信息化背景下公路檔案信息資源利用新方向探析

摘 要：近年來，我國十分重視交通基礎建設工作的開展，投入了大量資金希望能夠推動公路行業高速發展。這個過程產生了很多公路檔案資源，記錄了公路建設、養護等相關信息，反映了公路建設情況和使用情況。如果能夠高效率利用公路檔案信息資源，發揮其最大化價值，就能進一步推動公路建設工作的開展。現階段，信息技術已經推動了許多行業改革，其中就包含了公路行業，如何在信息化背景下高效率利用公路檔案信息資源、降低管理難度成為眾多公路建設單位、企業關注的重點。本文在信息化背景下詳細探討了公路檔案信息資源的利用價值、利用過程中存在的問題，并提出新的利用方向。

關鍵詞：信息化；公路檔案信息資源；新方向

公路檔案信息資源是公路建設、養護、管理等多項活動開展過程中的檔案總和，有極高的利用價值和參考價值，要想發揮這些檔案信息資源的最大化價值就應當對其進行深度開發利用。傳統的開發利用模式已經落后，難以挖掘大量的公路檔案信息資源。而信息化背景下出現的新技術、新平臺等能夠深度挖掘公路檔案信息資源的關鍵信息、獨特內涵，高效利用信息資源，為公路行業創造更多社會效益和經濟效益。因此，研究公路檔案信息資源利用新方向是非常有必要的。

一、公路檔案信息資源

自公路工程項目立項開始，到設計、施工、管理、投入運行的每一個環節都會產生不同的信息資源，這些信息資源整合在一起就能夠生成公路檔案。

公路檔案信息資源具有以下特點：第一，專業性。公路檔案信息資源能夠如實反映公路設計、建設、養護等多項工作環節，能夠集中體現出公路工程相關的技術內容、施工方法、養護手段等，有較強的專業性；第二，唯一性。每條公路的地質水文、地貌地形等情況都是不同的，在設計、施工等方面存在較大差異。不同于工業產品，每條公路的檔案信息資源都是獨一無二的，帶有唯一性特征；第三，重復利用性。公路檔案信息資源是能夠被重復使用的。尤其是在設計方面較為普遍，設計檔案在公路檔案中的占比較高，能夠達到40%，國家頒布的一些標準化通用圖設計可以被重復參考使用。如果能夠合理利用這些公路檔案信息資源，不僅能夠節約設計時長，節省經濟效益，還能夠提高設計的科學性。

二、信息化背景下公路檔案信息資源的利用價值

近些年，我國大力支持公路行業發展，在全國范圍內增設了大量的公路工程項目。首先，公路檔案信息資源的內容逐漸豐富，數量逐步增加，涉及的范圍也越來越廣。雖然，每一條公路的檔案信息資源都是不同的，但在技術、經驗等方面相通，有很多可供參考的內容。如果能夠深度挖掘這些檔案信息資源，就能夠獲得事故教訓、建設經驗等，為其他公路建設項目的開展提供經驗參考；其次，公路檔案是對公路工程的詳細記錄，在后期出現問題時就可以根據公路檔案信息資源尋找是哪個環節出現問題。整合好的公路檔案信息資源中有大量數據信息，相關公路單位、企業可以利用信息技術共享給其他公路建設企業或者單位，也可以留存這些檔案，為后續的建設工作提供參考；最后，借助信息技術開發利用公路檔案，信息資源也能夠推動公路建設、養護等多項工作不斷創新。通過分析公路檔案信息資源中的施工養護事故，找到問題原因，優化已有的施工環節、養護方式等，就能夠提高公路工程的整體建設水平，推動整個公路行業向前發展。

三、信息化背景下公路檔案信息資源利用存在的不足

1.數字化整合力度弱

隨著公路檔案數量的不斷增長，檔案信息資源越來越復雜，出現了各種數據、圖表、視頻、音頻等不同類型的信息資源，給公路檔案信息資源的利用提出了更高要求。在信息化背景下，相關公路單位、企業可以利用云儲存技術儲存這些信息資源，利用大數據技術重新整合這些信息資源，借助各種類型的傳播媒介推送給其他單位、企業。

但就現實情況來看，雖然很多單位和企業進行了檔案數字化轉換，但只是簡單地將紙質文檔轉換為數字信息，未將磁帶、圖紙、視頻等不同類型的檔案資源轉化為數字資源。再加上公路行業的特殊性，公路檔案信息資源大多數是設計、施工等多個環節的圖紙，如果未將其轉換為數字資源，就會影響后期的利用開發工作。此外，相關的公路單位、企業未建立信息中心，很難實現集中化管理，缺少統一的檔案資源信息庫以及配套的管理體系。公路單位、企業內部都無法一站式檢索檔案信息資源，更無法高效開發利用這些檔案信息資源。

2.利用形式單一

我國公路行業每一年都會產生大量的公路檔案信息資源，其中蘊含著豐富的案例信息，有極高的參考價值，包括設計階段的問題、建設過程中的問題及解決措施、養護管理方面的創新方法等，這些對于公路行業來說都是很好的參考依據。但是，相關公路單位、企業的公路檔案信息資源的利用形式十分單一，雖然完成了數字化轉型，但也只是被動地為其他建設單位提供借閱原件、復印件的服務，很少主動再加工這些檔案信息資源，導致很多有價值的公路檔案信息資源被浪費。

3.開發力度不足

一般情況下，公路檔案信息資源都是由公路建設單位、企業收藏保管，不同級別的公路由不同的單位、企業負責管理檔案信息資源。例如，地方鄉鎮道路、干線公路的檔案信息資源一般交給工程建設指揮部保存，后期也會移交給所屬縣市的交通檔案館。如果某條公路包含了橋梁項目，那么，該條公路的檔案信息資源可能會提交給水利部門負責保管。這些單位、企業只重視保管工作，不重視檔案的開發利用工作，未將這些檔案信息資源轉化為可利用的信息。這些單位、企業間的交流較少，信息資源的共享性不足。雖然，這些單位、企業會在相關的網站公布部分公路檔案信息資源，但大多數都是目錄，缺少詳細的檔案材料，很難滿足其他單位、企業的在線利用需求。在信息化背景下，相關公路單位、企業應當利用數據分析、挖掘技術，高效提取公路檔案信息資源中的有效內容，將隱性價值轉化為顯性價值，服務于公路建設工作的開展。

四、信息化背景下公路檔案信息資源利用新方向

信息化背景下，相關公路單位、企業可以利用新技術、新平臺等挖掘公路檔案信息資源中的有效信息，發揮其最大化價值，高效利用公路檔案信息資源。

1.突破傳統，創新檔案利用思維

相關公路單位、企業的管理理念將會直接影響檔案利用工作的目標和行為方式，所以，轉變管理理念非常重要，這樣才能夠高效利用公路檔案信息資源。現階段，很多公路單位、企業在檔案利用工作開展過程中缺少主動性，難以滿足內外部的檔案利用需求。在信息化背景下，相關公路單位、企業要轉被動為主動，借鑒檔案單軌制試點的成功經驗，探索單軌制的檔案管理方式。尤其是在信息化背景下，很多公路檔案信息資源都轉化為電子檔案。相關公路單位、企業要用發展的眼光看待檔案利用，跟隨時代發展潮流，引入電子檔案的理念，高效利用電子檔案資源。

這個過程，相關公路單位、企業也應當擁有超前的服務意識，拓寬檔案信息資源的利用思路，讓檔案利用者能夠獲取有效服務。第一，創新服務方式。在開發利用公路檔案信息資源時相關公路單位、企業既要提供基本的檔案借閱、查詢服務，還要提供創新型服務方式，包括定向服務、網絡傳遞、定題服務等，盡可能地滿足檔案利用者的各項需求。第二，創新服務內容。相關公路單位、企業要從公路建設、維護等角度出發創新服務內容，在已有檔案信息資源的基礎上做好編研工作，不僅要給檔案利用者提供電子檔案查詢服務，還要給檔案利用者提供多層次的檔案產品，包括數據統計包、設計圖紙合集等。第三，創新服務效果。在利用檔案信息資源的過程中，相關公路單位、企業也要關注利用效果的反饋，可以根據近些年來單位內部、外部的檔案查詢者、查詢內容、查詢目的等，統計分析檔案利用者的反饋信息，把握檔案利用動態。要分析各單位、各企業對檔案信息資源的需求方向、需求類型，全面把握公路檔案信息資源的價值，加快利用步伐，將檔案信息資源轉化為有效的生產力。

2.緊跟時代，充分利用信息技術

在信息化背景下，紙質檔案逐步轉變為多載體的信息檔案，大幅度拓展了檔案的利用空間。相關公路單位、企業應當緊跟信息化浪潮，將信息技術應用到公路檔案信息資源的利用工作中。

首先，相關公路單位、企業要做好檔案信息收集工作，將會計檔案、技術檔案、聲像檔案等所有的檔案資源整理在一起，分析其利用價值，先將利用價值較高的檔案資源數字化，其余的檔案資源可以暫緩數字化進程。之后采取云盤儲存、大數據檢索、多媒體顯示等現代化技術，讓這些數字化檔案資源自動歸檔、自動編目、多途徑檢索等，還要同步建設同類型的數據庫，加快數字化進程。這能夠給檔案管理工作帶來更多的便利，讓相關檔案工作者有更多的時間和精力開發利用檔案信息資源。

其次，在條件允許的情況下，相關公路單位、企業可以在內部建立檔案信息化共享平臺，滿足日常的檔案信息利用需求。例如，某公路企業將“財務ERP、檔案管理系統、電子公文系統”等集成在一起，建立了數據管控平臺、檔案整合平臺，能夠快速整合該企業內部的檔案資源，實現統一集中管理。在此基礎上該企業還建立了檔案數據共享平臺，打造了一站式檢索窗口，能夠分類檢索、高級檢索已有的檔案數據。由于不同類型的公路檔案信息資源價值不同，相關公路單位、企業還要利用信息技術進行價值挖掘和價值分析預測工作。例如，某公路企業以現有的檔案信息數據池為基礎，應用人工智能和大數據技術生成了公路建設全過程的圖譜。以時間軸的方式展示了各種公路管理方式、建設技術的建設周期、建設效果、養護成本等，從多個維度對公路管理方式和建設技術進行評級，幫助公路企業鎖定低成本、高效率的公路管理、建設方式，發揮檔案信息資源的利用價值。

最后，要想發揮公路檔案信息資源最大化利用價值，就應當打破企業間、地區間的界限，將所有的公路檔案信息資源整合在一起，確保所有的公路單位、企業都能夠共享交流這些有價值的檔案信息資源。這需要省級交通運輸部門帶頭引線，建立以省級為單位的公路檔案信息網站，與所有的大型公路單位、企業聯網運行，建立統一的數據庫和歸檔標準。這樣就能高效率收集各區域的公路檔案信息資源，以查詢量為準進行收入分成，既能夠加強公路單位、企業間的合作交流，滿足檔案利用者的各項需求，還能夠發揮公路檔案信息資源的最大化價值。

3.深度挖掘，探索檔案利用新形式

公路檔案信息資源是公路單位、企業的文化財富，有極高的利用價值，公路單位、企業要投入更多資金在檔案深度挖掘、檔案工作者培養等方面。首先，要讓檔案工作者接受繼續教育。學習計算機科學、現代化管理學、網絡技術相關知識，優化他們的知識結構，讓檔案工作者在學習新技術和新知識的過程中提升業務水平。在此基礎上，檔案工作者應當考慮到檔案利用者的個性化需求、精細化需求，利用新技術和已有的檔案數據共享平臺，有針對性地開發公路檔案信息資源，探尋多形式的檔案利用方向。例如，定制化檔案。檔案工作者應用人工智能技術和檔案利用者進行實時交流，為檔案利用者提供定制化的檔案資源。此外，檔案利用者無法直接查詢到部分個性檔案信息資源時，可主動將檔案利用者需求發送給以人工智能為依托的虛擬窗口，虛擬窗口會提前審核需求內容，根據需求種類分配給人工服務平臺，由工作人員重新篩選、分析、整合檔案內容，將能夠滿足檔案利用者需求的檔案資源打包發送給檔案利用者；其次，個性資源推送。檔案工作者利用大數據技術搜集檔案利用者的訪問記錄，找出潛在檔案利用者和長期檔案利用者，分析他們的使用習慣、檢索預期等，將其可能會需要的檔案資源提前整理在一起，不定時推送給檔案利用者；最后，主題式檔案。檔案工作者可以利用大數據分析技術重新整合已有的公路檔案信息資源，進行主題匯編。包括榮譽成就、管理經驗、新技術應用、成本控制、大事記等不同的主題。“榮譽成就”講述的是歷年來該公路單位、企業在公路建設方面的優秀成果，有對外宣傳、樹立良好形象的作用；“新技術應用”收集整理了公路單位在應用各種新技術道路上出現的問題、應對措施、技術要點等，有極高的借鑒意義。檔案利用者可以根據自己的需求在線利用這些檔案信息資源。

五、結語

在信息化背景下，公路行業的檔案管理工作也從紙質檔案逐步轉向電子檔案，從實體管理逐步轉變為數據管理，從分散的管理形式逐步轉化為集中管理形式。這個過程中仍然有很多公路單位、企業未認識到開發利用公路檔案信息資源的重要性，在開發利用方面仍然存在很多問題，難以滿足檔案利用者的利用需求。這就要求公路單位、企業要順應時代發展趨勢，明確公路檔案信息資源的利用方向，將信息技術融入檔案工作中，創新檔案利用思維，形成超前服務意識，緊跟時代發展潮流。同時，在單位、企業內部建設大信息化共享平臺，在外部打造多企業聯合的公路檔案信息網站，生成信息資源庫，更要探索檔案的新利用形式，深度挖掘檔案信息資源中的有效價值，這樣，才能夠高效率管理利用公路檔案信息資源，推動公路行業向前發展。

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作者簡介：趙海英（1973—），女，漢族，山東博興人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理、開發利用與創新。