集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享中心的建設(shè)與運營管理研究

溫丹丹

（曙光云計算集團(tuán)有限公司，北京 100097）

一、引言

互聯(lián)網(wǎng)時代，建設(shè)財務(wù)共享中心對提升企業(yè)運營效率具有至關(guān)重要的作用。隨著企業(yè)戰(zhàn)略布局的不斷調(diào)整，為了更好地適應(yīng)時代需求和國家的政策，財務(wù)部門需要向財務(wù)戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略融合的層面發(fā)展。在此背景下，財務(wù)共享中心具有優(yōu)化企業(yè)財務(wù)工作的職責(zé)，為集團(tuán)企業(yè)總體規(guī)劃和項目流程的優(yōu)化提供支撐。在實踐中，財務(wù)共享中心的建設(shè)已成為集團(tuán)企業(yè)普遍開展的重要工作。但如何根據(jù)企業(yè)的實際情況建設(shè)適宜的財務(wù)共享中心，是當(dāng)前集團(tuán)企業(yè)管理創(chuàng)新和升級的關(guān)鍵問題，有待深入研究。

二、大數(shù)據(jù)背景下集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)的必要性

新的時代背景下，復(fù)雜的運營環(huán)境對集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量提出了更高的要求，尤其是隨著信息技術(shù)在各行業(yè)管理中的應(yīng)用，傳統(tǒng)事后核算型財務(wù)管理已不能滿足現(xiàn)代化制造企業(yè)的運營管理及發(fā)展需求，合理應(yīng)用管理會計思維，實現(xiàn)業(yè)財融合，助力財務(wù)流程再造，成為集團(tuán)企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。與此同時，大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的蓬勃發(fā)展，也為集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理信息化發(fā)展提供了良好支撐。在此背景下，集團(tuán)企業(yè)須正確認(rèn)知財務(wù)共享中心建設(shè)的意義，具體包括以下幾個方面。

（一）滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需求

隨著經(jīng)濟全球化的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)呈現(xiàn)出跨國界和跨行業(yè)的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的粗放式經(jīng)營已經(jīng)難以滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求［1］。而精細(xì)化的財務(wù)管理需要企業(yè)更加高效、精確地處理財務(wù)及非財務(wù)數(shù)據(jù)，基于數(shù)據(jù)鉤稽關(guān)系，掌握業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提供有效的財務(wù)服務(wù)，并為管理者提供更全面、真實的報表分析。財務(wù)共享中心的建設(shè)可以高效處理集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，實現(xiàn)內(nèi)部財務(wù)、業(yè)務(wù)等數(shù)據(jù)的共享。云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)能幫助集團(tuán)企業(yè)更好地比對和分析數(shù)據(jù)，解放財務(wù)人員，推動財務(wù)工作從核算向管理轉(zhuǎn)變，更契合新時期企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需求。

（二）降低企業(yè)運行成本

新常態(tài)背景下，降本增效是各集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的主要管理方針。建設(shè)財務(wù)共享中心，一方面，人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)可以智能化處理重復(fù)且煩瑣的工作，代替人工完成簡單的財務(wù)工作，這不僅可以有效提升財務(wù)工作的整體效率，還能減少企業(yè)對基礎(chǔ)財務(wù)人員的需求量，精簡財務(wù)組織架構(gòu)，提升人力成本利潤率。另一方面，實現(xiàn)財務(wù)共享之后，集團(tuán)企業(yè)可以以此為基礎(chǔ)，將各部門經(jīng)濟行為、各分支機構(gòu)財務(wù)工作等集中起來，減少內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞的管理成本、信息成本、溝通成本等，從而降低整體企業(yè)管理運行成本。這也有利于集團(tuán)企業(yè)提升統(tǒng)籌規(guī)劃能力，實現(xiàn)高效發(fā)展［2］。

（三）提高企業(yè)財務(wù)管理水平

在傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式下，財務(wù)管理內(nèi)容較為煩瑣，且工作重心集中在核算、報賬等基礎(chǔ)、簡單的內(nèi)容上，財務(wù)人員被低價值工作困住，沒有太多精力提升自身綜合素質(zhì)。并且人力工作無論是工作效率還是工作嚴(yán)謹(jǐn)程度，都遜色于智能系統(tǒng)。

構(gòu)建財務(wù)共享中心，一是能解放財務(wù)人員，在提升財務(wù)工作整體效率的基礎(chǔ)上，讓財務(wù)人員有更多的時間投入管理、分析等更高價值的財務(wù)工作中，發(fā)揮管理會計職能作用，發(fā)揮財務(wù)管理價值，為集團(tuán)企業(yè)制定科學(xué)合理的管理決策提供更有效的幫助［3］。二是能聯(lián)動各部門系統(tǒng)軟件實現(xiàn)對整體經(jīng)營資料的整合，助力財務(wù)人員深入業(yè)務(wù)一線，將財務(wù)管理端口前移，使集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理從過去的事后管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦采w事前預(yù)測、事中控制及事后管理

的模式，大幅提升了企業(yè)財務(wù)管理水平。

（四）減少人為干預(yù)，降低數(shù)據(jù)風(fēng)險

在經(jīng)營發(fā)展中，集團(tuán)企業(yè)管理者和執(zhí)行者往往有不同的利益訴求，且雙方存在博弈關(guān)系。管理者希望執(zhí)行者可以嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，反饋真實信息，讓其可以制定更符合企業(yè)發(fā)展的管理決策；而執(zhí)行者則希望可以輕松完成工作業(yè)績考核，拿到薪酬。因而在實踐中，財務(wù)工作也會受到人為因素的影響，如業(yè)務(wù)部門虛報預(yù)算，提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)作假。另外，人工操作難免存在失誤，如漏記、謄寫錯誤等，使數(shù)據(jù)發(fā)生偏差，進(jìn)而影響分析報告的合理性。

而在實現(xiàn)財務(wù)共享中心建設(shè)后，很多財務(wù)工作能通過智能化手段處理，使財務(wù)工作的效率得到進(jìn)一步提升，極大地減少人為干預(yù)導(dǎo)致的種種失誤。如針對員工出差頻率較高等所出現(xiàn)的種種問題，財務(wù)共享中心可以通過智能審批的方式科學(xué)化處理，系統(tǒng)也能自動運算費用，自動判別費用類型等能否進(jìn)入自動審批環(huán)節(jié)［4］。這樣不僅能有效提升員工出差報銷的整體效率，還能降低報銷過程中人為因素產(chǎn)生的種種影響，為員工提供便利。

三、集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)路徑

（一）明確財務(wù)共享中心的戰(zhàn)略定位

企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)是指企業(yè)在實現(xiàn)其使命過程中所追求的長期結(jié)果，是在一些重要的領(lǐng)域?qū)ζ髽I(yè)使命的進(jìn)一步具體化。戰(zhàn)略目標(biāo)是總體目標(biāo)，而總體目標(biāo)、總體要求可以分解為具體目標(biāo)、具體要求，涉及集團(tuán)戰(zhàn)略、板塊戰(zhàn)略、區(qū)域戰(zhàn)略等。因此，企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心的首要環(huán)節(jié)便是明確戰(zhàn)略定位，即根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)選擇相應(yīng)的財務(wù)共享中心模式，這對其他方面的建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。在建設(shè)財務(wù)共享中心時，財務(wù)共享中心因企業(yè)的集團(tuán)化、多元化管理需求而存在，其承擔(dān)的首要任務(wù)就是支撐戰(zhàn)略發(fā)展。要將企業(yè)的戰(zhàn)略意圖轉(zhuǎn)化為更詳細(xì)的資源配置、內(nèi)部控制機制、考核機制，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

（二）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，加強人員管理

1.組織結(jié)構(gòu)

在集團(tuán)企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享中心的過程中，組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化至關(guān)重要，其決定了建設(shè)工作的規(guī)劃、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，是確定責(zé)任中心的關(guān)鍵。財務(wù)共享中心的建設(shè)需要集團(tuán)企業(yè)從以往金字塔式的組織架構(gòu)模式轉(zhuǎn)向扁平化。集團(tuán)總部財務(wù)部門負(fù)責(zé)企業(yè)整體運營的監(jiān)管及決策支持，分子公司財務(wù)部門則負(fù)責(zé)本公司財務(wù)、業(yè)務(wù)監(jiān)督、財務(wù)控制、決策支持等工作。

財務(wù)共享中心作為單獨的管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)集團(tuán)總部、分子公司等的會計核算、成本費用審核監(jiān)控、資金結(jié)算等。例如，集團(tuán)企業(yè)可以采用模塊化分組核算模式，將企業(yè)的采購、銷售、付款等業(yè)務(wù)都劃入財務(wù)共享中心，基于實際情況再造流程，建立銷售到收款、采購到付款等流程，再結(jié)合實際工作細(xì)化流程，具體到各部門、各個崗位。并基于流程優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)扁平化管理，如圖1所示。這既可以提升財務(wù)工作效率，又能解決以往存在的集團(tuán)總部和分子公司、各分支機構(gòu)信息不對稱的問題。

2.崗位人員管理

傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下，集團(tuán)企業(yè)設(shè)置了記賬、報表、核算、出納等多個崗位，以更好地完成日常財務(wù)工作。財務(wù)共享中心建設(shè)后，由于部分基層工作由系統(tǒng)完成，所以集團(tuán)企業(yè)需要重新調(diào)整、配置崗位人員。

集團(tuán)企業(yè)可以抽調(diào)原來各分支機構(gòu)的財務(wù)人員進(jìn)入財務(wù)共享中心，熟悉財務(wù)共享中心工作模式，根據(jù)人員意愿，結(jié)合其工作期望、工作經(jīng)驗等安排適宜的崗位。不愿意留在財務(wù)共享中心的，可以回到原來的部門。在此過程中，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)合理調(diào)整財務(wù)崗位，如財務(wù)共享中心建立后，財務(wù)核算、報表等方面的人員需求大幅下降，工作基本可以由財務(wù)共享中心負(fù)責(zé)，因而這部分退返的人員，應(yīng)重新安排崗位。同時，集團(tuán)企業(yè)需要根據(jù)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型需求，增加業(yè)務(wù)財務(wù)、管理財務(wù)、共享財務(wù)等崗位，設(shè)置相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，考核、培訓(xùn)現(xiàn)有財務(wù)人員，及時精簡人員，按需招募管理會計人才或具有業(yè)務(wù)財務(wù)經(jīng)驗的財務(wù)人員。

'圖1 集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享中心組織架構(gòu)圖

（三）梳理再造業(yè)務(wù)流程

1.應(yīng)付流程

傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下，采購付款一般是各分子公司分別和供應(yīng)商對接，按照采購訂單支付款項，各分子公司在公司系統(tǒng)上報賬，上傳給集團(tuán)公司，容易出現(xiàn)虛報、多付或少付問題，而且期末審核難度較大，人工審核成本較高，出現(xiàn)問題后常常相互推諉，問題難以及時解決。實踐中，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)基于財務(wù)共享中心功能優(yōu)化采購流程?；诰€下采購流程，優(yōu)化ERP 系統(tǒng)相關(guān)模塊功能，在ERP 系統(tǒng)中錄入各分子公司采購訂單，實施統(tǒng)一監(jiān)管，要求所有應(yīng)付訂單均須通過當(dāng)?shù)刎攧?wù)部門負(fù)責(zé)人審批，并將相關(guān)資料上傳到財務(wù)共享中心，由中心人員再次審查。這樣能使整個流程更加透明，可以隨時查看入賬審核、款項流轉(zhuǎn)等的確認(rèn)信息，有效劃分權(quán)責(zé)［5］。

2.應(yīng)收流程

傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下，應(yīng)收賬款的處理流程如下：財務(wù)人員將接收到的客戶付款通知、收款事項、金額等做臺賬，出納依據(jù)銀行回單、票據(jù)對其進(jìn)行核驗，交由會計人員記賬，月末進(jìn)行余額調(diào)節(jié)。由于各分子公司都有自己的客戶，合同確認(rèn)時間、標(biāo)準(zhǔn)等也不同，常常出現(xiàn)未提前確認(rèn)收入和客戶聯(lián)合簽訂不實合同、未能及時處理應(yīng)收賬款而產(chǎn)生呆賬、壞賬的問題。基于財務(wù)共享中心的應(yīng)用，集團(tuán)企業(yè)須設(shè)置統(tǒng)一的應(yīng)收模板，業(yè)務(wù)部門在收到訂單時，須及時在系統(tǒng)中錄入收款金額、付款單位、交易方式等信息，當(dāng)貨物發(fā)出后，財務(wù)人員及時審核、開具發(fā)票，制定應(yīng)收賬單進(jìn)行掃描，上傳到財務(wù)共享中心，再由中心人員審核資料是否齊全、規(guī)范，進(jìn)而制定相關(guān)憑證。

3.資金管理流程

分散式管理模式下，集團(tuán)各分子公司資金管理自主權(quán)較大，建立財務(wù)共享中心后，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)用新標(biāo)準(zhǔn)實施資金集中管理，減少賬戶管理風(fēng)險［6］。針對銀行賬戶，集團(tuán)企業(yè)須明確各分子公司都不能獨立開戶、銷戶，所有資金流轉(zhuǎn)活動都需要在規(guī)定的賬戶上進(jìn)行，如需變更，須由下屬單位提交變更賬戶申請，由資金管理部門及財務(wù)共享中心資金結(jié)算部門審核。另外，對于資金收付，統(tǒng)一在財務(wù)共享中心進(jìn)行，各分子公司在開展業(yè)務(wù)時，發(fā)出指令，將付款申請?zhí)峤坏浇Y(jié)算中心，結(jié)算中心審核實際情況后支付，具體流程如圖2所示。通過合理設(shè)計，可以實現(xiàn)對各分子公司資金量的監(jiān)管，保證資金流動的合規(guī)性。

圖2 資金管理流程

4.費用報銷流程

線下費用報銷流程煩瑣，需要多個領(lǐng)導(dǎo)簽字，時效性難以保證，員工墊付的資金得不到及時退返，很容易產(chǎn)生不滿情緒。建設(shè)財務(wù)共享中心時，須在財務(wù)共享系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)間建立數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)全業(yè)務(wù)線上處理，統(tǒng)一付款合同額度、報銷標(biāo)準(zhǔn)，減少業(yè)務(wù)部門報銷事務(wù)性工作等，原有由各分子公司出納負(fù)責(zé)的報銷付款也集中到了財務(wù)共享中心。目前，不少企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了費用報銷電子化，取得了不錯的成績，大幅增強了報銷的時效性，受到了員工的一致好評。

（四）搭建財務(wù)共享信息化平臺

在以往經(jīng)營發(fā)展過程中，集團(tuán)企業(yè)引入了金蝶、U8等多種信息系統(tǒng)，多數(shù)系統(tǒng)編碼不一致，系統(tǒng)間無法直接進(jìn)行數(shù)據(jù)對接?；谪攧?wù)共享中心運作需求，集團(tuán)企業(yè)需要及時革新系統(tǒng)軟件或引入更先進(jìn)的信息系統(tǒng)，統(tǒng)一ERP 系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、綜合管理系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)編碼原則、口徑等，實現(xiàn)銀行系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，并深入應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，建立財務(wù)共享信息化平臺，統(tǒng)一處理財務(wù)工作。

四、集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享中心運營管理保障措施

（一）強化觀念，完善財務(wù)管理制度

首先，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)立足實際，依托現(xiàn)有的各項管理制度，借鑒和參考其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，修訂、完善財務(wù)管理制度，使財務(wù)共享中心各項工作的開展都有規(guī)可依。其次，要轉(zhuǎn)變?nèi)藛T管理理念，認(rèn)同財務(wù)共享中心建設(shè)的必要性，主動參與其中，積極落實財務(wù)管理制度。最后，管理層需要給予更多支持和關(guān)注，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門工作，讓業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門相互配合、相互協(xié)作，有序推動財務(wù)共享中心工作的落實［7］。

（二）增強系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性

集團(tuán)企業(yè)各項業(yè)務(wù)的原始數(shù)據(jù)都保存在財務(wù)共享中心中，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，確保數(shù)據(jù)安全、完整、不被篡改，是財務(wù)共享中心運營管理的關(guān)鍵。但由于技術(shù)、人員等因素，必然存在信息安全問題，可能導(dǎo)致財務(wù)云信息平臺的信息數(shù)據(jù)丟失、泄露，從而給企業(yè)帶來嚴(yán)重的危害。為了保障企業(yè)處于正常運行的狀態(tài)，集團(tuán)企業(yè)要保障信息系統(tǒng)安全性，確保企業(yè)財務(wù)共享中心的相關(guān)系統(tǒng)處于安全穩(wěn)定的狀態(tài)，以實現(xiàn)高質(zhì)量運行的目標(biāo)。

實踐中，一方面，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)及時優(yōu)化和完善系統(tǒng)功能。在前期系統(tǒng)試運行時，管理人員應(yīng)要求各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人應(yīng)用各個模塊功能，及時反饋應(yīng)用效果，及時調(diào)整系統(tǒng)功能。同時，系統(tǒng)正式運行后，須定期分析、檢查系統(tǒng)運行情況，精簡冗余程序，解決系統(tǒng)漏洞，保證系統(tǒng)功能的穩(wěn)定發(fā)揮。另一方面，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)優(yōu)化系統(tǒng)防火墻、反木馬程序等，防范外部人員竊取公司機密信息的風(fēng)險。另外，集團(tuán)企業(yè)還須做好信息備份管理工作，建立關(guān)鍵數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)庫，避免因火災(zāi)、斷電、黑客入侵等外部因素而出現(xiàn)信息丟失問題。

政府需要積極推進(jìn)政策層面規(guī)范制度的建立。我國要制定云計算等技術(shù)規(guī)范性的法律法規(guī)，完善信息安全許可制度，建立數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)體系，從政策和制度上保證數(shù)據(jù)信息的安全。軟件供應(yīng)商應(yīng)在軟件開發(fā)過程中，強化信息安全防護(hù)功能，開發(fā)保密性更強的功能，確保信息的安全。

（三）加大復(fù)合型人才培養(yǎng)力度，發(fā)揮績效考核對員工的激勵作用

集團(tuán)企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)離不開專業(yè)人才的支持，包括系統(tǒng)維護(hù)人員、專業(yè)財務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員等，因此，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)加強對相關(guān)人員的培養(yǎng)，制訂科學(xué)的人才培訓(xùn)計劃，加大培訓(xùn)力度，加強復(fù)合型人才隊伍建設(shè)。信息系統(tǒng)維護(hù)人員要掌握企業(yè)各業(yè)務(wù)板塊的關(guān)鍵點和業(yè)務(wù)流程，做好系統(tǒng)日常運行維護(hù)、數(shù)據(jù)存儲備份及恢復(fù)工作；專業(yè)財務(wù)管理人員要掌握財務(wù)信息化管理知識、系統(tǒng)操作技能，熟知操作流程；業(yè)務(wù)人員不僅要掌握足夠的業(yè)務(wù)知識，還需要對財務(wù)知識有一定的了解，以便配合財務(wù)人員完成財務(wù)工作。因此，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)明確各崗位職責(zé)，根據(jù)各崗位的職責(zé)需求，制訂具有針對性的培訓(xùn)方案，促進(jìn)財務(wù)管理活動與業(yè)務(wù)活動相融合。通過系統(tǒng)化培訓(xùn)，促進(jìn)財務(wù)共享中心順利建設(shè)與運營，推動企業(yè)財務(wù)管理智能化、數(shù)字化發(fā)展。

另外，財務(wù)共享中心的建設(shè)大大精簡了財務(wù)工作流程，只需將原始數(shù)據(jù)錄入程序，后續(xù)的數(shù)據(jù)傳輸、整理、處理等都可以通過系統(tǒng)功能實現(xiàn)，因而把控好原始數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量，是財務(wù)共享中心作用有效發(fā)揮的重要一環(huán)。為解決原始數(shù)據(jù)人為錄入失誤問題，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)建立健全績效考核評價機制，基于基礎(chǔ)操作崗位內(nèi)容，編制詳細(xì)的操作手冊，并將崗位職責(zé)履行情況作為操作人員績效考核的重要指標(biāo)，將其與人員崗位升遷、薪資計算、年終獎分配等掛鉤，以加強對人員行為的約束，激發(fā)員工工作熱情，使其嚴(yán)格遵守制度，為財務(wù)分析、核算等工作的開展提供有力保障。

五、結(jié)語

基于當(dāng)前市場發(fā)展趨勢，建設(shè)財務(wù)共享中心已成為集團(tuán)企業(yè)建立現(xiàn)代化管理模式、推進(jìn)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。實踐中，集團(tuán)企業(yè)須從優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、加強人員管理、梳理再造業(yè)務(wù)流程、搭建財務(wù)共享信息化平臺、強化觀念、完善財務(wù)管理制度、增強系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性、健全績效考核機制等角度助推財務(wù)共享中心的建設(shè)，更好地發(fā)揮財務(wù)共享作用，從而推動自身可持續(xù)發(fā)展。