淺議電力檔案安全保障管理體系構建研究

吳冬梅

摘 要：海量增長的電力檔案資源不僅要求管理服務精益求精，更對檔案信息化、網絡化、現代化建設提出更高訴求，其中，安全訴求是電力檔案迫切需要解決的現實問題。本文從電力檔案面臨的內外部新環境入手，指出建設電力檔案安全保障管理體系的必要性，并在安全保障體系構成框架的基礎上，提出6點建設步驟與5點注意事項，為電力檔案安全保障議題建言獻策。

關鍵詞：電力檔案；安全保障；管理體系；構建探究

電力檔案是電力工程設計、建設到電網運維全流程中產生的第一手資料，電力檔案專業性強、涉及面廣、資料分散、時間積累長、參考利用價值巨大。近年來，在信息技術加持下，電力檔案克服了分布散亂、規模龐大、規律價值隱蔽等難題，為電力企業制定發展規劃與決策提供了巨大知識價值。信息技術賦能的同時也對電力檔案的業務、管理、系統等各方面提出更高的訴求，把握時代機遇，識別并解決問題是電力檔案事業實現快速發展的必由之路。

一、電力檔案事業面臨的新環境

數字經濟的宏大背景下，電力檔案工作正面臨內外部環境的重大深刻變化，從外部環境來講主要有兩點顯著特征：

一是數字經濟與高質量發展成為社會經濟發展的新常態與主題，以檔案為代表的信息資源成為各行業發展的戰略要素，蓬勃發展的信息技術和用戶信息意識的不斷覺醒使得信息化和網絡化成為提升檔案信息服務效果、滿足用戶信息需求的高效工具，電力檔案事業正積極搭上數字經濟班車，如火如荼地開展信息化建設與檔案信息服務創新。

二是電力行業正經歷“碳中和、碳達峰”雙碳約束下的高質量發展和新型能源結構調整的大時代，這是國家級乃至全球的發展戰略，對我國經濟增長方式、生態環境、能源結構、人民生活帶來深遠影響。電力項目日益大型化、綜合化、復雜化，涉及行業更廣泛、人員更多、建設運營周期更長、技術門檻更高，其產生的工程建設、技術、運維、評估指標信息資料呈指數級增長，這對電力檔案的日常管理與信息系統提出了更高的要求。為應對電力檔案重要性與工作負荷的提升，檔案知識化、服務智能化、治理現代化等模式創新不斷涌現，從內部實現組織機制到業務流程的改造升級，在提升效率的同時也加深了電力檔案部門對信息化工具的依賴。

從內部環境來講，信息技術與檔案需求快速變化與保守傳統的電力檔案管理間的沖突日益頻繁，具體表現在以下幾點：

一是制度建設松弛、滯后，從檔案收集、歸檔到安全保管全流程的標準、組織的制度建設分散、滯后、適用條件苛刻、操作性不足，導致這些來源分散、類型多樣、數量巨大、標準格式不統一的電力檔案在數字化、網絡化的進程中，其時效性、完整性、真實性存在漏洞風險，出現制度漏洞套利或鉆空子行為，危及檔案的權威性和安全性。

二是不少單位認為電力檔案從紙質到電子檔再到信息系統就是實現了信息化，但這只是對載體、業務流程的簡單替代，起到效率提升的效果，但信息技術本身仍是工具屬性，并不能完全替代人的主體性地位與管理工作的重要性，對新技術工具的崇拜反而會使檔案人員疏于對檔案綜合技能的學習。此外，互不兼容的技術路徑的共存，滋生了信息孤島和信息霸權，危及檔案的安全，對新技術、新工具的崇拜與依賴，導致制度、組織、管理、人員素質上存在的不足被掩蓋和忽視。

三是內部人員道德風險。信息時代，信息價值可以在一定范圍內與經濟社會效益畫等號，做交換，在巨大利益誘惑面前，各項內控制度與管理松散的單位極易出現內部人員盜取、外泄、篡改檔案等事件，這是檔案安全風險的代表性體現。

二、電力檔案安全保障體系建設的必要性

面對紛繁復雜的內外部市場競爭環境和快速迭代的信息技術革命，電力檔案部門正積極應對，主動變革以求趕上數字經濟的快車，但無論是僵化保守的管理體制，還是自上而下檔案意識與業務能力的不足，都在掣肘電力檔案管理利用水平的提高，要么過度追求新技術和工具業務化，要么“談虎色變”式固守舊制。這種新舊矛盾沖突一方面使得電力檔案在信息技術、應用和業態模式方向上更新狂奔，另一方面，制度、組織、人才、保障各方面進步遲緩滯后，這種一快一慢的節奏差異滋生了許多制度套利、漏洞和鉆空子等安全保障問題，同時，帶來經濟、社會聲譽乃至人民、國家財產安全的損失，關注、重視、解決與保障電力檔案安全是擺在電力檔案部門面前的迫切難題。

自新《檔案法》《數據安全法》等法律頒布以來，社會各界對檔案事業有了新的認識，對檔案安全問題有了更高的重視。檔案信息安全與保障工作不僅是檔案信息化建設和運維中的必備流程之一，也是貫徹落實檔案“十四五”規劃、國家“總體安全觀”的具體實踐，健全的檔案安全體系是電力檔案工作正常開展的基礎與客觀需要，也是電力檔案知識價值、決策支持價值發揮的有力保障。因此，在電力檔案信息化建設取得階段性成果的背景下，建設面向電力檔案的安全保障體系是基于現實的必要考量。

三、電力檔案安全保障體系的構成

建設電力檔案安全保障體系的根本目的是保證電力檔案系統、網絡、檔案數據資源具備抵御干擾、破壞、泄露、篡改等風險的安全防護能力，確保電力檔案的“存管用”職能正常發揮，檔案的真實性、權威性得到保障，知識價值得到挖掘與利用，作為電力單位的內部職能部門，開展電力檔案安全保障體系的建設，需要關注以下幾點：

第一，是電力檔案基礎設施。包括但不限于庫房、辦公區域、技術區域、“8防”設施（防火、防盜、防水、防潮、防塵、防曬、防高溫、防生物）等，這是保障電力檔案業務正常運行的實物保障。

第二，是檔案制度體系。包括《檔案法》《數據安全法》等各級法律法規和政策；電力行業性業務規范、發展規劃；電力檔案部門內控制度建設等，這些自上而下、由外到內的制度體系是電力檔案發展進程的軟實力保障。

第三，是檔案組織體系。既包括檔案主管單位等行政部門，也包括電力企業內部設置的檔案處（室），通過明確權責、崗位分工來開展具體工作，通過考核與獎懲機制來定人定崗，動員與激勵。

第四，是檔案技術體系。在數字經濟時代，除了檔案實物外，電力檔案信息化相關技術也日益得到重視，包括硬件設備，如辦公計算機、云服務器、存儲設備；軟件設備，如檔案管理系統、容災備份系統、辦公OA系統，以及兼容于互聯網、移動互聯網平臺下的各類應用工具等，特別是數據存儲設備與共享網絡的建設。

四、電力檔案安全保障體系建設步驟

開展電力檔案安全保障體系建設的目標就是通過安全保障體系的建設來維護其在檔案全生命周期內的安全與利用，從被動防御轉向主動防御，從原則上堅持貫徹預防為主、綜合防范的總體方針，覆蓋從檔案收集到保管利用的全生命周期，以構建安全保障體系。

第一，明確保障范圍。首先，信息化與網絡化使檔案載體、業務流發生復雜變化，切實做好電力檔案安全保障，需要明確檔案保障對象，要囊括所有范圍，才能從根本上確保檔案安全保障體系的效用。納入保障體系的除了不同介質的檔案信息、檔案信息系統、通信網絡軟硬件設備和涉及檔案業務或實體的辦公信息系統。對于檔案部門內采取整體法納入安全保障范疇，而對于跨部門或業務流、功能性的電力檔案資源采用對象法單獨納入體系中。其次，確定安全保障體系范圍不僅要可行、可復制，還要能動態調整，以符合電力企業工作實際。

第二，做好安全分級。針對電力檔案的業務、崗位、系統乃至具體檔案，按照業務重要性或時序緊迫性設置安全等級分類，針對不同安全級別的人、事、物來制定安全保障方案和層級，安全分級是合理調配有限資源，開展安全保障體系建設的有力對策。

第三，完備基礎設施保障。電力檔案實物和軟硬件基礎設施并非越先進越好，完備性才是必要考慮的建設目標。一是實物庫房建設，以智慧檔案館為范本建設企業內的智慧檔案部室，實現人、環境、檔案實物的互聯互動；二是防務設施建設，除了基本的防水、防火、防潮、防盜設備的更新維護外，重點加強網絡基礎設施和系統門禁、監控、訪問設備的管理與維護，設置安全報警器，實現實時監控。

第四，完善的技術保障體系。從檔案實物安全保障的層面來講，檔案保管空間的環境控制系統不僅要敏感有效，還要持續不間斷運營，減少非必要的停止。一方面，要提高檔案修復和搶救技術，針對檔案在長期保存中因物理或化學反應而導致的損壞情況，加強技術攻關，引入搶救性數字保護技術，確保檔案實物的安全；另一方面，軟硬件技術的安全保障，主要采用分級、分區和分域開展安全保障建設。針對軟硬件的漏洞、缺陷、壽命或技術隱患要分區域管理和維護，并通過定期巡查將安全風險遏制在萌芽中，針對最容易發生的網絡泄露問題，要明確區分內網與外部互聯網，兩網之間互相隔絕，采用日志功能記錄來訪人員的活動軌跡，確保風險觸發后，責任能夠落實到具體個人或崗位上。在電力檔案本身進行安全分級的基礎上，根據電力企業人員的職級體系賦予對應的訪問權限，通過收緊和監控權限來防范內部人員的道德風險，避免發生內外勾連等惡性事件。

第五，加強隊伍建設。一方面，提升檔案部門在企業中的地位，另一方面，通過引進領導型專家，加強基層技能，培養專業、高效的電力檔案業務隊伍。考慮到大批量引入人才的困難度，也可以考慮專兼職檔案員并存的制度，以新入職的員工為兼職檔案員培養對象，充分發揮年輕人精力足、技能勤、知識結構新、學習吸收快的優勢，快速充實檔案業務隊伍。同時，在電力企業內部，更需要化繁為簡，開展定期的檔案信息安全教育全系統培訓，以培訓、宣教等形式將檔案意識、安全意識深深扎根于員工觀念與日常工作中。

第六，制定安全應急預案體系。在全方位完善電力檔案安全保障體系之外，必須認識到，安全風險事件往往發生于不起眼的角落，或是積少成多的疏忽中，在發現安全風險苗頭的情況下，是否擁有應對各類突發情況的安全應急預案，決定著能否把安全風險降至最低，其重要性絲毫不亞于基礎設施的保障建設。安全應急預案的建設至少包括以下幾點：一是風險事件的事先分類、信號識別與評估判定是否啟動；二是一旦確認后能夠快速響應的安全領導小組機制，并迅速對安全風險事件進行分類定級；三是根據確認的安全定級標準，檔案安全處置小組快速行動，按照事先制定的預案手冊對任何檔案安全風險予以阻斷。

應急預案體系相當于安全保障體系的備用策略，平時處于靜默狀態，人員分布在不同崗位，一旦觸發響應，應快速集結、快速定性、快速處置，能夠最大化減少各類損失，要想應急預案體系發揮出實效，需要在平時加強教育培訓和演練，將預防意識、安全和應急技能形成工作習慣。

五、電力檔案安全保障體系建設的注意事項

在建設電力檔案安全保障體系的同時，結合工作經驗，從實際出發還有諸多細節問題需要強調。

第一，從電力單位實際出發。電力系統中各單位因為檔案意識的強弱、檔案管理重視程度高低，以及館藏規模、人力投入、資金預算的差異等因素，其檔案信息化建設水平和進度各有不同，相應的檔案安全保障體系也應該從實際情況出發因地制宜進行設置。首先，要立足單位檔案實際條件，科學規劃、合理投入，不搞形象工程；其次，要解決現實需求，針對單位檔案服務訴求的優先順序做好安全保障體系的建設，從保障實際業務出發，以點帶面、循序漸進推動全單位、全系統的檔案安全保障體系建設。

第二，強化檔案意識。無論是創收效益還是工作量，檔案部門在電力單位中的比重和重要性都不高，想要高效推進安全保障體系的建設離不開領導的大力支持與重視，自上而下看到電子檔案的戰略價值，能清醒認識到安全威脅的重大風險，從而采取積極對策推進和保持電力檔案安全保障體系的建設。強化檔案意識本質上就是加強領導崗位的檔案安全認知，一方面，以身作則，給全體員工做好表率；另一方面，自上而下地推動安全保障體系建設，能在跨部門、跨單位間的溝通協作中起到穿針引線和宏觀協調的作用。

第三，建立量化評估與監控體系。現有的定性評估框架或質性指標體系從理論上構建了一套檔案安全保障體系的研究框架，但通用性的安全評估框架無法充分反映電力行業自身的特殊性，必須設置具體可用數據量化的監控和評估體系，通過定期打分核查來評估安全保障與風險層級，并根據問題快速形成行之有效的解決方案。

第四，保持安全強度的一致性。電力行業是經濟社會中的實務性的要害部門，不同于公共服務部門的公益屬性，電力檔案工作是有極強的目的性、結果性和具體訴求，同一單位不同部門或者不同單位相同部門，對某個具體的電力檔案的重要性訴求是在時刻變化的，這就導致對具體檔案的安全定級與權限管理十分困難，不同部門和不同節點上的安全定級和保障維護必須保持一致性，這是保障安全體系發揮實效的重要依靠之一。

第五，正確處理檔案安全與利用的關系。為了檔案安全而采取保守的檔案保存策略是不恰當的，多年來關于檔案存和用之間的矛盾越辯越明朗，檔案保存是基礎，而檔案的最終目的是通過利用而產生社會經濟效益。因此，在電力檔案安全保障體系的建設中，必須平衡好安全與利用的關系，要在保障安全的前提下開展檔案工作，而安全保障的級別與程度也不能妨礙電力檔案工作的開展。

六、結語

電力檔案安全體系建設是長期、動態的，不僅信息與網絡技術在迭代升級，電力行業也在不斷闊步發展，面對時刻變化的內外部環境，電力檔案安全保障體系既要牢固可靠，守好安全保障底線，也要動態調整，不斷更新安全技術方案，只有守好檔案安全底線才能保障電力檔案數字化發展進程與檔案服務的推進。

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（作者單位：云南電網有限責任公司）