淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理

摘 要：現如今，在事業單位中全面開展檔案管理工作是必要的，隨著新時期先進技術的不斷發展，事業單位電子檔案管理水平不斷提高，電子檔案管理工作開展過程，應根據事業單位檔案管理內容，針對性地加強電子檔案管理研究能力，制定更加完善的電子檔案管理體系，為事業單位檔案管理工作開展提供有效保證。文章通過具體分析，總結電子檔案管理的特點，分析有效提高電子檔案管理水平的途徑。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；電子檔案

電子檔案管理水平的不斷提高，利于推進事業單位檔案工作開展，作為檔案工作人員要不斷學習先進的檔案管理理念，提高電子檔案管理能力，為事業單位檔案管理工作開展奠定良好基礎。為提高研究水平，檔案管理過程要根據事業單位實際，針對事業單位電子檔案管理模式，優化管理方法，創新管理體系，不斷為事業單位穩定發展提供保證。

一、電子檔案概述

目前，大多事業單位已經進入自動化辦公狀態，直接在計算機系統中就能將檔案信息錄入，形成電子文件后再利用程序運行批量化處理電子文件內容。電子檔案是當前形勢下檔案管理的主要形式，能夠為用戶提供較為完整的檔案管理功能以及網絡查詢功能。同時，也可以利用辦公自動化管理和網絡技術形成較為完善的現代信息管理網絡。

二、電子檔案特點

1.信息內容豐富

電子檔案與傳統紙質檔案相比較，其資源類型多元化，包含圖片、數據、文字、語音以及視頻等信息，內容具有數據化、可視化以及直觀化等特點，是紙質檔案所不具備的優勢。紙質檔案一旦形成，想要添加內容較為麻煩，而電子檔案可以根據需要，不斷添加外部信息，促使檔案信息更加準確、詳盡和客觀，保證檔案信息處于動態收集中，能夠顯著提升檔案的應用價值和參考價值。

2.節約管理成本

以往的紙質檔案在信息收集、整理歸類和資源保存中都需要消耗大量的人力、物力以及財力資源，如事業單位需要設置單獨的檔案室用于保管紙質檔案，并對檔案室的硬件設備設施、環境以及空間具有較高的要求。電子檔案以信息技術為載體，在信息收集中能夠通過互聯網實現信息數據共享，便于管理人員收集和甄別信息。同時，檔案儲存的主要設備為計算機和云端，不需要浪費物理空間，不需要管理人員定期維護，可以節約檔案管理成本。

3.提升利用效率

檔案是一種珍稀的資源，具有較強的功能性、參考性和借鑒性，尤其對于事業單位而言，在長期發展中會產生大量的檔案資源，記錄單位各項重大政治活動、經濟活動和人事變動，可以為單位發展和決策制定提供參考。檔案的價值在于利用，紙質檔案在應用中需要到檔案室調取，并且，在長期翻閱中容易導致頁面損壞，而電子檔案突破了以往空間和時間的制約，使用者不需要來到檔案室，通過互聯網即可完成異地調取，顯著提升檔案的利用效率。

4.保證檔案安全

事業單位產生的檔案資源很多都有保密性，需要進行妥善而嚴謹的保管，在以往的檔案管理中，紙質檔案受到環境因素、人為因素等影響，容易發生損壞或者丟失等問題，嚴重影響檔案的安全。例如，紙質檔案在長期保存中頁面容易被蟲蛀、霉變等，紙面信息模糊不清，檔案失去應用價值。而電子檔案屬于一種數據資源，其可以保存在計算機或者云端，對于重要的檔案資源能夠采取備份處理，保證檔案資源的安全性。

5.管理便捷高效

電子檔案在收集、整理、立卷以及歸檔中主要通過信息技術完成相關工作，與以往的紙質檔案相比較，可以減少管理人員的工作量，大大縮短檔案收集的時間，避免管理人員由于過度疲勞而誘發人為失誤。同時，隨著事業單位信息化建設的持續加速，網絡共享程度不斷提升，在收集檔案信息中，管理人員能夠借助網絡快速完成資料收集，促使檔案管理工作更加便捷高效。

6.提升共享程度

利用是檔案資源的價值體現，在以往的紙質檔案中，借閱存在一定難度，還無法滿足多人的同時查閱，而通過電子檔案管理，以網絡為載體能夠加速檔案資源的共享速度和共享程度，檔案資源能夠重復利用，支持多人同時查閱。同時，在檔案利用形式方面也更加多元化，包括在線查閱、復印件以及郵件等，使用者可根據個人需求靈活選擇借閱方式。

三、事業單位電子檔案管理存在的問題

1.電子檔案管理安全性不強

不同于以往傳統意義上的檔案管理形式，電子檔案在管理上具有很強的安全性，但是，在科學發展的今天，信息技術也在進步，網絡病毒和黑客攻擊對電子檔案管理設備的安全產生嚴重的威脅。有的單位還在使用陳舊落后的檔案管理設備，殺毒軟件也沒有及時更新，檔案管理人員沒有認識到安全的重要意義，不利于電子檔案的安全性。另外，發送、傳輸、接收電子檔案的過程也容易有病毒干擾和入侵，在各個時期都會有威脅，所以，電子檔案的使用是在重視安全的基礎上完成的。

2.相關人員對電子檔案的重要性認識不足

檔案管理人員沒有認識到電子檔案的重要性。雖然事業單位的電子檔案管理已經引入先進的設備，但是，有的檔案管理人員仍然喜歡使用以往熟悉的檔案管理形式，沒有認識到電子檔案管理的好處，在新事物接受方面有所限制，所以，電子檔案管理工作在事業單位的發展受到了影響。在事業單位檔案管理中，因傳統檔案管理過程缺乏針對性，并且，定位不準確，導致檔案管理工作無法深入開展，檔案部門的實際作用也無法得到發揮。針對傳統管理模式進行深入改革，提高檔案系統化、規范化管理水平，必然能夠助力事業單位的良好發展。

3.缺乏健全的電子檔案管理制度

有的事業單位采用了電子檔案管理的形式卻沒有建立健全的管理制度，致使電子檔案管理工作缺乏可以遵循的相關標準。目前，事業單位對于檔案管理人員的工作要求在不斷提高，除了要有職業道德素養，還要具有扎實的業務能力，但很多單位在考核制度與審核機制上還沒有完善起來，致使檔案管理人員專業能力無法提高。同時，管理部門缺乏合理的工作安排，每個工作人員的工作量都很大，工作內容較為煩瑣，不利于其專業能力的提高。

四、事業單位電子檔案管理優化措施

1.夯實軟硬件基礎

電子檔案以信息技術為支撐，管理工作對事業單位的信息化程度要求較高，而想要確保管理效率和質量，單位需要夯實軟硬件基礎，應用互聯網、計算機、多媒體、數據庫以及大數據等技術，為檔案管理工作開展提供支撐。首先，單位要根據自身實際，構建以及完善信息化管理系統，定期進行升級、改造和維護，配備專業的維護人員，實現自動化和數字化的信息調用、信息鑒別、信息處理、信息收集、信息分類和信息保存，符合檔案管理的實際需求和技術特點；其次，建設電子檔案信息庫，對所有電子檔案開展集中化和統一化管理，促使管理更加高效、快捷，單位可以與當地科技公司合作，根據管理需求構建檔案信息庫，做好系統開發工作；最后，電子檔案離不開硬件設備設施的支撐，事業單位要加大資金投入，采購管理所需的各項硬件設備設施，包括打印機、復印機、計算機等，提升設備利用效率，做好設備儀器的更新換代工作。

2.完善管理制度

電子檔案與紙質檔案存在一定區別，以往的紙質檔案管理制度不適用于電子檔案管理，因此，事業單位要加強制度體系建設，制定科學的制度為各項工作提供制度支撐。首先，加強制度體系頂層建設，單位領導、部門主管以及管理人員要共同參與制度建設，從操作、保密和應用層面不斷完善制度。基于事業單位檔案的保密性、政治性以及嚴肅性特點，制度也要具有較強的適用性，不能生搬硬套其他單位的制度；其次，制度要涵蓋電子檔案管理的整個流程，為管理人員提供工作指導，同時，要具有靈活性，根據工作需求動態調整制度；最后，要將其落實到實際工作中，要求所有人員按照既定的制度操作管理，確保電子檔案內容真實、數據可靠、保管安全、應用方便。

3.保證檔案資源安全

電子檔案目前已經成為檔案管理的主要內容，而在網絡技術和信息技術的支撐下，其價值性和作用性也更加明顯，與紙質檔案相比較，電子檔案雖然具有快捷、高效等優勢，但基于網絡的開放性特點，其自身也存在一定的安全隱患。例如，黑客利用技術優勢入侵事業單位信息系統中，會盜取和破壞檔案資源，給單位造成巨大損失。因此，事業單位要提升對電子檔案安全的重視程度，采取科學的措施優化安全管理。第一，做好硬件設備設施維護工作，專業人員要定期檢查服務器、計算機的運行狀態，機房要保持環境干燥整潔，鍵盤、鼠標以及顯示器等周邊設備要操作靈敏、性能好、質量好，如果出現損壞需立即更換；第二，做好系統維護工作，確保電子檔案信息系統流暢、運行穩定，如果存在系統卡頓，需要對原因進行分析；第三，對檔案室電路進行定期檢查，及時維修和更換陳舊線路，確保檔案室供電穩定，避免由于線路老化而導致突然停電，造成數據信息丟失，給檔案信息的準確性和全面性帶來負面影響；第四，建立訪客管理中心，記錄所有進入信息系統的訪客，如果出現非法訪客或者陌生訪客，則要立即上報，管理人員要具備較強的自覺性和責任意識；第五，做好網絡安全防護工作，如應用防火墻技術、生物識別技術、軟件殺毒技術等，規范管理者的權限，避免出現檔案信息被刪除、篡改以及泄漏等惡性事件；第六，為確保檔案信息的安全性，管理人員還要定期進行資源備份，利用云技術將重要的檔案資源上傳到云端備份，實行三級備份制度，避免重要的信息丟失，給事業單位造成嚴重損失。

4.加強管理隊伍建設

管理人員是開展電子檔案管理的主體，在時代發展新形勢下，檔案管理內容、手段和形式出現一定的轉變，電子檔案逐漸取代紙質檔案，管理人員也要摒棄以往的固化思維，根據電子檔案的特點創新管理方法，提升自身的綜合素質。同時，事業單位還要注重加強檔案管理隊伍建設，通過各種措施打造一支能力強、素質高、專業化的現代管理隊伍。第一，單位要基于檔案管理需求，加強研究型、操作型以及管理型人才隊伍建設，積極從高校和社會吸納具有一定專業背景、管理經驗和操作能力的現代化人才，適當提升入職門檻和工薪待遇，吸引更多有能力的人才加入；第二，無論是紙質檔案還是電子檔案，內容都具有較高的機密性，尤其對于一些政策性較強的文件而言，其涉及單位發展和國家機密，需要管理人員做好保密工作，事業單位要加強崗位教育，提升管理人員的保密意識和責任意識，不能隨意泄漏檔案內容；第三，電子檔案管理對人員的信息技術操作能力具有較高要求，但是，部分管理人員年齡較大，接受新鮮事物的能力較差，在工作中失誤頻繁，影響檔案信息的安全性和真實性。針對這一情況，事業單位要注重加強人員培訓，對培訓內容進行科學規劃，將信息技術作為重點，通過有效的培訓提升人員崗位能力，同時，制定培訓考核制度，將考核結果與工薪待遇掛鉤，端正人員對待培訓的態度；第四，電子檔案管理具有較強的專業性，要求管理人員擁有豐富的專業知識儲備，事業單位要鼓勵管理人員加強自主學習，不斷完善自身的專業知識體系，樹立終身學習的意識。

5.提升電子檔案利用效率

檔案的價值在于利用，事業單位的檔案資源具有較強的功能性、參考性、社會性和服務性，不僅可以為單位制定決策提供依據，還能夠為廣大社會公眾提供服務。在以往的紙質檔案管理中，受到客觀因素的影響，檔案利用率較低，存在重保管、輕利用的弊端，不利于發揮檔案資源的價值。電子檔案在利用方面更具優勢，事業單位要注重提升其利用效率，更好地為單位和社會服務。首先，所有生成的電子檔案不能隨意外借，根據檔案機密程度不同，將檔案資源分為絕密、機密、秘密以及公開四個級別，不同級別的檔案資源借閱方式和流程不同；其次，明確科學的查閱權限，管理人員要對重要的檔案資源內容進行深度挖掘，提煉出有價值的信息，以供單位領導參考；最后，檔案可通過在線閱覽、電子件、復印件以及原件的方式利用，為廣大使用者提供便捷服務。

6.建立統一的數據標準

電子檔案管理具有較強的專業性，與紙質檔案不同，想要確保信息收集及時、完整，需要建立統一的數據標準，便于資料整合、數據處理、信息利用，信息系統要與數據庫相統一、兼容。首先，檔案管理涉及事業單位內部所有部門，單位領導要樹立檔案意識，給予檔案工作高度重視，加強各個部門之間的交流溝通，通過合作提升檔案收集效率，為管理掃清障礙，奠定基礎；其次，管理人員在收集檔案資源中，需要將標準交代清楚，并且，與一線人員及時溝通，利用專業知識對所有信息資源進行審核篩選，過濾無用信息、保留有價值的信息和數據；最后，制定單位內部的通用軟件，做好數據信息的標準化以及規范化工作，避免出現分工重疊的情況，浪費管理成本和人力資源。

五、結論

總之，事業單位在發展過程中，需要全面開展檔案管理工作，檔案管理是保證事業單位相關工作有效開展的關鍵。因此，通過以上分析，結合事業單位電子檔案管理工作內容，全面總結電子檔案管理的方法，希望能全面加強電子檔案管理質量，從而進一步提高實踐研究水平，為事業單位電子檔案管理工作開展提供良好建議。

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作者簡介：高艷梅（1977—），女，漢族，山西呂梁人，本科，檔案館員，研究方向：事業單位檔案管理。