新媒體環境對基層檔案管理工作的影響及對策探討

檀瑩瑩

摘 要：新媒體時代的到來給檔案管理帶來了許多新技術、新理念，對于傳統的管理方式也有很大的沖擊。為了更好地適應新媒體時代的發展潮流，需要不斷優化改進檔案管理工作的方式方法，本文基于新媒體時代檔案管理工作的變化進行分析，探析現今檔案管理存在的問題，并提出在新媒體環境下進行檔案管理優化創新的對策，以供探討。

關鍵詞：新媒體；基層檔案管理；影響

隨著互聯網信息技術的進一步發展，傳播媒介已經完成了重大技術革新，并步入新媒體的發展時期，作為與新媒體發展息息相關的檔案管理工作也隨之產生了變革。信息技術的進一步發展與運用，將豐富檔案管理工作的形式，創新檔案載體、提升檔案工作者的綜合素養以及健全檔案管理工作的機制等，但同時，人們也應意識到全媒體下的檔案工作在管理觀念、模式、人員結構和管理手段等方面仍面臨較多的問題。在信息化技術飛躍發展的新時期，檔案管理工作雖然格外引起人們的關注，但對于提高檔案信息化工作水平來說，還必須反思在新媒體時期需要充分利用檔案數字化技術，進一步完善檔案管理數字化體系，為檔案信息服務系統構建創造更多的有效依據。

一、新媒體的概念及特點

1.新媒體的概念

由于網絡信息技術發展成熟并被廣泛運用，給現代世界傳播發展帶來新的改變，同時，也給原有的傳統媒體形成巨大沖擊，傳播方式上也發生著新的變化，新媒體逐漸進入人們視野。每個時代對新介質都有不同的界定，它們既有動態性又有相應性，因此，對新介質通常不能界定。總之，新媒體對于傳統媒體而言具有相對性，其將隨著新傳媒技術的發展而不斷變化，強調利用數字化科技工具來實現信息在人們之間的有效傳播和溝通。“信息化”“數字化”“交互性”等等這些都是新媒體最重要的特征。

2.新媒體的特點

（1）互動性

新的媒介技術完全改變了傳統媒體的單項傳遞方式，在消息傳播者和消息接受方之間完成多項溝通，消息傳播者能夠借助互聯網手段從消息接受方直接接收消息反饋，這種消息傳播者也是消息接受者。從而在新媒體環境下，新聞的傳播者和接受者都不復存在，雙方溝通增多，有利于新聞傳遞效果的提高。

（2）共享性

多媒介信息技術的運用，將打破傳統傳播媒體在信息內容共享中所面臨的時間和區域限制，在某一信息發生的地方，人們將能夠利用互聯網信息技術和多種多樣的設備進行隨時隨地共享信息，信息資源的共享范圍將獲得大幅增加，同時信息資源的利用效果也將大大提高。

（3）即時性和便捷性

新媒體的發展與廣泛應用讓信息的傳遞打破了時間與距離的局限，人們利用互聯網技術與移動終端進行實時傳遞與收集，極大提高了信息的傳遞質量，獲取信息的效率也得到大幅提高，獲取信息的方式與渠道也更為便利。

（4）信息的海量化

傳統媒體由于受距離和版面大小的限制，所傳遞的信息量也具有較大局限性。新媒體沒有這些局限性，其能夠利用互聯網信息技術實現大量信息的傳遞，同時可以改變傳統媒體單純的文本、圖片傳播方式，使得信息傳遞的方式更為多樣。

二、新媒體環境對基層檔案管理工作的影響

1.有利于豐富基層檔案管理工作模式

長期以來，基層檔案管理人員多數是靠人工將大量紙質檔案資料整理歸檔，因為這種管理方法比較簡單，所以，存檔資料在形式方面較為有限，又因存檔信息傳遞手段局限于文本與圖像之間，導致歸檔的信息傳遞效率十分有限，在很大程度上影響了基層檔案管理工作效率的整體提高，還會影響信息收集者對信息的需求以及收集結果。新媒體環境之下，我國基層檔案管理方式也發生了較大的變化，各單位均可以借助新媒體中的多種信息傳遞方式，將海量信息資料通過更直觀的形式傳遞到廣大觀眾面前，檔案信息化程度以及數字化建設水平都有較大提升，更加符合現代人們對于信息資料較為多樣化的要求。快節奏信息時代推動著信息的傳播，提高著信息傳遞的質量和效率，加之新型媒介的快速發展所帶來大量信息資料的出現，使得基層檔案的管理方式得以不斷豐富。

2.有利于轉變基層檔案管理工作的載體

傳統基層檔案載體大多為各種實體性的文字資料，主要以文本或者圖像的形態來記錄信息，受技術因素的影響，盡管保留下來大量信息資源，可是造成許多信息的丟失，并且，利用起來也不方便，工作效率也較為低下。隨著新媒體信息技術的出現和應用，人們能夠借助數字化的技術手段對一切基礎檔案資源進行數字化管理，保存到計算機系統或實現云端備份功能，不僅使基礎檔案保管載體形式發生改變，還使得基礎檔案的利用效能得到提高，更方便人們檢索和使用需要的檔案資源。此外，還可以運用新興傳媒多種宣傳手法對檔案信息開展整理工作，不僅節省費用，還能顯著提高工作效率。

3.有利于提高基層檔案管理人員的素質

基層檔案管理工作的質量高低，在很大程度上是由從業人員綜合能力的高低所確定的。在以往的基本檔案管理工作中，因為操作方法較簡單，從業人員大多通過人工操作方式來完成檔案存檔，相對來說工作困難度不大，對從業人員的綜合能力要求不高。但是，在新媒體環境下，隨著檔案管理操作的復雜性逐漸加大，操作方式與工具也越來越科學先進，原有的管理模式難以適應新的要求。因此，在新媒體環境下，基層檔案工作人員應不斷加強應用信息技術的能力，轉變服務觀念，通過積極提升新媒體的應用水平，對較為繁雜的檔案資料實現電子化查閱、檢索、處理和存檔，極大提高了基本資料保管服務的質量，檔案管理工作人員的現代化水平也獲得了飛速提升，給客戶帶來更加快速、方便的資訊服務，從而滿足個性化的資訊需要。

4.有利于完善基層檔案管理工作制度

基礎檔案管理不僅包括資料的整理、歸檔、保管等環節，還包括檔案的查閱、借閱、利用以及歸還等環節。長期以來，由于部分單位基礎檔案管理機制不健全，加之人員業務素質較低，基礎檔案的保管也比較凌亂，其整理和利用存在很大問題。新媒體環境中，可以利用數字化手段對基礎檔案信息開展大數據分析和梳理工作，以此為基礎進一步優化傳統檔案管理機制，完善基礎檔案整理、歸檔和借閱、利用機制，使基層檔案管理工作煥發出新的活力，能夠為更多檔案使用者服務，增強其對基層檔案管理工作的滿意度。

三、新媒體視域下基層檔案管理工作面臨的挑戰

1.基層檔案管理工作理念較為傳統

檔案管理工作事關單位檔案的管理與利用，其重要性不言而喻。但長期以來，基層單位檔案管理工作并未受到相應的重視，許多基層單位領導對檔案管理工作的重要意義不夠了解，對其管理思想也較為單一，自以為基層單位檔案管理工作只是單純對檔案資料加以收集、歸檔、借閱管理而已。在新媒體環境下，仍然有很多單位的檔案管理工作改觀不大，傳統的工作思想并未進行有效改革，不能把新媒體的優勢實際應用到基礎檔案管理工作上去，導致工作停滯不前，基礎檔案管理工作質量沒有明顯改進與提升，不符合現代經濟社會的發展。

2.基層檔案管理工作缺乏信息化管理模式

由于受到傳統思維和觀念的影響，新媒體時代到來后，許多單位因為對于基層檔案管理工作不夠重視，新媒體技術應用不足，很大程度上仍依賴于傳統人工管理模式，并且，檔案形式仍以實物為主，未實現檔案管理數字化，歸檔數據使用程度有限，基本處于空閑狀態，所以，歸檔數據傳遞范圍比較狹小，導致檔案管理工作質量無法得到相應提高。基礎檔案信息化管理模式已在某地區得到運用，也得到認可，但很多單位還未開展檔案信息化管理，需要加大投入，加快建設腳步。

3.基層檔案管理工作人員的素質有待提高

基層檔案工作人員的素養和操作水平直接關系到檔案管理工作的質量，提高工作人員檔案信息化操作能力具有關鍵的作用和意義。傳統檔案管理方法和工作方式比較單一，工作人員的整體素養尚有待提高。在新媒體條件下，基礎檔案工作要求人員具備較高的信息媒介能力和業務創新能力，具有一定的先進信息技術應用水平。從現實上考慮，由于部分基層檔案管理人員的素養不高，對信息技術運用意識比較欠缺，很難對檔案資料進行精簡化處理，從而占用了檔案室的大量存儲空間，資料利用效果也受到很大影響。另外，由于基層檔案管理人員素質不高，并不能完全做到數據共享，因此，檔案信息的拓展功能也受到了影響。

4.基層檔案管理工作制度建設不完善

隨著全媒體時代的來臨，建立健全基層檔案管理機制尤為重要。不過就目前的實踐狀況看來，很多部門在基礎檔案管理工作制度建立方面相對滯后。由于部分機構的管理體系還不夠完善，對檔案的管理工作相對疏忽，再加上沒有統一的規范標準，對檔案管理的科學性、規范化、系統化以及信息安全都沒有保證，直接制約著基層單位檔案管理工作的質量。盡管目前許多部門已經進行檔案信息化管理，但因為沒有規范的管理體系，使得電子化檔案的安全性和真實性都遭到懷疑，因此，建立健全檔案管理制度體系成為當前檔案管理工作中亟待解決的問題和難點。

四、新媒體視域下基層檔案管理工作的應對策略

1.創新管理理念

管理理念的革新是基層檔案人員應對新媒體環境的重要基礎，只有改變基層檔案工作人員的傳統管理理念，才能進一步提升其工作質量。首先，政府各部門負責人要提高對基層檔案管理工作的重視，要主動認識形勢，改變傳統觀念，意識到新媒體技術對基層檔案管理工作開展的重要性，轉變工作方法，主動運用新傳媒技術。其次，基層檔案工作者也要轉變工作思路，在實際工作中積極運用新傳媒思想，進一步創新檔案管理工作方式，加快基層檔案管理工作的開展。

2.加大投入力度，落實檔案信息化管理

在網絡條件下，檔案信息化管理的基礎必然是網絡化，各單位需要在“人財物”多方面投入，加大支持力度。第一，在檔案管理工作中加大經費的支持力度，引入完善的數字化設施，推進紙質資料的數據轉換功能，形成更加完備的數字化基礎檔案資源庫。第二，增加基層檔案管理工作人員現代化教育技能培訓的資金投入，完善檔案管理專業隊伍建設，提升工作效率。第三，各部門間應加強信息資源共享的支持工作，做到資源共享，調動工作人員的積極性。

3.加強隊伍建設，提高基層檔案管理人員的素質

檔案工作人員整體素質的高低直接影響著工作質量和效率，應加大對基礎檔案管理專業隊伍的建設，使檔案管理人員適應新媒體引起的各種變化。第一，單位應采用多種渠道和方式對檔案工作人員進行相關業務培訓，尤其應做好數字化信息技術運用能力的培訓，進一步提高檔案管理人員新媒體的應用能力，逐步建立起一支具有較高素質和較強新媒介使用能力的檔案管理隊伍。第二，基層檔案工作人員應隨時關注時代變化，及時轉變工作觀念，除了積極參與本單位組織的培訓活動，還應加強自身學習，不斷加強自己對新媒體的具體應用能力。第三，單位應根據基礎檔案工作人員的素質與能力做好管理職責分配工作，確保工作人員在合理的工作崗位發揮其管理才能。第四，高校應做好相關學科建設工作，培養復合型檔案管理人才。各用人單位還應和院校搞好合作，主動吸收優秀的檔案管理人才加入檔案管理隊伍。

4.優化管理制度，完善基層檔案管理制度建設

管理制度是基層檔案管理工作能夠順利進行的基礎，為了與新媒體環境相適應，必須對基層檔案管理制度建設進行不斷優化和完善。一是按照有關法律規定建立高標準管理制度，保障基層檔案管理規范化；二是制定基層檔案管理規范化流程，運用新媒體技術進行嚴格實施；三是建立嚴格監督管理制度，強化對基層檔案管理的督促與引導，確保工作人員嚴格按照規章制度辦事，保證檔案信息安全。

五、結語

新媒體背景下，人們對于檔案資料的要求日益多樣化與豐富化，檔案這一重要信息資源受到了公眾的廣泛關注，檔案部門及檔案工作者要充分認識新媒體時代所面臨的機遇與挑戰，確立與時代同步的基層檔案管理觀念，轉換工作思維與服務方式，充分利用新媒體技術創新工作模式，對檔案業務各環節進行深入調研，拓寬用戶檔案信息獲取途徑，加大檔案資源開發力度，加強檔案宣傳，實現檔案價值最大化，滿足社會民眾對檔案利用的需求，增強檔案工作社會影響力。

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（作者單位：濟寧市廣播電視傳輸保障中心）