醫院檔案管理體系構建問題分析

摘 要：檔案管理是醫院管理的重要內容，對醫院的業務發展和科研事業均有明顯影響，新形勢下必須創新管理方式、健全管理體系。文章針對檔案管理工作進行探究，從知識管理和醫院檔案管理的關系、醫院檔案管理體系的構建意義、醫院檔案管理工作現存問題、知識管理導向下的醫院檔案管理體系構建方法、相關保障措施5個方面進行分析，以期為實際管理活動提供參考，提高醫院檔案管理水平。

關鍵詞：醫院檔案管理；知識管理；現存問題；體系構建；保障措施

知識化和信息化時代，醫院要想獲得長遠發展，就必須增強綜合競爭力，其中人才是核心競爭力，知識是核心競爭資源?；诖耍瑱n案作為醫院的知識資源載體，對醫院發展具有重要作用。在知識管理導向下，建立健全醫院檔案管理體系，一方面，能提高醫院的運作效率，不斷提升醫療服務水平；另一方面，有助于建立和諧的醫患關系，改善醫院的社會形象。以下，筆者結合實踐，探討了知識管理導向下醫院檔案管理體系的構建方法和保障措施。

一、知識管理和醫院檔案管理的關系

1.知識管理是醫院檔案管理的新階段

從醫院檔案管理的發展歷程來看，主要經歷了三個階段：第一階段對檔案實體進行管理，管理重點是實體資源的收集、整理和保存，以方便檔案信息利用；第二階段對檔案信息進行管理，通過開發檔案信息，提高檔案的利用價值，實現檔案信息的傳播和共享；第三階段對檔案知識進行管理，將知識管理理論和方法引入其中，轉變傳統的管理模式?？梢?，知識管理是醫院檔案管理的新階段，目前，一些發達國家在醫院檔案管理上已經進入第三階段，而我國尚處于第二階段。檔案知識管理把工作重點放在檔案信息知識的識別、挖掘和重組上，將檔案管理上升到知識創新、知識共享的高度。

2.知識管理促進醫院檔案管理創新

一是理念創新。傳統檔案管理中，注重顯性知識的保管和利用，忽視了隱性知識的挖掘和利用。而知識管理兼顧顯性知識和隱性知識，將知識管理應用在檔案管理上，能對檔案信息價值進行深入挖掘，從檔案保管逐漸轉變為知識共享，將檔案中的隱性知識轉化為顯性知識，為醫院管理活動提供支持。

二是模式創新。在過去，檔案管理工作模式限定為檔案資料的收集、整理、保存，開發利用力度不足，而且局限于表面，沒有深入挖掘。知識管理的引入，創新了檔案管理模式，通過深層信息挖掘，實現檔案管理的信息化和知識化，對檔案管理模式流程進行全面革新。

3.兩者的管理工作有多個契合點

首先，管理對象存在重疊。醫院檔案管理對象主要是文件、病理資料和病例信息，這些內容來源于診療、采購和管理活動，直接反映出醫院的運作情況和發展狀態。知識管理對象中的顯性知識，也就是知識的外部形態，通常以書面形式存在?？梢?，醫院檔案管理對象與知識管理對象之間存在重疊，檔案管理沒有脫離顯性知識的范疇。

其次，管理目的相輔相成。檔案管理的最終目的是利用，如今，管理工作不僅為了滿足檔案使用者的需求，還要為醫院的發展決策提供必要支持，以保證組織機構正常運行，醫療服務正常開展。從這個角度看，知識管理和醫院檔案管理的目的一致，即挖掘知識和價值，并實現合理、高效的利用。筆者認為，醫院檔案管理也好，知識管理也好，兩者殊途同歸，存在的差異只是廣度和深度而已。

最后，管理流程相近相通。醫院檔案管理有固定的流程，也就是常說的“六大環節”，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、統計、利用。而在知識管理上，也有明確的流程，可以總結為知識的產生、收集、儲存、加工、整理、評價、利用七個環節。對比檔案管理的六大環節與知識管理的七個環節，會發現兩者的管理流程相近相通，可互為指導借鑒。

二、醫院檔案管理體系的構建意義

1.明確檔案價值

醫院檔案種類多、數量大，利用好檔案信息能豐富醫務人員的工作經驗，提高醫療服務水平。構建醫院檔案管理體系，能對不同檔案進行分類管理，充分利用信息技術，方便檔案資源的查詢和利用，明確檔案本身的價值，確保管理工作順利實施。

2.保證檔案完整

從檔案管理現狀來看，人們普遍重視檔案管理工作，檔案中記錄基本醫療服務內容，包括患者信息、時間信息、治療信息等。然而，醫療服務具有復雜性，部分檔案資料沒有記錄在案，尤其是一些隱性知識，這會影響醫療技術的普及應用。構建醫院檔案管理體系，在檔案收集和整理過程中，能保證檔案的完整性，為后續開發利用打下基礎。

3.提高管理效率

傳統管理模式下，檔案管理就是檔案資料的采集、整理和保存，因受到思想、技術的影響，管理效率不高。知識管理背景下，構建醫院檔案管理體系，能進一步明確檔案管理內容和目標，不論是醫院領導、管理者，還是各個崗位的職工，均對檔案管理產生正確認識，提高了管理效率。

三、醫院檔案管理工作現存問題

隨著醫療改革工作的深入推進，醫院檔案管理從最初的單門類、少數量，轉變為種類豐富、數量龐大。加之網絡、電子等信息技術的發展和應用，醫院接診量、醫療服務量均顯著增加，導致檔案管理工作出現一些問題。

1.管理機制混亂

中小型醫院在日常管理中，將更多精力放在醫療服務上，在檔案管理上配置的人力、物力資源不足，部分檔案管理者和醫務人員對檔案工作的重視程度不夠，沒有認識到檔案管理體系對整個醫院運行發展的影響。這一問題的存在，究其根源是檔案管理機制混亂，如現有管理制度不完善，與醫院實際發展情況相脫節。在此背景下，檔案管理缺少科學合理的依據和保障，不僅降低了管理水平，而且檔案使用率不高，沒有充分發揮出檔案的功能和價值。

2.信息化程度低

得益于現代信息技術的發展，目前醫院管理中基本普及了信息化管理系統，典型代表如HIS系統、財務信息化管理系統等。然而，檔案管理領域的信息化程度低，主要表現為：

（1）重硬件、輕軟件，雖然使用了計算機、掃描儀等設施設備，但缺少綜合性管理平臺。

（2）受制于環境、人員專業和素質等因素，依然存在傳統的檔案管理模式，不僅管理效率低，而且易出現人為差錯。

（3）檔案管理部門和其他部門之間存在壁壘，日常工作中信息溝通不暢、人員交流少，無法實現信息共享，影響檔案的信息化管理效果。

3.人員素質不高

醫院檔案信息化管理需要專業化、高素質的管理人員隊伍，大型醫院在這方面做得較好，注重人力資源的規劃培養，而中小型醫院在這方面存在短板，有人員素質不高的現象。例如，檔案管理人員的年齡結構不合理，缺少新鮮血液，依然是傳統的、落后的管理思想，對新技術、新方法的接受性低、適應能力差。另外，醫院檔案相對特殊，既有普通檔案的共性，又包含大量的醫療專業知識。檔案管理者未經崗前培訓，或者后續教育學習缺失，就可能造成檔案信息記錄不詳細、保存方式不當、使用不合理等情況。

四、知識管理導向下的醫院檔案管理體系構建方法

構建知識管理導向下的醫院檔案管理體系，主要包括以下流程：創建知識采集模板庫→創建結構化管理系統→創建檔案知識庫→創建應用軟件平臺→創建應用硬件平臺，每個環節的創建要點總結如下。

1.創建知識采集模板庫

根據醫院知識體系的特點，開發設計知識管理平臺，制定標準化的知識采集模板。具體操作上，要全面收集醫院的知識資源，按照要求轉化為標準格式，并且錄入醫院知識管理平臺。該平臺負責采集具有保存價值的檔案資料，確保檔案知識的完整性、規范性。

2.創建結構化管理系統

結構化數據管理能解決文檔在創建、使用中的各種問題，實現文檔創建的流程化，保證文檔的安全性和完整性。創建結構化文檔管理系統，可提供不同類型的格式、不同的文檔內容，滿足不同用戶的實際需求，提高文檔服務的個性化程度。在醫療服務過程中，產生的數據采用結構化方式保存，并且存儲到數據庫中，方便進行查詢、對比、統計和使用等工作，深入挖掘有價值的信息。此外，結構化文檔數據有利于權限控制，避免非法查看、擅自篡改等現象發生。

3.創建檔案知識庫

檔案知識庫是知識的集群，對于檔案管理者而言，利用知識庫能為管理工作提供支持。例如，將知識點存儲到計算機上，方便知識點的管理和利用。醫院檔案包含的知識內容多樣，通過歸納、總結與分析，能篩選出有價值的信息，然后建設問題解決庫、成果庫，形成不同專題和系列。

4.創建應用軟件平臺

知識門戶是信息門戶和知識管理結合的產物，能將醫院內的不同應用系統連接起來，實現信息資源的整合。其中，顯性知識主要是檔案資料、醫療信息、政策方針等，隱性知識則是醫護人員和管理人員的經驗、能力。創建檔案知識的應用軟件平臺能對檔案知識進行加工、決策和發布，用戶通過搜索就能瀏覽全文，實現信息交流和共享，消除孤島效應。尤其在網絡技術的支持下，創建檔案知識社區，方便不同群體進行交流，更好地解決工作問題。例如，患者就診過程中，將疾病問題發布到知識社區，由專家進行會診互動，提高診斷準確性。

5.創建應用硬件平臺

醫院檔案管理的硬件平臺，主要包括應用服務器建設、數據庫服務器建設等內容。其中，應用服務器建設能突出動態網頁技術的優勢，保證應用程序正常運行，獲得業務邏輯保障。數據庫服務器是局域網中的一臺或多臺計算機以及數據庫管理系統軟件組成，能為用戶提供信息服務保障。

五、構建醫院檔案管理體系的保障措施

構建知識管理導向下的醫院檔案管理體系，會面臨一定挑戰和阻力，為了順利開展構建活動，需采取保障措施，包括完善管理機制、加大宣傳力度、檔案分類管理、人才引進培訓等。

1.完善管理機制

完善醫院檔案管理機制是檔案管理的依據，也是構建管理體系的基礎。（1）遵循以人為本的理念，對檔案工作者進行培訓，提高對檔案管理的認識，明確檔案本身的價值，從而規范檔案管理流程，避免信息丟失問題發生。（2）對醫務人員進行管理，重視檔案知識的挖掘利用，通過優化人員的職能，對檔案進行保護，方便檔案信息的收集、整合和使用。（3）建立合適的獎懲機制，對表現良好、考核結果優秀的人員給予獎勵和表揚，激發其工作積極性。對工作態度不端正、考核結果多次不合格的人員，進行談話、批評、懲罰，發揮出警示作用。

2.加大宣傳力度

創新醫院檔案管理工作，需要加大宣傳力度，對傳統的管理理念和方法進行革新。（1）發揮出醫院領導和管理者的帶頭作用，積極學習檔案管理知識，掌握知識管理的內涵，實現兩者的有機結合。（2）充分利用宣傳欄、廣播、科室例會、官網、微信公眾號等媒介，介紹醫院檔案管理體系的構建和應用情況，消除信息不對稱現象。（3）在醫院條件允許范圍內，幫助醫務人員解決工作、生活中的問題，提高他們對醫院的忠誠度，使其主動參與到知識學習中，樹立先進的管理思想。（4）還要注重醫院文化建設，根據患者日益增加的需求，對醫院文化內涵進行調整和豐富，配合宣傳工作發揮出文化潛移默化的作用，增強醫務人員和管理者的凝聚力，為檔案管理營造出良好的環境氛圍。

3.檔案分類管理

知識管理導向下的醫院檔案管理，因不同檔案的內容有差異，發揮的作用有差異，必須進行分類管理。（1）在檔案收集和整理環節，按照一定標準進行分類，方便后續查詢和使用，提高檔案的開發利用效率。（2）定期對檔案資源進行管理，采用增、刪、合并、調整等方式，為醫院管理工作提供詳細參考，確保檔案信息得到完善保存，為知識交流和利用打下基礎。（3）檔案分類管理的基礎上，建立溯源機制，在檔案整理、歸檔過程中，對檔案文件的形成者、形成目的、形成活動進行標注，以便后續利用時能快速找到相關信息。

4.人才引進培訓

針對檔案管理者素質不足的問題，必須做好人才引進培訓工作，才能滿足知識管理導向下醫院檔案管理體系的構建需求。（1）人才引進層面，完善聘任制度流程，對目標人員的專業知識、技術能力、道德素養進行考核，通過提高人才準入門檻，從根源上提升檔案管理團隊的綜合素質。（2）人才培訓方面，結合醫院檔案管理需求和長遠發展目標，制訂完善可行的培訓計劃，包括崗前培訓、常規培訓、專項培訓等內容。其中，崗前培訓是為了加快新人對崗位工作的適應速度，提高對檔案管理的重視程度。定期組織開展常規培訓，配合品管圈、CDPA循環等方法，分析前一階段工作成果，針對存在的不足制定改進措施，實現檔案管理質量的持續提升。專項培訓是為了培養管理者某一方面的能力，如突發事件應急處理能力、信息技術應用能力、人際溝通能力等，使其更好地適應檔案管理新環境、新要求。

六、結語

綜上所述，知識管理和醫院檔案管理具有密切關聯，構建醫院檔案管理體系能明確檔案價值，保證檔案完整，提高檔案管理效率。文章分析了醫院檔案管理工作現存問題，詳細闡述了知識管理導向下的醫院檔案管理體系構建方法。醫院只有完善管理機制，加大宣傳力度，進行檔案分類管理，做好人才引進培訓工作，才能助力檔案管理體系順利構建，提高檔案管理水平和利用價值，推動醫院健康長遠發展。

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（作者單位：福建省立醫院）

基金項目：福建省醫聯體模式實施現狀及對策研究，閩財指〔2019〕827號。

作者簡介：楊莉（1978—），女，漢族，福建福州人，本科，館員，研究方向：檔案。