企業標準化管理平臺構建的實踐

余珊珊 譚妮娜 李曉輝 李琳 王競秀

（1 北京機械設備研究所， 北京， 100854；2 航天科工防御技術研究試驗中心， 北京， 100854）

標準是組織知識的一種表現形式， 是組織知識資產的重要組成部分。 卓越績效管理理念中提出：“組織應考慮使員工易于獲取知識， 應配備獲取、傳遞、 分析和發布知識的設施。 為管理知識所建立和運行的信息系統， 應有利于知識的識別、 確認、分享和應用， 并使信息系統適應組織的發展方向及業務需求。”

企業標準化管理是實現知識管理的一種手段，是重要的技術基礎工作， 是產品質量保證的重要抓手。 隨著信息化的發展， 基于信息化技術的 “創新” 已經成為企業標準化發展的重要核心動力之一。 現有的企業標準化管理方式迫切需要利用信息化技術對業務管理進行支撐， 實現標準化與信息化的融合。 構建標準化管理平臺， 實現標準化業務信息的數據化和電子化， 不斷提升標準化管理效能，促進標準實施應用， 對于做好知識管理， 提高標準化對科研、 生產、 管理等支撐能力具有重要意義。

1 標準化管理存在的問題

1.1 標準查詢不便捷

對于沒有建立專門標準查詢系統的企業而言， 標準僅存放于企業內部的資源系統或公共文件夾， 只能基于標準名稱等單一條件對標準進行檢索。 比如基于PDM （產品數據管理） 系統內設置的 “存儲庫” 作為 “標準資料庫”， 由于系統本身的局限性， 無法多維度快速檢索標準， 不便于標準的查詢使用。 此外， 對于企業標準的制修訂需求、 標準當前的狀態、 標準是否需修訂（或修改）、 標準實施反饋意見等信息無法在該系統上體現。

1.2 標準制修訂全生命周期線下管理效率低

對于標準立項、 制修訂 （修改）、 報批等全生命周期管理， 僅采用紙質文件和線下簽署等方式， 不便于資源的有效管理， 信息傳遞不便捷，效率偏低， 也不便于資源共享。 部分單位實現了標準報批線上審批， 但標準制修訂流程采用線下管理方式， 過程中信息的傳遞基本采用電子郵件或電話溝通等， 缺少在線協同的管理方式。

1.3 標準化知識學習和信息獲取途徑單一

常見標準學習宣貫的方式有培訓、 發放宣傳材料等。 培訓一般每隔一段時間集中學習， 設計人員受時間、 工作等因素影響經常無法參加， 且這種方式是單向的宣傳灌輸， 接受培訓的人員往往是被動接受， 不能自主選擇想要獲取的知識點， 宣貫效果往往事倍功半。

1.4 標準化業務信息分散

沒有專門的平臺來集合標準化業務的各類信息， 而是分散在各種可利用的系統或軟件中， 甚至只留存在標準化主管手中。 這些信息不聚焦、不聯動， 不便于資源的共享及查詢， 也不便于管理。 比如標準復審結論可能存放于某一歸檔系統，當復審結論為修訂或修改時， 只能通過郵件等方式提醒通知標準立項時注意參考使用， 信息不聯動， 需要人為操作以便不遺漏復審相關信息。

為了解決這些問題， 我所開展了標準化管理平臺的構建工作， 使企業各類人員易于獲取標準及標準化相關知識， 促進知識的識別、 確認、 分享和應用， 適應標準化的發展方向及業務需求。

2 標準化管理平臺構建

以問題為導向， 針對標準化管理存在的問題， 結合標準化管理的主要內容和板塊， 構建了標準化管理平臺， 突出信息化、 便捷化、 即時化。 標準化管理平臺主要功能組成有標準查詢、標準制修訂、 標準實施、 型號標準化、 標準化公告及知識、 標準借閱等， 如圖1 所示。

圖1 標準化管理平臺主要組成

2.1 標準查詢

針對標準查詢不便捷等問題， 建立了標準查詢模塊。 通過該模塊， 可以實現企業標準 （主要為所級標準， 國家軍用標準、 行業標準等上級標準通過院標準全文數據庫可進行檢索） 的查詢、標準體系表便捷查詢、 常用標準查詢等。

企業標準可通過不同維度進行查詢和展示，包括： 標準號、 名稱、 類別、 專業、 狀態、 主編部門、 主筆人、 參編人、 關鍵詞、 訪問量等。 通過多維度檢索和篩選， 能自動導出對應的標準信息， 方便查詢和統計等。 可在線查看每項標準訪問量， 能一定程度反映出標準的可用性。 對標準的實施反饋意見可直接點選標準條目進行填寫，取代原來紙質填寫的模式， 方便快捷。

為了便捷查詢標準體系， 更好地發揮標準體系的規劃引領作用， 將標準體系表進行結構樹形式展示， 便于快速查閱對應專業或領域的體系，對于體系中展示的企業標準可以直接點擊文本全文閱覽。 對技術設計及標準化管理過程中需要的常用標準進行條目化展示， 便于設計和管理人員快速查閱所需常用標準。

2.2 標準制修訂

標準制修訂模塊， 包括標準的立題申請、 標準制修訂、 標準報批、 標準修改、 標準計劃調整、所級標準編號、 上級標準立題申請與制修訂以及上級標準數據庫等， 是標準全生命周期線上管理的核心部分。 通過該模塊， 可實現所級標準線上立題申請， 代替原來紙質審簽。 立題申請批準之后自動進入標準制修訂流程， 即標準制修訂流程由立題申請驅動。 過程均采用線上管理的方式，包括線上征求意見， 各部門或專家反饋意見后可實現意見自動匯總。 標準報批通過流程實現， 可自動生成標準簽署頁、 報批書。 被修訂的標準原文中自動寫入水印 “作廢”， 所標數據庫的標準狀態自動置為 “已廢止”。 標準發布后自動進入標準資源庫， 在標準查詢系統可以進行查閱， 標準發布信息可推送至相關部門。 標準制修訂計劃如有調整， 可通過 “計劃調整流程” 進行申請。

2.3 標準實施

標準實施包括標準實施反饋、 標準復審以及設計規范執行情況檢查等模塊。

標準實施反饋， 包括所級標準實施反饋和上級標準實施反饋， 解決原來采用紙質或郵件反饋的問題， 且實施反饋意見可自動推送至信息填報人、 編制人、 標準化主管等， 可作為后續標準修訂、 修改的依據。 所標實施反饋也可在所標查詢條目 “意見反饋” 填寫。 當實施反饋意見提出，由標準化技術委員審批得出結論為修訂、 修改時， 系統自動做出明顯標記， 當標準修訂、 修改完成后， 視為閉環， 標記自動清除。

標準復審， 主要針對所級標準復審流程， 設置了復審申請、 匯總及結論變更等環節， 將傳統依托紙質復審填報改為線上， 一是提高了人員效率， 另一方面也節約了資源， 便于查閱。 同時，該流程與標準查詢、 標準制修訂模塊聯動， 當復審結論為修訂、 修改時， 做出明顯標記， 當標準修訂、 修改完成后， 視為閉環， 標記自動清除。“所標修改流程” 可由復審的修改結論或標準實施反饋的修改結論驅動。 復審結論為廢止的項目， 標準原文中自動寫入水印 “作廢”， 標準數據庫的標準狀態自動置為 “已廢止”。

設計規范作為一類重要的所級標準， 對其制定了專門的實施細則。 設計規范執行情況檢查模塊， 將設計規范執行情況檢查單視同標準管理，可對其進行查詢， 并進行動態修改或修訂。

2.4 型號標準化

針對型號標準化的相關業務， 為了便捷管理， 提高工作效率， 建立了文件模版管理、 代號申請自動給號等模塊。 文件模版管理模塊， 將型號標準化管理過程中涉及到的模版統一分門別類， 也可通過文件代號、 文件名稱等進行查詢。對于模版的修訂或修改， 視同標準管理， 在系統上可提交修改或修訂申請。 代號申請自動給號模塊， 將各類通用產品、 插件級產品、 系列型譜產品等編號規則納入該模塊。 通過申請， 系統自動根據編號規則給號， 解決原來相關信息需要人工記錄的問題。 為了后續便于統計分析， 可自動提取各類產品的給號情況。

2.5 標準化公告及知識

標準化知識的學習、 信息的掌握是提高設計人員設計水平的重要手段， 而一個好的學習平臺、 獲取信息的平臺能為其提供有效的學習途徑， 是重要的基礎保障。 為了解決標準化知識學習和信息獲取缺乏有效途徑等問題， 建立了標準化公告及知識模塊， 提供及時有效的標準化知識、 信息， 給企業各類人員提供標準信息、 標準化政策、 各類資源信息等， 促進企業人員的標準化素養的提升。

標準化公告及知識模塊分為： 標準發布公告， 標準化規定、 知識， 標準化典型案例庫， 標準宣貫， 標準化考試題庫， 交流互動等。 標準發布公告子模塊， 實時或定期公布新發布的標準；標準化規定、 知識子模塊， 發布標準化相關規定和要求， 發布標準化的新聞、 知識， 國際、 國內、 航天標準化動態等供設計人員閱知。 標準宣貫子模塊， 發布標準宣貫的視頻、 錄音、 文檔等資料， 對點擊訪問量進行記錄； 標準化典型案例庫子模塊， 發布標準化審查過程中發現的典型案例， 供設計人員學習參考； 標準題庫子模塊， 開發標準知識題庫， 如各類培訓、 任職必備知識題庫等， 方便設計人員對知識的掌握進行自測； 交流互動子模塊， 設計人員可以在此版塊對標準化各方面提出問題咨詢， 并相互交流。

2.6 標準借閱

標準借閱， 可實現在線標準借閱， 替代原來線下人工登記借閱標準的模式。 借閱人在線上提出申請， 標準管理人員審批后， 可進行標準借閱， 此時標準借閱狀態為 “在用”。 借閱人線下歸還后， 標準管理員填寫歸還份數信息， 系統自動計算， 將狀態置為 “部分歸還” 或 “全部歸還”。 標準借閱信息可按時間區間、 借閱狀態和借閱部門等， 一鍵導出Excel 匯總表， 方便標準管理人員或借閱人員查閱統計。

2.7 其他功能

在實際業務中， 經常有外單位的上級標準需要征求意見或邀請專家參加審查會。 為了更好的在標準發布前反饋意見， 設置外單位標準配合工作模塊， 實行線上征求意見， 反饋的意見由系統記錄， 不用再留在標準化主管手中， 方便查詢和統計。 同時也對專家參會情況進行記錄和統計。

綜合統計分析模塊， 可以對標準化管理平臺中各項數據進行多維度的統計分析， 統計結果能直接顯示和生成表格、 柱狀圖或餅狀圖。

3 應用實踐

該平臺在所內已經得到了全面應用， 實現設計、 管理等各類人員對標準化信息與知識的易于獲取， 建立標準全生命周期線上管理模式， 包括立項、 制修訂、 報批、 發布、 查詢、 實施、 復審或實施反饋、 反向推動標準的制修訂等各環節，完善標準全過程閉環管理控制， 實現標準化業務的線上管理。 自運行以來， 所級標準實現了線上立項審批、 制修訂、 報批等全生命周期的線上管理， 標準發布后自動進入標準資源數據庫， 可通過查詢模塊進行查詢； 標準實施過程中收集到多項反饋意見， 經過標準化技術委員會審核批準后，自動按結論標記標準狀態為待修改， 根據反饋意見完成標準修改后， 自動解除標記， 并進入標準資源庫； 系統自動根據規則給定產品代號52 項，由原來傳統人工登記給號約2 小時縮短至不到1分鐘， 極大提高了工作效率。 這些業務的應用，實現了標準化的便捷管理， 大大提高了工作效能。

4 小結

建立標準資源數據庫， 提供便捷、 全面的標準查詢和閱覽功能， 是標準化管理平臺的重要建設內容。 開發標準查詢模塊， 實現標準的多維度檢索與閱覽， 提供企業在設計、 工藝、 生產、 管理等過程中的標準查詢， 促進標準資源共享， 為企業科研生產及管理提供有力支撐。 利用信息化技術， 建立標準全生命周期線上管理模式， 是標準化管理平臺的重要功能。 實現標準化業務線上管理， 信息規范化管理， 提高標準化管理效能，是建立標準化管理平臺的重要目的。

隨著標準化及信息化技術的發展， 標準化管理平臺還需要不斷完善。 比如與設計開發管理系統進行集成， 與技術文件標準化條目化審查、 三化產品資源庫等相關信息進行聯動； 針對標準數字化方向進行研究與擴展， 推動標準實施等， 更好提高企業標準化管理效能， 發揮標準化對企業發展的支撐作用。