學校檔案管理中存在的問題及對策分析

許奮

摘 要：通過建立健全檔案工作系統，可以完善學校的管理和服務模式，促進學校的教學和行政組織建設。健全的檔案管理信息化系統是保證檔案工作質量的重要保證。檔案工作在學校的各種工作中占有舉足輕重的地位，必須要有相應的改進，提高檔案工作的質量。在信息化社會背景下，學校檔案管理工作越來越受到重視。檔案在學校的創建和發展過程中積累了大量珍貴的文獻，做好檔案管理工作，對促進學校可持續發展具有十分重大的作用。當前，學校檔案管理工作還面臨著許多問題，本文積極探討了學校檔案管理中存在的問題，并提出相應的改進措施，以促進學校檔案管理工作順利開展。

關鍵詞：學校；檔案管理體系；服務模式

檔案管理是學校管理中的一個關鍵構成部分，它直接關系到學校的教育、教學與研究工作。加強檔案管理，有利于提高學校行政管理、教學管理和科學研究的水平。在開展學校檔案管理工作的過程中，逐步認識到學校的檔案制度建設存在的問題，在檔案管理基本知識和管理理念革新等各方面需要不斷改進和提高。加強學校檔案管理工作人員的工作觀念，改進檔案管理的方式，加強學校檔案管理系統的改革，可以有效解決學校檔案管理工作中存在的問題，從而使檔案管理工作真正成為學校管理工作的重要支撐。但是，由于學校對檔案工作缺乏足夠的重視，造成檔案管理工作滯后，與學校的發展要求不相適應。

一、學校檔案管理的意義

首先，促進了學校辦學質量的提升。學校的教輔材料是通過長期的教學實踐積累起來的，如文字、圖片、視頻等。這些教學材料是教師在教學實踐中不斷累積的結果，它既可以反映教育與教學的發展，也可以反映教學思想和方法。校本教學檔案是各學校的珍貴資源，可作為今后教學工作的參考。

所以，檔案管理可以促進學校的教學工作，有利于提升學校的科學研究能力。在學校檔案工作中，強化科研文件的管理，可以有效促進學校的科學研究工作。通過這些檔案可以展示出各學校的研究能力，幫助學生們解決在研究過程中遇到的問題，通過檔案數據分析，獲得更多的研究結果。此外，學籍檔案資料數量龐大，涉及的范圍也很廣，因此，在進行學籍檔案的管理過程中，要動員各部門和各學院的有關人員，對各類學籍資料進行匯總和歸類，做到對學生全面負責。

隨著電子檔案的推廣，學籍檔案管理工作雖然得到極大的方便，但也要對實體檔案進行妥善保管，并對其進行分類編碼，保證電子檔案編號和實體編號的一致性，為以后查閱提供方便。

行政工作是學校事業發展的一個必不可少的內容。行政檔案管理對各學校如何做好管理工作具有一定的指導作用。在學校檔案工作中，人事檔案管理也是學校檔案工作的重要內容，它直接影響著學校的人事工作，也影響著教育科研工作。

二、學校檔案管理與服務中的問題

1.信息化管理體系建設不足

在當前社會，檔案工作信息化是整個檔案工作總的發展方向，信息的整合可以提升整個工作質量，而在具體工作實施過程中，信息技術的應用也可以降低管理工作中的漏洞和問題，體現出新的管理模式的積極作用。隨著信息系統的引入，相關業務和工作的成效將會進一步提高。但是目前，學校檔案管理的信息系統建設還處于較低的水平，通過對一些學校檔案管理工作情況的調查可以看出，在制約學校檔案管理工作效能的諸多要素中，檔案信息化管理系統是否健全是關鍵因素。

2.內部組織體系不健全

隨著檔案內容和形式日益豐富，檔案管理工作的實施重點也應該創新和改進。但就當前的現實狀況而言，學校沒有建立健全檔案管理制度，所采用的工作方式和管理理念也過于落后，導致檔案管理工作出現了許多現實問題。目前，我國學校內部機構制度已經進入基本構建，但還存在著一些缺陷。多數學校因其自身的制度結構不夠健全，難以確保各項規章制度和管理措施得以實施，缺乏系統的認識，導致員工違規操作，造成檔案數據和文件損毀與遺失等問題，部分檔案管理工作比較混亂，沒能確保檔案信息的完整性和真實性。

3.缺乏基礎的設備設施

由于學校對檔案工作缺乏足夠的關注，有關經費投入的及時性也出現問題，致使部分檔案管理基礎設備設施的完善程度不夠，嚴重制約了學校檔案工作的開展，從而使檔案工作的整體效能難以提高。比如，大多數學校的檔案館都達不到要求，有的地方條件比較差，檔案庫房破舊或者混放在辦公室中，如果沒有完善的防蟲、防潮等設備設施，就有可能導致文檔的損毀。此外，還有一些地方沒有建立標準的檔案館，不能滿足查詢等利用功能，工作效能低下，對學校今后的發展造成一定的不利影響。

三、學校檔案管理工作中存在問題的原因

1.缺乏對檔案管理工作的重視

當前，部分學校在發展過程中，對檔案管理工作缺乏足夠的認識和關注，導致學校的檔案管理工作與相關規定具有很大的差距。由于學校領導對教育、科學研究的過分關注，忽視對檔案文件的標準化與規范化的管理，造成學校檔案管理資金短缺、有關軟硬件設備設施落后、防護物資條件不能適應實際工作的要求，檔案管理水平低下。另外，由于學校對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理工作人員工作不積極，消極怠工，甚至造成檔案材料丟失，使學校的檔案工作無法正常進行。

2.檔案管理信息化水平比較低

當前，一些學校實行了檔案管理工作，甚至開始采用信息化技術進行管理，但由于信息化程度不高，還沒有建立起一套完善的信息化管理體系，缺乏網上信息平臺，信息不能及時傳遞到各有關部門，信息共享程度相對較差。在此背景下，學校師生之間不能實現檔案資料的共享，使學校的檔案工作質量很難提高。

3.檔案資料信息利用率不高

檔案管理工作是在信息化條件下進行的。然而，學校檔案管理信息化工作的開展程度普遍較低，檔案管理的資源利用率偏低，很難真正實現檔案教學、科研等方面的利用功能，未能充分發揮檔案管理信息化的作用。另外，學校的校園網資源共享很困難，檔案管理的信息更新相對滯后，也是影響學校檔案管理資源利用效率低下的重要原因。

4.檔案管理人員素質有待提升

當前，我國學校檔案管理工作主要分為教師與檔案管理部門兩類。其中，教師具備一定的教學工作經歷，但不具備檔案管理方面的專業知識，對于教學檔案歸類等方面的工作，只是簡單進行收集整理。同時，學校檔案管理員大多為兼職，多數是憑借工作經驗進行檔案管理，在檔案庫的建設和維護方面仍存在不足。此外，學校在檔案管理方面存在著大量的人力、物力及財力投入等方面的問題，使得學校檔案信息資源無法得到及時、高效的處理。因此，學校檔案管理工作人員要不斷進行知識更新，提升自身的專業技能和綜合素質，熟練運用信息技術，為師生提供更加優質的服務。

四、加強學校單位檔案管理的有效措施

1.重視創新意識的重要性

在學校檔案管理工作中，先要進行觀念上的轉換，只有這樣，才能使信息技術與檔案管理工作相融合，提高工作效能，并在一定程度上提高檔案信息化管理體制和服務機構的建設需求。學校檔案管理人員必須注重與當前信息化理念的深刻融合，改變觀念，優化工作方式，以適應當前教育事業單位的管理體制變革。不斷創新工作模式，將檔案管理工作的重要性及管理模式優化創新作為工作的重要目標，促使學校的檔案管理模式逐步向科學化與信息化發展。例如，可以設立獨立的職能機構，制定健全、有效的管理體系來制約和監督檔案管理工作，從而提高檔案信息在學校教學、科研和管理中的作用。在充分發揮檔案管理信息化的優勢后，可以起到指導學校未來發展規劃和深化教育教學工作的重要意義，并充分利用現有的文獻資源達到創新的目標。

2.創新檔案管理內容

檔案管理內容的改進與革新，既符合了新時期的檔案工作需求，也成為提高檔案工作質量的一個主要因素。學校在建立檔案館的時候，要充分考慮其建設意義，確保館內的各項文獻能夠被科學、合理利用，必須在搜集和儲存海量文獻的同時，不斷加以充實內容，逐步提高檔案的保管品質，確保各項檔案信息的完整性和真實性。在進行檔案管理工作的時候，可以先確立工作的目的，然后在數據搜集中加以總結和充實，以保證在逐步優化改進的同時，能夠迅速找到文件的存儲地點，提高工作的效能。

3.優化檔案管理方式

一方面，學校檔案管理工作人員要根據自己的實際工作實踐，尋找一些富有創意的工作方式和具體的實施辦法，確保檔案管理工作能力達到較高的水平，這樣才能與當前的校務工作發展相適應。檔案管理工作模式是學校檔案工作的一個重要環節，只有在工作實踐中不斷進行優化，才能提高學校的整體管理能力。檔案資源的充實程度、開發與使用都會對檔案管理工作狀況有顯著的影響，因此，應注重優化檔案的管理方式，以提高檔案的使用效率。

4.完善檔案管理手段

由于傳統的檔案管理工作大多是手工完成，檔案管理人員的工作壓力很大，工作效率很低，因此，必須注重與信息化技術相融合，擴大其應用范圍，提高檔案管理工作的效能。同時，還要充分利用現有的檔案數據，實現對檔案文件的迅速檢索。加強先進科學技術的應用是當前學校檔案管理事業發展的必然方向，學校檔案管理要注重與先進科技相結合，盡快達到綜合和機械化的目的，使檔案服務在形式上更多樣化。

5.提升檔案管理人員整體素質

在檔案管理工作實施過程中，應對檔案管理人員的職責和工作觀念有著明晰的規定，使其必須始終保持愛崗敬業的工作作風，積極參與業務培訓提升自身的專業水平，并加強現代信息技術的熟練應用程度，加快實現辦公一體化目標的整體進度，提高檔案管理工作效率，滿足學校各項工作提出的服務需求。為進一步增強檔案管理人員的工作素質和責任感，可以通過建立激勵制度，以工作狀況和工作表現為評價指標，通過獎金或者提升職務等方式獎勵表現優異的員工，更好地發揮工作人員的職責和工作熱情。

五、學校檔案管理模式的創新研究

1.服務創新需滿足客觀要求

學校的學生檔案管理工作，要以方便、優質的原則開展。就學校而言，學生檔案管理工作具有較繁雜的內容和特定需求，因此，必須在實踐中不斷創新改革，以達到更好的管理效果。特別是與之相適應的檔案管理工作，應該做到更加人性化。比如，在學校的檔案管理和服務工作中，要加強與學生的聯系，以更好地理解他們的檔案信息需要，創新服務模式，為學生帶來更多便利和人性化的檔案服務。此外，檔案管理工作是學校的一項基本工作，它是衡量學校整體辦學質量的重要依據，要確保在執行過程中不斷充實相關的信息材料，滿足學校各類工作人員使用檔案的要求，進一步提升檔案的利用率，充分開發大量寶貴檔案數據的使用價值。

2.充分應用現代技術

開展學校檔案管理工作，既要從實際出發，主動學習、掌握現代科學技術，又要重視在管理工作落實中，通過引進更多的資金為先進技術的應用提供支持和幫助。對于檔案管理者來說，要想在實際工作中充分發揮先進技術的作用，就必須要有一個科學的方法，把這些技術運用到實際工作中去。由于信息技術日益廣泛應用，許多工作都已脫離以往的人工作業模式，因此，要把信息技術與人工相融合，把電腦、網絡、復印和掃描等多種方法綜合運用到檔案管理信息化工作中去。同時，還可采用電子版的形式，將海量的數據存儲在電腦上，可以加快各種數據的處理和調用，使檔案管理工作效率大大提高。

3.創新服務模式

學校檔案管理的服務方式改革，既要考慮到用戶的具體狀況，又要以更加人性化的方式進行檔案管理。在創新的同時，也意味著將某些智能的業務模型和業務實體引入實際工作中。目前，學校在實施檔案管理工作的過程中，還存在較多的系統化、規范化等問題，如果能在短時間內引進新的技術和手段，就可以保證其在實施過程中的作用。此外，學校檔案管理的工作還應該從廣度和效力兩個方面提高，根據學生的升學和創業計劃需要，為其提供有效的服務，以保證對其今后的發展起到一定的促進作用。

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（作者單位：海南省文昌中學）