新能源項目檔案管理優化研究：特點、困境及實施路徑

陳慧 焦揚

摘要：在能源生產與消費革命推動下，新能源項目建設不斷發展。新能源項目檔案作為新能源產業發展的一手資料，全面記錄了工程項目前期規劃、中期建設至后期落地與維護的全過程。該文在分析新能源項目檔案特點的基礎上，對新能源項目檔案管理中存在的問題進行探討，并基于全過程管控思維從事先指導、事中監督和事后核驗的角度對其管理進行分析，以期提升新能源項目檔案的管理效益，助力新能源工程項目的全生命周期管控和業務流程協同建設，從而實現我國的“雙碳”戰略目標。

關鍵詞：新能源項目檔案 全過程管控 “雙碳”戰略目標

近年來，在國家政策的大力支持下，我國新能源項目建設規模不斷壯大，其管理過程中形成的檔案數量也在不斷增加。新能源項目檔案真實、完整地記錄了新能源項目建設的各項活動，是反映項目建設全過程唯一的依據性技術成果，[1]對新能源項目建設的后期維護和檢修、驗收和評優等具有重要作用。新能源項目檔案全過程管控，是在文件全生命周期的基礎上，全面規劃和統籌安排檔案工作，實現檔案數據實時歸檔和檔案工作同步監督。然而，很多新能源企業在工程項目檔案管理方面尚未形成責任清晰的全過程管控機制。依據新《檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中強調的主體責任制和工作監督機制，結合新能源項目檔案的突出特點和管理現狀，本文從事先指導、事中監督和事后核驗的全過程管控角度出發，對新能源項目檔案管理優化展開研究，以促進新能源項目檔案管理工作轉型升級，為新能源項目建設積極穩妥、健康有序發展奠定基礎。

一、新能源項目檔案的特點

新能源項目檔案與一般大型建設項目檔案類似，具有建設工程項目檔案的普遍特征，包括成套性、復雜性、專業性及多樣性等，但同時又具有其自身的特點。

（一）重視對專項審批文件的收集

隨著國家對規范化用地的重視程度加大，許多工程建設的用地審批等需要提供政府各級相關部門出具的專項文件。與傳統建設項目相比，以“碳中和”“碳達峰”規劃為目標的新能源項目建設，則更加注重不同流程的專項審批文件的獲取和收集，如海上風電、海上光伏等新能源工程需要征求國家海洋主管部門的專項審查意見。

（二）重視對環境保護評估文件的收集

不同于傳統能源工程遠離人群密集區的原則，由于新能源項目建設具有不占壓土地、不改變地表形態的用地特點，[2]部分新能源建設項目可以隱匿于居民的生活區，如屋頂光伏發電、家庭沼氣能源利用等。因此，新能源項目檔案對地質災害危險性評估、環境影響評估、職業病危害評估以及社會穩定風險性評估等相關的項目評估報告和審查意見尤為重視，需要做到應收盡收。

（三）重視檔案業務的數字化、智能化

結合新能源領域提出的“分布式能源系統”“源網荷儲”等戰略需求，新能源項目的生產運營數據需通過綜合智慧能源平臺和集控運營中心等數字化平臺實現實時收集和數據集成。因此，新能源項目對檔案資源數字化建設極為重視，要求檔案數據收集及時、準確，這就大力推動了新能源檔案業務的數字化轉型，促進了新能源檔案實體保管模式向信息管理模式的轉變。[3]

二、新能源項目檔案管理的現實困境

（一）來源主體復雜，責任界定困難

新能源項目建設涉及參建單位眾多，業務活動中產生的工程檔案類型豐富繁多，如設計單位產生設計圖紙、施工單位產生施工文件、監理單位產生竣工驗收材料等，且較易出現責任交叉與分工不明等情況。

不同于傳統能源項目企業擁有一個獨立法人的組織架構，一些新能源項目企業為適應政府行政區域和管理職權的劃分，采用“一套班子，幾塊牌子”的組織結構，[4]存在若干法人、多種管理模式的特色。同時，各省、市、縣、鄉對文件資料的要求不一，如政府的房屋產權代付協議模板不一致等，使得參建單位提供的文件資料模板無法統一。此外，一些新能源項目建設中“重建設、輕檔案”的思想存在，導致很難將歸檔責任落實到個人，使得職責范圍和崗位責任界定困難。

（二）管理規范亟待完善，標準化建設受制約

新能源項目是國家大力扶持的新興領域，產業發展歷史較短，在標準研制、制度建設等方面相對滯后，檔案的分類收集、統一規范問題尤為突出。

在管理規范與標準化建設上，新能源項目檔案的特點使其無法完全依照傳統能源建設項目檔案管理規范和歸檔范圍標準開展工作。目前，國家能源局已經頒發了關于風能和光伏的文件歸檔與整理規范。《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》雖然對風力發電企業檔案進行了三級類目劃分，[5]但是并未細分陸上風電和海上風電兩種不同發電體系的歸檔范圍和分類方案。《光伏發電建設項目文件歸檔與檔案整理規范》基本明確了光伏發電項目中各單位的檔案管理職責，[6]但新興信息技術的引入和光伏產業政策的變化，影響了光伏項目檔案的收集范圍和保管期限，應考慮在條件允許的情況下對其規范進行更新修訂。氫能、生物質能、地熱能等其他類型新能源項目的項目建設仍處于探索階段，檔案管理的標準化制定則更加滯后。

（三）時代要求劇增，復合型人才匱乏

首先，新能源項目檔案具有自身的特點，這要求檔案人員既要具備扎實的檔案基礎知識，還要掌握新能源項目建設的專有知識。而在實踐工作中，很少有專業的工程人員愿意從事檔案管理工作，而具有檔案專業知識的人員又很少能夠深入基層了解工程建設細節，復合型人才缺乏。

其次，新能源產業的政策動向實時變化，要求檔案人員能夠洞察部分項目文件資料的未來價值，并適時地更新歸檔范圍，以保障企業可持續發展。但在實踐工作中，檔案人員往往疲于日常檔案工作，缺乏把握能源政策變化的敏感性，僅是遵從企業的原有管理規范，無法提前規劃能源項目檔案管理。

最后，新能源項目作為電力行業發展的新方向，尚處于探索先進管理模式、運用新興技術的階段，[7]其集控運營中心、智慧工地等數字化平臺的建設，為檔案的數字化和數據化轉型提供了有利條件。但很少有檔案人員能夠積極面對信息技術帶來的挑戰，主動打通檔案數據和其他業務數據之間的壁壘，技術應用型人才缺乏。

三、新能源項目檔案管理的優化建議

為應對新能源項目檔案管理中出現的困境，本文以規范化的全過程管控作為優化新能源項目檔案工作的突破口，通過事前指導、事中監管與事后核驗，實現新能源項目檔案的全過程控制。

（一）事前指導，突破檔案收集困境

1.規范文件管理流程，實施關鍵節點控制。規范化、流程化、標準化的項目文件管理是開展項目檔案工作的基礎，為確保新能源項目檔案完整、齊全，檔案部門可以制定統一的檔案管理標準，明確各類檔案的檔號編制、過程控制以及竣工移交等。[8]為確保檔案管理標準落地實施，檔案部門可以將操作性較強的規章指南下發給各參建單位，并履行監督職責使各參建單位予以落實。同時，還應實施關鍵節點控制，對項目檔案進行全過程規劃，把控關鍵節點，從流程上保障新能源項目檔案在流轉過程中的完整性。

2.調動全員充分參與，實現多元協同治理。為提高檔案收集效率和質量，檔案部門可以將文件管理流程嵌入業務流程中，調動全員參與的積極性，加強檔案部門與業務部門間的互動，樹立多元主體協同共治理念，構建檔案治理創新機制。在項目建設前期，檔案部門應召集各參建主體，就新能源項目檔案管控中的各個關鍵環節征求意見，充分發揮各自的優勢和經驗。此外，還應建立主體責任制，明確各方工作職責，落實新能源項目檔案的形成、收集、整理和移交工作，實現多元協同治理。

3.打造復合型人才隊伍，保障檔案數智轉型。新能源領域提出的“分布式能源系統”等戰略需求，推動著綜合智慧能源、集控運營中心與檔案系統間的數據集中和檔案業務的數字化轉型，對檔案人員數字素養的要求也相應提高。為此，有必要對檔案人員進行專業培訓。一方面，統籌規劃各級各類檔案人才培養計劃，引導專兼職檔案人才參與專業知識培訓、在崗實踐及業務進修，全面提高綜合素質。另一方面，完善人才引進機制，提升檔案人員信息技術應用水平，形成數字素養與檔案管理能力兼具的復合型檔案人才隊伍，為檔案數字化、智能化轉型提供人才保障。

（二）事中監督，提升檔案整理質效

1.完善規范體系，強化責任分工。新能源項目檔案來源主體復雜，檔案工作較易出現責任交叉與分工不明等情況。在新能源項目檔案工作中，應明確責任主體，公布權責清單，落實主體責任制，賦予相關主體部門應有的責權，避免出現歸檔主體不明確、責任劃分不清晰等問題。由于我國針對新能源項目檔案管理的標準規范僅有《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》《風電場工程檔案驗收規程》《光伏發電建設項目文件歸檔與檔案整理規范》等，所以對于新能源項目材料歸檔類目全面性不足的問題，可在已有相關標準的基礎上，根據各類新能源項目建設的特點，細化檔案分類方案，為后期新能源項目檔案標準化推進提供可參考的案例和分類歸檔依據。

2.加強過程監督，實行定期檢查。實施過程監管，是保障新能源項目材料歸檔質量的有效措施。首先，堅持“統一管理”原則。新能源項目各參建單位統一接受公司檔案部門的監督、檢查與業務指導，構建界面清晰、管控有力的檔案工作新局面，同步推進檔案管理與項目建設工作。其次，采取“兩條腿”走路方法。[9]一方面，各參建單位檔案人員應緊跟工程進度，依節點管理檔案，變“被動接受”為“主動出擊”；定期召開檔案工作例會，集中解決檔案工作中發現的共性或個性問題，并根據現場施工狀況定期對施工單位進行檢查，跟蹤與統計檔案文件。[10]另一方面，將檔案工作納入工程建設過程，同等重視檔案工作效果與工程建設質量。通過建立文檔保證金及考核制度，將檔案工作質量與建設單位經濟責任掛鉤，對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設單位，可以扣留一定的工程質量保證金，待文檔整改合規后再予支付。

（三）事后核驗，把控檔案移交質量

檔案驗收是新能源項目竣工驗收前的最后一個環節，檔案驗收質量和結果直接影響著整個工程竣工驗收的最終效果，[11]需由工程人員和檔案人員共同組建檔案專項驗收小組，由驗收單位的人員擔任組長統籌整個檔案驗收工作。新能源項目檔案的移交驗收審查包括技術審查與檔案審核。技術審查由監理、建設及各有關單位的專業技術人員負責，側重于審查竣工檔案的有效性、完整性、準確性及系統性。檔案審核則由建設、監理及各有關單位的檔案管理人員負責，側重于對竣工檔案進行系統整理，對歸檔文件的質量與有效性進行審查。

新能源項目檔案與傳統工程項目檔案的驗收流程大致相同，需要在規定時間向有關部門移交符合標準規范的檔案，但由于新能源項目建設的質量控制和檔案本身的特點，其移交歸檔流程與傳統工程檔案也存在一定差別。如《光伏發電建設項目文件歸檔與檔案整理規范》要求，項目建設過程中形成的文件，應在合同工程完工驗收后一個月內，由施工單位收集和整理、監理單位審查、建設單位驗收合格后移交歸檔。與傳統工程項目檔案在工程竣工后三個月內移交檔案的規定不同，新能源項目檔案對歸檔移交時間的要求更加嚴格，且格外關注環境檢測類檔案的質量保障。此外，大量運用現代新技術、新發明是新能源項目的重要特征之一，所以在項目驗收時，還應重點對難度大、技術性強、技藝新的創新工程和隱蔽工程進行審核驗收。

四、結語

新能源項目檔案作為能源領域企業發展的一手資料，是在全球能源戰略轉型與國家節能減排號召下，開展新能源項目的重要記錄材料。本文結合新能源項目檔案的特點和管理現實問題，從事前指導、事中監督和事后核驗的全過程管控角度，提出針對性的優化對策，助力新能源工程項目的全生命周期管控及業務流程協同建設。然而，為了保障新能源項目檔案的持續優化發展，還需要從國家層面出發，制定配套的頂層管理方針與專項政策，具體落實各類新能源項目檔案管理工作，推動新能源項目檔案工作轉型升級，助力國家實現“雙碳”戰略目標。

*本文系國家檔案局科技項目“智慧能源建設背景下新能源工程項目檔案數據治理模式及應用效力研究”（項目編號：2022-R-031）研究成果之一。

注釋及參考文獻：

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[3]陳慧，南夢潔，劉箐.“十四五”規劃下的新能源項目檔案管理探索[J].中國檔案，2022（4）：62-63.

[4]楊素珍.風電企業檔案分類方案[J].蘭臺內外，2020（2）：44-46.

[5]國家能源局.風力發電企業科技文件歸檔與整理規范：NB/T 31021—2012 [S].北京，2012.

[6]國家能源局.光伏發電建設項目文件歸檔與檔案整理規范：NB/T 32037—2017 [S].北京，2017.

[7]陳慧，南夢潔，王曉曉，等.“互聯網+”工程項目檔案管理探析：特征、機遇與挑戰[J].北京檔案，2020（4）：9-13.

[8]陳暉，劉茜，陳慧，等.基于全過程控制的電網工程檔案管理及應用研究——以昆柳龍直流工程建設項目為例[J].蘭臺世界，2021（6）：48-51.

[9]常建斌.通過工程檔案工作全過程管理方法確保工程檔案的齊全完整準確[J].黑龍江史志，2013（21）：111.

[10]王紅娟.火電EPC項目文檔全過程控制研究[J].檔案學通訊，2015（1）：100-104.

[11]蔣明.企業建設工程檔案驗收全過程管理實踐綜述[J].科技創新導報，2018，15（19）：166-168.

作者單位：1.華中師范大學信息管理學院2.中國神華能源股份有限公司