社會保險業務電子檔案管理應用思考

趙露露

摘 要：現階段，在社會保險業務電子檔案管理過程中，相關單位需明確檔案資料的管理形式，深化檔案服務管理意識。社會保險業務經辦單位在電子檔案管理過程中也需要依據相關法律法規，結合檔案管理工作的開展標準，進行精細化、體系化的管理。本文簡要闡述了檔案的定義和概念，對社會保險業務檔案執行管理規定以及保險業務材料歸檔范圍、保管期限進行簡要探討，提出社會保險業務電子檔案管理的關鍵舉措，在信息化、數字化管理模式下提出具備實踐意義、實踐價值的課題案例，旨在提高社會保險業務電子檔案管理水平。

關鍵詞：社會保險業務；電子檔案管理；策略

在當前新經濟發展態勢下，在社會保險業務電子檔案管理應用的過程中，相關部門需要深化服務意識以及服務思想，對電子檔案的涉密安全等級進行合理設定，并在檔案管理工作中強化系統控制、結構控制、安全防控，從人、機、料、法、環等5個環節對檔案信息進行綜合管控，以提高社會保險業務電子檔案管理效率。

一、檔案的定義

首先，檔案資料是由國家、社會、組織、個人從事經濟、技術、文化、宗教及科學等各項活動期間所產生的各類文字、圖表信息，含不同的記載形式。檔案資料將人類的社會實踐進行了有效寫實記錄，也是新時期國家在經濟文化建設過程中不可缺失的關鍵要素，對于發展政治文明、物質文明以及精神文明具備較大的現實意義。檔案資料管理工作涉及較多的項目，其作為工作考察的依據，可為工作服務創新提供相應的指導；其次，利用檔案資料在工農業生產管理的各個環節也能夠提供科學可靠的依據；最后，檔案資料也可以用作歷史研究，可為科學技術的發展提供第一手資料，可以用作服務宣傳教育，可為社會文化的發展打下堅實的宣傳基礎。

二、社會保險業務檔案執行管理規定

社會保險業務檔案包含較多的信息內容，在檔案管理過程中相關單位需明確保險業務檔案管理工作的核心指標，力求做到檔案資料的真實、完整、可靠、有效，最大限度地發揮社會保險業務檔案資料的實際價值和作用，維護各方的合法權益。在此過程中，相關管理人員需要嚴格參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動法》以及《社會保險費征繳的暫行管理條例》，結合地方工作的實際需求以及社會保險業務的實際開展形式，完善檔案管理，明確其中的檔案管理范圍和管控指標，對其中養老、醫療、失業、工傷以及生育等各項活動內容有效記錄、傳載。社會保險業務檔案主要是通過相應的保險經辦機構完成歸檔整理，新時期，隨著科學技術的發展，相關檔案資料也在面向無紙化以及信息化方向得到進一步優化和革新，衍生出電子文檔載體，可實現對數據信息全時段、全方位的記錄、傳載。在實施社會保險業務電子檔案管理的過程中，相關經辦機構應當秉承完整、安全的管理原則，不得偽造、私自篡改相關檔案信息內容。一般情況下，開展社會保險業務檔案管理工作須落實成熟、完善的分類控制，相關管理人員以及經辦機構需參照工作開展規律和特征，結合年度業務、年度險種的特征，對材料分類整理，按照定期保管10年、30年、50年、100年以及永久管理等多種形式執行檔案管理。另外，社保檔案部門在對檔案信息進行整理以及歸檔的過程中，需要明確“為誰辦理、為誰整理以及為誰歸檔”等基本核心問題，對其中的預立卷以及歸檔工作進行體系化管控。

三、社會保險業務材料歸檔范圍以及保管期限

社會保險業務材料歸檔范圍寬泛，涉及社會保險管理類、保險費征繳類以及保險待遇類，其中又涉及醫療、失業和工傷等保險待遇，還包含生育保險、社會保險和業務統計表和社會保險稽核監察。信息業務科室必須參照以上的分類標準以及管控項目，合理設置、編制歸檔文件目錄，對其中的卷內目錄以及總卷目錄進行合理設定，以此為依據完成編號以及入庫保管。社會保險業務檔案定期保管也包含最低的管控期限，如自檔案形成之日到次年的1月1日開始重新計算、歸類和整理。在檔案管理過程中也涉及檔案移交，可通過年度、季度和月度移交的形式，及時向本單位檔案管理部門移交各年度的業務信息以及業務檔案資料，在移交時需做好對清單的核查，并簽訂各項手續。移交清單分為兩種，由業務部門以及檔案管理部門各自備份管理。此外，各級經辦機構聯同稅務機關，按照國家規定，對其中所包含的永久保存的社會保險業務檔案資料向國家級綜合檔案館移交，以此來進一步完善其中的數據資料儲存結構，并在移交檔案資料的過程中保證信息真實、準確與完整，參照檔案質量管控需求來開展分類、組合和管控。

四、社會保險業務電子檔案管理的策略

1.提高重視，加大資金投入力度

新時期，在社會保險業務電子檔案管理的過程中，相關單位應當提高重視力度，加大資金資源的投入整合使用，以此提高社會保險電子檔案管理水平。領導層和相關管理部門需要通過開展定期的會議活動，對其中的各項信息有效審視、分析、評估與評判，對其中的電子檔案信息資料進行收集、整理和歸檔，由檔案管理部門統籌管控，相關單位還需要投入充足的資金和資源，對基礎的電子檔案信息設備設施進行有效構建、引進、升級和換代。此外，也需要通過定期的會議總結明確當前電子檔案管理工作存在的各種疑難問題，分析產生問題的根本原因，提出有建設性的改進意見，及時處理其中所包含的各類疑難雜癥，從而提高社會保險業務電子檔案管理工作的綜合品質和效率。比如，在電子檔案室中需要配置常態化的傳感器監測設備，包含溫濕度監測設備，保證機房儲存設備能夠正常高效地運行，并對其中的空氣調節、開關、滅火、吸塵和消毒滅菌等設備設施進行合理采購和使用。而庫房的門窗和墻壁也需要堅固牢靠，防止相關機房設施遭受到外界不良因素的破壞和影響。

2.構建完善的電子檔案管理制度

構建科學和完善的電子檔案管理制度是當前實施社會保險業務檔案管理工作以及電子化管理、數據化控制過程中不可缺失的關鍵舉措。相關制度的修訂、制定需具備合理性及合法性，在此過程中相關單位應明確電子檔案收集與整理的程序和管理方法，有效確立其中的檔案利用、儲存、備份、移交和銷毀等各個工作管控環節的數字化和信息化開展方向，確保電子檔案管理過程具備規范性與標準性。在社會保險電子檔案收集以及整理制度構建打造的過程中，應確保能夠高效收集、控制文件以及各類數據單元，如設立完善的電子檔案歸檔制度。由于社會保險業務隨時會產生大量零散的數據資料，及時收集和整理相關零散數據資料是保障電子檔案信息真實與完整的關鍵舉措。在此期間，還涉及較為復雜的工作項目，應對文本類、照片類、錄音類、錄像類電子檔案資料的不同寫入程序以及歸檔管理程序進行合理管控，做到檔案管理的完整性。

另外，在制定社會保險業務電子檔案的利用制度過程中，需要合理設定其中的權限范圍，明確權限管理制度，以供相關人員對檔案資料檢索、下載和使用，通過設立各類服務管理權限來提高社會保險電子檔案資料的安全管理水平。此外，在檔案管理過程中也需要加強對電子元數據的監管和控制，對其中數據信息的備份、移交和銷毀的環節進行全時段和全方位的監管控制，對在線儲存設備以及元數據信息安全儲存進行分級、逐層監控，保障信息數據安全。因此，在電子檔案管理過程中，相關社會保險業務經辦機構應當制定科學及有效的管理制度和方案，嚴格執行檔案保密制度以及電子檔案的銷毀制度，保障檔案信息的安全。

3.提高檔案管理人員的綜合素養，引進先進的信息化安全管理技術

社會保險業務電子檔案資料安全管理水平的高低關乎廣大人民群眾的合法權益，對電子檔案資料科學和有效的管理能夠發揮較大的社會價值，為了保證社會保險業務電子檔案工作能夠順利進行，相關單位需要提高檔案管理人員的綜合素養，使其能夠自主、高效地學習保險的核心業務知識，能夠在工作中對檔案信息進行有效歸納、整理和控制。相關專業檔案管理人員應具備基礎的檔案管理理論知識，以及具備扎實的實踐能力，如相關檔案管理人員應當具備主動學習的基本能力，且具備持續學習與終身學習的意識，能夠學習日新月異的檔案技術，結合當前社會保險業務檔案管理的新形勢與新需求，提高自身的信息素養，對其中的安全技術、信息化防火墻技術和密匙技術合理使用，最終提高檔案信息資源的安全管理水平。另外，相關單位也應當進一步加快對電子檔案數據庫系統化構建，對其中的“智慧社保”檔案資料庫進行合理建設，從而進一步提高電子檔案管理工作的系統化、數據化開展水平，提高檔案管控效率。比如，相關管理人員需要合理利用條形碼技術，結合物聯網系統，在保險業務以及檔案管理過程中加強涉密安全控制，實施全領域和全域監管，在每一份社會保險業務資料上設置用于身份識別的條形碼，以此來做好批量化的信息控制，提高檔案管理水平。在此過程中，相關單位也應當對社會保險業務檔案管理人員進行嚴格和細致的考核，使相關管理人員能夠明確自身的工作崗位職責，在業務管理活動中具備明確的工作考核目標、考核指標，從而更加高效地投入電子檔案管理過程中。

4.增強服務意識

除此之外，相關檔案管理人員還需要具備基本的服務意識，能夠將社會保險業務檔案資料的實用價值有效發揮出來。對檔案資料的管理不僅需要做到常態化的收集整理、歸檔控制以及保密防控，還需要充分挖掘檔案資料中蘊含的實際價值和作用。因此，相關檔案管理人員應具備基本的服務理念和服務思想，能夠在檔案管理過程中將檔案資料向社會開放，在業務管理環節能夠采取有效的分級管理，以便于個人用戶以及各機構信息查詢，相關檔案管理部門可開放信息化管理窗口，對檔案資料以及電子化檔案文本的涉密等級合理設定，將其劃分為不涉密、一般涉密和機密文檔，對于其中不涉密的信息內容，可將其分享、傳遞，而對于涉密、一般涉密等相關內容，則需要分配特定的權限，在管理過程中嚴格參照安全防控程序來開展信息管理，為社會各層級提供專業化的信息服務。因此，在信息化管理過程中，相關檔案管理人員應當具備分級管理和分層控制的基本能力。同時，也需要具備較強的服務意識，提高檔案資料的管理水平。

五、實踐應用案例

在社會保險業務電子檔案管理過程中，相關單位以及工作人員需要參照實踐案例開展規范化、標準化的管理活動，通過上述分析可以看出，在社會保險業務電子檔案管理工作期間，相關單位需要利用各類信息化資源來開展業務管理，而為了提高電子檔案管理水平，本文提出以下實踐案例，旨在為相關單位開展檔案管理工作提供明確的指導。

例如，在某市的電子檔案管理活動中，結合線條碼和條碼技術作為信息身份認證的基礎單元，實現了對信息資料的批量化控制，在管理過程中結合相應的光電識別裝置，實現對其中關鍵字母和數字的有效提取，利用光學檢驗儀器及時將其中的字母、數字進行生成和錄入控制，對每一份資料進行物聯網管理，從而在后續檔案管理過程中做到精確、快速及高效的查詢，使得檔案資料的保存年限以及信息化服務管理水平能夠得到有效提升。

再如，在某市的社會保險活動中，結合計算機系統將保險業務進行了無紙化管理，在此基礎上，結合條形碼技術完成對信息資料的完全檢索，在此期間，包含條形碼生成、條形碼粘貼、條形碼讀取、轉換控制一系列工作程序，都是通過計算機系統完成批量化管控，在無須人工干預的情況下可做到提質增效，大幅度縮減人工管理時間。在計算機管理系統的加持下，社會保險業務檔案入庫只需要通過計算機進行單次查詢便可完成，再結合掃描槍，借助一次性掃描便可完成信息錄入。新時期條形碼技術的發展較為成熟且具備較高的使用安全性和運行可靠性，也具備較為低廉的使用成本，利用條形碼技術再配合光學掃描儀，使得社會保險業務檔案資料的管理成本大幅度降低。另外，在信息安全保管方面，結合條形碼技術也提高了某市檔案資料的信息安全管理水平。通過實踐調研，在引入條形碼技術之后，涉密信息泄露的風險降低了80%，使得電子檔案工作管理效率和品質以及社會保險業務經辦機構的服務開展水平也得到有效提升，從而有效扭轉了傳統檔案管理過程中無序、雜亂、混亂的管理局面，使得檔案管理水平、管控效率上升到一個全新的高度。另外，隨著數字化系統、大數據技術、物聯網以及網絡安全控制系統得到體系化構建和打造，在數字檔案管理、信息控制的過程中，結合先進的搜索引擎檢索文本以及多元化的對內對外審計窗口，使得社會保險業務檔案管理部門的工作開展更加具備全員參與性，可扭轉在社會保險業務檔案管理過程中單打獨斗的局面。

六、結束語

總體來說，開展社會保險業務電子檔案管理工作需相關部門提高重視度，加大對資金的投入力度。另外，在檔案管理過程中，相關部門也需要完善定向化的電子檔案管理制度，規范各項制度、管理體系和管理方法。在信息管理過程中也需要提高相關管理人員的綜合素養，引進先進的安全管理辦法和管理技術，如條形碼技術、防火墻技術以及大數據技術等，提高信息資料的安全管理水平。并且，相關的管理人員也需要具備較強的服務意識以及服務管理理念，能夠在檔案管理活動中強化實踐控制以及實踐服務引領，從而提高社會保險業務電子檔案管理水平和管控效率。

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（作者單位：四平市社會保險檔案管理中心 檔案科）