數字化技術在不動產檔案管理中的應用

陳晶

摘 要：不動產檔案將不動產權的獲得和確認過程準確、真實地記錄下來，其在資源保護、住房保障和權益維護上都將無法取代。當前，網絡信息技術快速發展，并廣泛應用到各行業與各領域，數字化技術也在不動產檔案管理中發揮出關鍵性作用，極大提高了不動產檔案管理的質量和效率。文章就數字化技術在不動產檔案管理中的應用進行分析，以供參考。

關鍵詞：數字化技術；不動產；檔案管理

不動產檔案管理關系到人們的財產安全，管理工作水平廣受關注。過去，檔案管理以人工操作為主，由于疏忽大意可能會出現諸多管理問題。在信息化社會背景下，數字化技術的應用為各行業的發展提供了強有力的支持。將數字化技術應用到不動產檔案管理中，需要利用計算機、網絡等技術，但由于各地區不動產登記資料的內容、管理模式等存在差異，不動產檔案的數字化管理具有明顯的復雜性。

一、不動產檔案數字化管理的目標與出發點

1.不動產檔案數字化管理的目標

對不動產檔案管理時，需要有完善的檔案管理系統，以便集中將檔案資料錄入其中，實現分級管理，使傳統紙質檔案資料轉變為圖像化的不動產檔案資料，實現電子化、數字化的儲存和管理與檢索。全面分析了解不動產交易市場業務系統的發展與趨勢，在對不動產檔案管理時，數字化技術的應用目標如下。

第一，對不動產檔案資料的電子版進行集中化管理，共享電子版的不動產檔案信息；第二，提高管理系統的可操作性與靈活性，可依據不動產檔案管理具體的業務變化實現持續化的擴容；第三，利用數字化技術要確保其安全性，做好業務、網絡與系統安全管理；第四，管理者可獲得統一的接口，能夠快速響應系統儲存資料查詢請求以及其他業務內容相關應用系統請求。

2.不動產檔案數字化管理的出發點

為更好地利用不動產檔案資料，當不動產業主要復印房屋買賣契約及其他相關資料時，檔案管理工作人員利用計算機就可以調取不動產圖片進行打印，極大節省了入庫提取的時間。過去檔案管理中常發生檔案丟失的情況，主要是管理方式不合理，主要表現為三點：首先，不動產業務沒有在不動產登記處登記不動產的權屬。其次，由于工作中疏忽大意，檔案放置位置出現誤差。最后，檔案利用后，工作人員將檔案資料與其他資料混到一起，甚至出現丟失的情況。隨著數字化技術的應用，電子檔案建立后，能夠直接看到不動產業主是否進行不動產的權屬登記，可以有效避免上述問題的發生。基于房產檔案的安全，如果不動產業主要查看房產檔案，一般情況是為了解決相關的民事、行政訴訟等產權糾紛。若有人隨便增減、涂改內容，或是抽出委托書等內容，會導致原本滿足法定程序的不動產資料登記工作發生不嚴謹和缺失資料等情況，產生負面影響。為此，檔案管理工作人員要對檔案查閱人員的行為實時監督，避免查閱人員行為出現偏差，或是將攝像頭安裝在檔案查閱室中，對查閱人員的行為進行監督。因此，利用數字化檔案能夠很好地避免這些問題出現。

二、數字化技術在不動產檔案管理中應用的特點

第一，便捷性。數字化技術應用到不動產檔案管理中，轉變了以往紙質模式，多元化信息儲存到計算機中，為查閱和登記提供了極大便利，也讓不動產檔案資料得到了高效利用。過去，不動產檔案的存放和登記會受到諸多因素影響，由于檔案資料繁雜，有些檔案的歸屬問題無法明確，影響了不動產檔案的管理。數字化技術能夠將不動產檔案信息通過數字化的方式儲存、展現在計算機中，有助于工作人員的歸檔整理以及隨時查閱。

第二，共享性。網絡具有信息共享性，數字化技術應用到不動產檔案管理中也展現出一定的共享性。對不動產檔案信息進行共享，能夠及時更新和補充檔案信息，使檔案信息更加全面完整。同時，信息與數據共享也能夠使不動產檔案資料的查閱更加便利。隨著不動產檔案資料日漸豐富，形成數據庫平臺共享數據后，更能夠充分發揮出不動產檔案的價值和作用。

第三，服務性。對于不動產檔案而言，其質量水平是受到檔案資料信息完整性和查閱便利性影響的。不動產檔案資料越是被高效利用，就越表明檔案價值大，這也得益于數字化技術的科學應用。不動產檔案管理旨在使客戶的查閱需要被滿足，為此，還需不斷強化自身管理，讓檔案管理達到較高的水平，以便更好地為人民群眾服務。利用數字化技術，不動產檔案原始資料可以實現新媒體技術的儲存，不動產檔案的內容更加多元，呈現方式也更加新穎，查詢更為便捷高效，讓不動產檔案管理更具服務性。

第四，安全性。對于不動產檔案資料，通過錄入原始數據和掃描影像資料等方法搜集信息，分類別將這些信息通過計算機進行信息化處理，并結合實際更新變化。對于不動產檔案資料，檔案管理部門需要做好加密保護工作，開放一定查閱權限，使不動產檔案數據更加安全，信息處理系統的安全性也更高。應用數字化技術，以往檔案資料容易破損的情況可以得到很好解決，科學把握不動產檔案資料，提高其利用率，讓不動產檔案的利用性得到提升，強化檔案安全，推動不動產檔案管理實現信息化發展。

三、數字化技術在不動產檔案管理中的應用流程

1.掃描檔案資料

清晰明確地填寫紙質化檔案，確保無遺漏，掃描全部交接單資料。對文件中的偏差進行糾正，使錄入的電子資料與人們閱讀習慣相符。對不動產資料掃描時，若由于紙張問題或操作不當等造成檔案資料損壞，需要在原縫隙位置處粘貼，并使用平板掃描儀進行掃描。掃描完一套不動產資料后，掃描人員需要認真核對張數，若數量不同，需明確具體原因，或詢問現場管理人員。核對完畢，將錄入的影像數據資料保存到指定的數據庫中。

2.糾正錯誤圖像

影像掃描之后，其分辨率一般是200DPI。掃描完成的交接單應與圖像數量一直相同，不能出現偏差。畫幅出現的順序要與原有紙質檔案的順序是相同的。掃描完的影像資料要有高清晰度，文字內容完整全面，要更加科學、可讀。影像資料的清晰度需要能夠準確、清晰地辨別出文字與照片中的細節。若圖像文件不是原件，或無法準確清晰地辨別出文字和圖像，就需要重新進行掃描。

3.檔案資料分類管理

在對不動產檔案資料分類管理時，要依據管理實際科學調整，確保圖像文件名稱與每份檔案資料內容可以一一對應，讓圖像文件與檔案目錄能夠有效銜接。

4.對接數據

基于文件業務標號，對圖像文件與目錄數據進行對接，并確保對接完成的信息無偏差。如果目錄數據和電子文件內容有問題，與原文件不同，需要將原文件作為標準。

5.檔案整理

對于已經掃描完成的產權資料，要認真細致地驗收檢查，對其訂裝建卷，轉交給檔案編排的管理人員。檔案原件不可以拆分，尤其是不可以復原的檔案原件。對于老檔案可以拍照，并將照片輸入產權管理系統中。

6.編排檔案序號

對于接收、掃描和整理檔案資料等環節要有專門人員管理負責，利用不動產資料管理系統對檔案自動排列序號，依據檔案不同屬性，將其科學歸類。基于每卷檔案所處位置的情況，細致地排列檔案，對檔案的最后情況進行觀察，確保日后可以準確查找到檔案所在的具體位置。對老檔案照片拍攝時，盡量不拆卸，依據檔案目錄建立案卷號，編排流水號，以提高老檔案拍攝的速度，避免丟失老檔案資料，更加安全、快速。

7.科學校對數據

通過抽樣的形式檢查數據與圖像文件，確保所檢查的內容是科學、準確的。如果在檢查時發現問題，要及時準確記錄，并通知工作人員盡快改正，若全宗合格率低于95%，則驗收不能通過。

8.刻錄光盤

檔案資料必須全部刻錄成光盤，并保存。刻錄光盤時，圖像信息必須是完整的。刻錄結束后，工作人員要對其完整性進行檢查，保證質量達標。對于合格的光盤內容，通過只讀光盤復制兩份，分別選取不同地點保存。

9.公開查詢、利用檔案

過去不動產檔案資料在利用時雜亂無序，加之傳統管理理念的影響，檔案管理人員只關注檔案保管，對檔案利用重視不足。為此，在對不動產檔案查詢時，常因各種因素限制而影響其利用率。隨著數字化技術的應用，建立不動產查詢系統，其中可設置查詢不動產的功能，從查詢的受理、內容、目的和證明出具等環節入手，實現數字化管理。對系統設計時，要科學分配前臺、后臺應實現的功能，高效利用檔案信息系統，實現不動產檔案進行自動化檢索、不動產檔案數據自動化變更、自動化編目和匯總以及打印不動產檔案。如此，能夠極大提高檔案管理人員的工作效率，也有助于社會效益的實現。

四、數字化技術在不動產檔案管理應用中的具體策略

1.提高數字化技術應用的重視程度

在當前社會背景下，不動產檔案管理中應用數字化技術是形勢使然，數字化技術手段的應用能夠實時更新不動產檔案資料，同時，檢索系統也能夠為檔案信息的查閱提供便利。以往單一的不動產檔案形式已經消失，不再出現檔案受損情況。檔案數據得到了科學有效的整理與歸類，能夠使不動產檔案更加完整，更具有權威性，明顯提高了不動產檔案的作用和價值。為此，作為不動產檔案管理人員，或是提供原始資料并隨時查閱檔案的客戶，都應提高對數字化技術應用的重視程度，認識到數字化技術在不動產檔案管理中產生的積極作用，對數字化技術產生的成果進行共享。數字化技術讓不動產檔案管理發生了諸多變化，應強化教育引領，推動不動產檔案管理良好發展。

2.構建數據庫平臺

為使不動產檔案原始資料得到豐富和優化，提高檔案資料的真實性和準確性，就必須對其進行數字化處理，通過數字化的形式儲存在數據庫系統中。檔案管理人員要對數字化技術熟練應用，優化工作方法，在確保檔案資料完整的情況下，保證檔案內容更加形象與直觀，為檔案的歸檔管理與查詢利用提供便利。提高對不動產檔案管理軟件的升級創新，緊跟時代發展需要，積極推進不動產檔案數字化建設，建立檔案查詢檢索系統，快速便捷地對不動產檔案進行查詢，使客戶的實際需要得到滿足。同時，建立統一、規范的數字化檔案標準體系，將數字化檔案的內在優勢發揮出來，切實提高不動產檔案的數字化水平。

3.強化不動產檔案管理隊伍建設

要正確認識和重視數字化技術在不動產檔案管理中的優勢作用，挖掘數字化技術的價值，使其在不動產檔案管理中發揮出最大的作用，開發不動產檔案管理的隱藏功能。對于不動產檔案管理而言，高素質、高水平的管理隊伍是十分重要和關鍵的，只有強化檔案管理隊伍的專業素質與能力，提升其理論聯系實踐的能力，才能夠使不動產檔案管理達到良好的效果。為此，要提高對檔案管理人員數字化培訓的重視程度，通過開展科學化、針對性的教育培訓，使檔案管理人員的專業能力得到提高，將業務能力與數字化技術結合起來，讓數字化技術能夠深入檔案管理人員的頭腦中，只有這樣才可以真正提高不動產檔案管理的整體效果，優化服務質量。

4.加強數字化技術的開發研究

如今，網絡信息技術快速發展，不動產檔案管理也逐步實現現代化、智能化發展，過去的管理方法已經不能與當前社會的發展需要相適應，為此，必須要積極優化和探索新技術，強化管理服務水平，讓管理工作實現可持續發展。積極建立數字化課題研究中心，培養科研人員對數字化技術的研究意識，開發新技術、新手段。數字化的掌握也不是短時間內就可以實現的，應刻苦鉆研、積極探索，在不斷探索實踐中豐富和優化數字化技術。將數字化技術的研究放在重點工作位置上，將挖掘和發揮不動產檔案的最大功效作為最終目標，盡可能避免不動產檔案管理的不足，真正科學管控檔案，讓不動產檔案更具利用價值。

5.建立信息共享平臺

在利用不動產檔案信息時，要依據不動產檔案管理工作的具體特點和需要，發揮數字技術和信息技術優勢，建立科學有效的信息共享平臺，以使不同需求下的檔案信息利用得到滿足。在對信息共享平臺建立時，要發揮各部門聯合作用，打破不動產檔案信息管理與信息資源上各部門間的壁壘，實現各部門的聯動共享信息。同時，提高檔案信息的安全性，網絡具有一定的隱匿性，檔案信息在利用時也會面臨一定的安全風險，為此，在不動產檔案管理的數字化技術應用中，還應建立完善的安全系統，保證檔案信息真實安全，避免檔案信息泄露或丟失，對不動產檔案信息的利用產生不利影響。

五、結束語

總而言之，如今已經進入信息化、網絡化時代，數字化技術得到廣泛、良好的應用。不動產檔案管理部門也開始積極應用數字化技術手段，并在這一技術的輔助下實現新的發展與變革。不動產檔案管理部門應緊跟時代發展需要，明確網絡環境下檔案發展與管理的特點，發揮數字化技術優勢，實現檔案的數字化管理，讓不動產檔案管理更加高效、規范和安全，滿足不同用戶的實際需求，有效保護主體權益，使我國的產權管理水平得到提升。

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（作者單位：凌源市不動產登記服務中心）