大數據時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策分析

毛雅琴

摘 要：隨著科學技術與信息化技術的快速發展，我國已全面進入大數據時代，大數據技術滲透社會的各個層面，信息數據共享已經成為時代的主流。對流動人員人事檔案管理工作來說，信息化建設本身就是一項動態的管理工程，只有不斷更新理念、充實技術內涵，才能有效保障信息化建設的實際成效。因此，如何在大數據時代利用先進的技術手段，突破流動人員人事檔案管理的困境，推動其信息化建設成為檔案管理部門高度重視的研究課題。鑒于此，本文圍繞大數據時代流動人員人事檔案管理面臨的問題，分析并提出人事檔案信息化建設的合理化建議。

關鍵詞：大數據；流動人員；檔案管理

一、大數據時代對人事檔案管理工作提出的新要求

從大數據技術的5V特征來看，其主要表現為Volume（大量）、 Velocity（高速）、 Variety（多樣）、 Value（價值）、Veracity（真實性）。對流動人員人事檔案管理信息化建設工作來說，大數據技術的應用一定要充分利用其所具有的上述特征，切實提升流動人員人事檔案管理的效率與質量。人事檔案需要記錄個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況，其包含的內容應是全面、真實的。由此來看，人事檔案包含的信息正是一項符合大數據定義與特點的重要信息資產。因此，圍繞大數據時代實際特征來看，當前流動人員人事檔案管理面臨的挑戰主要集中在全面性、完整性以及共享利用等方面。但是，從流動人員人事檔案管理工作實際來看，因為各方面因素帶來的影響，其在全面性、完整性方面均不夠理想。另外，大數據時代要求實現數據共享，檔案收集的目的就是為了更好地利用，但是，傳統的流動人員人事檔案管理理念存在重收集保存、輕查詢利用的情況。

二、大數據時代流動人員人事檔案管理使用困境

1.檔案存放地較分散，信息共享難度大

由于我國戶籍管理的限制，流動人員的人事檔案通常很難跟隨其進行變動，很容易出現人員崗位和檔案存放分離的狀態。而檔案存放在不同的地區，由于地區間的管理方法、理念及服務平臺的差異，流動人員的人事檔案信息很難實現共享，在利用檔案時會受到諸多限制，極為不便。并且，跨地區、跨行業的各存檔部門之間目前還不具備信息共享條件，無法建立統一的檔案查詢平臺，流動人員往往需要跑許多部門才能查詢到自己檔案的存放地。因此，信息不能共享嚴重制約了流動人員人事檔案管理的質量。

2.檔案管理模式落后，檔案使用效率低

由于檔案信息保密安全的局限和傳統的檔案管理模式，很多人事檔案管理部門對于檔案的收集、管理手段、服務機制還是老一套，沒有適應新情況、新變化，煩瑣的調閱手續限制了檔案的使用效率。目前，許多沒有檔案管理資質的部門還保管了相當一部分流動人員的人事檔案，而這些部門作為實際的檔案保管者，其保管的目的是自己單位使用方便，他們并無檔案管理權限，不能對外開具相關證明，在其他部門或檔案本人需要調閱檔案材料時，不能夠執行國家統一的經辦標準和調閱程序，導致調閱檔案時間上的浪費和空間上的不便，嚴重影響流動人員的檔案利用效率。

3.檔案信息資料不完善，收集困難

造成這種情況的主要原因：一是不少單位對于人事檔案管理不重視，制度規范、監督指導嚴重缺失，加上管理人員素質良莠不齊，工作缺乏積極性和主動性，導致新形成的檔案材料不能及時歸檔上傳；二是部分中小企業人力資源專員對檔案材料收集不夠重視，不能夠及時向檔案管理部門移交應該歸檔的檔案材料；三是隨著網絡的發展，為方便群眾，許多就業、社保和醫療等服務事項先后實施了網絡辦理，其數據信息由于保密性要求不能夠跨單位、跨行業共享。在電子簽章尚未普及的情況下，導致業務手續辦理完畢但卻無紙質材料生成，而生成的電子檔案材料也無法順利歸檔，嚴重影響人事檔案的完整性；四是由于流動人員自身對檔案重要性的認知不足，許多人事檔案還存放在流動人員手里或處于遺棄狀態，更別談及時補充和完善其檔案信息了。

4.紙質檔案不易保管，數字化程度低

一是傳統檔案材料大多采用紙質檔案保存，資源損耗大，調閱環節多，且容易損毀，特別是部分單位為了使用方便，不愿意將檔案存放在有管理資質的公共就業和人才服務機構，日常檔案資料也不能做到專人專管及時歸集，容易和業務檔案混在一起，經常出現檔案缺漏、損毀甚至丟失等情況，嚴重影響檔案質量和使用效率。二是有些具備人事檔案管理資格的公共就業和人才服務機構由于人力和財力的限制，在短時間內無法實現對館藏檔案信息進行數字化、智能化加工，雖然建立了自己的基礎信息資源庫，但在跨區域經辦時，不能實現信息共享，無法提供優質高效的檔案服務。

5.軟硬件水平參差不齊﹐無法適應工作需要

一是檔案管理部門的硬件設施不足，沒有設立專門的檔案室，或者檔案室面積不達標，沒有配備專職的檔案管理人員，加上設備老舊，防火、防霉和防盜措施不到位，檔案資料沒有統一的收集、整理和歸檔標準，無法為流動人員檔案的安全保管提供強有力的平臺。二是大數據信息管理平臺的服務還沒有滲入基層，檔案數據庫標準不統一，數字化加工和信息庫資源配備不到位，各地各部門使用不同的管理系統，無法實現聯網查詢和辦理業務，與其他部門、系統跨地域接轉時存在銜接不順暢的現象，不符合當前“互聯網+公共服務”的新要求。

三、大數據時代流動人員人事檔案管理的有效對策

1.統一經辦標準，創新管理模式

按照國家《檔案法》規定和人社部的要求，統一流動人員人事檔案公共服務經辦標準，各地檔案管理服務機構要梳理、細化服務流程，推進辦事材料目錄化和標準化。按照《流動人員人事檔案基礎信息采集規范》開展檔案基礎信息采集，確保檔案基礎數據完整有效，為實現檔案信息共享打好基礎。參照《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017），推動檔案數據庫標準化建設，實現統一采集項目、統一指標體系、統一代碼格式、統一檔案數字化、標準化技術規范，形成上下貫通、標準統一、數據集中、信息共享的管理體制。統一經辦標準有利于破解流動人員人事檔案碎片化管理格局，可以將分散在各處的流動人員檔案統一歸集到公共就業和人才服務部門管理，依托現代信息技術，同步建成電子檔案數據庫，打造流動人員人事檔案統一業務經辦平臺，推進檔案管理數字化轉型，最終實現檔案管理和政務服務融會貫通，實現流動人員人事檔案業務“一網通辦”，著力提升檔案管理現代化水平。

2.完善管理制度，規范管理流程

按照《流動人員人事檔案管理服務規定》，建立健全流動人員人事檔案收集歸檔、整理保管、安全保密、轉遞移交、查閱利用與檔案信息化建設等各項管理制度。一是檔案管理服務機構要做好流動人員人事檔案材料的整理、鑒別和歸檔工作，嚴格遵循檔案材料收集歸檔真實、全面、及時和規范的原則，從源頭上保證流動人員人事檔案質量。工作人員在接收檔案時要認真負責，仔細核對，發現缺失材料時要及時溯源，補齊丟失遺漏的資料，確保每一份人事檔案的真實性和完整性。二是實行統一的流動人員人事檔案管理工作流程，統一流動人員人事檔案的接收、轉出、查閱和庫房管理及各類證明出具等工作流程。要結合當前流動人員人事檔案管理的需求，簡化辦事程序，創新服務方式，實現線上線下高效協同，提高檔案公共服務能力和便民化水平。三是配備規范的流動人員人事檔案庫房設備設施，按照檔案管理有關規定，切實做到“三分開”（辦公用房、閱覽室和檔案庫房分開）和“六防”（防塵、防潮、防火、防盜、防蛀、防紫外線），定期檢查電路、消防等安全設備設施，保證實體檔案的安全完整。四是加強檔案信息化建設，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。根據紙質檔案管理要求，做好數字檔案的利用、轉遞和安全保密工作。在實際工作中，還要加強人民群眾對于人事檔案重要性的認識。通過企業、辦事大廳發放宣傳頁和微信公眾號、短視頻等方式加強人事檔案管理的宣傳教育，讓人民群眾從根本上認識到人事檔案對于自身發展的重要性，盡量減少或者避免出現因為本人認識不到位所造成的檔案缺失。只有流動人員的檔案意識變強了，才會主動配合相關部門完善檔案材料，才能發揮人事檔案的真正價值，同時也更有利于規范人事檔案的管理流程。

3.建立大數據服務平臺，提升管理水平

公共就業和人才服務機構要積極利用信息技術建立流動人員人事檔案大數據平臺，實現跨地區、跨行業、跨層級的數據共享與交換，打破檔案信息孤島，打破行業單位間壁壘，全面實現各地區檔案信息的共享。一是要堅持“集中統一、歸口管理”原則，加快推進檔案管理服務職能整合，消除多頭管理和多平臺經辦。實行人事檔案分級管理為主、屬地管理為輔機制。二是建立流動人員人事檔案業務統一經辦平臺，利用服務平臺多渠道提供檔案接收、調轉、查詢及證明開具等各類服務，逐步實現檔案業務“一點存檔、多點服務”模式。三是按照“數據向上集中、服務向下延伸、信息全國共享”的原則，推進省級集中的流動人員人事檔案管理服務信息系統與全國流動人員人事檔案管理服務運行平臺對接，建立安全、便捷、共享和高效的流動人員人事檔案信息化應用體系。四是要建立健全流動人員人事檔案大數據統計分析機制，加強檔案數據應用能力，全面掌握流動人員的數量、結構、分布和流向等情況，為地區人才引進、就業服務、社會保障和教育等研究提供數據支持和服務。

4.推進數字化建設，實現信息共享

各地區要加快推進流動人員人事檔案數字化建設工作，積極爭取上級部門和當地財政資金支持，加大專業技術人員和設備投入，盡早實現檔案數字化管理。有條件的地區建議推廣電子證照、電子公文、電子簽章等新技術應用，通過信息交互等方式不斷拓展流動人員人事檔案材料收集渠道，建立以政務數據為支撐的流動人員人事數字檔案。在全面推進數字檔案和數據庫建設的過程中，各個公共服務機構之間還應當大力推動網絡建設，包含公共網絡和專用網絡的建設，并分別給予對應網絡相應的權限，設置權限內針對性的功能模塊，以此來針對數據庫建立網絡聯動平臺，能夠利用云端進行儲存備份，運用大數據技術，強化檔案數據與政務數據資源的關聯分析和融合利用，逐步實現與民政、醫療、就業、社保和社會服務等重點領域信息交換共享，確保資源共享成果。例如，為實現檔案規范化管理，山東海陽市積極抓好檔案數字化建設工作，通過政府采購、公開招標、聘請第三方專業機構等對在庫檔案進行了數字化加工。目前，已將41923份流動人員檔案按照檔案標準化建設的要求進行了數字化加工整理，為當地人社部門檔案管理信息化建設提供了有力的數據支撐。下一步，海陽市將繼續充分運用檔案信息化建設成果，以流動人員人事檔案數據庫為基礎，借助“智慧人社”公共服務平臺實現“跨省通辦”，全面實現信息互通共享和檔案業務“一網通辦”。

5.強化管理培訓，提高隊伍素質

一是加強對企業人事檔案管理規范化的培訓，從根本上提高企業對人事檔案的重視程度，通過培訓、學習和宣傳等措施加強企業工作人員對于人事檔案的認識，在理解的基礎上運用到實踐中去。督導用人單位人力資源專員嚴格執行公共就業和人才服務機構制定的檔案材料收集制度，盡量做到專人專管。

二是加強公共就業和人才服務機構的人才培養，提升檔案管理隊伍的綜合素能。定期組織檔案管理工作人員學習《檔案法》、文件政策精神和檔案管理規定，最好能“請進來”“走出去”，借鑒發達地區的檔案管理經驗和做法，掌握最新的檔案管理動態。在條件允許的情況下，可結合隊伍實際設計針對性的培訓體系，通過引入專家講座、集中培訓以及在職培訓等多元化方式，培養一支既懂業務又懂技術的檔案管理專業化團隊。

三是在加強檔案管理專業知識培訓的同時，進一步深化大數據理念，加強信息技術的培訓教育，全面提升他們的綜合素質，以便更好地適應新形勢下流動人員人事檔案管理信息化建設工作。

四、總結

大數據時代推動了流動人員人事檔案管理信息化建設，對流動人員人事檔案管理工作的開展具有重要的促進作用，流動人員人事檔案管理信息化建設是大數據時代檔案管理發展的一個必然趨勢。“互聯網+服務”已經成為公共服務轉型升級的標志之一，相關部門要加大對基層信息化平臺建設的力度，增加相適應的資金投入，配備與崗位相適應的人才，全面提升公共就業服務能力和便民化水平。作為新時代的檔案工作者，我們需要深入分析大數據時代檔案管理工作的發展趨勢，從實際角度出發，積極引入大數據時代新興的信息化技術，推動流動人員人事檔案管理朝著信息化、專業化、規范化和服務化的方向發展，切實提升流動人員人事檔案管理工作的效率與質量，滿足人民群眾對公共服務的高質量需求。

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（作者單位：海陽市公共就業和人才服務中心）