新時代社保檔案的數字化管理分析

摘 要：社保檔案數字化管理及應用是檔案事業發展的需要，也是滿足新時代社保事業發展的必然要求。新時代社保檔案呈現出動態變化大、對象社會屬性強的特點，在保障當事人權益和推動社保事業發展方面發揮著重要作用，加強社保檔案數字化管理是提升管理效率、保護檔案原件、增強服務水平和推動社保檔案轉型的迫切需要，同時要從頂層設計、夯實基礎、質量控制和精細管理等方面持續發力，不斷提升社保檔案數字化管理能力和水平，助力社保事業發展。

關鍵詞：社保檔案；數字化；檔案管理

引言

近年來，為進一步提升社保檔案管理現代化水平，加快推進社保檔案智能化、便捷化，讓數據“多跑腿”，群眾“少跑路”，助力社保經辦數字化轉型，菏澤市人社局大力推動數字化建設，推出12333熱線智能語音客服、加快推進社保檔案數字化轉型，啟動社保IT系統升級工程，加強數據管理和保護，切實提升全市社保管理水平，為廣大職工及其家庭提供更加優質的社保服務。菏澤市人社局嚴格按照檔案數字化技術規范執行，全面完成各類社保業務檔案分類整理、歸檔、入庫和數字化掃描，先后完成社保待遇類25483件、社會保險征繳類23426件、養老保險待遇類26972件、工傷保險待遇類12687件、業務統計報表類15254件，稽核監督類4856件數字化掃描錄入。在數字化管理過程中，菏澤市人社局始終圍繞檔案整理、條目錄入兩大關鍵點，把檔案完整性、錄入準確性作為重點任務，將館藏檔案進行全面數字化掃描，并進行編目、質檢和裝訂入庫工作，切實以檔案數字化助力“能力作風建設年”活動，逐步實現“一點存檔”“多點服務”“一網通辦”“跨省通辦”的數字化服務新模式。

1 社保檔案管理的特點

1.1 內容的動態性

根據社保業務的經辦內容，以及《社會保險業務檔案管理規定（試行）》的相關規定，社保檔案內容包括養老、醫療、失業、工傷、生育等社保業務經辦過程中產生的，具有保存價值的歷史記錄。涉及人員眾多、領域廣泛、形式多樣，而且隨著工作年限的增加、崗位的變換、參保人員的流動性等等，社保檔案的內容不斷變化，范圍不斷擴大，這些都隨被保險人實際情況變化而變化。采用數字化先進管理技術能夠協助社保檔案內容動態調整時做好及時的收集、錄入[1]。

1.2 對象的社會性

人社部2021年發布的《社會保險經辦管理服務條例（征求意見稿）》《社會保險登記管理暫行辦法》的規定，社會保險登記對象有用人單位本身；供職于用人單位的職工；參加養老保險和醫療保險的個體工商戶；沒有選擇單位參保而自行繳納保險的社會靈活就業人員。納入社會保障對象的范圍涵蓋了企事業單位在職人員、個體工商戶、自謀職業者等。隨著經濟社會的快速發展，社會保障范圍不斷擴大，管理對象的社會屬性愈加明顯。通過數字化管理，可以暢通檔案信息化管理渠道，滿足特定社會群體的檔案利用需求[2]。

1.3 價值的重要性

社保檔案不僅是社保事業發展的見證，也是維護參保人員權益的重要保障。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》第一條就指出：“規范社保檔案管理，……，發揮檔案的服務作用。”第十條規定：“依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。”可見，做好社保檔案管理，根據檔案信息的查詢利用保障被保險人在退休、工傷、生育時，依法準確核算退休金、進行工傷認定、取得生育保險等權益的保障[3]。社保檔案中記錄了社保事業發展的歷史進程，見證了社保事業發展的壯大過程，為社保事業發展提供歷史經驗參考。推動社保檔案數字化管理，可以更好實現社保檔案數字信息資源共建共享，滿足社保檔案現實應用。

2 社保檔案數字化的現實意義

社保檔案數字化是社保檔案管理現代化的迫切要求。隨著信息技術、數字技術廣泛應用到社會各個管理領域，社保檔案管理更趨于標準化、數字化、規范化和現代化，加強社保檔案數字化管理，能夠進一步規范社保檔案管理內容，增強社保檔案管理安全性，提升社保檔案管理效能，不斷滿足人民群眾日益增長的社保檔案信息需求[4-6]。

2.1 提高檔案管理效率

社保檔案數字化，將傳統的社保檔案完全實現計算機信息管理，在提高社保各類業務管理效率中發揮著基礎性、支撐性作用。社保業務人員在征繳社保費、辦理養老待遇、保險待遇、開展社保稽核監管業務時，如需要對社保業務核對、查閱過往歷史繳費、保險辦理等資料，可直接通過身份認證、獲得授權賬號登錄、查看數字化檔案信息，點擊鼠標即可完成業務辦理，無需到檔案室實際查閱檔案，極大地縮短了社保業務辦理時限，提高社保業務辦理效率。

2.2 利于檔案原件保護

未實行單軌制時，大量紙質社保業務檔案存儲于檔案室柜架，翻閱時勢必會因人為侵擾而影響紙質檔案使用壽命。將紙質社保檔案數字化，創建電子檔案管理系統，采取數字化錄入模式，可減少人為翻閱檔案原件，規避人為抽取、撤換或涂改檔案原件的不良行為發生。編目、查閱均可在計算機系統中完成，避免人為損害，起到很好的保護檔案原件材料的效果，延長紙質檔案使用壽命。

2.3 提升檔案服務水平

傳統模式下，查閱檔案需要辦理借閱手續，需要分管領導、檔案部門層層審批，實際到檔案室查閱，受時間、空間限制。檔案數字化，在計算機信息技術、互聯網技術和數字化技術的支持下，打通社保檔案共建共享信息壁壘。此外，“互聯網+社保檔案服務”模式下，系統會根據不同身份人員賦予其相應的權限，查閱、檢索和利用檔案時無需層層審批，突破了時間、空間限制，延伸了社保檔案服務范圍，增強了社保檔案服務的良好體驗。

2.4 推動檔案戰略轉型

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出要深化檔案信息化戰略轉型。社保檔案資源數字化轉型是檔案信息化戰略轉型的重要內容、關鍵環節，社保業務檔案數字化是實現館藏檔案資源數字化轉型的重要途徑和手段。推動社保檔案從傳統管理模式向現代化、數字化、信息化模式轉變，為實施數字強國、推動國家記憶工程建設提供有力支撐[7]。

3 社保檔案數字化的實現路徑

3.1 統籌布局，合理規劃數字化設計

某市根據全市社保檔案數字化實際，出臺《社保系統全面深化改革數字化轉型工作要點》《社保業務檔案數字化轉型工作方案》，按照整體性轉變、全方位賦能、革命性重塑的內涵要求，做好全市檔案數字化轉型的頂層設計，積極推動檔案治理、檔案資源、檔案利用、檔案安全四大數字化體系建設[8]。具有高度借鑒意義。首先，要積極推動社保檔案治理體系數字化轉型導向。明確“十四五”時期和未來的社保檔案事業數字化轉型任務目標；完善“互聯網+社保檔案”思維，提升“掌上服務能力”。其次，要聚焦社保檔案資源體系數字化轉型重點，大力推行“增量電子化”導向，在社保業務辦理的各個環節、領域全面推動電子文件歸檔工作。還要積極推動“存量社保檔案數字化”進程；積極融入全市政務服務“一網通辦”，提升社保檔案歸檔質量。最后，要提升社保檔案利用體系數字化轉型效益。積極搭建互聯網端“數字社保檔案公共查詢平臺”，拓展社保檔案利用服務方式，探索VR、AR技術應用[9]。

3.2 加大投入，夯實數字化設施基礎

加強全市社保檔案數字化基礎支撐和良好條件保障。一方面，對標國家檔案規范、社保行業標準，健全全市社保檔案數字化各項規章、制度及細則，爭取地方財政支持，將社保檔案數字化納入地方財政預算。另一方面，要進一步理順和健全市級社保業務部門，以及市縣兩級社保部門數字社保業務檔案資源接收、進庫、整理、保管和利用。積極依托政務外網辦公OA系統建設“電子公文歸檔和電子檔案管理平臺”。加大技術創新與社保業務融合發展，強化社保檔案從業人員數字化理念，優先考慮數字賦能需要，在教育、培訓和管理、考核中加強數字化能力指標體系，著力培養高素質數字技術應用型檔案人才[10]。

3.3 過程控制，嚴格數字化質量控制

社保檔案數字化涉及檔案業務管理的各個流程，重點要做好社保檔案掃描、檔案圖像深度處理，加強社保檔案圖像質檢及存儲、目錄建庫、數據掛接、驗收及備份等過程質量控制，夯實社保檔案數字化根基。例如，紙質社保檔案掃描時，應根據檔案原件選擇合適的分辨率，確保數字檔案清晰度；掃描完成后還需要對其進行影像頁面的深處理，確保圖像無扭曲、無暗影；還要做好數字檔案圖像質檢，確保圖像清晰度、偏斜度、失真度符合要求；數字驗收要保證“四性”標準和要求，確保驗收合格率達到標準要求[11]。重點要做好社保檔案數字化成果管理，采用在線、離線方式，借助社保檔案應用軟件，加強紙質檔案數字化成果管理。

3.4 鞏固成果，注重數字化精細管理

社保檔案數字化管理需要做精做細，既要嚴格執行出臺的各項規章制度，嚴格按照社保檔案數字化管理制度和工作規范要求，進一步厘清部門職責，深化數字化環節質量控制。也要利用現代精細化管理手段和方法，提升社保檔案整體管理質量和水平。社保檔案部門可采用各項跟蹤監督措施，聚焦社保業務關鍵環節，運用周報、月匯總、季調度、半年考核等形式，持續跟進和監督，向管理要效益，確保社保檔案數字化管理工作精益求精。

4 社保檔案數字化的若干思考

社保檔案數字化是新時代做好社保檔案工作的現實需要，也是不斷提升社保事業現代化水平的具體體現。除了要加強頂層設計、加大投入、質量控制和精細管理外，還要把好資料審核基礎關，重視社保檔案信息資源安全，強化人員業務素能關鍵環節。

4.1 資料審核是基礎

社保業務檔案類型多、數量龐大，涉及社保管理類、社保費征繳類、養老保險待遇類、醫療保險待遇類和失業保險待遇類、工傷保險待遇類、社保業務統計報表類和社保稽核監管類等。在數字化工作過程中，資料審核是一項基礎環節，也是一個十分重要的基礎性工作。既要認真審核資料內容是否完整，歸檔資料是否殘缺，數字化掃描是否滿足要求等。要嚴格按照數字化的標準和要求嚴格把好社保檔案資料基礎關。此外，還要做好掃描后的數字信息審核，由質量監督員進行把關，檢查社保檔案掃描數據質量是否達到最終存儲歸檔的標準，一旦發現社保檔案掃描過程中的數據不合格或者掃描數據信息不完整、不清晰的，要重新進行掃描、錄入，確保數字檔案技術參數選擇正確、避免格式轉換失真，確保數據信息符合規則要求，便于后期系統管理。

4.2 安全管理是保證

社保檔案數字化管理，面臨著諸多的非傳統安全因素威脅，諸如計算機硬盤損壞、系統版本低、不兼容，數據信息丟失、非法增刪改等，而且計算機技術的應用，病毒入侵具有傳染性、潛伏性和破壞性，對社保檔案數字化管理危害極大。因此，首先要求檔案管理人員增強安全防范意識，提升安全處置能力。其次是要做好技術防控，確保機房設備可靠性、通信線路安全、災害恢復等物理層面安全，還要從病毒防護、數字信息傳輸加密和網絡邊界防護等做好網絡層面安全。利用身份認證、數字簽名、證書技術和數據加密、安全內容檢查技術等應用層面做好社保檔案數字化安全防護，織密社保檔案安全保護網絡，確保檔案安全。

4.3 人員素能是保障

社保檔案數字化工作是一項技術含量高、標準要求嚴的知識密集型工作模式，也是適應新時代社保事業發展的必然要求。因此，要打造一支復合型、應用型、技能型人才隊伍，是做好社保檔案數字化工作的重要人才支持和保障，也是關系社保檔案數字化管理成效的重要因素。因此，一方面，要根據社保業務檔案數字化管理的任務需要，及時招錄具有檔案專業知識，掌握一定數字化、信息化技術應用人才；另一方面，要做好現有人才的教育、培訓，重點是要加強數字技術的業務培訓，通過“請進來”“走出去”等多種方式，邀請檔案數字化領域專家、學者或者業務骨干開展講座，做好業務素能再提升；還可以有重點地選派局機關檔案業務人員赴先進地區參觀學習，舉辦業務競賽，以賽代訓，提升檔案人員的業務素能，尤其是數字化信息技術應用。

參考文獻

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[11]何向.淺議檔案數字化管理與信息安全[J].蘭臺內外，2023（2）：4-6.

作者簡介：安慧娟（1973— ），大學學歷，山東省菏澤市人力資源和社會保障局副研究館員。主要從事檔案管理研究。