數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)研究

楊濤

摘 要：在數(shù)據(jù)驅(qū)動下，檔案智慧化、數(shù)字化管理水平顯著提升，智慧服務(wù)能力也在不斷加強(qiáng)，由此也引發(fā)了檔案領(lǐng)域向新的智慧化方向邁進(jìn)的熱潮。數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)首先要實現(xiàn)思維的轉(zhuǎn)變，將檔案數(shù)據(jù)管理推向協(xié)同化、便捷化、規(guī)范化，將檔案服務(wù)推向知識化、場景化、精準(zhǔn)化。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，需要利用數(shù)據(jù)化技術(shù)和手段，在系統(tǒng)搭建、智能檢索、個性化服務(wù)方面下功夫，同時注重協(xié)同推進(jìn)，致力于為檔案管理與服務(wù)的全新升級提供支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理；智慧服務(wù)；數(shù)據(jù)驅(qū)動；思維轉(zhuǎn)變

新形勢下，智慧檔案館建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展的主流趨勢，其有助于實現(xiàn)館藏資源的有效整合，為廣大用戶提供智慧化服務(wù)。在信息技術(shù)加持之下，可以對各類檔案資源進(jìn)行挖掘、分析、保存、利用、共享，并由此形成全方位、立體式、寬領(lǐng)域的檔案服務(wù)體系。

1 數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)的思維轉(zhuǎn)變

1.1 檔案數(shù)據(jù)由分散管理向整體治理轉(zhuǎn)變

數(shù)據(jù)驅(qū)動背景下，從檔案管理縱向?qū)用婵矗瑪?shù)據(jù)驅(qū)動能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的高度整合和大范圍共享，有效地打破省市區(qū)縣檔案管理工作在檔案信息資源共享方面的技術(shù)障礙和制度機(jī)制障礙，為實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的區(qū)域統(tǒng)籌創(chuàng)造有利條件，實現(xiàn)檔案信息資源的合理流動，建立更寬范圍、更高質(zhì)量的檔案資源管理體系[1]。從檔案管理橫向?qū)用婵矗瑪?shù)據(jù)驅(qū)動能夠使檔案數(shù)據(jù)由傳統(tǒng)的分散管理逐漸向整體管理轉(zhuǎn)變，內(nèi)部業(yè)務(wù)分擔(dān)及與外部部門的聯(lián)系都會在技術(shù)加持之下變得更為便捷。檔案治理嵌入到政府業(yè)務(wù)治理體系，借助政府業(yè)務(wù)平臺為檔案數(shù)據(jù)收集、整合、利用、開發(fā)提供更為多元化的端口，形成多元檔案數(shù)據(jù)治理共同體。從檔案管理業(yè)務(wù)層面看，隨著檔案資源管理體系的不斷完善，業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流和信息流在檔案資源管理體系的統(tǒng)籌下實現(xiàn)一體化協(xié)同，追溯數(shù)字檔案信息源頭，確保檔案信息的真實性和完整性，進(jìn)一步提升檔案管理效率。

1.2 檔案數(shù)據(jù)由單向服務(wù)向平臺交互轉(zhuǎn)變

數(shù)據(jù)驅(qū)動背景下，新技術(shù)環(huán)境有助于提升檔案管理效率，轉(zhuǎn)變檔案管理部門服務(wù)理念，搭建更為先進(jìn)的檔案信息資源共享平臺。在5G技術(shù)加持之下，可以隨時隨地利用各種移動智能終端獲得所需要的檔案信息資源。一是智慧服務(wù)平臺具有檔案信息匯集服務(wù)功能，檔案管理部門可以將館藏資源以數(shù)字形式上傳平臺，為用戶提供多元化的檔案信息資源服務(wù)，同時也可以對網(wǎng)絡(luò)空間的各類檔案信息進(jìn)行匯總，集中到智慧服務(wù)平臺之上，進(jìn)一步豐富檔案服務(wù)數(shù)據(jù)。二是智慧服務(wù)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息交互服務(wù)功能，在檔案信息整合基礎(chǔ)之上，檔案管理部門可以借助智慧服務(wù)平臺與用戶進(jìn)行溝通互動，了解用戶對于智慧服務(wù)平臺的具體訴求，進(jìn)而對服務(wù)功能進(jìn)行優(yōu)化，更好地滿足用戶的個性化需要。

1.3 檔案數(shù)據(jù)利用程序?qū)崿F(xiàn)由繁到簡的轉(zhuǎn)變

數(shù)據(jù)驅(qū)動背景下，檔案管理部門在檔案服務(wù)過程中充分挖掘檔案數(shù)據(jù)潛力，簡化檔案信息數(shù)據(jù)服務(wù)流程，樹立“扁平式”服務(wù)思維，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)一步到位[2]。檔案數(shù)據(jù)利用程序?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源從平臺到用戶的一步到位，減少中間流程，為用戶提供更為便捷快速的檔案信息服務(wù)，這種更為簡單的檔案數(shù)據(jù)利用模式，不僅符合國家對于檔案信息服務(wù)渠道建設(shè)的相關(guān)要求，也大大提升了檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。特別是在前一階段新冠疫情常態(tài)化背景下，國家更加支持檔案服務(wù)智能化、平臺化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對服務(wù)模式進(jìn)行重組，實現(xiàn)由繁到簡的跨越式轉(zhuǎn)變。

1.4 檔案數(shù)據(jù)服務(wù)向知識化、場景化、精準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變

數(shù)字驅(qū)動背景下，檔案信息服務(wù)逐漸向知識化、場景化和精準(zhǔn)化方向轉(zhuǎn)變。一方面，在大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)支持之下，檔案管理部門通過深入挖掘，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行提煉和整合，為檔案信息服務(wù)和檔案資源共享提供更有高密度價值的檔案數(shù)據(jù)。另一方面，對檔案數(shù)據(jù)治理場景進(jìn)行優(yōu)化，利用5G、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)打造更貼合用戶的檔案信息服務(wù)場景。通過場景化服務(wù)方式，既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的優(yōu)化配置，也能夠更好地滿足用戶對于現(xiàn)代化智慧化檔案信息服務(wù)的訴求。

2 數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)的行動困境

2.1 檔案數(shù)據(jù)智慧化服務(wù)水平有待提升

目前檔案管理部門在檔案服務(wù)過程中途徑和手段缺乏創(chuàng)新性，對于檔案信息資源利用開發(fā)十分有限，檔案數(shù)據(jù)智慧化服務(wù)水平有待提升[3]。特別是在具體工作開展過程中，由于缺少先進(jìn)的智慧服務(wù)平臺，大量優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)資源難以得到利用。在個性化和多元化服務(wù)方面手段相對簡單，在與用戶互動方面缺少渠道。此外，檔案管理部門由于沒有足夠的資金支持，在檔案數(shù)據(jù)智慧化服務(wù)方面進(jìn)展緩慢，很多好的政策和機(jī)制沒有真正落地，檔案管理部門在推進(jìn)數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)過程中遇到的阻礙過多，在智慧化服務(wù)路徑探索方面還存在著諸多不確定因素。

2.2 檔案數(shù)據(jù)化面臨技術(shù)和人才難題

當(dāng)前數(shù)據(jù)驅(qū)動在檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)方面能夠發(fā)揮重要的促進(jìn)作用，但檔案管理部門在數(shù)據(jù)驅(qū)動方面還存在著技術(shù)和人才問題。特別是基層檔案管理部門在數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用方面，由于缺少專業(yè)人才，更習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)在檔案管理與智慧服務(wù)方面得到廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)了數(shù)字檔案資源的自動檢索、全文檢索，對檔案信息資源深層次的信息關(guān)系能夠進(jìn)行挖掘，并按照人物關(guān)系、情感關(guān)系、時空關(guān)系、語言與特征提煉出有價值的檔案信息[4]。但在具體實施過程中由于缺少相應(yīng)的技術(shù)和人才，很多有價值的檔案信息無法提煉出來，檔案管理部門對檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)運(yùn)用還停留在表面。基層檔案管理部門缺乏檔案數(shù)據(jù)開發(fā)人才已經(jīng)成為制約基層檔案管理部門推進(jìn)智慧化服務(wù)，滿足用戶多元化檔案信息訴求的最大障礙。

2.3 人員工作思維與檔案管理意識更新滯后

當(dāng)前部分基層檔案管理部門在推動檔案管理與智慧化服務(wù)方面主動意識不強(qiáng)，檔案管理意識相對落后，特別是基層檔案管理人員缺乏主動服務(wù)思維、大數(shù)據(jù)思維和互聯(lián)網(wǎng)思維。在數(shù)據(jù)驅(qū)動運(yùn)用方面，對先進(jìn)技術(shù)明顯表示排斥，在心理上更愿意沿用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，始終停留在紙質(zhì)檔案服務(wù)階段，不愿意前進(jìn)一步，也不愿意結(jié)合用戶訴求轉(zhuǎn)變理念和思維。特別是一些年齡較大的檔案管理人員，對于數(shù)字驅(qū)動技術(shù)接觸較晚，對于很多先進(jìn)的技術(shù)并不熟悉，在現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理和智慧化服務(wù)融入方面缺少自信心，這就客觀上造成了基層檔案管理人員技術(shù)短板，也制約了基層檔案管理人員參與智慧化服務(wù)的主動性和積極性。

3 數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)的提升路徑

3.1 開發(fā)智慧“掌上檔案柜”

智慧數(shù)據(jù)是智慧服務(wù)的重要前提，檔案管理部門在檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)過程中應(yīng)將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為重要基礎(chǔ)，充分利用智慧驅(qū)動帶來的有利契機(jī)，主動運(yùn)用新理念、新方法，建立適合檔案管理部門智慧服務(wù)的數(shù)據(jù)庫，在完善數(shù)據(jù)庫技術(shù)之上借助云技術(shù)開發(fā)智慧“掌上檔案柜”。當(dāng)前，廣大人民群眾對于檔案信息資源利用要求越來越多元化。檔案管理部門在檔案信息服務(wù)過程中采取了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式，努力克服檔案信息資源共享方面存在的諸多不足和缺陷。云計算憑借其先進(jìn)算法，能夠?qū)崿F(xiàn)海量的檔案信息存儲和共享，通過云計算共享功能將有價值的不涉密的檔案數(shù)據(jù)上傳到云端，用戶只要獲得鏈接和云盤密碼就可以在任何地點、任何時間進(jìn)行下載，隨時調(diào)閱相關(guān)檔案信息，打破時空限制，實現(xiàn)檔案信息資源智能化服務(wù)，完成“智慧無處不在”服務(wù)目標(biāo)[5]。

3.2 推動數(shù)字檔案智能檢索

在當(dāng)前推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中，部分用戶在檔案檢索過程中只有輸入到準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞才能夠獲得想要的檔案信息，甚至有些用戶在檔案信息查詢過程中無法描述關(guān)鍵詞，搜索不到理想的檔案信息資源，在一定程度上影響了智能化服務(wù)質(zhì)量。通過自然語言處理技術(shù)（NLP）可以對用戶的自然語言進(jìn)行自動轉(zhuǎn)換加工，同時將獲得的結(jié)果映射到數(shù)據(jù)庫之中，通過數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)進(jìn)而獲得更為精準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)信息資源。在數(shù)字檔案智能檢索技術(shù)的加持之下，信息查詢的準(zhǔn)確率和覆蓋效果進(jìn)一步提升，進(jìn)一步提升智能化服務(wù)效率。海量的檔案信息資源，很多知識和信息沒有真正地被喚醒，智能檢索能夠幫助用戶獲得潛在的信息內(nèi)容，加深檔案管理部門智慧化服務(wù)與用戶之間的聯(lián)系，進(jìn)一步提升檔案管理部門的智慧化服務(wù)效果。

3.3 開發(fā)“非接觸式”檔案服務(wù)

后疫情時代，既為檔案管理部門推進(jìn)智慧化服務(wù)提出了更高要求，也為檔案管理部門智慧化服務(wù)轉(zhuǎn)型提供了更為多元的環(huán)境支持。檔案管理部門在智慧化服務(wù)過程中應(yīng)以“非接觸式”檔案服務(wù)作為未來發(fā)展的重要趨向。借助智慧服務(wù)平臺可以為用戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，用戶足不出戶借助智慧服務(wù)平臺就能夠滿足檔案相關(guān)業(yè)務(wù)訴求，進(jìn)一步提升檔案信息資源利用的便利性。 [6]同時，智慧平臺還可以完成咨詢和預(yù)約相關(guān)服務(wù)，檔案管理部門可以結(jié)合用戶需求，將重要檔案信息復(fù)印之后郵寄到家，在智慧檔案服務(wù)平臺對于一些常規(guī)的格式化問題，可以利用機(jī)器人進(jìn)行回復(fù)，極大地減輕了檔案管理人員工作壓力，也提升了檔案服務(wù)效率，真正地在智慧端做到了“非接觸式”服務(wù)。

4 數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)的保障機(jī)制

數(shù)據(jù)驅(qū)動融入檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)具有其重要性和必要性。新形勢下，檔案管理部門在推進(jìn)智慧化服務(wù)過程中，通過構(gòu)建協(xié)同共治機(jī)制，構(gòu)建多元主體實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)資源的有效利用，同時通過完善智慧監(jiān)測機(jī)制，構(gòu)建人才與技術(shù)保障機(jī)制，為數(shù)字驅(qū)動真正落地提供支持。

4.1 構(gòu)建協(xié)同共治機(jī)制

檔案管理部門的智慧服務(wù)屬于服務(wù)的高級階段，在智慧服務(wù)開展過程中需要多個主體共同協(xié)作，才能夠確保檔案數(shù)據(jù)資源的有效共享和高效利用。從檔案管理內(nèi)部看，需要檔案管理部門內(nèi)部協(xié)同，依托智慧服務(wù)平臺，檔案管理部門的各個科室應(yīng)從全局角度出發(fā)做好配合工作，嚴(yán)格落實好檔案管理部門出臺關(guān)于智慧服務(wù)的相關(guān)制度機(jī)制，切實保障智慧檔案館建設(shè)與智慧服務(wù)同步推進(jìn)。從檔案管理外部層面看，在推進(jìn)智慧服務(wù)過程中要實現(xiàn)外部主體協(xié)同。檔案管理部門所提供的智慧服務(wù)作為智慧城市建設(shè)的重要組成部分，離不開政府的統(tǒng)籌規(guī)劃，也離不開政府相關(guān)部門和社會主體的協(xié)同合作。因此只有構(gòu)建協(xié)同共治機(jī)制，各個主體才能夠?qū)ふ业胶线m位置，才能夠發(fā)揮出不同的優(yōu)勢和功能，助力檔案管理部門智慧服務(wù)真正落地。

4.2 構(gòu)建智慧監(jiān)督機(jī)制

新形勢下，檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)主動融入數(shù)據(jù)驅(qū)動技術(shù)，進(jìn)一步提升檔案管理部門的檔案信息管理質(zhì)量，為智慧服務(wù)提供更為多元化的技術(shù)支持。在這一過程中，檔案數(shù)據(jù)資源完全在更為智能化的數(shù)據(jù)庫平臺和系統(tǒng)上運(yùn)行，難免會出現(xiàn)邏輯錯誤或數(shù)據(jù)丟失，甚至遭到外部黑客和病毒的攻擊。這就需要建立相對完善的智慧監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理部門在檔案數(shù)據(jù)管理和智慧服務(wù)過程中所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，包括檔案信息收集、檔案信息鑒定、檔案信息整合、檔案信息開發(fā)等多個環(huán)節(jié)。對于數(shù)據(jù)異常、丟失或溢出的情況能夠進(jìn)行自主判斷，并嚴(yán)格按照處置預(yù)案向相關(guān)程序和設(shè)備發(fā)出指令，做出預(yù)警。同時在業(yè)務(wù)信息監(jiān)督過程中對于異常問題的處置也有利于完善相應(yīng)預(yù)案。

4.3 構(gòu)建人才與技術(shù)保障機(jī)制

人才和技術(shù)是檔案管理部門智慧服務(wù)需要解決的核心問題，同時也是提升檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量的重要保障。一方面，要加強(qiáng)檔案專業(yè)人才建設(shè)。檔案管理部門要加強(qiáng)與科研院所和各大院校合作，特別是在檔案專業(yè)人才培養(yǎng)方面應(yīng)通過“訂單式”人才引進(jìn)或高層次人才引進(jìn)等方式，壯大檔案管理部門人才隊伍。要加大對檔案專業(yè)人才教育培訓(xùn)，隨著數(shù)據(jù)驅(qū)動在檔案管理和智慧服務(wù)方面發(fā)揮的作用越來越大，檔案管理部門在人才培養(yǎng)過程中也應(yīng)將與數(shù)字驅(qū)動相關(guān)的技術(shù)作為人才培養(yǎng)的重要方面，進(jìn)一步提升專業(yè)人才的數(shù)字信息技術(shù)素養(yǎng)。另一方面，要完善技術(shù)保障機(jī)制。檔案管理部門要想提升智慧服務(wù)水平，就需要對智慧平臺的功能進(jìn)行完善，通過現(xiàn)代信息技術(shù)引入，進(jìn)一步提升智慧服務(wù)質(zhì)量，在這一過程中檔案管理部門要拿出專門資金用于技術(shù)引進(jìn)，充分發(fā)揮技術(shù)保障機(jī)制的價值和作用，切實提升檔案管理部門的智能化、信息化水平。

總之，數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)符合智慧檔案館建設(shè)訴求，在具體實施過程中檔案館也應(yīng)深刻地認(rèn)識到檔案數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)未來發(fā)展的新趨勢，檔案管理部門應(yīng)主動地利用數(shù)字驅(qū)動的各項優(yōu)勢，打破在數(shù)據(jù)管理與智慧服務(wù)過程中的各項瓶頸，提升檔案管理部門的服務(wù)效率和服務(wù)能力。

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（作者單位：棗莊市城市管理發(fā)展服務(wù)中心）