大數據時代檔案管理信息化建設路徑

摘 要：檔案信息化建設已經進入了數據化時代，大數據背景下檔案管理逐步實現模式精細化、服務精準化、檔案資源共享化、檔案價值數智化。目前，加快檔案數據化轉型的過程中，還面臨著存量檔案數字化識別開發水平低、增量檔案重復性保存資源浪費大、檔案網絡綜合性利用水平待提高的問題，需要在加強頂層規劃，建立數字賦能檔案管理體制機制，加強檔案資源整合、檔案共享平臺建設、數字人文賦能，搭建反饋機制等方面加以改進。

關鍵詞：大數據；檔案信息化；數字賦能

基于大數據時代帶來的深刻變化，傳統的檔案管理模式已經無法滿足實際的工作需要，各種信息、數據的作用越來越大，為信息化建設指引了發展的方向。隨著信息化進程的加快，管理的安全性問題、系統體系和制度不夠健全的問題等也越來越突出。為了有效處理相關問題，最大限度地降低或者消除這些問題帶來的不良影響，要在加強頂層規劃等方面下功夫。

1 大數據背景下檔案信息化的新特征

1.1 管理模式精細化

隨著云計算、區塊鏈等新技術的廣泛應用，以紙質檔案管理的傳統模式已經落后于時代發展，檔案管理逐步進入了“單套制”管理階段。目前，檔案信息化的建設仍然處于初級階段，計算機工具主義的作用凸顯，檔案信息處于孤立狀態，沒有形成固定單元，檔案信息的挖掘未達到更高層次。檔案數據的井噴式增長是檔案信息化的必然結果，也是需要提升的關鍵點。讓檔案管理工作在大數據技術的幫助下進行，不僅可以讓海量的數據信息集成有效，也可以更好地服務于大眾。在收集檔案時，“大數據”技術也可以按照篩選要求，過濾掉無用的數據信息，不僅可以對大量檔案資源進行收納和聚集，也對其進行分類化、秩序化管理；在存儲檔案時，“大數據”技術可以存儲海量結構化數據、半結構化數據、非結構化數據，形成數據持久層；在使用數據時，“大數據”技術對于檔案的信息挖掘可以使檔案的儲存與查找更有效率。

1.2 服務模式精準化

信息化打破傳統檔案管理的孤島模式，實現跨館查詢、遠程訪問、即時利用，檔案服務進入全新模式。大數據技術能夠基于用戶需要和習慣識別，打造個性化的檔案服務。搭建技術賦能管理模式從用戶需求出發，改變以往的閱覽、展示、咨詢等被動工作模式。新型的數字體驗服務管理模式，了解用戶的習慣和想法，構建檔案智慧平臺，利用數據挖掘、新媒體服務、精準推送等方式切實高效、有針對性地解決用戶問題，提高用戶認可度。由此可見，“大數據”優勢在于提高對數據的優化和整合能力，通過優化和整合實現數據的增值。“大數據”從可視化分析、數據挖掘、預測性分析、語義分析、數據質量管理等方面，對看似無關聯的各門類檔案數據進行關聯、萃取和分析，實現檔案資源與用戶需求的雙向控制達到最優化，使檔案服務模式走向精細化。

1.3 檔案資源共享化

大數據時代，云計算為數字檔案信息的跨行業、跨地域、跨時間提供了新的選擇模式[1]。云計算和大數據是相輔相成的，辦公自動化和信息化的迅速發展，使亟待處理的電子檔案數據與日俱增[2]，云計算為海量數據資源提供了大量的存儲空間，而大數據的目的是對海量數據進行較好的分析、計算和處理。云計算技術的廣泛應用，也使數字檔案資源的儲存進入新模式，突破了空間限制。通過搭建檔案資源系統“云平臺”，可以將搜集的檔案數字信息存儲在該平臺，相關信息數據通過安全保護網絡和身份認證實現異地查詢使用，使得查詢利用不再受存儲能力等限制，隨時隨地都可以查詢，極大節約了人力物力，提升了檔案利用的滿意度。依托云計算構建不同級別的共享空間或平臺可以提供在線式服務和交互式信息，從而可使檔案知識服務的功能得到加強[3]。

1.4 檔案價值數智化

大數據技術對檔案資料數據進行識別、規范、整合和再造，構架基于數據庫模式的大數據分析模型，以相關查詢、趨勢分析、可視化圖片等形式展現和分析。依托檔案管理大數據平臺，根據資料類型和用戶需求，系統能夠自動聚焦于數據挖掘和價值分析，實現分析、描述、指導、預測、開發等功能，為用戶提供更有效的參考決策，使檔案管理從被動走向了主動，一定程度上實現智能化自動決策。如某個部門可通過數據分析技術進行用戶市場預測，同時構建用戶畫像和用戶關系圖，實現精準服務。此外，以智慧化的服務增強用戶體驗，可以提高用戶決策的精準度，發揮檔案資源輔助能力，提升用戶的參與度和幸福感。

2 檔案數字化轉型的問題及原因分析

“加強數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字化智能化水平”是新時代做好檔案工作的要求。加快檔案數字化轉型是信息化技術突飛猛進的必然要求，也是檔案工作更好資政育人、展現檔案價值的必由之路，將推動檔案治理體系和治理能力現代化。近年來，我國在檔案數字化轉型取得長足進步，但仍存在如下諸多問題。

2.1 檔案數字化整體水平不高

國家檔案局有關統計數據顯示，2021年全國館藏檔案數字化成果1.9萬TB。但是由于各館藏數量體積龐大[4]，而且主要以文本、圖片的形式存儲，占用了較大的信息存儲單元，數字化識別開發難度較大。從現狀來看，檔案內容識別的準確率不高，存儲單元不夠，影響著檔案資源的查詢、開發和利用。主要包括：一是數據重復復制率高。個別缺乏責任感的外包服務商或崗位工作人員將數據復制充數，這種追求數量而不顧及質量的做法，在目前普遍采用人工抽檢的模式下，給業主方及外包服務商在數據質量方面埋下了諸多隱患。二是影像傾斜合格率和影像裁剪合格率不高。中標服務企業在數字化過程中，作業的設備在所難免發生顛簸，質量檢查崗位人員也無法張張頁頁檢查到位，裁剪崗位人員對裁剪值和分辨數值難以統一把握，完全憑個人主觀判斷，致使后期驗收過程中不達標和返工，來回地辦理領取搬運原始數據核對、修正等工作，也相應增加了相關方的管理投入和成本支出。

2.2 紙質檔案重復數字化浪費嚴重

目前，“單套制”的管理和推廣已經積累了一定的經驗，但是電子文件“單套制”模式對信息化軟硬件的要求較高，同時也面臨著系統安全、身份識別等問題，經驗推廣需要一定的周期。同時，大部分黨政機關單位還依然延續過去的辦公習慣，公文流轉中使用紙質文件，導致了既有電子文件的存儲，后期還會對紙質文件再數字化，造成了資源的浪費。主要原因是管理理念未能向現代管理方式轉變，沒有根據檔案管理實際和技術變革改變管理方式。檔案資料形成過程中，也存在收集重復的問題，比如在某些檔案的審批過程中，會涉及審批前的論證、審批中的批復、審批后的監管等資料，為了全面準確反映事實，需要對這些資料進行系統的整理，但是資料又是分散不系統的，在形成檔案后，既有整理后歸檔的部分，也有零散部分，存在重復性管理的格局。

2.3 檔案資源開發利用水平有待提升

檔案數字化轉型要著眼于為全社會提供高效的信息服務，雖然目前單就檔案工作服務方式而言已經基本實現網絡化，但由于對檔案資源的開發利用不足、協同性和共享性不夠、被動式服務本質并未明顯改善等，導致基于網絡等信息化共享平臺的檔案資源綜合性利用水平不高，難以滿足新時期用戶高效化、知識化和個性化需求[5]。有的部門共享推進緩慢，造成了專業檔案就無法下沉一線，無法讓數據“跑路”代替群眾“跑腿”，影響了檔案利用的時效。專業檔案館、民生檔案跨館查詢程度不夠，還未形成高效的服務。對檔案開放主體來說，開放鑒定工作滯后，對檔案的開放內容未樹立嚴謹的工作理念，無法最大限度滿足單位和個人不斷擴大的查檔需求。

3 大數據時代檔案管理信息化的路徑選擇

在當前5G技術和大數據信息技術的驅動下，檔案信息和用戶需求總量明顯上升，充分利用數字技術，能夠減少煩瑣流程和工作環節，實現檔案管理的轉型升級。

3.1 加強頂層規劃，建立數字賦能檔案管理體制機制

3.1.1積極融入國家數字戰略。要因地制宜、實事求是，根據信息化進程，爭取上級和主管部門數字戰略的政策支持。加強組織領導，出臺指導性的文件和政策標準，助推信息化建設數字化轉型。比如浙江省檔案管理部門就主動融入省戰略，檔案工作數字轉型納入政府數字型轉型的方案。

3.1.2摸清底數，有序推進。評估檔案數字化程度，主要看是否達到《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的要求和電子文件歸檔要求，要評估現有設備的承載程度是否能適應云計算、區塊鏈、人工智能的發展。比如，數字化轉型中，高性能服務器、大容量存儲和備份設備，以及操作系統、高可靠性的信息安全系統、數據庫管理系統等都是不可缺少的必備條件。

3.1.3健全保障體系建設。完善檔案信數字化建設體系和規范，對數字化操作流程、技術規范、保密要求等各方面出臺指導標準；加強對數據庫、數字人文、多媒體技術的綜合運用，推廣建設集約高效的檔案數字化平臺，為檔案數字化轉型提供科技基礎條件。

3.2 加強檔案資源整合，打通數據孤島

檔案館館藏資源數字化是將檔案資源原有的文本、影像、圖表的固態形式，經過數字技術加工處理轉換成電子檔案和數據。常用的技術形式是人工智能的通用層技術：機器人、圖譜識別、語音識別、自然語言處理、語義關聯、專家系統等。通過這些技術手段助力檔案資源整合，可以極大提高工作效率，還可以將檔案資源融入各類數據庫的資源系統。如影視影像數據庫、專業檔案數據庫、自然科學數據庫、社會科學數據庫等。

開放資源整合是指收集政府機關、社會團體、個人（包括社交媒體、新聞媒介、文化系統）的數據服務平臺的檔案資源，打造能夠滿足不同用戶興趣偏好、個性需求的多領域數據資源庫，打破“信息孤島”，形成“數據湖”。這些數據資源的整合極大地增加了檔案體量，提升了檔案服務質效果，使檔案服務更加有精準性，提升檔案用戶服務體驗，但整合數據資源需要面對與多部門合作的困難，因此要同步強化安全技術管控，確保檔案信息安全。

3.3 加強檔案共享平臺建設，推進信息互聯互通

檔案平臺技術化以數字技術為支撐，依賴于信息軟件、人工智能、大數據等信息技術。要實現檔案科學化管理，搭建技術化平臺是檔案數據化管理工作的前提，建立檔案部門與數據管理部門系統發展機制，依托地域大數據平臺，制定統一的數據模式、接口標準、查詢規則，打造協同化、區域化、安全化的數據對接和共享模式。技術賦能應用到各項檔案工作中，從而提升檔案服務的精準性和便利性。打造檔案信息區域共享體系，建設數據互聯、共享開發、綜合利用的公共檔案資源數據服務平臺，構建全方位、全覆蓋的服務體系。比如，通過云計算、大數據技術建立檔案精準服務云平臺，減少人工成本，實現跨行業、跨地域的查詢利用。尤其在智慧檢索、模糊查詢等方面，能夠提供既快速、又準確的檔案服務。

3.4 數字人文賦能，提升檔案利用實效

虛擬智慧引導，通過人工智能、3D掃描、虛擬/增強現實等優勢，深度分析館內檔案資源及用戶服務數據，構建虛擬時空的畫面，打破空間限制，充分滿足用戶的需求。可將地理信息科學、歷史史料與文獻內容相匹配整合，使檔案中所載的歷史事件生動“再現”和被“體驗”。將經度、緯度等地理方位信息嵌入某一檔案事件發生地的地名和年代中，并對其進行系統編碼和模擬，實現地名與歷史事件及背景的關聯。交互式推送是堅持遵循用戶需求的原則，構建基于用戶喜好的對應服務模式，為用戶提供后臺信息服務，實現多元雙向的信息交互。精準把握用戶需求是建立在完善可靠的數字化深度算法基礎上的，利用數字人工智能技術，提升服務的質量和針對性，滿足不同知識水平、偏好、習慣的用戶個性化需要，持續性提高檔案智慧服務提供了堅實基礎。

3.5 搭建反饋機制，優化系統服務

反饋與評價是指數字賦能檔案管理模式需要通過服務后評價，實現平臺系統自動更新，根據用戶反饋內容不斷提升各項檔案服務水平。服務反饋與評價主要是面向檔案服務對象，對檔案智慧服務的資源內容、個性化的體驗感等方面及時做出反饋，運用數字化算法進行總結。改進與優化是數字化技術在嵌入檔案管理工作中發揮系統自動更新優化的過程，自動收集用戶的反饋與評價內容，在總結分析后進行智能優化升級，通過實現檔案管理服務的良性循環，吸引更多的用戶。自動優化過程能夠篩選用戶感興趣的資源內容、區分資源類別、過濾吸引力較差的資源，不斷提升檔案用戶服務的精準度和滿意度。

結語

數字賦能檔案管理模式為檔案管理工作帶來變革性影響，將數字技術嵌入檔案管理工作，構建數字賦能檔案管理模式，能夠智慧性地滿足用戶對檔案的需求，實現檔案工作的升級轉型。在保證檔案信息安全性的前提下，改變傳統檔案工作中技術落后、效率低下等問題，在檔案管理工作中發揮重要影響力。

參考文獻

[1]馮占江，郭妙英.大數據時代的數字檔案管理思維[J].辦公室業務，2019（02）：05.

[2]秦美峰.云計算服務在數字檔案館中應用途徑探析[J].網友世界，2013（04）：30.

[3]關于進一步推進我國檔案數字化轉型及綜合利用的提案[J].中國檔案，2022（03）：30.

作者簡介：牛麗（1973— ），山東省德州生態環境監測中心綜合室主任副研究館員，研究方向：檔案管理。