新媒體環境下的數字檔案管理分析

趙麗 張雪

摘 要：新媒體是時代發展的產物，是推動數字技術推廣應用的載體。數字檔案管理工作是數字技術應用的具體表現，在新媒體環境下，數字檔案管理使傳統檔案管理模式發生根本轉變，使檔案管理工作逐漸走向信息化和數字化。因此，相應的數字檔案管理技術方法也需要更新發展，從而與檔案管理模式相適應。本文對新媒體環境下檔案管理工作的變化以及數字檔案管理問題予以分析，并制定出相應的解決措施。

關鍵詞：新媒體；數字檔案管理；檔案管理技術

伴隨移動互聯網的發展以及智能終端設備的持續更新換代，新媒體已經在網絡環境成熟的基礎上，成為當前社會信息以及各類數據傳播的主要方式，并為社會各類主體解決各種信息問題。新媒體通常是指近20年來通過互聯網以及智能終端不斷發展的一種新型媒體形態，即通過網絡信息技術、數字技術以及通信技術，在網絡渠道下使用各種智能移動終端設備實現數據信息交流與傳播的一種全新媒體形態。在新媒體環境下，使檔案傳輸傳遞更加方便，并實現檔案管理便捷度的提升。因此，新媒體環境下，管理部門應該明確檔案管理變革的重要性，及時發現問題，并對問題合理解決，還需要對檔案管理方法和技術持續創新發展，從而更好地適應當前新媒體環境，促進檔案管理效率得到有效提升。

一、新媒體環境下檔案管理工作的變化

1.文本與聲像檔案分開管理的現狀開始轉變

多媒體環境下，檔案管理數字化持續增強，在對各類檔案開展管理時，可以通過相關數字技術準確、便捷地對檔案進行有效管理，對聲像檔案以及文本檔案進行類別劃分，并實施集中化管理，確保檔案信息能夠妥善保存和再現。例如，對于一些證據類檔案可以通過錄像的形式，將當事人的影像信息完整保存下來，并通過歸檔保存為后續使用提供依據，從而將檔案的現代化管理方式予以豐富，這種管理方式有效轉變以往文本檔案必須與聲音檔案分開管理的形式，使檔案管理工作更加便捷。

2.檔案管理工作量出現縮減

新媒體是數字技術、信息技術應用的重要載體，通過數字信息技術在新媒體的應用，可以將聲像檔案準確錄入，具有高效率、高保真等特點，并且，新媒體技術具有圖像編輯、聲音處理等功能，在檔案信息檢索方面也能夠通過關鍵詞匯來完成精準查詢，從而使檔案管理的工作量得以縮減。同時，數字技術的應用可以將常規檔案內容進行拆解與組合，在檔案管理開展中對檔案內容有特殊需求的情況下，數字技術可通過檔案內容拆組滿足用戶需求，與以往機械式的拆組對比而言，無疑減少工作量，并降低工作難度。此外，通過數字技術，還可實現檔案的分類、整理、歸檔、保存等操作的自動化，這些工作內容與常規人機結合的整理方式對比而言，無疑減少工作量，使檔案管理的便捷度提升，減少人為失誤，提升管理質量。

3.檔案管理更加安全保密

傳統的檔案管理模式主要是紙質檔案與電子檔案并軌管理，紙質檔案在管理過程中容易出現損毀、丟失、被復制等風險，而電子檔案雖然能夠存儲于計算機硬盤之中，但是，受網絡開放性的影響，容易受木馬、病毒的攻擊而受損。例如，電子檔案受木馬攻擊后容易出現亂碼、無法打開等一系列問題，并且，電子檔案一旦未設置加密，很容易存在被泄露、被復制的風險，因此，傳統模式下出現的安全隱患較多。在新媒體環境下，檔案管理可通過新媒體云平臺實現加密、免損管理，將數字檔案存儲于云空間中，可有效避免無意刪除、木馬病毒攻擊等風險，確保檔案管理的保密性，增強其安全性。

二、新媒體環境下數字檔案管理存在的問題

新媒體環境下，通過數字技術能夠為人們營造全新的信息傳播環境，在檔案管理方面也必然將數字技術作為基礎開展優質的管理工作，但從當前管理實況來看，數字檔案管理反映的問題依然比較明顯，具體體現在以下方面：

1.數字檔案管理理念較為滯后

在新媒體環境下，檔案管理工作理應全面應用數字信息技術，檔案管理理念從新媒體環境出現之時便應該開始形成。但是，當前的檔案管理仍然采取傳統模式，未能充分體現出檔案管理的整體理念。雖然檔案管理部門能夠將數字技術引入檔案管理工作中，但在實際開展數字檔案管理工作時，數字技術并不能靈活運用，甚至仍習慣于傳統檔案管理，而將數字技術擱置一旁，導致數字技術使用率比較低，也未能通過新媒體平臺對使用者的檔案需求透徹了解，造成檔案管理比較缺乏適用性理念，導致當前檔案管理在各項活動之中并不能全面發揮相應作用。這說明當前檔案管理工作在數字化階段停滯不前，并沒有結合當前新媒體環境更新管理理念，造成數字檔案管理工作無法全面發揮應有的效用。

2.數字檔案管理的形式較為單一

伴隨現階段檔案數字資源的持續建設，管理部門已經開始對自身網站進行建設，實現檔案管理的數字化。在新媒體環境下，有些部門也開始注冊微信公眾號、QQ企業號、微博等，促使數字檔案管理和服務的平臺逐漸豐富。即便如此，這些部門開展檔案管理時，所采用的管理形式仍體現出明顯的單一化特征，并且，存在功能不足的現象。從當前檔案管理部門建立的微信公眾號、QQ企業號以及微博比較容易發現，注冊賬號雖然比較多，但往往在形式上大同小異，且比較偏重于檔案服務內容，說明當前新媒體技術在檔案服務應用方面比較廣泛，但在數字檔案管理方面則比較狹窄，造成數字檔案管理在應用先進技術時，出現形式單一問題。因此，檔案管理部門應該充分利用多媒體平臺開發檔案檢索系統平臺、檔案保護及監控技術，同時，還要將當前流行的一些數字信息技術有效應用于檔案管理工作中，從而在新媒體環境下，能夠全面開展數字檔案管理工作，提升檔案管理的整體效果。

3.數字檔案管理能力不足

首先，在對數字檔案實施管理時，管理能力存在“偏科”的現象，有些部門對檔案的歸檔工作較為擅長，可通過新媒體平臺以及數字技術使檔案快速歸檔予以實現，但在開展檔案服務時缺乏必要的技術手段。有些檔案管理部門在檔案信息整理、歸檔、服務利用等工作方面均表現較好，但在檔案安全管理方面缺乏必要的能力，導致數字檔案管理存在風險；其次，缺乏完整的數字檔案管理流程。數字檔案管理的流程是特定的，需要采取新媒體技術以及數字信息技術對檔案信息進行收集整理，然后對整理后的檔案信息進行分類，按照關鍵詞標簽便可以完成存儲歸檔，便于后期使用者的調取與使用。很多部門在開展工作時，流程不清晰，甚至缺少關鍵環節，如一些檔案管理部門在檔案歸檔之前并未對檔案進行分類，而是將檔案信息收集后，通過簡單處理就草率歸檔，導致檔案使用時無法通過關鍵詞精準查閱；最后，檔案管理在技術水平方面表現出明顯的不足。數字檔案管理開展中，其采用的技術方法是印證檔案管理能力的關鍵指標，當前管理部門對此方面工作的技術應用出現明顯的滯后，很多先進的管理技術并未投入實際管理工作之中，造成數字檔案管理工作的質效未能得到切實提升。例如，上述內容中提及的數字檔案保護技術、檢索系統等技術是當前新媒體背景下開展數字檔案管理工作采用的先進技術，但很多檔案管理部門并未采用，導致自身數字檔案管理的能力存在不足。

三、新媒體環境下數字檔案管理問題的解決措施

新媒體環境要求數字檔案管理工作必須實施創新，當前，已經有個別地區相關部門開展數字檔案管理創新，如杭州房產檔案已經利用新媒體平臺實現自助查詢，上海市的民生檔案通過新媒體平臺能夠實現就地查詢。由此可見，在新媒體環境的驅動下，檔案管理部門必須正視自身存在的問題，積極借鑒當前已有的、成功的數字檔案管理理念、手段和方法，制定高效化措施，將檔案管理問題予以解決，從而在新媒體環境下，實現數字檔案管理工作的順利開展。

1.更新檔案管理理念

數字檔案管理本身就是由原始的紙質檔案或電子檔案管理演變而來的一種管理模式，在新媒體環境下，數字檔案管理還要持續演變發展，形成全新管理思路和模式。檔案管理者必須做到審時度勢，與新媒體環境相結合，對數字檔案管理理念及時更新。首先，必須明確服務理念，開展數字檔案管理的目的并不是單純地為對各類憑證信息和數據信息資料進行收集、收藏，而是為了服務公眾。若是企業開展數字檔案管理，則是為企業決策的有效制定提供支持，也是為企業各部門開展運營提供支持；若是行政事業單位開展數字檔案管理則是為單位各項活動的開展提供依據，其主要目的是提供服務，使數字檔案得以有效應用，切實發揮數字檔案的真實作用。因此，數字檔案管理人員必須具備服務意識，做好數字檔案管理工作，為更好地提供檔案服務奠定基礎。其次，必須更新數字檔案管理的時代性理念。每個時代，檔案管理的特征均存在本質差異。例如，在數字化、信息化以及計算機技術不發達的年代，只能夠通過紙質檔案管理的方式開展相應的工作。計算機技術、網絡技術興起后，檔案管理工作開始進入電子化模式，紙質檔案開始轉變成電子檔案，此時，需要檔案管理人員必須具備檔案管理的電子化理念。而信息技術的出現和發展，使得電子檔案開始向數字檔案轉變，要求檔案管理人員要具備數字檔案管理理念。如今，新媒體的出現又要求檔案管理人員適時轉變管理理念，將數字檔案管理向新媒體方向轉變，形成新媒體環境下的數字檔案管理理念。最后，必須形成高效的數字檔案管理理念。即采取有效的技術措施和方法提升數字檔案管理的質量和效率。在新媒體環境下，人工智能、大數據以及云計算等信息技術全面推廣，檔案管理部門也應該積極轉變數字檔案管理理念，對先進技術、措施積極應用，利用科學方法武裝檔案管理工作，從而實現數字檔案管理工作質效的全面提升。

2.完善數字檔案管理的系統模式

當前數字檔案管理在新媒體環境下存在“重服務，輕管理”的問題，但若要實現數字檔案服務質效的提升，需要以數字檔案管理為基礎，只有做好數字檔案管理才會提供有效的檔案服務。當前，很多檔案管理者并未意識到這一點，導致錯誤的管理理念和形式出現。因此，管理人員必須在對管理理念創新的基礎上，還要重視建立完善的數字檔案管理系統模式。

首先，管理部門必須積極拓展檔案收集工作的開展途徑，豐富檔案的種類。在新媒體環境下，數字檔案收集工作不僅應該持續開展數字檔案的傳統收集方法，還要將數字檔案收集方法拓展到微博、網站網頁以及微信等新媒體平臺層面，從而借助網絡中的海量信息資源，獲取更加完善的數字檔案信息，使檔案管理部門增加檔案類型，豐富檔案內容，高效完成檔案信息收集工作。

其次，管理部門必須重視檔案信息的精準化歸類、整理和存儲，可以利用大數據技術將各類檔案進行精準歸類，并將各類數字檔案存儲于標簽數據庫或是云空間之中。同時，利用先進的多媒體檔案保護技術、安全風險監控技術為數字檔案實現安全管理提供支持。

最后，應完善檔案服務工作。管理部門應采用先進的新媒體技術和信息技術提升檔案服務的質效。例如，可以采用虛擬現實技術，通過構建三維模型，使檔案使用者可以通過佩戴VR眼鏡閱讀虛擬的檔案信息資料，從而減少損害真實資料的危險因素。還可利用多媒體檔案檢索系統，利用之前大數據技術處理好的檔案信息，構建檔案檢索系統，使檔案使用者能夠快速找到自身所需檔案，并實現自助檢索，從而減少檔案檢索流程，快速為檔案使用者提供服務。

3.全面提升數字檔案管理能力

首先，應該借助已經構建的數字檔案管理系統模式全面開展檔案的收集、分類、整理、歸檔等一系列檔案管理工作，做好前期培訓工作，使檔案管理人員能夠熟悉數字檔案管理業務及流程，確保檔案管理人員不會出現“偏科”的情況。其次，開展數字檔案的流程化管理，可以搭建新媒體數字檔案管理系統平臺，該平臺在實際應用時，會在每一個操作環節設置提示，提示檔案管理人員應該如何操作，同時，設置“跳過”選項，當檔案管理人員同時完成兩個步驟的檔案管理工作時，可以選擇“跳過”選項，從而確保管理人員可依據完整的檔案管理流程進行各項操作。最后，應該重視先進技術的應用，加強對管理人員開展技術培訓，使所有檔案管理人員均能夠掌握先進技術的操作應用。當前，可應用于數字檔案管理工作的先進技術主要包括大數據技術、云計算技術、虛擬現實技術、多媒體保安監控技術等，這些技術的應用均應包含在培訓內容之中，同時，更加需要對管理人員的檔案管理技能進行培訓，從而提升此項工作的整體能力。檔案管理人員通過全面掌握數字檔案管理技術，實現數字檔案管理能力的全面提升。

四、結束語

綜上所述，數字檔案管理對于各類單位組織開展各項活動發揮重要的指引作用，是各項活動開展的依據和憑證。在新媒體環境下，數字檔案管理工作必須及時轉變管理理念，積極采用先進的信息技術、新媒體平臺，為此項工作開展的質效提升創造有利條件，從而推動數字檔案管理工作的整體發展。

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（作者單位：山東中醫藥大學附屬醫院）