信息共享背景下醫院科研檔案管理方法探討

商棗河

摘 要：醫院檔案中科研檔案是十分重要的內容，科研檔案的管理也成為醫院檔案管理工作中的重點內容。隨著網絡信息技術快速發展，大數據技術廣泛應用，信息的共享程度也得到強化，對于醫院科研檔案而言，其共享水平也明顯提高。科研檔案是極為專業的，其在醫療教學、醫療技術創新研究中有著不可忽視的作用，為此，應提高科研檔案管理的重視程度，科研人員應積極與檔案管理者合作，提高科研檔案信息的共享效果。文章基于信息共享背景，對醫院科研檔案管理方法進行分析研究，以供參考。

關鍵詞：信息共享；醫院；科研檔案；管理方法

檔案是記錄歷史信息的重要資源，醫院檔案中科研檔案是重要的內容，能夠將醫院科研工作的情況直接反映出來，也有助于醫院科研管理工作有序開展，提高檔案服務質量。在信息共享背景下，醫院應對科研檔案管理工作的重要性進行重新審視分析，通過科學化的管理理念、經驗以及模式對科研檔案管理方法進行確定，使醫院科研檔案資源得到高效利用，讓信息共享背景下醫院科研事業獲得良好的發展。

一、醫院科研檔案的特征

相比于其他類型的檔案，醫院科研檔案的特點是比較明顯的。首先，科研檔案的形成周期比較長，專業性較強。對于醫院而言，其醫學科研工作是需要很長周期的，所以，醫院科研檔案資料的搜集時間也比較長，涉及很多內容，范圍較廣。同時，醫院科研檔案的專業水平強，對于不同課題項目的檔案，應分開進行管理，不同類型的檔案要進行科學編碼。醫學檔案也分為大方向、小方向兩類。大方向指的是一類學科，小方向指的是三級學科。在對檔案類型進行劃分時，要保證專題是完整的，同時各學科是獨立的。其次，有很強的學科綜合性，項目內容多。對于醫學科研項目而言，其合作類型多元化，有很強的學科綜合性，醫學研究其實就是對多學科知識的研究。當前，醫院研究中出現很多創新科技，隨著交叉學科、邊緣科學的發展，對于很多重大課題而言，其不再是專業科室、單一學科完成的，而需要多個學科聯合行動進行攻克。因此，在醫學科研課題研究時，其載體也有數量大、綜合性強的特點。

二、信息共享背景下醫院醫療檔案信息共享的重要性

第一，有助于醫院科研成本、醫療成本的管理控制。凸顯醫院科研工作穩定性，使醫院科研檔案共享水平得到提升，保證科研人員能夠及時、高效、便捷地獲取文獻資源、檔案信息資源，并將其用于科研工作，減少科研成本的支出，讓檔案資源得到高效利用，使醫院科研工作的開展效果得到優化和提升。同時，隨著網絡信息技術的廣泛應用，醫療檔案信息共享平臺順利建設，區域內醫療資源分配更加均衡、高效，能夠使醫療人員、技術、設備等得到高效利用。基于此，醫院的運營成本會明顯降低，患者的就醫壓力、負擔相應減小，能夠使醫療服務更加人性化。

第二，能夠進一步提高管理工作規范性，加強部門間合作。基于信息共享，醫院各部門有了更多的責任，通過監督與被監督，實現各部門的自我管理和約束，在相互監督中實現共同進步，強化自身的服務能力，高效辦事，對于科研檔案的規范化管理有著重要的意義。此外，信息共享背景下產生的數據信息資源能夠使各部門間的交流合作作為全面、準確的信息。隨著信息的公開、透明化管理，患者能夠更加客觀地對醫院、醫務人員進行監督、評價，及時反饋醫療信息，能夠在很大程度上強化醫務人員的業務知識以及技術能力。

第三，有助于形成和諧的醫患關系。高效共享醫療檔案信息，患者可了解醫務人員的能力水平，同時，對醫院的醫療技術、過程等全面把握，防止患者對醫療機構產生誤解。此外，公開、透明的醫療檔案信息，便于公眾監督醫院、醫務人員，能夠避免發生就醫潛規則等情況。

第四，使管理更加現代化，為臨床科研工作的開展提供保障。醫院的科研工作開展能夠為醫務人員的臨床研究獲得保障。在當前信息化發展的大趨勢下，通過探索科研檔案信息化建設與共享策略，使醫療人員獲得更高質量的信息用于臨床科研，讓檔案資源的服務效能得到強化，推動臨床科研工作順利、高質量開展，讓醫院服務水平得到提升。

第五，隨著網絡信息技術的發展與廣泛應用，其在社會各領域都有極大的影響。依據國家檔案局的相關要求，信息化建設成為各行業、各領域的重要工作內容，必然也將成為醫院科研檔案管理的發展趨勢。因此，信息共享背景下醫院科研領域中應加強信息管理，這是滿足時代發展需要的。為此，應積極轉變工作理念，積極改革創新，運用網絡化、數字化手段，逐步實現規范化的科研檔案管理，使其在醫療科研領域中發揮出自身的重要價值。

三、醫院科研檔案管理現狀

第一，管理滯后。對于科研檔案的信息化發展，醫院要以先進技術為依托，確保信息達到良好的共享。但當前一些醫院在檔案管理的過程中難以實現資源共享，對于先進信息技術應用較少，導致檔案管理難以與實際工作接軌，無法發揮其價值。此外，在歸檔、存儲及管理方面也都有不足，如信息收集不到位，互聯網+、大數據等信息技術應用效果差，無法滿足當前開展科研工作的需求。

第二，檔案借閱問題。醫院科研檔案信息共享主要是通過檔案借閱、信息傳輸進行實現的，但在實踐中，一些醫院的科研檔案信息借閱、信息傳輸缺少科學的管理方案，知識產權保護重視不足，導致檔案信息在借閱、傳輸時不能有效維護知識產權人的合法權益。

第三，缺乏規范性。科研部門是醫院開展臨床研究、實現臨床創新的關鍵部門，要想保障信息資源的共享性、安全性，必須要強化檔案規范化管理，這是十分重要的。當前，一些醫院在進行科研檔案管理時缺少規范化的指導文件，監管缺失，科研項目完成后，主要對項目合同書、任務書、結果認定等資料進行歸檔，原始的科研數據、參考文獻等被忽視，致使科研活動中工作人員易發生違規行為，嚴重影響科研結果的準確性，也必然影響科研檔案效果和價值發揮。

第四，科研檔案開發利用水平不高。醫院的科研檔案專業性很強，因此，其歸檔方式方法也更為復雜、煩瑣，在臨床治療、教學和科研決策中，科研檔案的開發價值是極高的。但諸多醫院科研檔案管理中還有不足，如檔案信息管理不規范、數字化水平不高、信息共享不到位等，導致科研檔案的自身優勢作用無法得到充分開發利用，重視程度不足、“人財物”等投入不到位，將影響科研檔案管理的整體效果。

第五，責任落實不到位。在醫院科研檔案信息共享過程中，檔案管理及共享職責能夠認真落實非常重要。目前，一些醫院對這一點重視不足，缺少完善的崗位責任制度。科研檔案管理中，相關人員的崗位責任管理制度不健全，影響管理工作的開展，使得學術鑒定、信息應用、檔案保密等工作的效果不佳，不利于科學檔案信息的共享，也會影響科研檔案管理的效果。

四、基于信息共享的醫院科學檔案管理方法

1.充分應用現代信息技術

要想進一步促進科研檔案信息的共享化發展，就必須要建立相應的平臺作為支撐，而當前快速發展的大數據、云計算等信息技術則可以讓醫院科研檔案信息共享獲得保障。對于醫院而言，在進行科研檔案管理時，要結合云儲存技術來完善數據庫建設，以促進檔案資源的開發及合理利用。通過構建科學完善的管理體系，提高醫院對科研檔案管理的關注與重視，并且，投入更多資金、更大力度建立檔案數據庫，使醫院科研檔案管理、信息共享有序推進，形成良好的醫院內部氛圍。在提高安全性、規范性、共享性并促進各項管理機制完善的基礎上，實現檔案管理各項工作變得更加規范可靠，實現資源共享的目標，以真正發揮檔案價值。除了要優化科研檔案系統，醫院還要注重促進信息順利傳遞以及檔案的科學管理，運用合理的手段建立完善的風險防范機制，能夠促使檔案數據庫運行更加可靠穩定，切實提高醫院科研檔案管理的水平。此外，還應積極開發利用信息化平臺，在醫療領域管理工作中重視科研檔案管理，讓管理達到較高標準，維護科研檔案管理的效果及效率。

2.完善檔案借閱管理

作為醫院，應持續優化完善科研檔案借閱制度，對科研知識產權給予有力保護。依據實際管理情況，在實現資源信息共享的情況下強化檔案管理，并且，有效解決知識產權問題。為此，要積極運用先進的技術手段，對科研檔案管理信息系統進行優化，及時總結檔案管理中的經驗與教訓，并且，要重視知識產權保護。在此基礎上，對檔案借閱制度的建立和優化進行完善，實現規范化的科研知識和成果管理，也使知識產權保護工作落到實處。科研檔案借閱制度要保護醫院的學術研究成果以及知識產權，要維護好科研人員的合法權益。例如，在基于法律的允許下，科學劃分科研檔案的學術信息權屬，不僅能夠實現信息共享，還可以維護專利產權人的合法權益免受侵犯。在建立檔案借閱制度時，要利用學術信息有效處理科研知識運用、借閱及產權等相關問題，優化現有制度，以促進成果共享，避免出現產權糾紛問題，提高科研檔案信息共享的效果。

3.實現檔案管理規范化

樹立正確的科研檔案管理意識，提升檔案管理效果，強化實現資源共享的意識，明確檔案在創新醫療技術并實現醫療服務水平提升的重要性，優化檔案管理的制度，對科研人員、檔案管理人員加強監管。同時，對檔案信息的共享發展加強重視，建立共享平臺，對相關資源信息公開、透明監管，多個部門聯合監管，保證在共享科研檔案資料時，明確其中存在的問題。醫院檔案管理部門要積極與科研部門合作，劃分權責，科研部門要主動維護科研檔案信息的真實性、完整性，檔案管理部門通過針對性措施規范化管理檔案。此外，要確保檔案儲存是安全可靠的，由專人對科研檔案進行歸檔、分類以及管理，由于紙質檔案保存難度大，因此，儲存、使用要格外注意。對于電子檔案內容要做好備份，在檔案管理信息系統中安裝殺毒軟件，確保檔案數據庫安全運行，維護科研檔案的安全。

4.科學開發利用檔案信息

在信息共享的背景下，要積極優化創新檔案管理信息化平臺，基于傳統檔案借閱的功能，提高科研檔案利用效果，形成多元化信息數據庫，并將科研項目的內容、科研項目研究成果以及試驗數據等納入其中，并發揮計算機技術、數字化檔案等優勢，讓檔案信息檢索服務更加優化。與此同時，還應積極優化科研檔案利用方法，在多元化信息數據庫的支持下，多重加工科研檔案信息，確保信息資料完善豐富，可以為科研項目的推進提供真實、可靠的數據。此外，應積極強化科研檔案的應用，對于醫院的科研檔案而言，其不僅能夠提高醫療服務水平，促進醫療技術的發展，在醫學高校的教育中也有著不可忽視的重要影響。

5.積極落實責任

如今，信息共享的水平逐步提高，在這一背景下，要使醫院科研檔案的利用更加科學、高效，充分發揮檔案信息的優勢價值與作用，就應積極推動資源的共享，這是十分重要的措施。在新的社會形勢下，為使醫院科研檔案信息共享有序推進，讓科研檔案信息共享更加規范、科學，醫院應積極優化責任制度的建立，完善獎懲制度，讓檔案管理人員能夠樹立更強的責任意識，明確自身的崗位職責，避免由于信息共享不到位而出現不必要的問題。在具體工作中，要切實強化知識產權保護、操作機制建立等工作內容，對科研檔案信息進行科學采集、歸類、儲存以及使用，并完善這一系列工作的制度建設，明確各部門工作人員的責任意識，一旦出現問題可以迅速找到相關責任人，并通過合理的獎懲制度進行處理，對于表現良好的人員要給予鼓勵，將科研檔案信息共享真正落到實處。依據科研檔案管理實際經驗，在實現科研檔案信息共享的同時不斷細化相關管理制度，將工作責任落到實處。

五、結束語

總而言之，實現醫院科研檔案信息的共享發展，能夠使科研成本大大降低，進一步發掘檔案開發利用價值，實現現代化的管理效果，并為臨床科研工作的開展奠定堅實基礎。在信息共享背景下，醫院科研檔案管理的信息化、規范化要求逐步提高。醫院必須要提高對科研檔案管理的重視程度，明確當前科研檔案管理的現狀，探究科學有效的管理方法和策略，優化管理理念，使用先進的技術手段，加強檔案借閱管理，實現檔案管理規范化，科學開發利用檔案信息，將檔案管理責任落到實處，推動科研檔案信息共享的進程，密切各部門間的協調溝通，切實提高科研檔案信息的管理效果，使檔案信息資源的共享程度得到提高，充分發揮醫院科研檔案的積極作用與價值，使醫院醫療科研事業提出的檔案資源多元化要求得到滿足，推進整個社會的健康持續進步。

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（作者單位：棗莊市婦幼保健院）