淺議城市建設檔案充分發揮社會服務功能的措施

顧宗全

摘 要：現階段，在城市建設檔案管理工作開展過程中，主要是將城市的信息詳細記錄下來，其中主要涉及環境保護工程、人防工程、基礎設施建設工程等多方面信息。在社會經濟水平不斷提升的背景下，人們的生活質量也越來越高，對于城市建設方面提出了更高的要求。城市建設運行進程加快，城建檔案屬于城市建設工程中十分重要的方面，能夠為城市建設工作提供良好的參考依據，無論是勘察設計工程還是開展工程施工作業，都離不開城建檔案的大力支持。尤其是針對隱蔽性較強的工程來講，現場勘察有著較多的難度，對城市建設檔案具備一定的依賴性。因此，強化城市建設檔案管理是推動城市穩定運行的基本方式。本文主要結合城市建設的特征和作用，探究了城市建設檔案發揮社會服務功能的基本策略

關鍵詞：城市建設檔案；社會服務功能

城市運行進程加快，城市建設檔案數量隨之增多，一定程度上增加了城市建設檔案管理工作的難度，也對城市建設檔案開發和應用提出更高的要求。由于目前采取的管理方式比較單一，城市建設檔案管理中仍然存在諸多的問題，導致城市建設發展受阻。因此，相關管理部門應強化城建檔案管理力度，正確了解城市建設檔案管理的必然性，加大城市建設檔案社會化服務力度，提升服務水平，為城市建設和社會發展提供優質的服務。

一、城市建設檔案的特征

第一，檔案內容有著綜合性的特征。城市建設檔案和普通類型檔案相比較有著諸多的不同之處，該項檔案是處于城市建設整體階段內，包含了諸多的優點，有著一定綜合性特征。在整理檔案期間，前期的設計文件、建設期間的施工表單和完工驗收等多方面數據具備多樣化形式，內容十分廣泛。第二，檔案形成周期較長的特征。城市建設是一項持續性的作業，在整個建設期間各個階段有著密切的聯系性。因此，延伸了城市建設檔案的形成周期，歸檔周期也非常長。第三，歸檔資源廣泛的特征。在城市建設檔案管理期間涉及諸多的部門，歸檔資料來源呈現廣泛性的特征，主要是因為設計建設項目期間離不開各部門的全面合作，所以檔案信息來源具備廣泛性的特征。

二、城市建設檔案社會服務功能

1.可以為城市建設工程項目開展提供優質的服務

目前，在城市建設項目開展期間，城建檔案起著良好的效果。建設項目開工前期階段，應當向城建部門申請開工報告，批準以后對建設單位的資金、人員等多項內容重點檢驗，形成檔案并加以儲存。建設項目完工以后包含的各項材料，如進廠檢查報告、分部門分項工程驗收報告、隱蔽性工程報告都必須交給城建檔案部門，整理的城建資料是各項參建單位判斷綜合實力的基本依據。總之，做好城建檔案工作有利于建設工程項目穩定開展。

2.可以為城市建設決策提供良好的數據支持

在城市建設規劃和維護管理過程中，城建檔案是非常重要的一項文件，有利于后期規劃和維護管理工作良好開展。其中，城建局可以結合之前的城市規劃方案或者其他城市規劃方案展開新的城市規劃建設作業，保持城市規劃建設方案的可行性，了解到城市建設期間需要注意的要點以及預算情況，以此決定該項建設項目是否能夠正常開展。因此，城建檔案的落實可以為城市建設基本決策工作提供良好的參考依據。

3.可以為科研教育發展提供優質的資料服務

城建檔案是將城市的實際發展情況重點記錄，本身包含了豐富的城市歷史文化，也涉及科研教育發展進程。在現階段，大部分工程師對工程項目可行性進行研究時，都會翻閱以往的城建檔案資料，找尋具體的參考數據資料。

4.可以為社會法律事務提供真實的資料依據

城建檔案能夠為法律事務提供一定的法律依據。比如，居民區的居民和開發商由于建筑面積或者工程質量產生矛盾，可以向城市建設檔案館尋求法律方面的幫助，翻閱和該小區建設有關的資料，從根本上維護居民的權益。

三、城市建設檔案管理期間存在的不足之處

1.不具備良好的系統性

政府行政部門較多，職能分布較為分散，城建檔案處于分散性管理的狀態。在城建檔案管理期間缺少一定的系統性，增加了管理的難度，導致信息不完善，不利于城建檔案管理工作的正常開展。基于城市建設工作的進一步開展，應當從多項分散的部門獲得城建檔案信息，為城市建設發展提供一定的參考依據，但此項工作消耗的時間非常多，還有可能增加較大的工作量。

2.不具備延續性

隨著城市建設進程的加快，城市檔案管理數量增多，大部分城市檔案管理部門沒有及時有效掌握城市建設的發展情況，城市建設檔案更新和完善力度不足，依舊是采取以往舊的城建檔案，導致城市建設發展受阻。比如，在城市軌道交通建設工程開展期間，應當重點對城市的管道分布情況合理考慮，勘察部門應參考城建檔案內容包含的管道信息，當信息不完善時，必定會增加勘察部門的工作量，導致城市軌道交通建設受到影響。

3.檔案網站服務發展水平較低

部分城市建設檔案部門雖然成立了專門的網站，提升城市建設檔案資料查詢效率，但部分大網站并不是對外開放，只可以內部使用。城市建設檔案部門在電子錄入資料過程中采取的設備比較單一，電子資料畫質非常差，錄入效率較低。檔案網站的數據庫內存非常小，無法對較多的電子資料信息進行儲存，這些都不利于提升城市檔案服務水平和整體效果。

四、城市建設檔案為社會提供優質服務的策略

城市建設檔案記錄著城市建設整體發展情況，除了是城市文化傳承的基本標志，還是推動城市建設發展的基本依據。從城市建設發展實際情況得出，建設項目規劃勘察設計與施工作業都離不開城建檔案的支持，只有確保城建檔案的完善性，才能夠高效率開展工程建設作業。基于城市不斷發展，城市檔案管理工作產生的影響十分深刻。所以，應加大城市建設檔案管理力度，進一步完善城市建設檔案，為城市建設發展提供優質的服務，充分體現其社會服務功能。

1.遵循依法治檔的基本原則，取消城建檔案預驗收制度

以往，我國結合城建檔案實際開展情況頒布有關的法律法規，加快城建檔案法制化管理進程，確定城建檔案預驗收制度。其中，檔案預驗收表現為處于城建檔案部門能夠接受范圍內的建設項目，各項建設資料完工之前全部交給城市檔案部門負責預驗收。如果建設項目沒有依照標準要求提交建設資料，是無法批準建設項目竣工驗收的。基于城市化不斷發展，建設項目數量增多，城建檔案預驗收制度各種問題逐漸顯現。城建檔案部門獲取了諸多的建設資料，無法在短時間內進行審核，對建設項目竣工時間產生影響，阻礙城市化運行進程的開展。因此，必須將城建檔案預驗收制度取消，以城建檔案實時驗收制度為主。城建檔案部門加大相關資料的審核力度，對于存在問題的資料必須及時更改，以此緩解竣工前期審核建設資料的壓力，確保建設項目及時竣工驗收。

2.對軟硬件進行創新和改進

現階段，需要強化城市檔案部門軟硬件建設力度，達到城建檔案信息化管理的目標。首先，做好城建檔案信息化建設的投資工作，引進新型的計算機和掃描設備等硬件設備設施，提升城市建設檔案錄入效率以及整體質量，拓展和延伸城市建設檔案的服務領域，加大社會服務力度。其次，完成城市建設檔案信息管理系統建設后，借助各項系統開展多元化的社會化服務化。最后，加大城市建設檔案館和其他行政機關單位的合作力度，及時共享城市建設檔案信息，進一步拓展中介服務開發、檔案技術和信息支持等一系列服務，將城市建設檔案的社會化服務功能發揮到最大化。

3.建立健全的城市建設檔案管理體系

城市建設檔案管理工作有著一定的復雜性和煩瑣性，本身包含了各方面信息，面臨著較高的工作量。在開展該項工作期間，應當結合實際情況建立健全城建檔案管理體系，規范管理城建檔案。一方面，成立專門的職能部門，以工作類型和工作性質為主做好職能分工作業，確保城建檔案管理工作穩定開展。另一方面，體現人員的具體職責，為每個職能部門安排專業性強并且技能水平高超的管理人員，體現出各項人員的具體職責，指派專業人員專門管理城市建設檔案的各個環節，降低問題的出現。城市建設檔案管理有著一定的系統性，要想保持各項系統良好運行，離不開完善城市建設檔案管理體系的支持。

4.做好更新改進工作，加深城建管理部門的聯系和合作

首先，基于城市建設工作的進一步開展，城建信息有了明顯的改變，更新十分頻繁。對于城市檔案管理部門來講，應當加大城建檔案信息的完善力度，以城市建設的基本動態為主，全面創新和完善信息，為后期城市建設發展提供良好的依據以及優質的服務。其次，城建管理部門之間也必須加強聯系。一方面，城市管理部門共享各項信息，當某方面信息發生改變以后，必須及時通知該管理部門，讓管理部門有效調整。另一方面，減少城建檔案管理流程的煩瑣性。基于城市建設工作的進一步發展，所需要的重建檔案信息非常多，當各部門之間不具備良好的聯系性，程序十分煩瑣，必定會增加城市建設發展的復雜程度。因此，必須強化城市建設管理部門的聯系性，為城市建設提供更好的服務。

5.體現城市建設檔案信息資源儲存和利用的作用

城市建設檔案包含了城市的建設資料信息，本身屬于一項城市建設資料信息源。對于相關人員來講，應當拓展和延伸信息資料收集途徑，和城建部門加強合作，提前了解城市的規劃情況，檢驗建設工程和完工工程的建設資料是否完備，及時完善。城市建設檔案部門相關人員應科學、合理地對城市建設資料信息進行有效利用，發揮出社會服務功能。比如，在相關民事糾紛處理過程中，離不開城市建設檔案部門提供的資料信息，可以將該項信息作為基本的參考依據，或者建設單位在開展項目之前通過判斷以往建設項目信息，了解該種項目是否具備可行性，符合標準要求以后可以開工。此外，專家在研究城建方面學術過程中，需要結合城建檔案信息分析課題以及論證研究。城市建設檔案部門應當全面整理各項資料信息，采取搜索關鍵詞的方式，能夠查找相關的資料，提升城建檔案館信息資源質量。

6.加大工程建設項目檔案審核力度

在城市工程建設項目開展期間，應當以分部分項工程為基本的單位完成部分分項工程以后提交相關建設資料，城建檔案部門負責審核處理，審核通過以后才可以繼續下一環節的施工。通過制定完善的城建檔案審核體系，能夠及時了解工程建設項目建設資料中存在的不足之處，及時更改，以免問題再次發生。根據分部分項工程的驗收資料判斷項目的建設安全和質量問題，重點檢查和處理。通過全面審核的方式降低檔案驗收和審核的壓力，避免資料出現誤差，確保城建檔案整體質量。

7.加大城市建設檔案的宣傳力度

在城市項目建設期間，城建檔案產生的作用極高，可以為城市項目建設奠定基礎。不過，從大部分單位實際情況來看，并沒有正確了解城建檔案的作用，完全制約了檔案社會化服務功能的體現，導致社會價值受到影響。為充分提升城市建設檔案的社會化服務價值，必須做好相關的宣傳工作，讓人民群眾正確了解城建檔案的重要性，以報紙、電視和網絡的形式為主，宣傳有關于城建檔案的知識點，讓民眾全面認識城建檔案，提升城建檔案的使用效率。

8.對社會化服務收費制度加以完善

城建檔案收費政策的落實應當以公益主導的基本原則為主，盡可能減少人們使用城建檔案的信息費用。在基于該準則的基礎上選擇服務領域，為人民群眾提供免費查閱的功能。同時，保密性的信息查詢服務，可以結合具體情況收取合理的管理費用。

五、結語

綜上所述，城市建設檔案在城市化運行進程中起著極高的作用，既可以為城市建設提供良好的借鑒依據，還能為人民群眾提供科研教育的作用。但是，從城市建設檔案社會服務功能來看，還存在諸多問題，信息化水平較低，城市建設資料收集以及查詢方面有待進一步強化。因此，為了將城市建設檔案的社會服務功能有效發揮出來，必須遵循依法管檔的基本原則，制定完善的審核制度，提升城市建設信息收集效率，獲取完善的城市建設資料信息，構建專業性的城市建設資料信息服務平臺，創新和改進各項設備設施，最大化地發揮城建檔案的社會服務功能。

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（作者單位：臨沂市城鄉規劃編制研究中心）