醫院重點學科檔案管理工作的思考

葉立華

摘 要：學科建設、人才培養、技術創新作為構成醫院核心競爭力的三個要素，對醫院發展至關重要，在學科建設中，學科檔案有著舉足輕重的作用。本文以重點學科檔案的管理和延伸服務為切入點，系統討論了醫院重點學科檔案的管理現狀以及存在的問題，提出從遵循學科發展規律、做好基礎工作、建章立制、提高檔案意識、加強復合型人才培養等方面進行規范化、制度化和標準化管理，探索通過創新性服務，促進學科檔案的有效利用，為學科發展助力，推動醫院高質量發展。

關鍵詞：重點學科建設；檔案管理；服務

學科建設是醫院的一項基礎性與戰略性工作，在醫院的發展中處于舉足輕重的地位，關系到醫院的可持續發展。近年來，從國家層面到各省市對醫院學科建設越來越重視，通過遴選臨床診療能力強、有科研創新潛力、人才梯隊建設合理的優勢學科而形成重點學科。重點學科檔案作為重點學科建設重要的組成部分，在學科發展中的作用越來越不可忽視，但學科檔案管理的現狀及發展要求與醫院的高質量發展是不相匹配的，是滯后的，需要多措并舉、綜合施治，全面發力推動醫院重點學科檔案管理規范化、制度化和標準化，以適應重點學科在醫院發展中的重要地位。

一、醫院重點學科檔案管理現狀

1.對重點學科檔案管理缺乏重視

重點學科建設關系到醫院的核心競爭力和可持續發展，為保障建設目標的完成，醫院投入大量精力、物力和人力，通過持續推進和全面布局，重點學科在人才團隊建設、科技創新和醫療技術水平等方面都有明顯提升。重點學科檔案作為學科建設的重要組成部分，發展一直處于滯后狀態。醫院領導層對檔案工作重要性缺乏認識，沒有認識到重點學科檔案對醫院高質量發展的重要意義，對學科檔案規范化、標準化發展缺乏必要的物力與財力支持，造成重點學科檔案的硬件設備設施陳舊與落后，不適應重點學科快速發展的需要。

2.醫院重點學科檔案管理制度不完善

建立健全的制度是重點學科檔案規范化和標準化的重要保障。衛生行業主管部門對重點學科的申報、評審和考核等制定相關政策、標準與規范，其規范和標準并未涉及重點學科檔案的管理問題，制度機制的缺失造成工作推行難度加大。由于缺乏制度的統一約束，醫院重點學科檔案管理良莠不齊、分布零散，影響重點學科檔案的開發和應用。截至目前，重點學科檔案管理人員以兼職為主，醫療機構對重點學科檔案有明確管理制度的不足10%，由于缺乏重點學科檔案管理制度的支撐，重點學科檔案管理工作沒有納入績效考核、職稱評定和年度考核，影響員工參與重點學科檔案工作的積極性和主動性，致使重點學科檔案工作規范化進程緩慢。

3.檔案規范化進程與醫院重點學科建設工作發展不協調

重點學科檔案是重點學科建設過程的記錄和總結，是重點學科建設工作不可或缺的一部分?！笆奈濉睍r期是我國衛生健康事業高質量發展時期，衛生事業發展規劃要求加強重點?？颇芰ㄔO，提升專科能力水平，各級醫院高度重視重點學科建設工作，醫院重點學科建設工作發展迅速。與之相對應的，作為重點學科重要組成部分的檔案工作發展滯后，醫務人員對重點學科材料的價值缺乏認識，鑒別能力差，檔案缺乏統一管理。重視學科建設過程，輕視檔案的收集、整理、歸檔和延伸服務，是現階段學科檔案管理工作的突出特點，導致重點學科建設與學科檔案割裂，無法做到協調推進與良性發展，重點學科檔案的作用得不到充分體現。

4.對醫院重點學科檔案的潛在價值認識不足

醫院重點學科對推動醫院學科建設水平提升引領學科的發展發揮著重要作用，醫院重點學科檔案產生的作用和效益也得到認證。但受傳統定勢思維影響，醫院重點學科檔案意識薄弱，服務模式單一，重點學科檔案的利用率較低，其價值尚未得到進一步研究與挖掘，醫院管理者對重點學科檔案在醫院高質量發展過程中的作用和價值缺乏認識，對其促進醫療水平提升、促進科技創新的應用價值缺乏重視。

二、影響重點學科檔案規范化管理的因素

檔案管理作為重點學科管理的重要一環，在整個管理過程中最容易被忽視，往往存在諸多問題，主要表現在以下幾個方面：

1.醫院未將重點學科檔案納入醫院檔案管理

學科建設工作主要是針對臨床與醫技科室，涉及人群主要是醫務人員，醫院檔案室和檔案管理人員對學科建設工作涉獵少，缺乏了解，學科建設與檔案管理分屬于不同的科室，有的醫院設立專門的學科管理辦公室，有的屬于醫務科管理，而檔案管理屬于醫院辦公室管理，業務范疇不同，造成工作內容不了解。

2.檔案意識薄弱

醫院重點學科建設周期較長，一般為3～5年，涉及部門多，參與學科建設的人員廣，產生大量重點學科檔案資料散落在個人手中。首先，學科管理辦公室和學科帶頭人普遍重視重點學科的申報與考核，沒有接受過檔案管理方面的培訓，缺乏相應的歸檔意識。其次，醫務人員忙于業務工作，對學科建設過程中產生的材料不注重歸檔，導致一個學科內產生的檔案材料歸多人管理，對檔案集中統一管理認識不到位，進而對重點學科檔案資料的收集缺乏主動性和積極性，使重點學科檔案材料雜亂無章，管理混亂。最后，醫院檔案管理部門沒有積極介入重點學科檔案工作，不能夠結合檔案管理業務工作要求，對學科檔案管理提出指導性意見。

3.缺乏復合型重點學科檔案管理人才

首先，醫院是知識密集型單位，醫療行業的高風險和職業的特殊性，對醫學專業人才的學歷與學識提出了更高要求，而檔案管理專業作為醫院的“小學科”，在“以醫療為中心”的大背景下，引進檔案管理人才難度大，從業人員年齡老化、知識結構單一。其次，由于缺乏良好的職業前景規劃，醫院檔案管理人員普遍缺乏工作激情，創新能力弱。最后，檔案專業知識普及率低，重點學科兼職檔案管理人員對檔案工作的重要意義缺乏認識，嚴重影響工作熱情和對檔案工作價值的認同感。

4.重點學科檔案管理經費缺乏保障

重點學科檔案管理要規范發展必須要有持續和足夠的資金支持，才能保障滿足學科發展的需要。近些年，由于醫療衛生體制改革，取消了藥品和耗材的加成，政府財政補充不足，加之新冠病毒的影響，公立醫院門診、住院人數大幅度減少，造成醫院經濟運行困難，對于無法直接產生經濟效益的重點學科檔案管理工作，經費投入就更加難以保障。學科檔案管理規范化與信息化需要經費投入和支持，在經費不足的情況下，大多數學科帶頭人先要保障科研和人才培養經費，以及影響學科整體規劃和布局的重大事項，重點學科檔案需要的庫房等設備設施和信息化建設根本無從考慮，造成重點學科檔案管理落后。

三、實現重點學科檔案管理規范化、制度化與標準化的途徑

1.必須納入醫院總體規劃之中

醫院領導必須高度重視重點學科檔案管理工作，把重點學科檔案管理上升到和醫院重點學科建設工作同等重要的高度，必須同部署、同落實、同檢查、同考核。另外，要打破部門壁壘，各部門之間要密切合作，檔案管理部門在制定檔案管理工作規劃時要將重點學科檔案管理與設備檔案、基建檔案和文書檔案等地位對等，把重點學科檔案當作醫院檔案管理的重要部分統籌規劃，高起點、高定位、高標準推進學科檔案的發展。

2.必須強化檔案意識

重點學科帶頭人作為學科建設第一責任人，不僅要擔負起學科建設重任，也要把學科檔案管理的重任扛在肩上、抓在手中、立在心里，將學科檔案的管理工作抓實、抓細、抓出成效。要發揮學科人員歸檔的主觀能動性，牢固樹立管檔、治檔和用檔意識，從被動催繳到主動收集，使制度的約束性和個人的自覺性有機結合，使學科檔案的收集、整理與歸檔工作內化為學科帶頭人和醫務人員的自覺行為。另外，醫院檔案管理部門要有針對性地開展檔案方面的培訓，提高學科內人員檔案知識的普及率和知曉率，了解學科檔案的歸檔范圍、歸檔流程和查閱方法，培訓課程務必做到簡便、實用，使臨床業務人員盡快掌握檔案專業的基本技能。

3.材料收集必須全面

醫院重點學科檔案管理中的首要任務就是材料的收集，也是一項學科檔案管理的基礎性工作。收集重點學科檔案材料時要遵循學科發展規律，把握學科建設的周期和特點，采用“縱橫交互”法，所謂“縱”要到底，指的是根據重點學科的建設時長，從申報開始到評估結束，所有的材料都要甄別和整理完全；“橫”要到邊，指的是重點學科建設橫跨的科室多，有上級主管部門的文件、評估材料，科研部門和學科管理辦公室的材料，學科內部產生的材料和個人材料等。

4.建立健全重點學科檔案管理制度、完善激勵機制

制度的剛性是保障重點學科檔案推動落實和建立長效機制的關鍵。首先，要完善重點學科檔案工作制度和組織體系建設，明確醫院學科管理辦公室作為責任部門，與檔案室共同管理重點學科檔案，增強工作協同性。組建學科建設工作小組，由各重點學科建設工作小組成員兼任檔案管理員，承擔學科資料的收集、整理和歸檔工作，構建醫院重點學科檔案三級網絡。其次，學科帶頭人作為學科建設的第一責任人，必須熟悉、掌握和遵守檔案管理制度，履行自身職責，引導醫務人員重視重點學科檔案工作，不斷提高其責任意識，確保學科檔案及時歸檔。最后，要實行激勵機制，建立重點學科檔案工作評價體系，其涵蓋的標準和指標應體現工作量、工作質量和效益績效，通過完善的激勵措施，激發醫務人員參與重點學科檔案工作的積極性和主動性。

5.人才培養模式要適應新時代的要求

發展是第一要務，人才是第一資源。新形勢下，醫院重點學科檔案管理人才培養要以提升崗位勝任力為核心，持續加強檔案管理者的能力建設。以繼續教育培訓為抓手，將健康管理知識、醫學知識和檔案知識培訓納入常態化培訓，不斷增加檔案管理人員（包括重點學科建設小組成員）的知識儲備。醫院要為檔案管理人員暢通職業上升通道，檔案管理人員本人應做好個人職業發展規劃，以期獲得職業成就感。復合型人才缺乏是重點學科檔案管理工作面臨的人才困境。高校承擔為國育才的重任和使命，全民健康關乎民族昌盛和國家富強，因此，高校在人才培養方向要適應新時代發展需要，滿足公眾不斷增長的多層次、多樣化的健康需求，優化專業布局，大力推動新文科建設，推進醫學信息學與健康管理等“醫+文”交叉學科的融合發展。

四、進一步延伸重點學科檔案的創新服務與應用

1.增強服務的主動性

學科檔案管理最終落腳點要落實到為學科建設和醫院發展服務上。要改變工作思路，增強主動服務意識，摒棄以往的單純借閱的單一式服務，不斷提高綜合素質，培養掌握醫學知識、檔案知識和信息技術的復合型人才，提高編研水平，瞄準學科發展前沿，結合學科三年規劃和年度計劃，通過詳細調查統計以及分析學科檔案，利用所掌握的知識，為廣大醫務人員提供更有針對性的服務。

2.加強重點學科檔案管理的重要意義

（1）醫院重點學科檔案反映醫院的整體業務水平和管理水平。醫院對重點學科給予大力扶持，包括科研基金的投入、人才專項基金投入、政策傾斜、設備設施的投放等方面，一般學科無法企及，高投入必須要求高回報，重點學科檔案管理工作體現醫院整體管理水平，醫院檔案管理人員必須強化責任意識，按照重點學科檔案考核標準的要求，不斷提高重點學科檔案工作的規范化與制度化水平，帶動和引領醫院整體檔案管理工作達到新高度。

（2）重點學科檔案能夠反映出學科的傳承。醫院的重點學科從小到大、從弱到強的發展過程，凸顯歷代醫務工作者的奮斗歷程，重點學科的歷史間接反映了醫院的發展和壯大。重點學科檔案里的文字、圖片、影像等資料記錄科室的重大活動、事件和人物，利用科室建立紀念日、醫院的院慶日、新職工入科等重要的時間節點，制成展板或微視頻，弘揚學科文化，傳承學科精神，通過榜樣的力量，鼓舞和教育年輕職工，救死扶傷，恪盡職守，增強職業自豪感和使命感，提高科室凝聚力。

（3）個人從重點學科檔案中能夠受到啟發，找到學術研究創新點。根據疑難危重病例、三四級手術等，以及其他指標的分析對比中找出規律，深入分析，提高個人的臨床服務能力和技術創新能力。通過科研檔案受到啟發，找出專業研究的創新點與學習研究方法，避免研究重復，少走彎路，降低科研成本，提高科技創新效率，為職業發展助力。

3.充分利用數字化管理，做好延伸服務

互聯網技術、大數據技術與5G技術等信息技術為檔案服務的創新發展提供了技術支持。目前，醫院重點學科檔案以紙質檔案為主，數字化技術的發展對重點學科檔案管理工作提出新的挑戰，檔案從業人員的學習力要迅速適應“互聯網+檔案管理”的快速發展。隨著檔案軟件不斷開發和利用，數字檔案逐步取代了紙質檔案，重點學科建設周期長、資料多，保存紙質檔案需要占用空間大、查找利用不方便及易丟失等缺點，利用數字化檔案管理，會更加方便、省時與省力，也可以最大限度地發揮檔案資料應有的作用和價值，為醫務工作者提供服務，為醫院高質量創新發展提供助力。

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（作者單位：山東省淄博市第一醫院）