基層數字檔案室建設實踐探究

摘 要：基層數字檔案室建設是當前很多基層單位發展中的一項重點工作，通過基層數字檔案室建設工作的落實，能夠高質量完成數據信息收集、存儲等工作，提升數據信息利用率，推動基層單位朝著更好的方向發展。本文闡述基層數字檔案室建設要求與標準、基層數字檔案室發展變革等內容，分析新形勢對基層數字檔案室建設的影響，圍繞創建完善數字檔案管理體制、加強軟件與硬件平臺建設等幾方面，對基層數字檔案室建設工作進行探究。

關鍵詞：基層；數字檔案室；建設探究

隨著電子信息技術的普遍應用，數字檔案館建設工作快速發展，基層數字檔案室建設成為當前檔案行政管理部門，以及基層單位發展的重點內容。

基層數字檔案室建設主要是指機關、企事業單位、社會組織，通過對計算機技術、信息網絡技術的應用，實現對室藏檔案的數字化加工、網絡化應用、信息化管理。基層檔案不僅僅是同級國家檔案館的重要基石，同時，也是同級國家檔案館數字化發展的前提保障。通過基層數字檔案室建設工作的落實，能夠實現對紙質檔案原件的保護，可以為檔案信息利用者提供有效、便捷的查詢服務，提升檔案信息利用率，為相關工作的落實奠定良好基礎。

一、基層數字檔案室建設要求與標準

1.建設要求

（1）硬件要求。基層數字檔案室建設的硬件要求包含很多內容，包括專門的辦公場地，該場地能夠實現室藏紙質檔案的數字化加工；專業化服務器，該服務器的主要作用是信息系統中數據信息的存儲、管理與應用；可以應用在不同用戶的輸入、輸出設備，如身份證讀取器、打印機等；能夠應用在紙質、照片等傳統檔案載體，檔案數字化加工環節的數碼相機、掃描儀等；光片刻錄機、磁帶機等，此類設備主要是應用在數據備份、數據歸檔移交環節，實現對大量數據信息的存儲、查詢以及利用，推動后續工作有序開展。

（2）軟件要求。基層數字檔案室建設的軟件要求主要包括選購主流操作系統，或者相關單位可以結合自身實際情況，開發出穩定性較強、安全性較高的主流操作系統。一是要保證選用的數據庫管理系統能夠與單位檔案信息管理標準相符合；二是合理選用掃描軟件、圖像處理軟件等，使檔案資料管理系統與辦公自動化系統之間實現有效銜接。

（3）數字化標準要求。在對相關標準進行加工、整理、管理時，要嚴格按照相關規定展開，如將國家檔案局DA/T46-2009《文書類電子文件元數據方案》作為主要參考依據。在此背景下，也可以為檔案歸檔、檔案信息存儲等工作的落實提供保障。

2.建設標準

為推動基層數字檔案室建設工作順利開展，國家檔案局針對該項工作制定并頒布相應的建設標準，同時也提出建設要求。比如，頒布的《數字檔案建設指南》，為基層數字檔案室建設工作的落實提供更多參考依據，包括總體要求依據、數字檔案資源建設與保障體系依據等。在對基層數字檔案室建設原則、內容、要求、步驟以及建設目標等基礎內容有正確了解基礎上，需要管理系統能夠具備完善地收集、管理、保存以及利用功能。同時，在資源建設過程中要包括資源整理、檔案數字化、數字檔案資源庫建設等，確保創建的安全保障與標準示范體系能夠具備較強的針對性。

為實現對基層數字檔案室建設工作的正確引導，國家還頒布相應的建設指南，結合不同區域的實際發展特點，對基層數字檔案室建設過程中的概念、基礎設備設施、基本特征、經費保障、人才保障、數字檔案資源等方面進行統一，為建設工作提供重要參考，能夠推動建設工作的順利進行，促使基層數字檔案室建設工作能夠朝著規范化、科學化方向發展。

二、基層數字檔案室發展變革

進入大數據、信息化時代，在不同程度上對基層數字檔案室發展產生影響，引起基層數字檔案室的一系列變革創新。

1.信息服務策略變革

從宏觀角度分析，在數字檔案室的發展中，數字檔案信息服務是其中的重點內容，在當前新時期發展背景下，每天都會產生大量的數據信息，數字檔案室能夠實現對此類資料的量化處理，實現信息服務智能化、科學化；從微觀角度分析，數字檔案信息服務能夠實現對用戶需求的識別，通過對先進大數據技術、信息技術的應用，實現精準的個性化服務，最大程度上滿足用戶的需求。

2.信息技術水平變革

信息技術水平的高低會對數字檔案室提供的信息服務質量產生影響。大數據時代下，數據信息是不同類型數據信息的整合、集成，如果想要在海量數據信息中快速檢索出自身想要的信息、有價值的信息，可以采用整體分析方式、非結構化分析方式，根據統一標準要求，進行檔案信息的管理、存儲。此外，針對有用的數據資料，要進行綜合分析與提取，這樣可以為用戶提供智能化服務。

3.信息服務資源變革

在現如今社會發展背景下，數字檔案資源數量以及數字檔案資源類型的信息服務基礎能夠得到強化。圍繞先進的大數據技術，拓展數字檔案室建設范圍，在此背景下，分散的信息、復雜的信息會受人們更多的重視。數據信息通過電子郵件、社交媒體、政府網頁等方式進行傳播，內部信息服務資源將會更加豐富。

三、新形勢對基層數字檔案室建設的影響

基層數字檔案室建設工作的落實，依托的是先進的大數據技術、信息技術。基于此，新形勢發展下的先進技術會對基層數字檔案室建設產生影響。

1.影響基層檔案信息收集整理

基層檔案管理工作的基礎就是檔案信息資源的收集與整理，先進大數據技術能夠為基層檔案信息資源收集、整理工作的落實提供更多便利。電子檔案資源收集與整理主要采取結構化方式或者非結構化方式。在基層檔案管理中，大數據存儲技術能夠發揮出自身的基礎依賴作用，實現對原本檔案信息資源存儲載體的改變，在一定程度上促使基層檔案工作的全面化、綜合化。尤其是在面對相對零散的檔案信息資源時，有可能只是一個簡單的符號、數字，也能夠實現對其的收集與存儲，促使零散的數據信息能夠成為結構化檔案。對于非結構化檔案信息資源，如多媒體圖片、電子文檔等都能夠實現收集、存儲。在大數據時代發展背景下，基層檔案管理部門的主要工作是收集并管理不同類型的檔案信息資源，在這一過程中，要對大數據存儲技術、大數據利用技術進行合理利用，提升檔案信息資源的利用率。同時，還要創建綜合性檔案信息資源管理部門，為各項工作的開展提供正確引導。

檔案工作人員要主動學習先進的大數據技術，在檔案信息資源的提取與使用中，能夠將其優勢發揮出來，提升檔案信息資源的搜集與整理效率，為基層檔案管理工作質量的提升奠定良好基礎。

2.影響基層檔案信息服務利用

不同類型、不同部門以及不同層次的檔案信息資源都需要通過用戶服務將其價值展現出來。大數據時代發展中，基層檔案信息資源服務需要樹立正確的大服務觀，轉變傳統的被動服務觀念，發揮大數據技術優勢，實現基層數字檔案信息資源的全方位整合、處理，為檔案用戶提供高質量服務。在此基礎上，根據檔案信息資源實現對用戶行為的分析，為檔案信息資源使用者提供服務，實現智慧型服務功能。基于此，大數據時代下的基層數字檔案服務想要發揮自身價值，就要提前做好用戶信息的全方位挖掘與分析工作。在這一過程中，應用大數據挖掘技術、大數據分析技術，將相互聯系觀點作為正確指引，實現分散數字檔案信息的整合，不同檔案資源之間實現無縫對接，為用戶提供有效的檔案服務，使基層檔案服務逐漸朝著社會化、智能化方向發展。

四、基層數字檔案室建設措施

1.創建完善的數字檔案管理體系

基層數字檔案室建設是當前基層檔案信息化建設中的一項重要內容。在基層數字檔案室建設工作落實期間，要強化數字檔案室建設的組織領導，可以將基層數字檔案室建設工作融入基層信息化建設規劃中，對該項工作進行整體統籌、規劃，可以采用先易后難、分步實施方式，從而推動基層數字檔案室建設工作的順利開展。首先，針對基層數字檔案室要明確具體的人員編制，也就是說，在管理體制當中要對管理人員需要完成的具體工作做出明確規定，保證各項工作都能夠有專門的工作人員負責，推動各環節工作順利進行。同時，針對各個工作崗位要配備具有大數據思維、掌握先進技術的復合型人才，保證各項工作都能夠按照規定展開，減少問題的出現；其次，針對基層數字檔案室建設要制定規章制度，從而為工作人員提供正確引導，規范工作人員的行為，相關負責人可以結合基層數字檔案室建設工作的具體需求，并圍繞上級單位的制度要求，對基層數字檔案室管理規范制度進行完善。比如，創建電子檔案信息資源歸檔與使用管理制度、創建檔案信息資源安全備份制度、管理流程制度等。確保能夠將基層數字檔案室建設各類要求全部融入制度中，實現數字檔案建設要求與檔案信息化管理制度要求之間的相互銜接；最后，針對電子檔案信息資源，工作人員要根據信息化建設要求，實現對電子檔案信息資源的前端管控。在檔案信息資源大數據分析過程中，要對電子檔案信息資源歸檔、存儲、利用要求進行充分考慮，通過完善的數字檔案管理體系，能夠為基層檔案室建設工作的落實提供正確引導，盡量減少不合理、不科學等情況出現。

2.加強軟件與硬件平臺建設

在基層數字檔案室建設工作落實期間，對于軟件與硬件平臺建設，需要相關工作人員給予更多重視。在具體建設工作開展中，要做好以下幾點：（1）要為建設工作配備計算機網絡硬件設備設施，在保證檔案信息資源安全的基礎上，將計算機與外部網絡進行連接，創建局域網。計算機網絡設備設施能夠為基層數字檔案資源收集整理、存儲保管工作提供更多便利。在硬件設備配備過程中，要結合基層單位實際情況，遵循節約、便捷原則，可以配備數碼攝像機、相機、計算機終端等。如果基層單位的數字化檔案信息資源較大，并且，對于安全性有較高要求，那么，可以設置在線存儲設備或者離線存儲設備。（2）創建基層數字檔案室軟件平臺。在基層單位信息化建設期間，數字檔案管理軟件平臺是檔案管理的重點，也就是說，管理人員在檔案管理過程中會使用相應的軟件平臺，不僅可以為管理人員相關工作的落實提供保障，而且能夠降低工作量，提升工作效率。檔案信息采集、管理工作以及檔案信息的使用，都可以將軟件平臺作為重要依托。如果基層單位已經進行檔案電子化建設，針對此類單位可以配備與數字檔案室相符合的軟件系統，為基層單位后續檔案管理相關工作的落實奠定良好基礎。在創建基層數字檔案室軟件平臺過程中，會涉及很多不同環節，包括標準規范建設環節、軟件平臺設計環節、系統開發環節、系統測試環節等。由此可以看出，軟件建設是一項復雜工作，基層單位往往無法直接完成。因此，檔案管理部門要在這一過程中將引導作用發揮出來，在軟件平臺設計、建設環節中加大人力、財力的投入，從而在最大程度上保證軟件平臺建設的科學性，推動各項工作高質量開展。

3.加強檔案數字化質量監管

加強檔案數字化生產質量監管，是基層數字檔案室建設中的一項重點工作內容，通過質量監管工作的落實，能夠及時發現在基層數字檔案室建設中存在的質量問題，以及檔案數據信息收集中存在的不合理情況。首先，要落實卷宗質量檢測工作，工作人員要檢查卷宗題名編輯是否科學，針對記載卷宗具體資料的單號、頁碼、起止時間、卷宗信息等也要進行全方位檢查。如果在檢查期間發現存在錯誤情況，要及時進行調整、完善，這對于后期的信息錄入能夠起到良好的促進作用。其次，對于檔案數據的錄入也要安排專門工作人員進行把關，確保各項工作規范化開展，強化錄入人員的責任意識，促使其在檔案數據錄入期間嚴格按照規定進行。針對記錄的檔案目錄信息，要開展不定期抽檢工作，最大程度上確保錄入信息的真實性、統一性。

五、結束語

綜上所述，基層單位在發展過程中，對于基層數字檔案室建設工作要給予更多關注，通過檔案信息的有效收集、整理與分析，為基層單位相關工作的開展提供正確引導。通過加強檔案數字化質量監管、加強軟件與硬件平臺建設等不同方式，推動建設工作順利開展。

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作者簡介：金麗萍（1973—），女，漢族，云南昆明人，本科，檔案館員（中職），研究方向：基層數字檔案室探究實踐。