建設(shè)數(shù)字化辦公平臺助力教育科學(xué)研究數(shù)字化

江德震 宋德正

摘? ?要：教育科學(xué)研究數(shù)字化是教育數(shù)字化戰(zhàn)略的重要方面，數(shù)字化辦公平臺可以提高辦公效率，是教育科學(xué)研究數(shù)字化的強(qiáng)大動力。省級教育科學(xué)研究機(jī)構(gòu)數(shù)字化辦公平臺主要包含三大基礎(chǔ)模塊，分別是面向所有職工提供相應(yīng)服務(wù)的服務(wù)模塊，供專人管理某項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的管理模塊，以及呈現(xiàn)單位內(nèi)部公開信息或事項(xiàng)的共享模塊。

關(guān)鍵詞：教育科學(xué)研究；數(shù)字化；辦公平臺

中圖分類號：G40-03? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? 文章編號：1009-010X（2023）12-0007-03

習(xí)近平總書記在黨的二十大報告中指出要推進(jìn)教育數(shù)字化，建設(shè)全民終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會、學(xué)習(xí)型大國。中共中央、國務(wù)院于2023年2月印發(fā)的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》也明確強(qiáng)調(diào)，要大力實(shí)施國家教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動，完善國家智慧教育平臺。教育科學(xué)研究數(shù)字化是教育數(shù)字化戰(zhàn)略的重要方面，是推動教育科學(xué)研究平穩(wěn)發(fā)展、深化教育科學(xué)研究改革、激發(fā)教育科學(xué)研究活力的強(qiáng)大動力。

為了更好實(shí)施教育科研數(shù)字化，省級教育科學(xué)研究機(jī)構(gòu)應(yīng)該建設(shè)數(shù)字化辦公平臺，提高單位辦公效率，加強(qiáng)內(nèi)部溝通、部門協(xié)作和資源共享，提升教育科學(xué)研究數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩院蜁r效性。

一、數(shù)字化辦公平臺的設(shè)計結(jié)構(gòu)

結(jié)合教育科學(xué)研究工作實(shí)際，省級教育科學(xué)研究數(shù)字化辦公平臺應(yīng)包含三大基礎(chǔ)模塊（如圖1），分別是面向所有職工提供相應(yīng)服務(wù)的服務(wù)模塊，供專人管理某項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的管理模塊，以及呈現(xiàn)單位內(nèi)部公開信息或事項(xiàng)的共享模塊。為保證辦公信息的安全性，職工需憑賬號、密碼登錄平臺，賬號信息包括姓名、職務(wù)、主管工作等基本信息。為保證辦公的便捷性，內(nèi)網(wǎng)中所有需要打印文件的用紙幅面默認(rèn)采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，特殊形式的文件用紙幅面，起草人員可根據(jù)實(shí)際需要選擇或調(diào)整。

二、數(shù)字化辦公平臺的基本內(nèi)容

（一）服務(wù)模塊

服務(wù)模塊是服務(wù)單位全體人員的，因此其內(nèi)容涉及面較寬，應(yīng)包含單位職工常用的待辦提醒、工資查詢、請示報告、財務(wù)報銷等服務(wù)內(nèi)容（如圖2）。

待辦提醒欄目可設(shè)置為系統(tǒng)自動推送，所有需要單位職工完成的工作均在該項(xiàng)服務(wù)中進(jìn)行提醒，職工登錄個人賬號后，可以分類別查看待辦內(nèi)容。主要推送內(nèi)容應(yīng)包括：需要某一職工繼續(xù)辦理、審批、閱覽的工作或文件，系統(tǒng)推送或其他職工發(fā)送的消息，個人設(shè)置的工作日程、重要時間節(jié)點(diǎn)提醒等。

工資查詢欄目以個人消息的形式將職工月工資明細(xì)推送至個人賬戶。職工可以通過系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目、選定時段導(dǎo)出工資明細(xì)的Excel表格，也可直接在線分類別、分時段查詢崗位工資、薪級工資、績效工資、個稅、養(yǎng)老保險、職業(yè)年金、公積金等明細(xì)中所含項(xiàng)目的發(fā)放情況，為獎金、補(bǔ)貼等提供單項(xiàng)查詢。

請示報告欄目需要職工按提示填寫標(biāo)題、抬頭、正文、附件、落款、時間等相關(guān)信息，信息填寫過程中，所有字體默認(rèn)為仿宋三號字。內(nèi)容填寫完整后，可保存為編輯模式或?qū)徟Ｊ?，在編輯模式下可對文件進(jìn)行修改完善，也可以將文件發(fā)送至特定人或特定人群繼續(xù)編輯修改；在審批模式下，可直接發(fā)送至特定人進(jìn)行審批，審批模式下文件無法再次編輯，審批完成后自動進(jìn)入完成模式并自動歸檔。文件起草完成后，如需打印文件，系統(tǒng)將自動按照單位規(guī)定的公文格式要求調(diào)整字體、行間距等完成排版，打印人員也可適當(dāng)調(diào)整，確保打印效果符合單位要求。

請假服務(wù)欄目需要選擇請假類別，因私請假會計入個人休假天數(shù)。為方便職工操作和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，請假人和起止時間均通過下拉選擇完成而非個人填寫。請假理由需通過填寫方式完成，填寫完畢提交后，系統(tǒng)根據(jù)請假人信息和請假天數(shù)確定審批人員，并推送至審批人賬號進(jìn)行逐級審批，審批結(jié)束后，系統(tǒng)自動歸檔。職工有打印需求的，點(diǎn)擊打印即可打印審批中或?qū)徟蟮恼埣偕暾埍怼?/p>

鑒于大多數(shù)單位已經(jīng)有較為成熟的物資管理系統(tǒng)，知網(wǎng)查詢需通過第三方系統(tǒng)完成，因此辦公平臺僅作為申領(lǐng)物資和知網(wǎng)查詢的一個入口出現(xiàn)。單位職工點(diǎn)擊申領(lǐng)物資或知網(wǎng)查詢后，系統(tǒng)直接跳轉(zhuǎn)至單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)或中國知網(wǎng)，單位職工登錄系統(tǒng)后，嘗試通過IP地址認(rèn)定等技術(shù)，讓單位職工可以直接進(jìn)入相關(guān)頁面，且無需再次輸入賬號密碼完成相關(guān)操作。

職工報修資產(chǎn)需要選擇資產(chǎn)類別。有資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)要求報修人輸入資產(chǎn)編碼。輸入資產(chǎn)編碼后，自動生成資產(chǎn)名稱、存放地點(diǎn)、使用人等信息，報修人審查信息與實(shí)際情況是否有誤，如果默認(rèn)信息存在錯誤，報修人在備注處填寫現(xiàn)實(shí)信息。報修其他資產(chǎn)則要求報修人必須錄入資產(chǎn)名稱，選擇存放地點(diǎn)。信息填寫完畢后，職工必須簡要說明損毀狀況，并上傳一張或多張可以清晰反映資產(chǎn)現(xiàn)狀的照片。

財務(wù)報銷欄目應(yīng)當(dāng)包含預(yù)算編報、支付申請、出差審批、差旅費(fèi)報銷四項(xiàng)。預(yù)算編報需要能夠填寫項(xiàng)目名稱、預(yù)算總額、支出事項(xiàng)、列支金額、項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)等，預(yù)算編報需具備統(tǒng)計功能和會計報警功能，項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)需要能夠說明每個科目對應(yīng)的經(jīng)費(fèi)額度、使用理由、單價和數(shù)量等，且預(yù)算完成后，需要能夠按流程完成審批。支付申請的時間、申請人（經(jīng)辦人）由系統(tǒng)自動生成，填報人據(jù)實(shí)填寫申請支付的項(xiàng)目名稱、支付科目、支出金額、支出明細(xì)、項(xiàng)目起止時間與研究階段，填報完成后系統(tǒng)能夠按流程完成審批。出差審批需要包含出差人員、出差事由、出發(fā)地、接待單位、出差起止時間、目的地、交通工具、目的地住宿標(biāo)準(zhǔn)等。差旅費(fèi)報銷通過選擇進(jìn)行關(guān)聯(lián)報銷人和出差審批單，系統(tǒng)根據(jù)出差審批單生成人數(shù)、車船機(jī)票的發(fā)站和到站、伙食補(bǔ)助、市內(nèi)交通補(bǔ)助、事由等信息，手動填寫車船機(jī)票金額、公雜費(fèi)、住宿費(fèi)、必要說明等信息。

交流中心欄目主要功能為即時通訊和文件傳輸，要求具有更高的傳輸速度和安全性，為提高便捷性采用開發(fā)軟件實(shí)現(xiàn)而非彈窗。職工在交流中心可以選擇其他職工進(jìn)行單獨(dú)交流，也可選中特定人群組成交流群。交流中心支持語音和視頻交流，為語音和視頻會議提供支持。職工可在即時通訊對話框發(fā)送文件，也可以點(diǎn)擊“發(fā)送文件”按鈕集中發(fā)送文件。所有發(fā)送的文件都可以在“發(fā)送文件”中按名稱、時間、類型等進(jìn)行分類，設(shè)計已發(fā)送，已接收，草稿箱等項(xiàng)目。

（二）管理模塊

管理模塊主要是由教育科學(xué)研究機(jī)構(gòu)內(nèi)具體負(fù)責(zé)某項(xiàng)工作的行政管理人員使用，平臺作為集成入口，通過鏈接形式鏈接專項(xiàng)管理系統(tǒng)。教育科學(xué)研究機(jī)構(gòu)主要的管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括會計系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、研究刊物編輯系統(tǒng)等。

（三）共享模塊

資源和信息共享是數(shù)字化辦公平臺最重要的功能之一，其重要內(nèi)容需要包含單位動態(tài)、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、通知公示等內(nèi)容（如圖3）。該模塊中所有共享內(nèi)容均需自動生成發(fā)布日期，單位職工可點(diǎn)贊、可留言、可在單位員工范圍內(nèi)發(fā)起內(nèi)容分享。為方便檢索共享內(nèi)容，所有共享內(nèi)容在發(fā)布前需填寫關(guān)鍵詞，關(guān)鍵詞根據(jù)共享內(nèi)容設(shè)置，至少為三個，不設(shè)上限，檢索時可設(shè)置按照關(guān)鍵詞模糊檢索或精確檢索。

單位動態(tài)欄目主要發(fā)布單位會議消息，公布優(yōu)質(zhì)課評選、課題評審的工作安排，展示單位獲獎信息、單位和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的年度總結(jié)等。機(jī)構(gòu)職能欄目主要展示內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)組成人員的基本情況和分工。支部建設(shè)欄目發(fā)布單位黨總支及各支部的工作動態(tài)、組織生活會、主題黨日活動等各項(xiàng)工作內(nèi)容，發(fā)布學(xué)習(xí)資料等。規(guī)章制度欄目主要是展示單位內(nèi)部制定的、保障單位正常運(yùn)行的規(guī)章制度和行政文件。會議紀(jì)要欄目的功能主要是發(fā)布單位黨總支辦公會、院長辦公會、其他會議等會議紀(jì)要，職工可按年份、月份、期數(shù)查看會議紀(jì)要，也可輸入關(guān)鍵詞檢索會議紀(jì)要，會議議定的每件事至少對應(yīng)一個關(guān)鍵詞。通知公示欄目可以將黨總支辦公會、院長辦公會以及辦公室、工會、婦聯(lián)等部室或組織向各部室發(fā)布、傳達(dá)需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，公示單位需要事先預(yù)告干部職工周知的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文等。

職工園地欄目主要由職工個人發(fā)布，內(nèi)容不可下載、復(fù)制，如有需求可聯(lián)系發(fā)布人獲取。該欄目內(nèi)容主要由科學(xué)研究、生活日常、社團(tuán)組織等組成。其中科學(xué)研究主要供單位職工將近期個人研究成果分享到內(nèi)網(wǎng)，也可將近期的研究動向發(fā)布到內(nèi)網(wǎng)，其他職工可發(fā)布相關(guān)評論或提出建議，幫助發(fā)布人推進(jìn)或完善教科研工作。生活日常供單位職工分享生活感悟、精美照片、唯美視頻等，展現(xiàn)個人或單位生活的美好與溫馨。社團(tuán)組織主要展示單位婦聯(lián)、工會等群眾組織或社會團(tuán)體組織的社團(tuán)活動。

三、數(shù)字化辦公平臺建設(shè)步驟

根據(jù)教育科學(xué)研究工作需求，數(shù)字化辦公平臺內(nèi)網(wǎng)建設(shè)可分三個階段進(jìn)行，第一階段共享模塊建設(shè)相對簡單，第一時間滿足單位職工了解單位信息的一般網(wǎng)絡(luò)需求。第二階段建設(shè)服務(wù)模塊，為單位職工提供便捷高效的服務(wù)。第三階段建設(shè)較為復(fù)雜的會計系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、編輯系統(tǒng)等管理模塊需要的內(nèi)部管理系統(tǒng)，并將數(shù)字化辦公平臺作為入口進(jìn)行鏈接。