新時期提升人力資源檔案管理工作的策略探析

王文燕　王娜

摘 要：在新時期企業單位管理中，人力資源檔案管理的有效性影響著單位內部管理效率，對實現新時期企業單位可持續發展、激發員工潛力發揮了重要作用。本文通過闡述當前新時期企業單位人力資源檔案管理的重要作用，分析新時期企業單位檔案管理存在的問題，提出提升檔案管理水平的有效措施，旨在為檔案管理工作提供一定的參考。

關鍵詞：新時期企業單位；人力資源；檔案管理

隨著我國市場經濟體制的逐步健全，新形勢下必須加強對人才檔案的管理。同時，科學技術的進步為新時期企業人事檔案管理工作的信息化和標準化建設提供了一條新途徑，也是新時期企業檔案管理工作的重要途徑。新時期，我國企業單位人事檔案管理工作總體上還存在著許多問題，嚴重制約了人事檔案工作的發展。因此，深入研究和運用科學、有效的方法，將有助于推動新時期我國企業單位人事檔案管理工作取得質的飛躍，對于新時期的企業單位來說，是順應時代發展需要的一條重要途徑。

一、新時期加強人事檔案管理的必要性

新時期，檔案管理是企業單位的工作重點，因此，在某種程度上決定了檔案管理一定要更加規范和標準。信息化管理是指運用現代信息技術，將單位人事檔案以數字化的方式存入檔案管理系統，以特定的規則、格式保存與使用，其實就是通過復印和掃描等方式，將傳統的紙質文件轉換成數字文檔，然后上傳到公共企業信息管理系統中，將其作為一種電子檔案保存起來，從而為進一步提高其使用的便利性打下了堅實的基礎。

人事檔案記載著個人的家庭、學習、工作業績和任免等信息，為人事調動、任免和職稱評聘等工作提供了重要依據，是一個人學習、生活和工作經驗的一個重要指標。在新時期，搞好人事檔案的管理工作，一方面可以完善其個人的成長軌跡，另一方面可以加強人事檔案管理工作。同時，還能為企業的人力資源管理和其他方面的工作提供有力的支撐。因此，要搞好人事檔案管理，必須不斷加強人事檔案管理工作，不斷完善人事檔案，持續增強員工的責任心與使命感，從而為個人的發展加分。人力資源檔案管理是一項非常重要的工作，人力資源管理部門要充分關注其內部的相關資料，并根據實際情況不斷加以改進，使其發揮更大的作用。

二、新時期企業人力資源檔案管理水平提升的作用

1.推進新時代企業的可持續發展

檔案管理是新時期企業工作的一個重要組成部分，而人事檔案的管理更是關系到企業人才管理的關鍵問題。在新的歷史條件下，人才是實現企業單位可持續發展的重要力量。新時期，有序開展企業人事檔案管理工作，可以使每個企業工作人員的實際狀況更加清晰，能夠更好地為制定適合其發展的職業規劃，推動職工的發展，為新時期的企業單位持續、穩定發展提供了內部動力。同時，在新形勢下，加強人事檔案管理使人才的內在價值得到充分發揮，從而達到企業內部人力資源的最優配置，提高員工的工作效率，推動企業的可持續發展。同時，隨著社會主義市場經濟體制的健全，新時期的企業單位也逐步適應了市場環境，面臨嚴峻的市場競爭，人才是企業競爭優勢的關鍵。因此，加強企業人力資源檔案管理，可以使企業人力資源得到最大程度的發揮，提高企業的核心競爭力，使企業立足于市場競爭中，達到可持續發展的目的。

2.發掘員工的潛能

新時期，人力資源是保障企業正常運轉的重要基礎，為提高企業的經營效率，必須加大對員工的激勵力度，最大程度地激發員工的工作熱情。同時，注重提高職工的綜合素質，以保證工作開展的穩定與高效。人事檔案是對雇員的真實狀況進行全面、詳細的記錄，并能對其進行全面的認識。新時期的企業管理人員通過人事檔案可以對員工進行有針對性的管理，既能有效發揮其潛能，又能約束其行為，推動檔案管理工作標準化，為單位發展創造更多價值。

三、新時期企業人力資源檔案管理的不足

1.對人力資源檔案管理工作的重視度不足

在新的歷史條件下，人力資源檔案管理已成為企業中的一個重要部門。但是，檔案管理模式、資金和技術投入等仍然有很大的問題，如人力資源短缺、管理設備設施更新不及時、技術運用不到位等，在人員調任、應對核查時常常將其忽略利用，導致對人事檔案管理不夠重視，這對公司的人員資料管理工作產生了不利的影響。此外，單位對人事檔案工作的關注不足，導致其制度上的缺陷。在新的歷史條件下，我國企業在新的市場經濟環境下，其改革與發展已是不可避免，隨著我國社會保障與勞動保護等政策、法規逐步健全，企事業單位要結合新形勢、新環境，建立和完善人力資源檔案管理制度，以適應新時期的人力資源管理體制。

2.人力資源檔案管理基礎較為薄弱

在新的歷史階段，企業對人力資源檔案工作缺乏足夠的關注，造成其總體的管理根基比較薄弱，缺乏堅實的管理根基。新時期，對檔案工作提出了更高要求，隨著國家不斷推出新的措施，以規范新形勢下企業檔案工作。然而，在實施中，各單位未切實實行標準化管理，檔案建立不規范，分類不合理，信息化建設程度不夠，嚴重影響了新時期企業單位人力資源檔案管理標準化與信息化建設水平。

3.人力資源檔案管理人員綜合素質有待提升

檔案管理人員的綜合素質對檔案工作的質量有很大影響。要使檔案管理合理化、規范化，必須要有高素質的人才。當前，由于新形勢下企業對人事檔案的重視程度不夠，以及人事檔案管理理念上的滯后，致使單位未設立人力資源檔案管理部門，由于檔案工作的特殊性和專門性，往往無法對其進行深入研究。同時，由于各部門對檔案管理工作的不重視，使其無法適應新形勢下企業人事檔案工作的需要。

4.企業單位人才聘用制度落后

企業引入人才的方式具有一定的局限性，導致企業內部的人力資源管理工作開展不力，優秀的員工得不到上級的賞識，工資和職位都不符合他們的要求。企業所采用的傳統人才引進方式與新時期企業發展需要不相適應，特別是在目前形勢下，盡管國家制定了大量法律、法規和制度，保證了大學生畢業后的就業機會，但企業中的用人機制依然十分復雜。

5.企業人力資源管理崗位設置不科學

新時期，企業人力資源管理工作要在建立健全人力資源管理制度的基礎上，實現人員和崗位的合理配置。然而，目前在企業內部的職位設置上，明顯存在著一些缺陷，人才利用效率不高，造成資源的浪費。同時，在新的歷史時期，企業內部人員矛盾也會不斷加劇，從而造成一定的負面效應，阻礙了職工的工作積極性，束縛了他們的思維，使其在工作中不能創新，而影響了企業的長期發展。

四、提升新時期企業人力資源檔案管理水平的措施

1.提升新時期企業對人力資源檔案管理的重視

新時期，企業對人力資源檔案的重視程度不夠，在工作中的思想意識不強，行政力量不夠，工作中的問題比較突出，必須加強對人力資源檔案管理的重視。首先，企業管理層必須充分認識到人事檔案管理工作的重要性，并對檔案管理人員進行培訓，以提高其思想觀念。各單位要加強對檔案的學習和管理，并通過專家講座等形式，加深對檔案的認識和管理，合理利用檔案資源，提高人事檔案管理效率。其次，要加大對人事檔案的投資力度，為檔案事業的建設和發展提供充分的經費保障。最后，要加大對檔案管理的技術和基礎設備設施的投入，以確保檔案管理信息化與現代化。同時，也要加強檔案管理信息化的運用。比如，要大力引進現代信息技術，加強人事檔案管理的信息化建設，加快計算機、掃描儀與監控設備設施等方面的投資，確保檔案信息化工作順利進行，提高人力資源檔案管理的工作效率。

2.加強人力資源檔案管理體系的改革

新形勢下，企業人事檔案管理工作涉及領域十分廣泛，工作內容也十分繁雜，給管理工作帶來一定的困難。建立和完善的人事檔案管理系統是實現企業管理工作的一個重要環節。因此，在新的歷史條件下，企業必須不斷改進和完善人才檔案的管理體系。首先，根據新時代企業的具體情況，制定出一套有針對性的人力資源檔案管理體系，在檔案資料的收集、整理、移交和使用等方面都有相關的制度基礎，保證檔案工作平穩、有序地進行。其次，對人事檔案工作人員的績效評價體系進行優化，并對其進行定期或不定期的考評，以全面評價其工作能力和專業素質。采用考評體系可以有效激發管理者的工作熱情，促進員工的工作效率。建立和完善的獎勵和懲罰機制，對人事檔案工作進行不定期的檢查，其中包括檔案的管理和注冊，如果發現文件遺失或私自更改，將對失職人員問責，以保證檔案管理工作正常進行。

3.加強人力資源檔案工作人員的專業素質

新時代，要轉變對人事檔案工作的認識，提高對檔案工作的認同，發揮其積極作用，做好檔案管理工作。首先，加強對檔案管理人員的專業技能培養，發掘和提升其檔案管理工作的專業化水平。其次，要加強對檔案管理人員的思想政治教育，增強其政治素質，使之真正融入工作之中，保持良好的工作作風，提高員工專業素質，確保人事檔案管理有效執行。新形勢下，各單位要根據自身實際情況進行人才配置，形成具有高素質、高層次和專業化的人才，目標明確的檔案管理隊伍，讓每個部門都能提高自己的責任心和使命感，積極投入工作中去。

4.提高人力資源檔案工作的信息化程度

在新的歷史階段，大多數的企業都在進行著數字化的工作，但由于種種原因，目前的信息化程度還不高，對企業的人力資源管理工作產生了很大影響。因此，要想使人力資源檔案管理工作更加規范化，就要加強對人事檔案工作的管理，特別要重視健全檔案管理制度，提高檔案管理水平。首先，要構建適合我國國情的電子信息體系，建立一個數據庫進行動態的數據更新，并運用大數據等現代化技術對數據進行深度挖掘，歸納其規律，進一步改善人力資源檔案管理工作。其次，強化人事檔案的安全監管，健全檔案資料系統，健全人員信息安全管理體系。最后，構建數據庫的備份與還原機制，建立文件的各級管理機關，完善檔案資料的存儲和處理機制，保障資料的安全性，提高檔案管理工作的整體質量。

5.進一步完善人才選拔體系

新時期的企業要在激烈的市場環境下發展，要想留住人才，就必須不斷完善用人制度，將更多的精力和資源投入專業的人事管理系統中，構建科學、合理的招聘模式，創新觀念。新時期，傳統的人才招募方法已經不能適應目前的市場需求，企業必須擁有優秀的人才，為優化企業在新形勢下的人力資源管理工作打下堅實的基礎。

五、結語

總之，新時期企業人力資源檔案管理對推動企業的可持續發展與發掘人才的潛能具有十分重要的意義。同時，在新的歷史條件下，企業人力資源檔案管理也面臨著新的挑戰。為了解決新形勢下企業人力資源檔案管理工作存在的問題，必須提高認識，完善制度，提高員工的綜合素質，進一步提高企業人力資源檔案的管理水平，最大限度地發揮其綜合利用價值，為新時期企業的穩定發展保駕護航。

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（作者單位：1.臨清市人力資源和社會保障局；2.臨清市人民醫院）