大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理

王永紅

大數據背景下，數據信息傳播及使用更為繁復和普遍。檔案管理的信息化建設已被各單位推上日程。新時期，行政事業單位應不斷創新紙質文件管理機制，積極推動文檔管理信息化過程，科學合理運用文檔管理技術發展信息化，進一步提升文檔流程管理、文檔管理能力和服務水平。本文基于行政事業單位檔案管理信息化水準，分析了行政事業單位互聯網信息化檔案管理存在的不足，并提出了實際改進措施。

一、引言

伴隨著信息技術的迅速發展和廣泛運用，傳統式的檔案管理方式早已無法滿足信息時代的發展要求，向信息化管理發展是必然趨勢。檔案資料的信息化管理對行政事業單位的運行有著時代化的推動作用。不但能夠進行書面形式信息的數據交換，緩解檔案資料工作人員的壓力，增加檔案資料信息的保存時間，并且有益于信息的集中化梳理、存檔和儲存，啟用便捷，工作效率高。可是，現階段行政事業單位檔案管理的信息化過程還存有許多難題，特別是信息技術的不科學運用造成檔案管理效率低下。在經濟發展的新形勢下，機關事業單位檔案管理單位應塑造檔案管理的新思想，有效應用當今互聯網技術方式，全方位提升檔案管理工作優化檔案管理質量。

二、行政事業單位檔案管理工作特征

1.機密性。行政事業單位在我國承擔著國家行政部門崗位職責，包含科學、文化教育、國防、公共衛生服務等各個領域，關系國計民生。行政部門事業單位是非營利性組織，涉及領域較多，檔案資料包括很多信息內容，具備一定的機密性。事業單位檔案管理一旦出現問題，文件內容便會泄露，給國家帶來嚴重威脅和不可挽回的損害。因而，行政部門事業單位的檔案管理是極度保密的，需要依照規范實施。

2.公共性。事業單位提供的是公共事業產品，這也是事業單位產生和存在的基本條件。檔案管理作為事業單位的職權之一，涉及我國的科學、文化教育、文化藝術、環境衛生等行業內容，歸屬于公共事業。因而，事業單位檔案管理具備極強的公共性。

3.服務性。事業單位檔案資料包括一系列國家醫療服務、文化教育、科學文化等相關文件，也是事業單位獨有特性。事業單位歸屬于政府部門下級單位，本質是服務于人民。檔案管理作為事業單位的基礎職責之一，也具備服務性特征。

三、行政事業單位信息化檔案管理的重要性

1.提高工作效率。如今，在計算機終端和互聯網的介入下，事業單位檔案管理實現了自動化，在很大程度上提升了檔案管理效率。事業單位傳統的檔案管理功能實施，主要通過人工手段對大量紙質文件信息加以管理。例如，在文件內容的采集、資料的收集以及資料的檢索上，就必須采用人工的方法。通過人力手段進行檔案管理，在企業單位傳統的工作開展過程中也發揮過積極作用。但在如今高度信息化的社會中，人力手段已跟不上時代發展潮流，不能滿足當下的工作需求，一定程度上制約著事業單位檔案管理工作的效率。這樣，采用信息化的科學管理方法，使人工工作產生的差錯和問題在很大程度上減少，進而提高管理效率。

2.保證檔案信息安全。在信息化管理開展過程中，不但能夠提高效率，同時使檔案安全得以保證。事業單位檔案中記載的許多內容都存在著一定安全問題和秘密信息。如果泄露，不但會為事業單位各項工作的正常開展埋下隱患，更嚴重的情況下還會危害社會的安定。因此，利用信息化管理技術，對單位檔案信息進行保密，保障檔案安全很有必要。

四、行政事業單位檔案管理的問題

1.檔案管理體系不完善。完整的檔案管理規章制度系統中，已經涵蓋了檔案的管理、使用、保密，工作人員的職責、鑒定、監察、消防、保安等諸多方面的規章制度內容。此外，在檔案管理的所有下屬制度當中，還需做出較為精細的規范，使工作人員在檔案管理工作中發揮自己的職責，順利開展工作。但在具體實踐過程中，由于我國事業單位檔案管理規范工作起步晚，都是邊摸索邊實踐，這就直接導致還沒有形成一套完全科學的事業單位內部檔案管理機制。

現階段，部分政府檔案管理并未與現代信息技術合理融合，未產生詳細健全的檔案管理管理體系。除此之外，政府或其他事業單位檔案管理工作中也較為繁雜。由于缺乏重視，檔案管理者難以專注于日常的檔案管理工作，不易于檔案管理的信息化規劃，進而造成總體信息化發展水準較低。盡管一些機關事業單位對于文件管理系統信息化的欠缺之處進行了改善，可是并未徹底聯系實際的文件管理狀況，許多管理制度并不實用。文件管理工作人員不能嚴格執行規范的規章制度開展日常的文件管理操作，嚴重牽制了檔案管理的信息化管理。

鑒于許多事業單位不僅缺乏對檔案工作人員當前面臨問題的認真分析，而且缺乏形成正確的管理工作方法和意識，許多單位未能準確掌握當前的發展現狀，導致檔案現代化發展的要求無法適應事業單位的發展要求，從而阻礙了檔案建設與管理工作的健康發展信息化。除此之外，雖然部分事業單位內控制度的檔案儲存數字化實施機構規定已比較完善，但是相關工作人員卻并未對這些規定進行合理落實，也就僅僅是空喊口號，在內部搞形式主義，缺乏執行力。而在具體實施的工作流程中，也并未明確相關工作人員的具體職責，有關工作人員在實際工作中往往抓不住要點，無的放矢，并沒有真正地詮釋好自身的職業意義，也就沒有真正推動好檔案管理的數字化實施工作。

2.事業單位檔案管理建設不足。伴隨著互聯網的迅速發展，信息技術早已引起了事業單位檔案管理人員的注意，但是信息技術在機關事業單位檔案管理中的運用都還未付諸實踐，并且信息化方式在檔案管理中也并未得到具體實踐?，F階段，機關事業單位檔案管理的信息化水平主要受兩大因素影響。其中一個因素是檔案管理的多元性，另一個因素是技術裝備的欠缺，進一步影響了檔案資料信息的共享和傳遞作用，進而在一定程度上阻礙了機關事業單位檔案管理的信息化過程。

3.檔案管理人員素質偏低。檔案管理人才的專業素質也將直接關系檔案管理的品質。因而，要推動檔案管理互聯網技術信息化管理的發展趨向，出色的檔案管理人才不可或缺。在數據分析的新時代背景下，行政事業單位內控體系的檔案管理人才必須逐漸獲得專業知識，掌握出色的計算機檔案管理技能。就行政事業單位的現狀來說，當代檔案管理服務項目的執行整體上較為欠缺，絕大多數檔案管理工作人員缺乏檔案管理相關的專業知識，一些檔案管理工作人員甚至覺得檔案管理在行政事業單位整體運作和發展中的作用微乎其微，欠缺相對應的責任感，無法推動檔案管理的信息化發展趨勢。

檔案管理在具體進行的過程中包含著較強的專業性和復雜性等，需要具有豐富知識的檔案管理工作人員，才能全面加以管理，很好地進行這個任務。就當前事業單位檔案管理人才情況而言，其所具有的檔案人才流動性超過了正常范疇內，這直接造成資料管理必須具備的專業性要求被忽視，大量缺乏豐富檔案管理經歷的人才來擔任該項任務，也就不能實現應有的目的，因此就直接造成檔案管理所要取得的目標不能實現。

4.檔案管理軟件的功能性以及安全性較為不足。行政事業單位檔案管理的現代化工作推進離不開計算機技術的支持，不可否認的是信息化的檔案管理能夠給工作人員帶來很大便利，但是必須注意的是可能出現一定的風險問題同時檔案管理程序的穩定性也不完善。一方面互聯網信息化的檔案管理存在著很多的安全隱患，容易遭到不法分子的入侵，可能會導致計算機硬盤自身發生故障而威脅文件的安全，使政府事業單位的文檔內容外泄甚至流失。另一方面文件保管部門實施企業信息化管理工作中通常是通過專業程序開展操作的，但從目前來看，檔案管理軟件存在很多不足，功能較少，用戶在進行檔案的查詢和使用時不夠便捷，降低了行政事業單位檔案開發利用效率。

五、行政事業單位檔案管理的措施

1.構建完整的信息化檔案管理體系。為合理推進行政事業單位檔案管理與網絡科技信息化的協同發展，檔案管理部門務必要不斷創新檔案管理意識，進一步提升檔案管理部門對檔案管理工作的重視程度，合理監管部門的日常檔案管理活動，并不斷加強檔案管理人員的工作積極性，讓他們更深切地了解到檔案管理工作對于促進行政事業單位檔案管理發展的巨大意義，從而形成良性的社會責任感。與此同時，我國各級政府事業單位也要根據企業檔案數字化管理發展和進步的要求，適時調整企業檔案管理方式，科學利用當代先進技術裝備，積極融入社會信息化發展的新時代要求，及時調整企業檔案管理方法，科學運用當代技術裝備，融入信息化發展的時代需求，逐步健全企業管理規范與檔案保管制度，合理控制專業檔案工作者的個人行為，實現企業檔案管理的規范發展。進一步完善檔案管理法規、進一步完善企業檔案保密審查制度、完善企業檔案使用制度、規范企業檔案工作者的個人責任范圍、完善檔案評定管理制度、健全檔案監督管理制度、健全安全管理制度和消防安全制度等相關規定。完整的檔案管理機制，要檔案信息真正齊全有效，對于需要更新的及時進行檢查自動更新，需要撤銷的依照法律規定程序進行核實后才能刪除或銷毀，重點進行內部安全設施建立，避免了文檔的丟失與被盜，重點進行內部監督控制制度的建立，使得檔案管理機制得以真正有效履行。

2.完善檔案管理建設。在現代大數據應用的時代背景下，事業單位內控體系檔案管理遭遇大量考驗。為了適應信息時代的發展考驗，政府部門和事業單位的管理信息系統務必進一步有效利用當代電子信息技術，全方位改善信息檔案管理的工作流程，推動檔案管理與當代信息管理技術的融合發展。與此同時，檔案管理的信息化發展務必有健全的硬件和軟件設備，因而事業單位的管理體系也需要健全檔案管理設備，檔案管理工作人員需要掌握對應的現代計算機電腦操作系統技能，熟練使用各類信息化發展檔案管理機器設備，進而合理推動事業單位檔案管理的信息化管理能力。除此之外，互聯網本身就是檔案管理信息化的主要內容。事業單位理應推動辦公管理系統和文件管理系統相融合，使全部檔案資料和個人信息可以迅速推廣和共享，完成其利用使用價值。

事業單位若要建設檔案信息管理網絡，首先，要選用具有自更新能力及再開發能力強的檔案管理操作系統，用來滿足檔案信息管理發展中的日益新的技術要求，突出了檔案信息網絡強大的檢索功能，并充分發揮了計算機對網絡管理重要的優越性。其次，在檔案信息網絡的建立中，要選用標準化的設備。設備的選型一般需要嚴格遵循國家相關規范，最好是目前市場上的主流產品，又或是和與國內技術實力比較強大的公司聯合，為事業單位量身定做檔案文件管理部門的設計檔案管理工具，以保證檔案信息化建設的良好發展，并提供一個確保文檔管理可以安全高效地更新升級，從而減少設備在未來的開發成本同時，在網絡中選型設備時應全面考慮實際的上網容量，響應時間以及傳輸速率。

3.提高檔案管理人員綜合素質。檔案管理工作人員的信息化素質將對國家檔案管理質量有直接的影響，所以事業單位都必須做好對檔案管理工作人員的信息化培養工作，以提升其專業素質。為指導企業檔案管理人才建立良好的自主學習意志和創新能力，事業單位的管理部門可制定鼓勵策略，利用獎勵激勵機制來帶動檔案管理人才積極投入到日常的信息化檔案管理人才培訓活動中，并對成績優異的檔案管理人才進行相應的待遇和獎金。除學術素質方面的培養之外，還應重視檔案管理人才的思想道德修養，并培養其社會責任心，要求其掌握先進的檔案管理理念，為建立更完善的檔案服務機制而奉獻自己的力量。首先，要做好檔案管理人才的培養，具體的培養主要分為檔案管理理論知識、檔案管理技能、檔案修復技能以及檔案管理制度的培養，使檔案管理人才能夠從理論知識到實際操作都可以有更深層次的提升。其次，要做好對檔案管理人員的管理工作，對檔案管理員工的職責做出明確專業的分配，使得檔案管理員工們可以健康有序地從事。與此同時，也有必要做好對檔案管理員工的薪酬待遇管理工作，盡可能地提升薪酬體系和福利待遇水準，給員工們創造良好的提升空間和發揮空間，以及做好對離退休人員的工作交接管理。

4.增強檔案的功能性及安全性。檔案管理軟件在信息化檔案管理工作中發揮著重要作用，所以，對于檔案管理軟件的安全性一定要高度重視，減少由于軟件存在漏洞造成不必要的損失從而阻礙管理檔案工作的順利進行。同時也要對軟件提出針對性意見，逐漸擴展軟件的功能減少因為軟件的功能性不足對工作造成影響，在保障安全性和功能性的基礎上，逐步完善行政事業單位檔案管理信息化工作。

在事業單位的發展中，檔案管理起著關鍵作用。它不但能夠為各類生產經營活動給予依據，并且能為領導班子提出管理決策提供主要依據。為了能合理利用檔案信息資源，行政事業管理部門應當合理研發一些對檔案信息資源的有效利用軟件，不斷更新系統功能，優化查閱和審核系統，發掘檔案信息系統的潛在價值，提高事業單位對檔案資料信息系統的有效使用程度。

六、結語

在信息化管理背景下，電子信息技術是促進文檔管理發展的合理技術手段，不但能夠提高文檔管理的嚴謹性和及時性，還有利于進一步更改文檔管理方式。因而，機關事業單位行政管理部門應意識到檔案管理信息化基本建設的必要性，積極選用當代檔案管理技術性手段，提升各類智能化信息設備的科學管理理論和應用，進一步提升檔案管理工作流程，創建更為完善的檔案管理激勵制度，提高檔案管理在機關事業單位內控體系內的技術實力。

（作者單位：甘肅省隴西縣殘疾人聯合會）