科學精準疫情防控背景下醫學高校疫情防控檔案管理工作探析

摘 要：疫情防控進入新階段，醫學高校的檔案管理人員有了更多的時間進行疫情防控檔案管理工作的理論研究，同時疫情防控管理的新特征也給高校疫情防控檔案管理工作提出了新的要求，本文將探索醫學高校疫情防檔案控管理的思路及方法，以期以此提高檔案服務防疫的專業性和科學性。

關鍵詞：疫情防控；醫學高校；檔案管理

基金項目：突發事件檔案專項管理工作的對策研究—以新型冠狀病毒肺炎突發事件檔案為例（項目編號：QDX-YB-2020-1）階段性研究成果。

抗擊新型冠狀病毒感染疫情是一次現實意義重大的醫學實踐，醫學高校檔案工作人員應該按照《重大活動和突發事件檔案管理辦法》的規定，遵照國務院聯防聯控機制綜合組發布《關于進一步優化新冠肺炎疫情防控措施 科學精準做好防控工作的通知》的要求，發揮專業特長，自覺扛起使命擔當、轉變思想、主動作為，統籌做好科學精準防控期間疫情檔案管理工作，利用疫情檔案持續助力抗“疫”實踐，做到慎終如始。

1 疫情防控檔案的重要性

1.1 給未來突發公共衛生事件處置初期提供重要的信息參考

在2003年“非典”疫情處置初期，由于缺少檔案資料，醫療部門對“非典”是由細菌還是由病毒引發這個最為關鍵的因素上都存在著爭議。此次新型冠狀病毒感染疫情初期，醫學高校、公立醫院、衛生疾控部門等單位在第一時間梳理“非典”應對處置的檔案資料，迅速得出新冠肺炎的病理特征，提出早發現、早隔離、戴口罩等有效舉措，為各地疫情防控工作提供重要的信息支撐。在疫情防控最艱難的時候，全國各地借鑒抗擊“非典”的經驗，修建隔離醫院，比如武漢借鑒北京小湯山隔離醫院的設計圖紙，迅速完成 “雷神山”“火神山”隔離醫院的建設工作，收治病患，為武漢打贏疫情防控阻擊戰發揮了重要支撐保障作用。

1.2 為醫學高校開展教學研究提供重要參考依據

醫學高校教學實踐部門可以聯合檔案管理部門，通過對疫情防控檔案信息進行挖掘，二次加工和整合，得出新型冠狀病毒感染疫情的病理特征、傳播機制和渠道等重要參數，對現有的醫學教學課程中的相關內容進行修改完善，從而切實提高醫學高校的教學水平。比如，可以將新冠肺炎病毒的參數作為研究冠狀病毒的傳播致病機理、病毒基因的追根溯源的教學依據，也可以通過對此次新冠肺炎疫情的治療方案和重癥、中等、輕微病患的治療藥物等醫療信息進行研究，分析藥物中的哪些成分在治療中最為有效，為冠狀病毒引發疫情的治療藥物和疫苗的研發提供教學依據。

1.3 凝聚全民共同應對突發公共衛生事件的廣泛共識

疫情防控檔案真實記錄了全民共同參與疫情防控的全過程，比如2022年海南三亞“0801”疫情，全省人民共同應對，歷時一個月終于實現高質量社會面清零目標，這其中涌現出一大批令人感動的事跡。醫學高校檔案管理部門可以充分發揮疫情防控檔案的警示作用，在流感等病情高發時期，在校內、校外組織開展抗擊新型冠狀病毒感染疫情檔案巡回展，凝聚全社會廣泛共識，增強群眾的預防觀念，普及“八步洗手法”等預防技巧，這樣既能提高群眾對醫學高校的認可，又能有效增強群眾應對突發公共衛生事件的能力。

2醫學高校疫情防控檔案管理中存在的問題

2.1 疫情防控檔案歸屬流向不夠明確

新修訂的《檔案法》第二十六條明確要求“國家檔案主管部門應當建立健全突發事件應對活動相關檔案收集、整理、保護、利用工作機制”[1]，從而使建立健全相關辦法和工作機制成為法定要求。疫情防控進入科學精準防控階段前，已經有多個省區市專門印發了疫情防控檔案管理的相關規定明確要求對疫情防控檔案進行歸檔整理，但是截至目前，各地還沒有出臺專門針對醫學高校在疫情防控相關檔案管理方面的規定，導致醫學高校在開展疫情相關檔案管理工作時存在依據不充足、要求不明確等問題。此外，由于疫情防控檔案具有產生不確定性、內容廣泛性、來源豐富性等特征，而且需要醫學高校在這種跨層級或多部門聯動中統籌各方檔案資源進行檔案收集，如果沒有明確的文件規定來規范檔案處置方式和檔案的歸屬與流向，就易造成疫情防控檔案資料的割裂、散失[2]。

2.2 疫情防控檔案材料收集相對困難

首先，各地開展疫情防控工作均由省級、市級疫情防控指揮部統籌協調，參與疫情防控的有政府機關、高校、醫院、學校以及社會力量等眾多力量，所涉及領域、部門及機構數量繁多。因此，在疫情防控過程中生成的檔案資料也非常龐大，來源廣泛，比如疫情防控指揮部發布的大量關于疫情防控政策的官方通報，多個不同的部門聯合參與疫情防控工作，在不同的工作崗位上產生的疫情防控記錄等。這些待歸檔的文件存在于不同的部門，分散且不齊全，在實際收集和管理過程中面臨一定困難。其次，疫情防控期間，疫情防控指揮部的工作重心是放在盡快實現高質量社會面清零的目標，因此在實際工作中，更加注重流行病學調查、接觸者管理、信息統計和登記、檢驗采樣、消毒殺菌等工作，而疏于對疫情防控檔案的收集。此外，在一線的疫情防控工作人員都處于復雜的環境中，要頂著被新館病毒感染的風險開展各項工作，一些第一手的歸檔文件材料難以獲得及時有效的歸檔整理。這兩個因素導致疫情防控檔案材料丟失和遺漏情況，最終導致疫情防控檔案難以收集齊全。

2.3 醫學高校檔案信息化建設相對滯后

當前已經是互聯網時代，各單位都在推行無紙化辦公，醫學高校也都建立了OA在線辦公平臺，實現了日常文件流轉、審批在互聯網上進行。但醫學高校在檔案工作上還是存在一定程度的“重保管、輕利用”思想，將檔案管理作為高校檔案工作的重中之重，再加上缺乏建設資金、缺少專業人才以及技術限制等因素，醫學高校檔案館的信息化建設水平普遍偏低。以海南醫學院為例，該校尚未建立互聯網綜合檔案管理系統，檔案館在收集、管理、利用檔案各個流程中仍然以人工方式為主，檔案載體單一，仍然以傳統的紙質化載體為主。在這種情況下，高校師生查詢檔案仍需通過人工線下查詢的方式，疫情防控相關信息獲取效率極低，不能有效發揮疫情防控檔案的價值。存在檔案數字化轉換進度緩慢、檔案提供利用服務手段單一、線上服務根基薄弱等突出問題。

2.4 疫情防控檔案服務水平較低

“高質量發展”是“十四五”時期我國檔案事業發展的主要目標，而檔案高質量服務則是檔案事業高質量發展的題中應有之義。醫學高校具有專業的醫學背景知識，更有豐富的抗疫臨床經驗，通常都是各地抗擊疫情的主力軍。以海南醫學院為例，該校臨床學院、護理學院、公共衛生學院等學院的師生在海南三亞“0801”重大疫情防控期間，派出多支支援隊伍到市縣，參與核算采集、病患救治、體溫測量、人員隔離、社區管理等工作，為全省戰勝疫情做出積極貢獻。但是醫學高校的疫情防控檔案服務水平較低，沒有凸顯出疫情防控檔案服務的專業性，具體表現在沒有在服務實踐過程中以檔案參考價值在突發公共衛生事件時對民眾的應對教育中發揮重要作用，也有沒有著眼檔案資政價值積極服務政府疫情防控決策部署。

2.5 疫情防控檔案的開發利用不足

疫情防控檔案資源是一種公共性資源，應當及時地對外公布，讓大眾了解疫情防控工作的開展情況，疫情防控檔案資源是一種寶貴的信息資源，不僅能夠為疫情防控工作的順利開展提供指導和數據支撐，還可以豐富高校檔案館的館藏資源，為今后醫學高校的臨床實踐提供重要的第一手資料。然而，醫學高校在疫情防控檔案開發利用方面還存在許多不足，疫情防控檔案資源存在束之高閣的情況。只有合理有效地開發利用疫情檔案資源，讓更多的人能夠便捷地看到、接觸到、利用到這些資源，才能最大限度地發揮檔案的功能，助推我國的疫情防控事業順利開展。

3 醫學高校疫情防控檔案管理優化措施

3.1 建立疫情防控檔案管理機制

3.1.1制定檔案管理規范。根據《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，結合本地區實際情況在前期制定《醫學高校新型冠狀病毒感染疫情防控檔案管理辦法》《醫學高校新型冠狀病毒感染疫情防控工作文件材料歸檔范圍》等文件，進一步確定疫情防控檔案分類方案，明確疫情防控檔案的歸屬流向，統一全校及附屬醫院整理標準，提高“依法管檔”的能力[3]。

3.1.2明確部門職責。檔案主管部門負責本校疫情防控檔案工作統籌協調、制度建設，負責建立本校疫情防控檔案工作清單，并對檔案工作進行監督、指導和檢查；責任部門負責相應檔案的收集、整理和保管，并按規定向檔案館移交；檔案館負責分管疫情防控檔案接收征集、集中保管、編研開發并提供利用。逐步建立健全各部門檔案收集、鑒別歸檔、保管保密的職責。

3.2 增強疫情防控檔案收集意識

3.2.1加大宣傳力度。通過檔案的宣傳、教育和指導，既可以使大家認識到疫情防控檔案的特有屬性，熟悉檔案公開的要求、查詢利用的范圍條件等，又可以改變疫情防控檔案服務利用與二級部門無關的認知，使大家認識到只有加強疫情防控檔案資源前端控制，確保檔案收集及時，檔案館才能更好地做好服務利用。檔案館可以利用每年一度的檔案工作會議、對外交流合作等活動的機會廣泛宣傳，讓各部門兼職檔案員和防疫人員能夠意識到檔案收集對推動防護工作順利開展的重要意義。再者，通過高校內部平臺，創新方式方法，多途徑、多渠道開展檔案收集宣傳工作，突出防疫信息檔案收集的意義與用處，讓更多師生和醫護人員了解檔案收集的重要性，端正在檔案收集工作中的工作態度，營造良好的檔案收集工作氛圍，增強對檔案收集工作的認識，從而變被動收集為主動收集，做到應歸盡歸、依規移交，確保疫情防控檔案收集的完整性和及時性[4]。

3.2.2加強業務指導。針對目前很多醫學高校檔案管理人員業務水平較低的問題，高校檔案館要進一步加強各部門兼職檔案員和防疫人員檔案管理業務的指導，提出檔案收集與管理的標準，構建完整的檔案收集學習體系[5]。同時，定期對各部門疫情防控檔案收集和管理情況進行檢查，并對檢查結果進行現場反饋意見，從而提升各部門檔案收集意識，加強疫情防控檔案管理規范化建設。

3.3 加強疫情防控檔案信息化建設

疫情防控檔案的根本價值在于利用，信息化是檔案利用的基礎，醫學高校應該加強疫情防控檔案信息化建設。

3.3.1在引進檔案信息管理系統上爭取學校領導的支持。采用購買服務的方式建設本校的檔案信息綜合管理系統，或者向省信息化建設主管部門申請，采取統一建設的方式建設全省高校檔案綜合管理系統。待系統落實后，以實現全文檢索為方向，構建基于檔案內容的檢索服務，提高檔案查準率，為用戶提供快速、便利、精準的檔案查閱服務。

3.3.2檔案館要扛起責任擔當。檔案館作為檔案信息化建設的牽頭單位，要積極出臺檔案信息化建設的章程和指南，檔案工作人員要充分發揮主觀能動性，充分利用業余時間進行檔案信息化應用方面的專題學習，熟練掌握檔案信息化采集等內容。

3.3.3要做好檔案信息化系統的維護。在提高檔案信息開放性和普及度的同時，醫學高校要充分研究檔案管理平臺存在的不足，深入分析檔案管理軟件的安全隱患及風險，避免檔案信息泄露，確保網絡安全，創造安全利用環境。

3.4 提升疫情防控檔案服務水平

2021年6月9日是第十四個國際檔案日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》。其中，“服務”一詞出現50次，比“十三五”規劃增加24次，這一數據變化表明我國更加重視檔案利用服務工作，醫學高校檔案工作也應該以高質量服務作為檔案事業的發展目標。

3.4.1開發疫情防控檔案專題數據庫。利用新興數字技術可以優化疫情檔案管理方式，還可以解決常態化疫情防控背景下檔案信息分散與系統應用之間的矛盾。從而推動疫情檔案管理的數字轉型，實現疫情檔案的規范管理和有效利用。醫學院校檔案館應在檔案信息化的基礎上，采用購買服務的方式，開發一套疫情防控檔案專題數據庫，在疫情防控工作中體現出醫學高校疫情防控檔案服務的專業化水平，這方面可以學習貴陽市檔案館下沉社區開發的疫情防控檔案數據平臺的經驗，此數據平臺可以實現疫情防控檔案的邊收集邊歸檔，以及數據的在線匯總和利用，提高了檔案收集的精準性和歸檔的及時性，從而為逐步建立起全面準確的疫情防控檔案專題數據庫和實現館藏檔案信息的數字化存儲和信息化管理奠定基礎。

3.4.2建立疫情防控檔案信息共享機制。目前，醫學高校疫情防控檔案信息共享程度不高，疫情防控檔案工作上存在信息“孤島”、信息共享延時等問題。這些都與常態化疫情防控的形勢要求不相稱，有待進一步改善。筆者認為，在確保信息保密安全和用于醫療、教學研究兩個前提條件下，高校要將檔案數字化管理系統與高校的辦公自動化系統、教務系統、校史管理系統等形成有效對接，構建一個檔案數字化管理共享平臺，確保各部門都能實現數據信息的即時共享，資源互補。同時，整合疫情防控檔案電子數據建立跨省聯動的疫情防控檔案資源共享平臺，并實時更新，助力地方各級部門實現疫情防控檔案信息共享，為整體提升高校及地方政府、醫院疫情防控能力提供好檔案服務。

3.5 加強疫情防控檔案的開發利用

疫情防控檔案以真實性為基礎，對整個事件的信息進行客觀的收錄，集中反饋了整個突發公共衛生事件產生與發展流程，是對疫情處理經驗進行的總結，醫學高校要利用好疫情防控檔案資源，發揮出防疫檔案資源的真正作用。教學主管部門要對本校參加疫情防控實踐的師生產生的疫情防控檔案進行有效開發利用，圍繞疫情防控檔案開發課程，組織開展專題研討，提升醫學高校相關專業的教學水平；科研部門要結合疫情防控檔案，針對性組織開展冠狀病毒致病、傳播、治療藥物等相關課題研究，形成更多高水平的研究成果；檔案館要加強疫情防控檔案資源挖掘，加大檔案資源編研力度，從整理好的疫情防控檔案資源中提煉出更加直觀、有特色的檔案信息做專題展覽，讓疫情防控檔案在突發公共衛生事件的宣傳教育中發揮重要作用。

總而言之，疫情防控進入精準科學 （下接第24頁）

（上接第21頁）防控階段，疫情防控專項檔案不僅可以豐富高校檔案信息資源，為今后醫學高校的教學科研提供重要的一手資料，還可以持續為政府抉擇、公眾宣傳教育等提供信息支撐，醫學高校要發揮專業特長，充分挖掘疫情防控檔案資源的價值，為抗疫服務提質增效做出應有的貢獻。

參考文獻：

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[2]程娟.高校重大事件檔案收集工作探討——以疫情防控檔案收集為例[J].檔案與建設，2020（05）：41-45.

[3]儲麗麗.加強疫情防控時期疾控機構檔案工作的思考[J].檔案與建設，2020（06）：62-64.

[4]張桂好.醫院新冠肺炎疫情檔案收集管理的問題與對策[J].蘭臺內外，2022（06）：73-75.

[5]廖利香，吳青霞.地方高校檔案管理問題及對策探討[J].科技創新導報，2019，16（21）：187-189.

作者簡介：李梓泉，海南醫學院檔案館館員，從事綜合檔案管理室工作。