淺談抽水蓄能電力工程項目的智慧檔案系統開發

楊帆 宮艷艷 劉璐

摘 要：抽水蓄能電力工程項目檔案是高度專業化的檔案信息資源，是企業市場競爭力與服務能力的重要支撐。本文從市場競爭與時代發展對抽水蓄能發電企業檔案信息服務的時效、完整與高質量三大訴求入手，分析抽水蓄能電力工程項目檔案的發展困境及其原因，據此提出以智慧檔案系統建設為核心的研究思路，從機制、技術和人才三方面保障體系進行建設研究，提升抽水蓄能發電企業的檔案精細化服務能力。

關鍵詞：抽水蓄能電力工程；項目；智慧檔案；系統研究

抽水蓄能電力工程項目在開展過程中形成海量圖紙、建設文件等檔案信息，這些檔案不僅如實記錄整個項目施工的全過程，更是后期維護、改擴建、評優評先的權威依據，對保障、測評工程質量發揮著重要的憑證價值。目前，智慧城市的發展以及綠電與清潔能源建設的推進，都對抽水蓄能發電企業的檔案管理系統提出新要求。一是更高的時效性與全面性。一項工程建設的時間跨度較大、時間緊、任務重，以及頻繁的更新、取證、換證，這對工程文件的收集、歸檔與管理提出更高的時效性要求；二是更高的檔案質量。工程項目涉及的細節參數多，每一項精細參數都需要收集到真實客觀的原始記錄，檔案質量的好壞與工程質量維護難度的高低有直接關系，因此，對相關檔案內容的精細化提出更高要求。

面對強時效、全覆蓋、高精度的抽水蓄能電力工程項目檔案需求，傳統的檔案工作模式無疑會加大企業檔案管理工作負荷，因此，建設智能、高效、全系統的智慧檔案館建設勢在必行。通過引入新的檔案管理理念、技術、系統和服務模式，將成為加強抽水蓄能電力工程項目檔案管理、提升信息服務質量的必由之路。

一、抽水蓄能電力工程項目檔案管理的意義

抽水蓄能工程檔案是指在抽水蓄能工程建設過程中直接產生的對社會和國家具有保存價值的文件材料，包括文字、圖表、錄音錄像等內容。通過對抽水蓄能電力工程檔案的管理，可以提高企業檔案的管理水平，發揮其社會效益，為社會提供更好的服務。

1.抽水蓄能電力工程項目檔案管理對工程質量具有影響作用

抽水蓄能電力工程項目檔案產生于項目建設的全過程，隨工程進度同步形成，具有不可替代的原始記錄性，其內容可以直接呈現工程建設質量面貌。建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等反映工程原材料的質量；施工組織設計反映人員配備、機械設備的使用和現場調度；施工日志記錄施工方法和工藝流程，通過施工日志可以還原每天施工的基本面貌。所有這些影響質量管理的控制因素都在文件歸檔范圍之內，檔案資料的真實性和完整性將直接影響工程項目的質量。

2.抽水蓄能電力工程項目檔案具有重要的憑證價值

抽水蓄能電力工程項目檔案在行政、法律、經濟、科學以及處理其他各項事務中具有重要的憑證價值。抽水蓄電工程項目檔案工程體量大、工期長、結構復雜、技術要求較高、施工難度大，在項目實施過程中甲乙雙方易產生意見分歧或經濟糾紛、合同糾紛，此時，項目檔案可作為原始憑證，可通過查閱記錄原始資料和信息，找出問題的責任方，以維護各方的合法權益。因此，項目檔案對這些參建單位原始的真實記錄具有證據作用。

3.抽水蓄能電力工程項目檔案具有參考借鑒作用

抽水蓄能電力工程項目的設計理念、設計方案、設計結構、使用材料、施工工藝和各種技術運用等檔案資料，經過施工實踐和工程使用檢驗，有著非常寶貴的參考借鑒價值，使許多相同或相近的項目建設可以直接或間接利用，對加快工程設計，提高工程設計水平和工程質量都有著非常重要的作用。同時，對同類工程的投資確定、招投標工作量、工程概算預算編制和工程投資效益分析等方面也具有重要的參考借鑒作用。

二、抽水蓄能電力工程項目檔案管理的困境

作為基礎性的重要行業，抽水蓄能發電企業正在經歷新的清潔能源革命，信息數據化、網絡化、知識化的技術、理念日新月異，工程項目的檔案管理也呈現新的特征，同時，也是檔案管理的困境所在。

1.檔案資源數量、類型激增

抽水蓄能建設項目涉及上下游眾多，體量大，項目本身處于檔案信息密集領域，而智能電網、綠電和清潔能源的發展使項目上下游的供應商、分包商、施工方覆蓋面更大、更廣，生成的所有信息資源都將匯入同一檔案管理系統，其中既包括因項目交叉而產生的重復檔案、涉密不歸檔的檔案，也包括文書、財務、聲像、實物等不同門類的檔案資源。這些龐大的檔案數據量和繁多的檔案類型都給企業的檔案工作帶來巨大挑戰。

2.檔案數據安全存在隱患

目前，部分施工單位已開發檔案信息系統，且與辦公系統互聯互通，實現公文在線歸檔、云存儲、云閱覽，但互聯網和信息化系統平臺在提升工作效率時也滋生了數據安全的隱患。一方面，有些檔案信息系統建設過程中疏于對網絡安全、軟硬件安全的重視，存在網絡黑客攻擊、惡意篡改、物理損壞等重大安全隱患；另一方面，人員管理失職，導致查閱權限混亂，檔案資源外泄頻發，這些都極大損壞企業的檔案資源價值。總之，由于工程檔案涉密信息多，一旦泄露，會給企業、政府帶來經濟、社會效益的損失，甚至危及國家安全。

3.檔案需求呈現多元化

抽水蓄能建設項目對相關檔案資源的需求不再停留在調用工程圖紙和印章等基礎需求，在調用一份圖紙的同時，還需要了解編著成員的項目履歷、記錄、變更情況以及施工、檢修進度的具體記錄，即需要了解一份圖紙從制作到后期調用的全過程檔案。這就要求檔案與檔案之間通過時間標簽和分類標簽形成緊密聯系，在事件和時間邏輯上不再是孤立的單一文檔。此外，工程師對統一調用相關檔案也存在需求，工程檔案分別存儲的現狀增加了調用的工作量，因此，迫切需要檔案“活起來”。

三、抽水蓄能工程項目檔案管理困境的原因

在高速發展的信息時代，企業面臨的檔案信息需求困境不僅反映時代的發展要求，也將過去被“成熟”管理模式掩蓋的問題暴露出來，主要是由以下幾方面原因造成：

首先，企業檔案管理意識不足。項目導向與結果思維“重管理、輕服務，重成本、輕細節”等觀念，使企業精力與關注焦點多放在了項目進度本身，即便重視工程圖紙資料等，也多停留在崗位工作要求細節上，并未上升至系統的檔案管理工作層面，而檔案意識的強弱與工程項目經理、高級管理人員的檔案意識有直接關系，檔案工作仍停留在閱查、收集歸檔保管等傳統的手工操作，或轉換為電子文檔等低效工作上，沒有重視項目檔案的數據價值和知識價值。

其次，管理模式存在困境。傳統模式是在工程完結后由項目部直接提交歸檔，再由檔案部門保管。這種模式存在歸檔不及時、資料遺失、檔案追索和修復等問題，且檔案保管部門沒有權限去做查漏補缺工作，屬地保管也使各地檔案管理與服務水平參差不齊，這些都加大了檔案保管的物理風險。雖然部分管理規范的企業，會將專職檔案員安排進項目工程部，全程專職專責對該項目文件進行收集、歸檔、保管、利用等工作，項目結束后再統一歸檔，該模式保證檔案的完整性和利用率，但對人員專業能力和團隊規模要求較高。此外，在制度建設上，項目檔案保管制度、母子公司檔案管理制度、數據格式標準、技術規范建設滯后都令檔案信息化建設的成效大打折扣。

最后，資源投入不足。檔案信息化是檔案服務工作的起點而非終點，將紙質檔案轉化為電子檔案的確提高了保管和利用的效率，但項目檔案作為包含大量工程信息的數據價值并沒有得到有效發掘與利用。除認識不足之外，更重要的是對引入信息技術的重視程度不夠，從而導致對傳統的人工或半自動檔案管理模式的依賴，認為現有的檔案管理模式穩定且不容易犯錯，抱有“技術更新會帶來更多麻煩”的想法，從而失去接納新技術的實質性動力。

總之，抽水蓄能工程項目檔案管理存在的問題是不斷增長、變大的工程項目量與增長緩慢的檔案認知、多方面投入量不足的矛盾，更是頂層管理制度與工作內容脫節的矛盾，工程項目檔案工作的“量”上去了，但檔案服務的“質”并未有實質改變。

四、抽水蓄能工程項目智慧檔案管理的核心思路

為克服現狀中存在的問題，實現“安全、互聯、高效、智能”的抽水蓄能工程項目檔案服務體系，為工程項目和企業提供“高精準、強時效、全覆蓋”的檔案知識服務，需要企業聚焦核心發展思路，以點帶面來實現改革突破。

核心發展思路即以智慧檔案為突破口，知識服務為目標。智慧檔案是檔案工作繼數字檔案后，檔案工作的新方向、新主流，也是物聯網、云計算技術推動下對檔案實體、內容、服務和管理等方面的感知、處理能力的優化和提升。首先，智慧檔案能夠在數字檔案的基礎上，通過各類采集終端和有線、無線寬帶網絡技術，實現物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡互連，隨時采集環境信息、物體動態信息，增強智慧檔案信息獲取、實時反饋和隨時隨地智能服務的能力；其次，能夠充分發掘數字檔案的資源優勢，運用新的信息技術和通信技術手段感知、分析、整合檔案資源和運行信息，從而對檔案收集、管理、利用、存儲、監督等各種需求做出智能響應和智慧支持，通過實現企業內工程項目檔案“檔案與檔案”“人與檔案”和“人與人”之間的互聯、互通、互動，最終實現檔案資源的互聯互通、檔案利用需求與供給服務的快速響應和友好互動。

知識服務是指通過整理、重組、提煉、創新可以利用的各種顯性和隱性信息資源，使之有序化，形成方便實用的知識來解決特定實踐應用問題的服務。檔案知識服務是從檔案管理的各種顯性和隱性信息資源中，針對利用者的需求將檔案信息資源提煉出來，并提供服務的過程。在信息化建設背景下，知識服務更加注重檔案知識信息內容的服務，面向利用者目標驅動的服務，在網絡環境下體現出專業化和個性化的特點，不斷實現檔案信息的增值。知識服務是檔案資源開發利用的高階形態，目的是推動企業項目服務從項目、業務驅動向用戶、市場需求驅動轉型。重視企業內工程檔案資源的收集、利用和保管，利用新技術、新工具對檔案進行數據化處理和優化、整合與提煉，以更好地服務工程項目和企業的管理決策工作。

五、抽水蓄能工程智慧檔案系統方案

1.夯實機制保障的基石

建立工程項目智慧檔案系統必須有科學的頂層制度和管理機制，包括制度完善、意識提升兩方面。首先，完備的制度建設是把握方向、管控大局、保障落實的前提和基礎，因此，在智慧檔案系統的建設中應設置檔案部門的職能制度、日常管理制度、檔案數據標準制度、安全管理制度、考核與獎懲制度等相應制度。只有在制度上做好架構，才能從整體上保障系統運行正常。其次，工程項目的每一份原始記錄都需要經手人保管、轉移，為保證智慧檔案的時效性、精準度和全面性，需要提高企業全員的檔案意識，如檔案歸檔意識、安全意識、保密意識。讓工作人員以高度的責任心來保障檔案數據的完整性、精準度，以高度的服務意識來保證檔案數據的時效性。

2.鞏固技術保障的優勢

技術保障是實現檔案互聯互通、共享利用的基本前提，因此，數字化技術是業務轉型的利器。為實現檔案的智慧化管理，需要加速引進數據采集、數據挖掘、智能庫房、網絡密鑰、RFID感知等大數據、云計算技術，其中不少軟硬件模式已在其他公共領域得到很好驗證，具備跨行業引入的條件。

在檔案收集方面，針對不同文件格式和終端接口不一致的問題，應形成歸檔保管的統一格式標準，大力開發“1+N”移動終端，即一個終端聯結N個服務器，資源整合后直達用戶端。在檔案存儲方面，全程采用加密手段、物理隔離來保證檔案資源的安全，集中保管、異地災備等以保障數據安全。在檔案利用的交互方面，除提供統一的移動端接口外，要充分考慮一線項目經理的使用習慣與需求，提供檢索、數據可視化等交互友好的功能界面。比如，采用二維碼、RFID標簽技術實現工程圖紙類檔案全過程的管控、鏈接與利用，從而打破紙質和電子圖紙信息單一性和缺乏關聯性困境，解決圖紙的設計、會審、變更溯源等難題。

總之，技術保障的目標是打通設計、監理、施工、業務、運維單位之間的信息壁壘，讓工程項目中產生的所有檔案信息資源擁有唯一的“電子標識”，從而實現工程檔案從產生、變更、歸檔、保管、利用全過程的管理，確保其真實、完整、可靠。

3.完善人才保障工作

檔案工作人員綜合素質的高低關系到智慧檔案服務的成效，因此，加強人才梯隊建設必不可少。一是提升相關專業人員的技術能力，因為工程項目檔案管理中涉及諸多專業技能，具備工程實踐和計算機功底的復合型人才是企業檔案管理職能的必備要求；二是組建企業自有的檔案管理團隊進行智慧檔案體系的開發與建設，采用新技術進行維護管理和利用，來提高自動化水平和移動平臺的服務交互能力。總之，專人專事從而實現檔案的智慧化管理。

六、結語

抽水蓄能工程檔案智慧檔案系統是企業主動適應數字化時代、智慧城市建設對工程項目管理的新要求而開展的嘗試，它需要企業率先建立單位的數字檔案體系，在此基礎上實現互聯互通、智慧管理、知識服務等目標。總之，相關企業要抓住智慧城市建設的契機，加大建設智慧型檔案館的探索，使檔案信息化、數字化服務水平不斷提高，從而充分發揮抽水蓄能工程檔案的價值。

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（作者單位：山東泰山抽水蓄能電站有限責任公司）