試論如何做好建筑工程技術資料的歸檔管理

白麗麗

［摘 要］建筑工程技術資料的歸檔管理是在施工過程中對技術資料進行收集、整理、編制、組卷歸檔，是施工管理和技術管理的重要組成部分，是工程施工、質量檢查與驗收的依據。做好工程技術資料的歸檔管理，可以保證規范施工，提高工程質量。基于此，本文將分析建筑工程技術資料歸檔管理中存在的問題，并提出了做好建筑工程技術資料歸檔管理工作的對策與建議。

［關鍵詞］建筑工程；技術資料；歸檔管理

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

在建筑行業飛速發展的今天，建筑工程技術資料的歸檔管理仍存在著許多問題。想要做好建筑工程技術資料歸檔管理，就必須加強對建筑工程技術資料歸檔管理的認識；建立健全工程技術資料管理制度，嚴格執行有關規定；做好工程技術資料的收集、整理和編制工作。但目前我國大部分企業在建立技術檔案管理制度時并沒有給予足夠的重視。許多施工企業對技術檔案工作沒有統一的要求，基本上是領導、施工人員和資料員三個方面各自為政。從而影響了建筑工程質量控制與驗收、建筑施工管理與技術管理及施工成本控制等一系列工作的正常開展。因此，企業應加強對工程技術資料的歸檔管理工作，促進建筑工程的順利開展。

1 加強對施工資料的管理

1.1 施工資料的整理要堅持“真實性”“完整性”“系統性”原則

第一，真實性。真實性是指施工資料的內容必須真實可靠，要符合國家有關法律法規和強制性標準的要求，所提供的數據、內容和文字真實準確，能夠反映施工全過程［1］。如：施工日志、記錄等要反映工程項目各階段施工情況；工程質量評定資料應反映工程質量驗收及評定的情況；材料、設備進場驗收資料應反映進場材料的真實性；等等。施工資料要與工程進度同步，如：隱蔽工程檢查驗收記錄應按分部（或專業）、分部分項工程分別進行；竣工圖應按施工階段和部位進行分類整理；等等。

第二，完整性。完整是指所收集的資料必須齊全、準確、真實，能客觀反映工程建設實際情況，不得以任何借口隨意更改。具體表現在以下幾個方面：施工組織設計、技術交底及圖紙會審記錄齊全，未經會審或會議紀要代替的圖紙、技術措施等設計文件齊全；隱蔽工程驗收記錄、混凝土試塊及結構試件的取樣和送檢記錄等齊全；設計變更單、洽商記錄、施工簽證單齊全；材料采購計劃單、材料代用單及進場驗收記錄等齊全；設備、設施安裝記錄齊全。

第三，系統性。建筑工程技術資料歸檔管理是一項系統工程，涵蓋了諸多內容，是一項涉及面廣、專業性強的工作，必須要由具備一定專業知識和管理能力的人員來進行，由相關人員將資料收集、整理、組卷、歸檔、保管等一系列工作分解成不同的任務，再將這些任務分解到個人或單位去完成。這就要求每一名參與施工的技術人員都具備一定的專業知識和管理能力，特別是在資料收集整理方面，要求每個人都必須按照國家、行業和地方頒布的技術標準及施工規范進行填寫。只有這樣才能確保資料歸檔工作能夠順利完成，并保證資料的完整和準確。因此，企業要建立一套系統的技術資料管理制度。

1.2 加強施工過程中對技術資料的監控，做好資料歸檔工作

技術資料管理人員要加強對施工現場的技術資料監控，及時發現施工過程中存在的問題并及時解決。加強施工現場技術資料的管理，按照《建筑工程施工質量驗收統一標準》《建筑工程質量檢驗評定標準》《建設工程文件歸檔整理規范》等有關規定，做好各分項工程的原始記錄、施工過程中的監理記錄、檢驗報告、隱蔽驗收記錄以及質量事故處理報告。及時解決各分項工程施工過程中存在的問題，避免出現返工等現象；對于已竣工且驗收合格的分項工程，及時進行技術資料歸檔工作。項目檔案人員還應熟悉現場情況，進行現場檢查，確保項目資料歸檔齊全。對于建筑工程施工中產生的技術資料應認真進行檢查和驗收，保證技術資料的真實性、有效性、完整性。及時整理歸檔已完成的技術資料，建立完整的技術資料管理體系。

2 強化各施工單位對工程技術資料歸檔管理的重視

首先，施工單位要建立工程技術資料歸檔管理責任制，明確相關部門、相關人員的責任，形成一個橫向到邊、縱向到底的網絡系統［2］。其次，要加強對施工單位技術管理人員的培訓工作。公司要制訂具體的培訓計劃，對各個部門、各個崗位的人員進行定期或不定期的培訓，讓他們對工程技術資料歸檔管理有一個全面、系統的了解。最后，要建立一套有效的工程技術資料歸檔管理監督機制，加強工程資料的收集與整理工作。

2.1 做好各類檢查驗收記錄

建筑工程質量檢查驗收記錄是建筑工程質量控制的重要組成部分，是施工單位進行竣工驗收的基礎和依據，也是質量監督機構進行質量監督和抽查的主要內容。其作用主要體現在以下幾個方面：首先，對建筑工程質量是否符合設計要求、工程實體是否符合設計文件中的各項要求作出鑒定；其次，對建筑工程施工過程中各工序、各分項工程之間及分項工程內部所完成的質量是否合格作出鑒定；最后，對建筑工程中存在的一些質量問題及缺陷提出整改意見，并由相關單位負責人簽字確認。為了確保建筑工程施工過程中各類檢查驗收記錄的完整性和準確性，施工單位要加強對各種檢查驗收記錄的收集和整理工作，做到及時、準確、完整。在實際工作中，按照《建筑工程施工質量驗收統一標準》進行分類歸檔。

2.2 歸檔各類合同文件材料

在工程項目建設過程中，施工單位與建設單位簽訂的各類合同文件材料是工程施工過程中形成的重要技術文件，也是建筑工程質量控制和竣工驗收的重要依據。因此，施工單位應及時將所有合同文件材料進行整理和歸檔。對于簽訂的各類合同文件材料，應按照不同的合同類型進行分類和歸檔管理。總之，只有建筑工程技術資料齊全、準確，才能確保建筑工程施工的順利進行。因此，各施工單位要認真做好各類施工技術資料的收集與整理工作，尤其是要做好施工過程中形成的各類文件材料的歸檔工作。

3 加強技術資料人員的業務素質培訓

建筑工程技術資料的歸檔管理是一項復雜的工作，在實施過程中要求技術人員要有較強的責任心和較高的專業技能［3］。所以，在收集、整理和歸檔施工資料時，要從自身出發，加強學習、不斷提高業務素質和技能。首先，學習有關資料收集、整理、編制和管理方面的法律法規及相關文件、規范和標準，了解建筑工程技術資料的內容要求，并將其熟練運用于實際工作中；其次，要熟悉掌握施工過程中各個環節的技術資料要求和格式要求；最后，要加強學習，不斷提高專業技能。

3.1 對技術資料編制人員提出明確要求

建筑工程技術資料的歸檔管理是一項復雜的工作，涉及多個方面，不僅需要工作人員具備豐富的專業知識，還需要大量的工作經驗。要想做好這項工作，就必須對技術資料編制人員提出明確要求，使其能夠切實負起責任，做好相關工作。首先，建筑工程技術資料編制人員必須持有專業資格證書。在對工程技術資料進行整理時，必須持有建設行政主管部門頒發的專業技術職稱證書，否則就不能擔任工程技術資料編制工作。其次，要求技術資料編制人員熟悉相關規范、標準、規程。根據《建筑工程施工質量驗收統一標準》《建設工程質量管理條例》的規定，建設工程監理單位應當對施工質量實行監理。監理單位應當在施工現場安排資料員，負責管理與本建設工程有關的技術資料。為了保證建筑工程的順利進行，施工單位應該指派專業人員擔任工程技術資料編制人員，并在工作中起到表率作用。最后，要加大對技術資料編制人員的培訓力度。例如，剛剛參加工作的大學生由于缺乏實踐經驗和專業知識，在收集、整理資料時往往會出現不同的問題。所以在對他們進行培訓時必須注重方法和技巧，在培訓中充分發揮他們的主觀能動性，多問、多練，使其通過不斷地實踐來提高自己的業務水平和工作能力。

3.2 完善領導管理制度

目前，我國大部分建筑企業的領導都比較重視技術檔案管理，但在實施過程中卻沒有建立一套完善的管理制度。領導對施工企業技術檔案管理工作是否重視，是技術檔案管理工作能否順利實施的關鍵。所以，建筑企業應加強對技術檔案管理工作的重視，把這項工作列入議事日程。領導要親自過問和檢查資料管理工作，定期召開會議研究解決有關問題，定期或不定期地對各施工單位進行檢查和指導，并通過各種形式加強與各施工單位的溝通。同時要組織建筑企業內部資料管理人員學習有關資料管理制度，提高其業務水平。還要定期或不定期地對施工技術資料進行檢查，及時解決出現的問題。另外，建筑企業應建立健全技術資料管理制度，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國建筑法》等法律法規。建筑企業應出臺相應的管理制度和工作職責、獎懲辦法等規章制度，使技術資料的收集、整理、編制和歸檔工作有章可循、有法可依。另外，要建立一套科學有效的資料管理機制。建筑企業應在公司內部建立檔案管理領導小組或檔案管理部門（下設檔案室），負責對建筑工程技術資料進行統一規劃和組織管理，對資料的收集、整理、歸檔等工作進行統一監督和檢查，對建筑工程技術資料的收集、編制和歸檔等工作進行統一考核和獎懲。

3.3 建立一支高素質、高水平的技術資料管理隊伍

企業需加強培訓教育。資料管理是一項技術性、服務性很強的工作，要求資料員不但要有豐富的理論知識和較強的實際工作能力，還要有較高的職業道德修養和職業素養。因此企業要定期或不定期地為資料員開展各種培訓交流活動，提高他們自身的素質，促進資料員之間學習交流工作經驗，同時要加強對資料員崗位培訓，通過各種培訓會、技術交流會加強對他們業務能力的培養；通過組織學習有關資料管理制度和規范，提高他們的職業素養。要加強隊伍建設，積極創造條件留住人才。在待遇上予以傾斜，實行技術職務職稱動態管理制度；通過職稱評聘制度、學歷晉升制度、考核淘汰制度等多項措施提高資料員隊伍的整體水平。

3.4 培養技術人員的細心與耐心

建筑工程技術資料的收集、整理和歸檔管理是一項復雜的工作，不僅需要技術人員有較高的專業技能，還要求技術人員具備較高的責任心和耐心。由于施工技術資料內容多、專業性強、技術復雜，如果不認真對待，很容易出現問題，如數據不準確、修改不及時、就文件格式混亂等。如果技術人員能夠認真對待，并在施工中嚴格執行有關規定，可以有效地避免這些問題的出現，從而保證技術資料的質量。因此，技術資料人員在收集、整理和歸檔施工資料時，一定要仔細、認真，嚴格按照相關規定來執行。

4 重視施工過程中的資料收集工作

企業在施工過程中，要將資料收集工作貫穿施工的全過程，保證每道工序、每個環節的資料都全面，并且要確保原始記錄真實、準確，不能隨意涂改。因此，在施工過程中應嚴格按規范要求進行資料收集工作［4］。

4.1 要堅持“誰施工、誰管理”的原則

在施工過程中，各施工班組應對自身所承包的工程負全面責任。項目經理應定期召開專題會議，及時將工程進展情況和資料整理情況向公司及各分包單位匯報，對發現的問題及時提出整改意見［5］。在施工過程中，項目經理應深入施工現場，認真了解施工進展情況，及時發現問題、解決問題。在具體工作中要注意及時收集、整理好各項資料，做到資料齊全，內容真實、準確、完整。

4.2 嚴格按照施工程序進行施工

對不能按圖施工的部位要及時向監理工程師說明情況，并做好相應記錄；要嚴格按照規范進行質量檢查，對發現的問題應及時解決。在工程竣工后應做好工程資料的收集和整理工作，做到資料齊全、真實、準確、完整；及時向建設單位提交工程竣工報告，并將工程檔案資料整理齊全。建立健全技術檔案管理制度，對于竣工驗收的資料應按規范要求進行整理歸檔，由監理單位組織專業監理人員進行檢查驗收，確認資料完整后方可正式移交建設單位。

4.3 要堅持以人為本

在施工過程中，要堅持以人為本的原則，充分調動廣大工程技術人員的積極性，使其積極參與工程建設，讓他們主動參與項目的管理工作。要采取有效措施保證操作人員的安全，保證操作人員持證上崗并按規范要求進行操作。在施工過程中，應采取有效的措施確保材料、設備、工具等能滿足設計要求；在材料進場時應進行檢測并保存檢測記錄和檢測報告；在設備調試前應對設備進行調試并保存調試記錄和調試報告；在竣工驗收前應對設備進行確認并保存設備確認文件或驗收記錄等。

5 結語

工程技術資料歸檔是施工過程中不可缺少的一個重要環節，是項目竣工驗收和使用、維護過程中的重要依據，對工程建設過程的跟蹤監督與控制、竣工資料的整理及工程檔案管理等具有非常重要的意義。因此，對其進行有效的收集、整理、歸檔和管理，不僅可以使項目管理更加規范，而且有利于實現企業管理水平的提高。企業必須對施工過程中的各個環節進行嚴格要求、精心組織、有序實施，使工程技術資料歸檔管理工作真正落實到位。另外，建筑工程技術資料歸檔管理工作是一項長期而艱巨的工作，需要不斷地總結經驗、創新方法、完善機制。總之，建筑工程技術資料歸檔管理工作必須按照國家法律法規和技術標準進行操作，確保建筑工程技術資料歸檔工作的質量。

參考文獻

［1］楊曉林，張煒. 如何做好建筑工程技術資料的歸檔管理［J］. 磚瓦世界，2021（4）：292.

［2］黃翠媚. 建筑工程技術資料歸檔管理工作探討［J］. 工程技術研究，2022，7（15）：137-139.

［3］陶善宇. 建筑工程技術資料歸檔管理工作探討［J］. 中文科技期刊數據庫（文摘版）工程技術，2022（12）：3.

［4］何正榮. 加強建筑工程監理資料管理工作的幾點建議［J］. 房地產世界，2021（16）：119-120，128.

［5］馬慧. 淺談工程技術資料管理［J］. 中國水運（下半月）2022，12（11）：125-126.