫存量來增加管理的費用，另一方面進(jìn)一步削減不必要的需求，這是有悖常理的。ERP中的核心為制造資源計劃（MRP），將根據(jù)生產(chǎn)、物料和庫存三個環(huán)節(jié)的綜合記錄對公司的相應(yīng)產(chǎn)品進(jìn)行需求方面的分析，從而做到能夠在合適的時間進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐度耄档蛶齑媪亢蛶齑婀芾矸矫娴某杀荆_(dá)到減少庫存投資的效果。如今，市場上產(chǎn)品的生命周期越來越短，客戶對交貨的要求也越來越嚴(yán)格。ERP系統(tǒng)通過其良好的凝聚力和反饋性，將ERP系統(tǒng)的生成效率與規(guī)劃速度緊密結(jié)合，從而提高生產(chǎn)力，增加公司的利潤。

而從定性的角度來看，ERP系統(tǒng)作為一種具體的管理信息系統(tǒng)（MIS）應(yīng)用，對管理具有從低端傳至高層的影響。“自下而上”就是要影響必要的生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)，提高產(chǎn)品生產(chǎn)銷售與過程開發(fā)的效率，進(jìn)一步加快新產(chǎn)品開發(fā)的步調(diào)。“向上”是引導(dǎo)公司決策者做出科學(xué)正確的決策。ERP系統(tǒng)壓縮了公司的組織發(fā)展形式，通過扁平化，降低管理水平，擴(kuò)大管理范圍，從而簡化公司管理，提高決策者的管理與組織水平[2]。

二、ERP系統(tǒng)在公司管理中的應(yīng)用

（一）公司生產(chǎn)成本管理的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)是一種計算機(jī)系統(tǒng)，能夠達(dá)到人機(jī)交互的效果。生產(chǎn)部門的經(jīng)理可以通過系統(tǒng)監(jiān)管生產(chǎn)環(huán)節(jié)員工的工作效率，從而提高整個生產(chǎn)部門的工作效果。

同時，生產(chǎn)部門也可以通過該系統(tǒng)反映的產(chǎn)品成本和銷售價格的波動，及時做出調(diào)整、制定相應(yīng)策略，從而把控原材料質(zhì)量，控制產(chǎn)品成本，維持公司資金流的正常運行并且提高公司的生產(chǎn)效率。公司可以通過ERP系統(tǒng)補(bǔ)足短缺的產(chǎn)品，降低廢品率，加大熱門產(chǎn)品的生產(chǎn)，達(dá)到生產(chǎn)成本環(huán)節(jié)的高效管理。

表1? 市場信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)集成[2]

（二）公司財務(wù)管理中的具體應(yīng)用

在公司財務(wù)管理環(huán)節(jié)中，ERP系統(tǒng)可以分析來自內(nèi)部會計部門的信息與數(shù)據(jù)，并根據(jù)系統(tǒng)結(jié)果提供針對公司的控制和預(yù)測活動監(jiān)測。ERP系統(tǒng)是進(jìn)行財務(wù)規(guī)劃控制和公司使用資金的重要工具，可以很好地完善公司財務(wù)管理和會計部門工作，能夠幫助公司有效地管理把控財務(wù)信息和會計方面的信息，提高公司財務(wù)管理的整體效率[3]。

ERP系統(tǒng)從公司財務(wù)管理出發(fā)，針對公司財務(wù)管理質(zhì)量提出了進(jìn)一步的要求，促進(jìn)了公司會計部門工作的高效開發(fā)與實踐。在公司資源的規(guī)劃里，會計作為一個模塊發(fā)揮著不可忽視的作用，而其中ERP系統(tǒng)與公司成本管理中的成本核算管理訂單項目的收支平衡與盈利能力分析密不可分，發(fā)揮著重要的作用。

我們通過該系統(tǒng)來實現(xiàn)虛擬的、快速的成本核算，根據(jù)不同產(chǎn)品成本的信息來比對實際成本和計劃成本之間的區(qū)別，從而調(diào)控訂單和項目使其適應(yīng)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，確保每一項公司的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動有效開展。財務(wù)部門也可以借助ERP系統(tǒng)達(dá)到處理和分析產(chǎn)品成本信息與公司盈利收支的目的。

（三）公司人事管理中的具體應(yīng)用

在當(dāng)前的就業(yè)環(huán)境下，公司的內(nèi)外部員工流動更加明顯。以往的人事管理方式，顯然已經(jīng)不再適用。我們可以借助ERP系統(tǒng)無紙化管理，登記每一名員工，保證數(shù)據(jù)的存儲，這樣就不會造成人事管理數(shù)據(jù)丟失，使人事方面的信息管理更加連貫高效。同時，ERP系統(tǒng)可以形成相應(yīng)的員工管理APP，讓每一名員工自主登記入職、實習(xí)離職等信息，方便公司的集中管理。而且ERP系統(tǒng)還可以根據(jù)每名員工的工作能力、工作經(jīng)驗，給員工定做專門的培養(yǎng)方案，從而達(dá)到人才的最大程度利用，讓每一名員工都發(fā)揮出長處與價值，使公司收益最大化。

三、ERP系統(tǒng)在公司財務(wù)方面實際應(yīng)用中存在的問題

（一）員工對ERP系統(tǒng)的了解有限，沒有做好實施的準(zhǔn)備

ERP系統(tǒng)不僅可以單獨使用，還可以結(jié)合具有專業(yè)知識的人才，在高新技術(shù)產(chǎn)品的研發(fā)與科技領(lǐng)域產(chǎn)品的生產(chǎn)中發(fā)揮出巨大的作用。但是，ERP系統(tǒng)的使用更需要專業(yè)的開發(fā)人員與實際操作人員，避免人員的之間的工作漏洞導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的技術(shù)斷層，使系統(tǒng)無法發(fā)揮最大作用，甚至造成管理混亂。

而許多領(lǐng)導(dǎo)者并不關(guān)心ERP系統(tǒng)的應(yīng)用程序，只是關(guān)心公司的財務(wù)收支與戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成。許多中小公司在商業(yè)模式與運營模式結(jié)合的同時，盲目模仿其他產(chǎn)業(yè)的商業(yè)模式，沒有合理實施ERP系統(tǒng)。系統(tǒng)工作與開發(fā)人員經(jīng)驗的缺乏會導(dǎo)致系統(tǒng)啟動耗時過長、工作效率的低下、運營延遲等許多問題。其實，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用不僅僅局限于財務(wù)部門，也可以應(yīng)用于公司的其他職能部門。當(dāng)系統(tǒng)覆蓋了公司所有部門之后，就可以實現(xiàn)控制業(yè)務(wù)的有效實施，實現(xiàn)管理一體化。然而，許多公司管理部門沒有對ERP系統(tǒng)給予足夠的重視，以致財務(wù)部門的工作人員無法了解ERP系統(tǒng)在公司中的真正作用，他們就會趨向于傳統(tǒng)的管理形式，從而被時代所摒棄。減少ERP系統(tǒng)的運行，這不僅不能發(fā)揮管理公司的積極作用，也很容易成為公司發(fā)展負(fù)擔(dān)。

（二）ERP系統(tǒng)的維護(hù)難度相比傳統(tǒng)模式更大

ERP系統(tǒng)相較于普通的公司生產(chǎn)管理模式有著更為完善的模式和操作流程，甚至它可以通過自身系統(tǒng)的調(diào)整來匹配公司的需求和操作方面的缺陷。但這也意味著ERP系統(tǒng)的實施與維護(hù)難度更大，需要專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)更高的人員來進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)，這樣才能保證系統(tǒng)實施的質(zhì)量和流程的流暢度。

在ERP維護(hù)中，很多員工無法按照系統(tǒng)要求和公司的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行必要的操作和管理。針對這個情況，很多金融公司不能強(qiáng)調(diào)對ERP系統(tǒng)的干預(yù)，不能保證財務(wù)方面數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，以至于，由于公司財務(wù)部門工作人員的工作錯誤會進(jìn)一步引發(fā)出財務(wù)數(shù)據(jù)的錯漏。這樣即使ERP 系統(tǒng)有著普通財務(wù)模式更好的應(yīng)用能力和建設(shè)作用，但是實際的效果往往差強(qiáng)人意。特別是，在公司初次應(yīng)用ERP系統(tǒng)時，初始財務(wù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的調(diào)整和銜接并不完善，從而引發(fā)公司的數(shù)據(jù)集成程度偏低。甚至公司的很多部門，包括財務(wù)、稅務(wù)和審計在進(jìn)行財務(wù)核算管理時仍然采取傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式和處理流程，不能達(dá)成公司的管理一體化，不能讓ERP系統(tǒng)在公司全面應(yīng)用。

（三）公司提供的ERP運用內(nèi)部環(huán)境欠妥

ERP系統(tǒng)要想在公司達(dá)到良好的運用離不開公司的內(nèi)部環(huán)境支持[4]。但從目前的大環(huán)境看，很多中小型公司仍然存在著管理流程斷層、財務(wù)分析紊亂、公司治理效果與產(chǎn)品成本管理等一系列問題，這些中小公司的內(nèi)部環(huán)境根本無法支持和適應(yīng)ERP系統(tǒng)的開展；管理層也缺乏對ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的重視，甚至一些傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式都很難維持運行。

一些公司根本沒有嚴(yán)格執(zhí)行ERP系統(tǒng)規(guī)定的規(guī)則和流程，所以發(fā)揮不出ERP系統(tǒng)在公司財務(wù)管理方面的優(yōu)勢，甚至由于公司的運營模式和財務(wù)管理模式的不一致性會造成公司運行方面更大的問題。這樣的公司不僅不能發(fā)揮出ERP系統(tǒng)原有相較于傳統(tǒng)財務(wù)管理模式的優(yōu)勢，還會白白投入大量的人力物力卻沒有得到回報，以至效率低下，甚至走向破產(chǎn)。

四、ERP系統(tǒng)在公司財務(wù)管理中的推進(jìn)策略

（一）提高公司整體對于ERP系統(tǒng)的重視

公司要想運用好ERP系統(tǒng)，需要加強(qiáng)從高層管理人員到各部門員工對ERP系統(tǒng)重視程度，不能僅僅把它當(dāng)作一項工作任務(wù)，而應(yīng)認(rèn)識到ERP系統(tǒng)更是一個公司財務(wù)管理乃至整個公司發(fā)展的轉(zhuǎn)折點。公司的管理層人員不僅要把控ERP系統(tǒng)的整體運營方向，同時也要深入了解ERP系統(tǒng)的每一個運作環(huán)節(jié)，在對比公司整體經(jīng)營模式的同時，將ERP系統(tǒng)作為公司的重要管理經(jīng)營工具。此外，ERP系統(tǒng)的全面開展還需要公司定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)。ERP系統(tǒng)的實施和維護(hù)都對員工提出了很高的專業(yè)能力要求，管理者要及時更新ERP系統(tǒng)在公司層面的運用，加強(qiáng)公司各部門在ERP系統(tǒng)中的聯(lián)系，充分給員工普及ERP系統(tǒng)的便捷和重要性[9]。另外，要充分介紹ERP系統(tǒng)的操作使用，包括哪些屬于違規(guī)操作、錯誤操作時如何處理等情況[8]。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部溝通與控制，減少管理風(fēng)險

財務(wù)管理部門往往面對的是大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，而要實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，公司之間各個部門就要精密結(jié)合、相互合作。公司的各個部門之間可以架構(gòu)雙向信息傳輸渠道，增強(qiáng)聯(lián)系，減少原始數(shù)據(jù)在部門間傳輸出錯的可能性。同時，對產(chǎn)品進(jìn)行全程追蹤，監(jiān)管工作人員的工作，將出錯的風(fēng)險盡可能降至最低[7]。與此同時，公司各個部門員工的信息閉環(huán)意識需要加強(qiáng)，發(fā)揮出雙向意識流的傳導(dǎo)性，進(jìn)一步提高內(nèi)部運行效率[6]。另外，對于ERP系統(tǒng)各部門的運行權(quán)限限制應(yīng)該由部門主管負(fù)責(zé)人提出，經(jīng)過上級部門判定、領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)批準(zhǔn)，安排對應(yīng)的部門監(jiān)督ERP實施，確保全公司嚴(yán)格執(zhí)行。

（三）公司必須分階段實施ERP系統(tǒng)

針對ERP系統(tǒng)在公司中的實施，建議公司采取幾個階段式的引入ERP系統(tǒng)，這樣ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理方面的銜接會更加完善。必要的員工培訓(xùn)要及時開展，特別是針對公司內(nèi)部財務(wù)人員，如果沒有對ERP的充分理解，ERP系統(tǒng)就很難在公司中順利開展。在這種情況下，公司需要對員工進(jìn)行定期的考核。引入ERP系統(tǒng)到財務(wù)管理時，專業(yè)人員對財務(wù)管理員工除了培訓(xùn)之外，還需要定期進(jìn)行考試審核，幫助員工全面掌握ERP系統(tǒng)和ERP技術(shù)，使其能夠在日常財務(wù)工作的同時配合好ERP技術(shù)。

五、結(jié)束語

如今ERP系統(tǒng)已不再是簡單的財務(wù)管理系統(tǒng)或市場管理系統(tǒng)，而是已深入到公司的方方面面，為公司節(jié)約不必要的信息費用，在優(yōu)化資源配置、進(jìn)行科學(xué)決策時起到不可替代的作用。

隨著市場的發(fā)展，公司的銷售網(wǎng)將進(jìn)一步實現(xiàn)全球化，公司的市場管理更加需要管理信息系統(tǒng)的幫助[5]。隨著對ERP系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，ERP系統(tǒng)將不僅僅是在生產(chǎn)管理上應(yīng)用，而是全方位結(jié)合公司實際情況為公司降低決策成本、提高管理效率，從而進(jìn)一步利于公司的蓬勃發(fā)展。

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