重特大事件和重大活動檔案管理工作的思考及創新

徐慧

一、重特大事件中檔案管理特點及意義

相較于普通意義上的檔案，重特大事件和重大活動檔案具備下列特點及意義：

（一）檔案價值上的特殊性

由于重特大事件和重大活動內容上體現的“特”和“重大”，他們自然具備特殊的歷史價值和參考。通常可以與歷史形成聯系，描述歷史，在開展重要活動和應對緊急情況方面積累并提供寶貴經驗。

（二）檔案來源上的廣泛性

參與重大活動的組成、處置，涉及許多部門和單位，例如，為了應對新冠病毒疫情，國家和所有地區都設立了防控總部，衛生、公安、應急、發展和改革、工業和信息技術、交通、貿易等多個部門和實體，以及城市、村莊、群體和道路社區，已成為防控的主力軍，特重大活動期間呈現出的檔案，來自經濟和社會生活等多個維度，來源非常廣泛和復雜。

（三）載體的多樣性

當代社會信息的多樣性，必然會引起檔案載體的多樣性。正因為如此，為全面準確系統地反映重特大事件和重大活動的全貌，我們必須將重特大事件和重大活動相關的文件、照片、音頻和視頻、實物、網頁和電子文件等所有載體都納入檔案管理領域。

（四）服務大局，發揮資政作用

在處理重特大事件和重大活動中，政府的決策作為一切行動的基礎，將發揮檔案存史資政的作用，分析重特大事件和重大活動的趨勢和發展，總結過去在醫療衛生、交通管制、社區管理和其他方面的緊急情況經驗，并在人員部署、物資供應、經濟管理、安全管理、環境保護等其他方面提供參考，幫助政府能夠在第一時間內發布通告，指導預防和控制，指導處置研究，在重特大事件和重大活動的控制中發揮重要作用。

（五）助力一線，發揮業務參考作用

作為人們攻堅克難的歷史記錄，重特大事件和重大活動檔案主要包括工程設計、醫學研究等方面的準確記錄，關鍵時刻充分利用歷史檔案的記錄，能夠助力解決當下困境，節約人力物力財力。以集中治療新冠病毒患者的武漢火神山醫院為例，在接到武漢政府部門的緊急求助后，中國中元國際工程有限公司僅僅花費78分鐘，便將北京小湯山醫院的修改設計發送給武漢政府部門，武漢政府部門在接收到的歷史檔案基礎上，僅花費10天就完成火神山醫院的建設，成為2020年度一個奇跡。2003年非典防控下的檔案，在封存了17年后，再一次發揮了重要的作用，第一時間為疫情防控提供切實有效的信息援助。

（六）引導輿論，發揮文化作用

重特大事件和重大活動發生后，一般會在社會層面引起一定的影響，比如社區封閉、交通管制、停工停學等，如果政府層面沒有正確的輿論導向，沒有傳播正能量，很容易引起民眾的恐慌。通過檔案，我們可以了解國內以往的許多特重大突發事件及其應對措施，從中提取成功的材料，為廣告宣傳傳遞故事，并賦予檔案充分的歷史和文化價值，這樣既可以溫暖人心，加強信任，澄清虛假謠言和不實信息，為傳遞正確公眾輿論提供積極的指導方針，也能鼓勵人們樹立信心，相信權威信息，支持國家決策，從而確保各項重特大事件和重大活動的處置措施能夠順利快速實施。

二、重大事件檔案管理工作流程

（一）檔案收集

根據地方政府的重特大事件和重大活動應對管理規則，檔案收集的范圍目前基本清晰。檔案管理部門需要與相關目標活動單位保持協作，在重特大事件和重大活動結束后三個月將檔案移交給檔案管理部門。目前，檔案收集主要有網絡收集和手工收集兩種。

（二）檔案整理

收集到檔案資料需要規范化的整理。為提升檔案整理的標準化和規范化，當前，對于重特大事件和重大活動的檔案整理主要采用傳統紙媒與電子數據雙重結合方式。

（三）檔案的保管

在形成重特大事件和重大活動的檔案后，他們通常存儲在許多地方。地方檔案管理部門通常會存儲已確認的數據和宏觀數據，電子數據通常由具體業務單位持有和存儲，超過10年后，這些數據就會被移交至當地檔案館。

（四）檔案的開發利用

目前，重特大事件和重大活動檔案的開發和使用主要是為未來的重大事件提供借鑒和經驗參考，實際的具體使用率不高。

三、重特大事件和重大活動檔案管理工作現狀

（一）事件突發性和瞬時性增加了收集難度

許多重特大事件和重大活動都是突發的，導致人們無法在事件發生期間及時且全面準確地收集重要數據，在重特大事件的管理過程中，沒有形成具體的管理要求和責任人，同時也缺少相應的應急補救措施，沒有形成閉環，也導致恢復后無法保障檔案材料收集的完整性和準確性。

（二）檔案歸檔規范化要求增加了整理難度

根據目前的調查結果，在重特大事件和重大活動結束后的三個月內，收集的大部分數據相對缺乏原始流程文件，同時，具體業務部門在整理檔案時，因無法得到檔案規范化管理要求，在及時完成檔案規范化整理上也存在一定的難度。

（三）檔案管理各部門協同效應較低

在管理同一重特大事件和重大活動資料的過程中，由于涉及的部門不同，檔案管理部門不統一，管理同一事件的不同檔案資料的職責不清晰，導致同一重大活動檔案管理分散。

（四）檔案管理部門與具體承管部門的管理要求不統一

理論上，在同一重特大事件和重大活動中形成的檔案必須形成一個統一的保管期限。然而，在實踐中，存儲在檔案館的檔案將被保存很長時間，而保管在具體承管部門的檔案則被保存很短時間，很少有數據被保存很長，這給重特大事件和重大活動檔案的保存帶來了一定的難度。

（五）重特大事件和重大活動檔案利用內容與方式單一

重大事件檔案的使用主要體現為對未來重大事件提供借鑒，檔案主要是原始的手工材料，這意味著重特大事件和重大活動檔案的內容和方法相對簡單。

四、提升重特大事件中檔案管理效率的措施

（一）統籌規劃，提升檔案治理效能

重特大事件和重大活動的發生是不可避免的，無法準確預測時間、地點和破壞程度，導致其檔案的區域分布、管理主體和管理機構也完全不一致。在一體化過程中，不同管理實體之間的權力和責任協調成為薄弱環節，要加強頂層設計，實行自上而下的統籌規劃，建立一體化、多層次的檔案資源協調機制，繼續深化檔案主管部門職責、局館既分工負責又協同配合的檔案工作體制機制。檔案主管部門要繼續提高檔案治理效能，完善《檔案法實施條例》等重要法規，積極推動檔案管理標準規范的建立，為重特大事件和重大活動的檔案管理提供更為扎實的制度支撐。

（二）強化檔案信息化和科技興檔，加快重特大事件和重大活動檔案數字化

目前，數字化轉型正處于加速推進過程中，數據作為一種新的生產要素，也逐步融入到社會經濟的方方面面，應結合建設數字強國的新時代發展要求，促進檔案的信息化、數字化發展。使用區塊鏈技術，從構建主題開始，收集檔案，使用三個層次進行開發，加強與社會的共享機制。一是切實抓好電子文件的歸檔工作。加快業務系統建設，推動電子文件收集、管理、歸檔試點工作。二是切實加快數字檔案館（室）建設，利用智能化設備，不斷創新檔案管理方式。三是切實優化查檔用檔服務，通過簡化手續、優化流程等方式建立應急響應機制，在重特大事件發生時，能夠精準、快速地查詢檔案資料。

（三）狠抓管理過程控制，優化重大事件檔案管理流程

首先，根據登記和提交工作要求對檔案收集實行前端控制，規范登記和備案流程，主動向職能檔案機構登記，并按照相應程序提交。其次，注意檔案收集工作的周期性，根據需要，分階段跟蹤和收集重特大事件和重大活動不同時期形成的檔案，創建高效的工作網絡，制定檔案管理職責，明確檔案收集的內容和領域。最后，在事件處理后，重特大檔案的內容必須根據相關法律法規公開披露，以便檔案充分融入社會發展和人民生活的記憶中，以傳遞其社會價值。

（四）強化宣傳培訓，提升開發利用空間

作為愛國主義教育基地之一，檔案管理部門承擔著改善人民群眾文化價值認同的責任。首先，檔案部門可舉辦專題展覽和專題課，或利用現有館藏檔案，來編制預防、應對科學普及手冊，以宣傳重特大事件和重大活動中的準確做法，提升人民群眾應對重特大事件和重大活動的能力。其次，利用數字檔案優勢，通過在線展示，向社會公眾充分展現應急預防、響應和清除的真實情況。再次，檔案管理部門要強化與新媒體的合作，加大對《重大活動和突發事件檔案管理辦法》的宣傳與培訓，著力建設高素質專業化干部隊伍，提高重特大事件和重大活動檔案管理水平。

參考文獻：

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作者單位：平潭綜合實驗區行政服務中心