提升事業單位檔案管理信息化水平的合理途徑分析

王艷紅

摘 要：隨著大數據時代的到來，信息技術快速發展，越來越多的行業引入了信息化技術，這不僅是對傳統工作模式的突破，還在一定程度上促進了工作效率的提升。對事業單位而言，加強對檔案管理信息化建設成為當前工作的重中之重。基于此，本文通過分析事業單位存在的檔案管理信息化問題，對提升檔案管理信息化水平的策略展開深入探究，以期提高事業單位檔案信息管理的安全性和保密性，促進檔案管理工作的可持續發展。

關鍵詞：信息化；事業單位；檔案管理；提升策略

事業單位服務于各行各業，是社會安穩運行的重要保障機構。長期以來，事業單位的工作都會涉及大量文字、圖片等紙質材料，并通過傳統的方式將其進行保存，以便有需要時能夠查詢核實。但由于檔案管理工作的內容過于復雜，且類別豐富，只單純依靠人力很難將這些資料進行科學、高效的整理歸檔，信息技術的發展，為事業單位的檔案管理工作帶來新機遇，借助于數字化技術將檔案信息電子化，方便后期在線查詢、編輯等，同時，極大提高檔案管理的工作效率。此外，如何科學、合理地對檔案管理實現信息化建設成為當前事業單位面臨的重要問題。

一、對當前事業單位檔案管理信息化建設方面的問題分析

1.檔案管理信息化意識不足

常規的檔案信息大部分是一些紙質材料、音像資料等，隨著時間的不斷推移，檔案信息的種類愈發多樣，大量的文件不斷堆積，同時，查詢方法落后，檔案信息也不能確保全面，采用傳統的工作模式已無法滿足當前的工作要求，從而影響檔案管理工作的順利進行。因此，針對當前的檔案管理情況，事業單位可以適時引入安全系數高、性能穩定、存儲量大的信息化設備，以此搭建具有信息輸入、存儲、編輯、分析、輸出等一整套的系統，解決當前檔案管理效率低下的困境。但事實上，部分事業單位的管理層對信息化給檔案管理工作帶來的影響認識不足，仍然將工作關注重點放在單位設施、設備的管理上，導致檔案管理工作人員的工作思想過于落后，制約了檔案管理信息化的實現。

2.檔案管理制度體系不完善

檔案管理內容不僅包括紙質文件資料，還有音像資料。部分事業單位在開展檔案管理工作時，將工作重心放在容易整理的紙質檔案方面，忽視了對影像圖片等資料的整理。隨著信息技術的不斷進步，檔案管理工作的進行應當更加順利有序，但實際上，由于很多人對現代信息技術的發展理解不夠，在實際管理過程中，仍然采取陳舊的工作模式，且相關領導并未及時根據社會發展和工作需要調整檔案管理制度體系，也未對檔案管理工作流程進行創新變革。甚至有部分事業單位，為了應付上級檢查，臨時修改檔案管理制度，使得檔案管理制度體系缺乏權威性和公信力。沒有落到實處的管理制度，對有些檔案管理人員的約束力不夠，使得他們會因某些原因隨意修改檔案數據，導致檔案管理亂象頻發。

3.檔案管理設備更新不及時

受經濟發展影響，部分地區的事業單位在檔案管理基礎設施配備上仍然存在一些不足。比如，檔案室環境和設備不達標，空間狹小、計算機設備配備不全，造成檔案服務功能無法正常開展，有些單位甚至連專門的檔案室都沒有，而是將珍貴的檔案資料隨意堆放在辦公室，這在一定程度上影響著檔案管理信息化進程的發展。當然，部分事業單位雖然配備了計算機等相關檔案管理信息化設備，但在搭建電子檔案數據庫系統和檔案管理信息化系統方面卻處于初期階段，距離真正實現檔案管理信息化仍有很長的路要走。

4.檔案的信息化安全防護不佳

網絡技術的飛速發展是一把雙刃劍，它既給人們的工作帶來了便利，也不可避免地衍生出一系列網絡信息安全問題。對檔案管理而言，將其進行信息化同樣會面臨安全問題。第一，檔案管理的保密制度不健全。《中華人民共和國保守國家秘密法》在信息安全保障方面并不能完全滿足社會實際需求，使得在開展檔案信息化管理的保密工作時缺乏健全的法律依據。第二，檔案管理相關工作人員缺乏對檔案信息的保密意識。比如，利用公共計算機網絡錄入、傳輸或查詢電子檔案信息，使得重要的檔案信息在不知不覺中被泄露。第三，安全防護技術落后。我國網絡安全防護技術是否先進直接影響著檔案管理信息化的安全性和保密性。當前，我國網絡安全防護技術欠佳，倘若有不法分子惡意攻擊檔案管理系統，不僅會對事業單位造成極大的不良影響，還會因珍貴的檔案信息被泄露造成嚴重的經濟損失。

5.缺乏專業的信息化管理人才

在信息技術發展日益完善之前，事業單位的檔案管理工作主要依靠人工管理，且受社會環境影響，檔案管理人員大部分是在崗工作數十年的老員工，對信息化技術的接受程度較差，對新知識的理解吸收能力較弱，甚至有些老員工在面對計算機時無法進行熟練辦公。除此以外，有些檔案管理人員并不是專職管理人員，而是從其他部門調入的兼職人員，且在上崗前缺乏專業的管理培訓，對檔案管理的工作流程完全依靠自身摸索，對業務知識了解不夠透徹，使得大量重要的檔案資料被堆積在檔案室，不僅嚴重影響了檔案信息的安全性，還大大降低了檔案管理的工作效率。此外，部分工作人員對《檔案法》的相關管理規定認識不到位，綜合管理素質較低，未能樹立正確的檔案信息保密意識。隨著數字時代來臨，盡管部分事業單位已經意識到提升檔案管理信息化水平的重要性，但受各方因素影響，在人員安排方面仍然傾向于選擇有傳統工作經驗的老員工，這在一定程度上阻礙了檔案管理信息化的進程。

二、提升事業單位檔案管理信息化水平的重要意義

1.順應現代社會信息化發展趨勢

在大數據時代背景下，信息技術已經融入各行各業，并在其中發揮著重要的作用。提升事業單位檔案管理的信息化水平，一方面，能夠彌補當前對紙質檔案資料保存條件的不足，在實現對檔案信息快速、高效儲存的同時，完成對電子檔案信息的共享；另一方面，則能夠對搭建數字檔案信息平臺打下良好的基礎。通過將檔案管理和信息技術相融合，以檔案管理內容為突破點，逐步覆蓋到整個檔案管理范圍，進而完成檔案資源信息服務。由此看來，加強對事業單位檔案信息化的建設順應了現代社會信息化發展的趨勢。

2.改變傳統的檔案管理工作模式

對檔案管理進行信息化建設，不僅是單純的一項技術，而是通過將信息技術、互聯網技術和大數據技術等相互融合，以事業單位所需的檔案管理服務為切入點，為其提供科學、高效的檔案管理方式。在傳統的檔案管理中，由于檔案管理的內容過于復雜煩瑣，為了保證檔案資料的正確性，工作人員往往會在整理、搜集檔案資料方面耗費大量的精力，而忽視了對檔案數據的深入分析，致使檔案管理工作陷入低效循環中。而將檔案管理進行信息化變革，能夠改進當前的檔案管理工作模式，促使工作人員有針對性地整理檔案資源，為其提供更加便捷的檔案數據分析工具，在一定程度上減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，同時也提高了對檔案的管理效率，在提供檔案管理服務時，能夠快速搜索相關資料并準確調取出來，在一定程度上促進了事業單位整體工作效率的大幅提升。因此，實現檔案管理信息化建設，能夠改變傳統的檔案管理工作模式。

3.實現對檔案資源的便捷長久保存

事業單位的檔案資料不僅包含著員工個人的隱私信息，還有大量的企業信息甚至國家部門的一些機密文件。常規的檔案資料大部分是紙質文件、影像實物載體等，這些檔案資料雖然具有很強的記載性和權威性，但同時易受周圍環境的影響，存在很大的保存局限，尤其在潮濕環境中極易發霉、破損，在一定程度上影響檔案資料的保存質量，且頻繁翻閱也會導致檔案的破損甚至丟失。隨著數字化的發展，將信息化技術融入檔案管理中，不僅能將紙質檔案進一步升級，彌補了紙質檔案易破損、保存環境要求嚴格的不足，還通過搭建信息化檔案管理平臺，進一步拓寬了檔案資源的保存渠道，實現了對檔案資源的長久有效保存。

三、提升事業單位檔案管理信息化水平的有效策略

1.提高對檔案管理信息化的重視

部分事業單位的檔案管理受傳統思維影響，仍然采用紙質化、實物化的檔案資料管理方式，忽視了信息化管理的重要性。隨著信息時代的到來，借助現代技術將檔案管理內容進行數字化處理，對推動事業單位的發展非常重要。比如，對醫院的檔案進行數字化管理時，就可以通過建立數據庫的方式，不僅能幫助醫院隨時隨地根據關鍵詞有針對性地查找患者檔案，還能有效實現檔案信息在各科室之間的共享，從而大大提升工作效率。因此，事業單位管理層要從思想上提高對檔案管理信息化的重視，加大對其資金投入，同時，還要借鑒其他事業單位檔案管理信息化的成功經驗，再結合本單位的具體情況，對信息化建設策略進行創新改進，通過搭建符合單位發展的檔案數字化管理平臺，逐步形成適配性較高的信息化檔案管理模式。當然，檔案管理部門還要將檔案借閱、查詢等服務手續進一步簡化，讓檔案信息在監督中提升其準確性和真實性。

2.完善檔案信息化管理制度體系

常規的檔案管理由于是以紙質媒介為載體，在長期的存儲過程中，很容易出現檔案資料受潮發霉或被蟲蛀等情況，造成檔案資料受損。對此，事業單位應當借助檔案信息化管理手段，將現代化數字技術與傳統檔案管理方式相融合，一方面，構建一套包含信息輸入、存儲、編輯、分析、輸出的完整管理系統，實現將不易保存的檔案資料信息電子化，優化資料存儲方式；另一方面，則將保存有電子檔案信息的硬盤、光盤等實物合理存放，制定科學嚴謹的存儲要求，如可以按照檔案內容的機密程度、時間、種類等將其分類，嚴格控制好存放環境中的溫度和濕度，同時，做好防水防火工作，以此保證檔案信息的完整性。

除此以外，事業單位領導層還要制定相關的管理制度。以醫院為例，要根據其發展及各科室的實際需求，制定不同的檔案管理方式，對檔案管理人員實行有效的激勵制度和科學的績效考核制度，以此提升他們的工作積極性。同時，還可以構建檔案管理中心，由該中心負責檔案管理信息化建設，一方面，能夠對獲取的檔案數據及時做到分析整理，另一方面，則為之后的檔案管理服務工作做好把控，確保檔案管理信息化建設工作順利進行。

3.加大檔案管理信息化設備投入

實現檔案管理信息化的基礎在于是否有完善的數字化設備。因此，事業單位檔案管理部門要對本單位的信息化設備進行盤點，加大對檔案管理信息化設備的投入，配備專業的計算機、掃描儀等，同時對已有的檔案管理設備進行升級。比如，計算機內存較小，就可以提高計算機的內存空間；檔案柜不規范，存放資料受限，就可以購置更加規范適用的檔案柜，尤其針對涉密檔案，要放到專門的保密檔案柜，不可隨意借閱；升級改造當前的檔案管理信息系統，統一各科室的檔案管理系統軟件安裝方法和使用標準，以確保檔案管理軟件和硬件設備之間相匹配。

4.構建檔案信息化安全防護機制

在事業單位中，雖然各科室之間的檔案信息共享能極大提升工作效率，但在運用信息化檔案管理模式時，要格外重視檔案信息的安全和保密性。一方面，可以增設網絡安全防火墻，在進行檔案信息共享過程中使用信息加密技術，如使用口令、驗證碼等，保障內部文件信息的有效性、穩定性和完整性；另一方面，在提升檔案管理信息化水平中，還要做好對電子化檔案的備份，以免因黑客攻擊或電腦故障導致電子檔案丟失。

在傳統醫院檔案管理中，單純借助人工管理的方式，就有可能會出現人為記憶錯亂，導致降低工作效率的情況，檔案管理信息化則能很好地彌補這一不足。比如，在醫院內部建立靈活的結構化布線系統和完善的計算機網絡系統，在醫院外部則完善打印設備、掃描設備等以便于信息得以順利輸入和輸出。但不可忽視的是，還要建立醫院數字化檔案信息安全防護機制，加強對檔案信息的保護，尤其是高價值、機密性強的文件，更要加大信息泄露的防范力度，以此確保醫患信息的安全性。

5.加強檔案管理信息化專業培訓

事業單位的檔案管理在進行信息化轉變的過程中，專業人才是關鍵。比如，當前醫院檔案管理部門的工作人員大多是低學歷者，缺乏相關計算機操作技術，對此，單位領導要充分考慮到當前工作崗位的實際需求，適當增加培養檔案管理人才的資金，一方面，可以選擇引進專業的檔案管理人才，為檔案管理部門注入新鮮血液，促進管理部門整體專業水平的提升；另一方面，則可以選擇對現有的檔案管理員工進行專業化培訓，通過加強員工的信息化技術，使其在了解醫學知識、計算機知識的前提下，逐步成長為高素質復合型人才，不僅能提升檔案管理信息化，還能促進醫院的快速全面發展。

四、結束語

綜上所述，事業單位通過提升檔案管理信息化水平，不僅順應了當前的社會信息化發展趨勢，還改變了傳統的檔案管理工作模式，實現對檔案資源的長久保存。當然，隨著信息技術的不斷進步，事業單位除了以上提到的有效策略外，還應當秉持與時俱進的發展態度，根據單位的實際情況對檔案管理信息化建設策略適當調整。只有這樣，才能確保事業單位的工作順利高效進行，實現檔案管理的可持續發展。

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（作者單位：山東省巨野縣衛生健康局）