信息化背景下高校人事檔案信息資源共享問題探究

段新宇

摘 要：信息化時代，信息資源的充分利用成為重要課題。信息化背景下，提高高校人事檔案管理工作的效率，保證人事檔案信息的準確與安全，充分利用高校人事檔案信息資源，是人事檔案資源管理工作必須思考和承擔的重要任務(wù)。本文從檔案管理資源共享的現(xiàn)狀入手，從信息資源共享的優(yōu)勢、構(gòu)建方式及信息安全問題等角度，剖析了信息化背景下高校人事檔案信息資源共享的必要性和必然趨勢。同時引入比較先進的大數(shù)據(jù)時代“知識管理模式“和“數(shù)據(jù)價值開發(fā)理念”進行論證。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；信息；資源共享

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2023）03-0064-04

隨著國家數(shù)字化產(chǎn)業(yè)的升級，云計算和大數(shù)據(jù)已成為各行各業(yè)日常管理工作的必要工具。高校人事檔案管理工作，要緊跟國家數(shù)字化產(chǎn)業(yè)升級步伐，在高校的人才培養(yǎng)與輸出中，做好人才檔案信息的數(shù)字化管理工作。在電子檔案和紙質(zhì)檔案雙線共同管理和國家對檔案信息管理的特殊要求下，開展人事檔案信息變更、評測、選拔等工作時，在信息資源共享和對外對接人事關(guān)系轉(zhuǎn)移變更數(shù)字化的基礎(chǔ)上，通過多元化的手段不斷提升人才信息資源的存取、變更等工作效率。同時，在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，不斷提高人事檔案信息資源的高效與重復(fù)利用。

1 高校人事檔案信息資源共享問題的現(xiàn)狀

1.1 何為高校人事檔案

高校人事檔案是記錄學校人事、組織、勞資等部門培養(yǎng)、選拔和使用人才的原始記錄，是高校人事管理工作的重要組成部分；是高校教師教學、科研、學術(shù)、工作等能力的記錄工具，會跟隨當事人的一生。因有相應(yīng)的法律與法規(guī)保護，信息資源數(shù)據(jù)真實準確可靠，且無法被當事人有意篡改；校人事檔案信息資源是學校人事部門對個人考察、識別優(yōu)秀人才的重要依據(jù)，是學校招賢納士、知人善用的重要信息資源工具。

1.2 高校人事檔案管理

人事檔案管理工作的主要任務(wù)有：人事檔案的分類整理和保管、增減和變更、人事檔案信息的查詢和鑒定以及撇去敏感信息層面的統(tǒng)計分析和利用等工作。

日常管理工作中，除了紙質(zhì)文檔的備份外，電子數(shù)據(jù)的存儲主要有三種方式：檔案管理人員的人工錄入；被評定人自主申請、提交電子文件，之后檔案管理人員審核及核驗原件；被評定人自主申請、提交電子文件，通過對外的電子渠道核驗相關(guān)材料等。至于對外與高校或其他企事業(yè)單位的對接，由對外不同的數(shù)字化需求決定。

1.3 國內(nèi)外技術(shù)趨勢研究

目前，國外值得借鑒的高校人事檔案信息資源管理經(jīng)驗主要包括：哈弗大學的人事檔案管理，一定程度上實現(xiàn)了電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙套制管理；法國人事檔案電子管理系統(tǒng)中的集中管理和分層模式，避免了人員流動檔案不完整的弊端。國外對人事檔案數(shù)字化、檔案信息資源整合、共享和利用十分重視。

我國諸多領(lǐng)域都在進行數(shù)字化變革，人事檔案方面也不例外。信息化時代，高校人事檔案的信息資源共享，是檔案信息數(shù)字化、檔案數(shù)字化管理以及檔案信息資源整合的最終目標。國內(nèi)部分高校已在數(shù)字化變革的路上，融合了信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制，構(gòu)建起人事檔案管理的新模式：以檔案信息資源為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)為工具，以用戶為中心，以利用為靈魂，不斷提升檔案信息管理的效率與價值。

在信息化情景下，橫向看，人事檔案管理的上下級部門都已著手信息化管理；縱向看，各高校間也在利用信息化手段，不斷優(yōu)化自己管理手段和服務(wù)效率。因此，加強自身人事檔案管理部門的信息化建設(shè)已是必然。

我們需要不斷思考如何利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供高效的管理和服務(wù)能力，提高人事檔案資源整合、共享和利用的效率和價值；需要思考如何不斷優(yōu)化人事檔案管理的管理新模式，充分發(fā)揮人事檔案資源的潛在價值，為日常工作開展提供準確、可靠、安全的檔案信息資源支持與服務(wù)；需要思考如何從人事檔案信息角度，為高校人才管理與優(yōu)化提供保駕護航。

1.4 本課題的獨到學術(shù)價值和應(yīng)用價值

目前，我國人事檔案信息資源數(shù)字化管理在技術(shù)、制度、操作上存在很大完善空間。

本課題以人事檔案數(shù)據(jù)化為基礎(chǔ)，從人事檔案信息資源管理的人才培養(yǎng)、信息資源共享的途徑和方法、信息資源共享的安全性等方面進行探索，整合并建立起信息資源共享數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源最大可行范圍內(nèi)的資源共享，推進高校檔案信息資源共享的建設(shè)，為高校人才服務(wù)提供更有效的大數(shù)據(jù)支持。

1.5 重點難點

首先，需要把控資源共享的開放度。人事檔案既要在一定程度上適度公開，又要保護當事人人事檔案信息的真實性、安全性、可靠性、保密性，并且不被當事人查閱，涉及檔案信息管理相應(yīng)的管理制度和法律規(guī)范，如何把控資源共享過程中的“開放度”很重要。信息資源管理的模式的必須首先強化法制建設(shè)，倡導“有法可依、依法制檔”責任制，提高責任意識。

其次，人事檔案信息資源的共享途徑和方法需要不斷探索。首先需要尋找到比較科學的實現(xiàn)資源共享的途徑和方法，其次需要同步國家信息化的腳步，最后，對校內(nèi)外、上下級層間的信息化管理方式需要不斷優(yōu)化。

最后，信息化管理會涉及比較專業(yè)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，需要專業(yè)的信息化人才和信息化情景，需要提升人事檔案管理人才的信息化理念和工作技能。需要通過管理技術(shù)的不斷創(chuàng)新，提升檔案管理能力和開發(fā)更多應(yīng)用場景，滿足信息化管理大環(huán)境下，不同層級部門對人事檔案信息資源的合理運用。

2 高校人事檔案管理中的信息共享問題

人事檔案管理的日常工作，需要對教職工個人的信息進行及時地變更與存儲，過程比較繁瑣，且需要耐心細致地對待。從信息錄入、變更的流程上不難看出，教職工的材料準備、申請流程上存在細節(jié)上反復(fù)查驗與溝通、個人對材料標準化程度理解不到位等問題。在檔案信息變更過程中，存在信息傳達不便利和材料版本的錯位等現(xiàn)象，往往需要反復(fù)遞交材料。

在檔案管理人員對人事檔案歸檔的過程中，操作工具便利性不夠，甚至有時需要檔案信息管理人員手工錄入等情況，耗時耗力，且需要日常工作人員時刻關(guān)注材料的真實性和準確性。

檔案投遞過程中的流程復(fù)雜問題、材料信息要求的傳達與教職工的理解之間的溝通誤解問題、教職工對自己信息檔案管理的不可操作性問題等等，這些都直接或間接影響著高校人事檔案管理工作的難度與效率。綜合日常的工作細節(jié)，可以將人事檔案管理的問題分為兩類：

2.1 工作效率問題

首先，錄入時耗、變更時耗、提取時耗可以作為衡量日常工作效率的指標。人事檔案的調(diào)取和使用程序所需的時間就是效率，進而影響人才選拔的效率。

其次，基于單一維度的評價體系，僅憑人為的角度查閱和對比檔案信息來評估人才能力，不能很好的評估學校的用人質(zhì)量和人才引進與流失問題。

2.2 成本問題

高校人事案管理的成本可以從管理費用和管理效率兩個方面探討。

首先，管理費用的估算可以從管理人員完成日常工作需要的工作時長和工作人員數(shù)量來評估。其次，人事檔案信息資料的保存時間和空間是人事檔案管理成本必須考慮的問題，也是成本中一筆不小的開支，進而影響整個人事檔案管理和運行的成本。

3 信息資源共享的優(yōu)勢

利用網(wǎng)絡(luò)信息化，對高校人事檔案信息資源的進行網(wǎng)絡(luò)化存儲和共享應(yīng)用是提高工作效率降低管理成本的必然選擇和趨勢。

信息資源共享可以讓人事檔案信息在人事檔案管理層面更加公開、透明。在檔案管理、檔案信息變更與檔案信息使用中，信息共享保證了檔案信息的同步更新、對不同使用者更加透明；同時建立起管理與使用這些信息的便捷通道，提升資料上傳與調(diào)取的效率。

而從學校角度，通過大數(shù)據(jù)分析，可以更加精準和科學的評估學校的整體教學資源，讓學校的人才引進和流失情況更加清楚明了；進而從整個高校層面，在摒棄個人敏感信息之后，可以進行多維度的、數(shù)理統(tǒng)計層面的分析和評估，為高校人才引進與提升做出貢獻。

從國家和政府層面來講，人事檔案信息資源的數(shù)理統(tǒng)計功能更為重要。可以更為準確和多維度的評估當前我國的高校人才結(jié)構(gòu)、人才流動情況等，為國家高校人才發(fā)展計劃提供可靠的數(shù)據(jù)。

而從逆向思考的角度，信息化已然發(fā)生在人事檔案信息資源管理的不同層級，包括國家的人事檔案管理工作、各學校層級和企事業(yè)單位的人力資源管理中，我們的人事檔案管理效率，也在影響上下游和不同層級間的流通效率。

因此，高校人事檔案數(shù)據(jù)化、數(shù)字化，加快人事檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)信息資源共享，建立比較完善的人事檔案信息化共享平臺十分必要。

4 搭建高校人事檔案信息資源共享平臺

如何提高高校人事檔案信息資源的管理成本與效率，發(fā)掘信息資源的最大價值，可以擴大關(guān)于人事檔案信息資源管理和利用的思考范圍來解決問題。這里從知識管理的角度，借鑒和引申人事檔案信息資源管理需要考量的要素，從而搭建高校人事檔案信息資源共享平臺的建設(shè)框架。

這里摘取糯稞咨詢公司（Knoco）2014年的調(diào)查結(jié)果（表1），在面向全世界的知識經(jīng)理關(guān)于知識管理需要考量的要素。可以應(yīng)用在人事檔案信息資源管理的思考主要有以下三點：

第一，通過社區(qū)和網(wǎng)絡(luò)把人們連接起來在信息資源管理中至關(guān)重要；

第二，知識的保留、改進文檔管理、改進對文檔的訪問（包括搜索引擎和門戶）可以更好地提升檔案信息文檔管理的效率和服務(wù)；

第三，形成和提供最佳實踐、獲取外部知識智慧、利用大數(shù)據(jù)等因素，可以更好地提升高校信息資源的利用率和價值。

我們可以從網(wǎng)絡(luò)連接、文檔訪問、最佳實踐、獲取外部信息、利用大數(shù)據(jù)等方面，探討信息資源共享的細節(jié)探究。

4.1 人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫搭建

可以從“數(shù)據(jù)化人事檔案信息資源”和“建立人事檔案信息資源庫”兩方面入手。

人事檔案信息電子化過程是件繁雜的體力活，最好的辦法是選對工具用對人，并且注重人事檔案信息的保密性。

人事檔案資源庫也面臨存儲問題，不過需要的是云存儲，必須對接好國家人事檔案相關(guān)的法律和法規(guī)和云存儲安全性。

4.2 高校人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用：提取和變更

人事檔案信息資源的共享可以分為兩類：校內(nèi)各部門之間的共享，和校外資源信息的對接和變更。

針對校內(nèi)的人事檔案信息資源共享，可以設(shè)置高校人事檔案信息對組織部、人事處、教務(wù)處、科技處、教育改革發(fā)展規(guī)劃處等部門的可共享范圍和操作程序，通過資源共享框架的不斷優(yōu)化，讓實際工作中的提取和變更工作更加便捷與安全，提高高校人事檔案資源的服務(wù)水平；

針對校外對接的人事檔案信息資源，需要考慮好對外信息接口的數(shù)字化標準，并且履行法律法規(guī)要求的保密性原則，加強人事檔案信息資源的提取原則、復(fù)制規(guī)則等的設(shè)定。

4.3 高校人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用：數(shù)據(jù)統(tǒng)計

大數(shù)據(jù)時代，信息資源最大的用處是分析和數(shù)理統(tǒng)計學上的趨勢預(yù)測。數(shù)據(jù)統(tǒng)計最大的優(yōu)點就是可以從不同角度、不同范圍提取信息。

從全國范圍來講，所有高校的人事檔案信息資源也是一個龐大的信息資源庫。在經(jīng)過數(shù)據(jù)篩選之后，通過對信息資源的分析和解讀，不僅可以看到學校人才結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀，更可以看到在不同時間和空間結(jié)構(gòu)上，人才結(jié)構(gòu)的變化趨勢、人才的引進與流失對比。在宏觀的學校層面、教育層面和社會層面等發(fā)掘有用信息，為學校人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供有價值的建議，為教育層面提供可靠的數(shù)據(jù)，為國家教育管理和變革提供更加精準的數(shù)據(jù)資源信息。

個人成長的整個信息流，也是個人數(shù)據(jù)庫中不可或缺的部分，可以為個人評估與發(fā)展規(guī)劃提供更多維度的評價數(shù)據(jù)，從而完善對一個人在時間和空間結(jié)構(gòu)上的評估，更可以為個人能力提升指引方向。

4.4 信息化背景下，人事檔案管理人才的培養(yǎng)

信息資源共享的同時，一定要有能夠完成信息資源管理的人才來保駕護航。除了不斷加強和提升現(xiàn)有檔案信息管理人才的能力之外，還要引進更專業(yè)和懂得大數(shù)據(jù)的檔案信息管理和分析人才，從而不斷優(yōu)化檔案信息管理工作、挖掘檔案信息資源的更多用途。

5 高校人事檔案信息資源共享平臺的推行與實施

尼克·米爾頓和帕特里克·拉姆《知識管理：為業(yè)務(wù)績效賦能》一書中，提出了6種有效的信息資源共享的建設(shè)方法，在高校人事檔案信息資源共享的前提下，簡化和選擇適合自己的實施和推廣版本，可以做出如下嘗試：

用“試點”的方法開發(fā)長期的人事檔案信息資源框架。利用模糊性解決辦法進行虛擬實驗，在此基礎(chǔ)上明確問題解決的辦法和途徑；在小范圍的實踐中優(yōu)化和完善信息資源框架。用“機會牽引”方法將框架應(yīng)用到日常工作中。即在需要處理人事檔案信息資源的地方開啟信息資源共享。在實踐中不斷完善信息資源共享平臺，開發(fā)信息資源的用途。

6 人事檔案的安全性探討

人事檔案是有很高保密性的信息資料，因此在共享中對安全性的探討不容忽視。從管理范圍的角度，可以將其安全類型分成“校內(nèi)各部門間信息共享的安全”和“對外提取和調(diào)度上的共享安全問題”。

在信息資源安全上可以從以下幾個方面來探討：

6.1 人事檔案信息的準確性：做好對人事檔案材料的真?zhèn)伪鎰e與關(guān)聯(lián)驗證，同時對提供虛假信息、盜取、惡意篡改信息資源等可能發(fā)生的問題設(shè)立嚴格的懲罰機制。

6.2 人事檔案信息的保密性：設(shè)計嚴格的信息的讀取權(quán)限，和存儲權(quán)限。

6.3 人事檔案信息的安全性：在資源信息共享層面，做好個人敏感信息的屏蔽，即使看到一些數(shù)據(jù)信息也不會涉及到某個具體的人或源頭，只能提取可以公開的統(tǒng)計學上的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

6.4 信息化背景下，網(wǎng)絡(luò)安全的維護：在設(shè)計上，需要專業(yè)的信息資源分享層級，在人員來維護上，需要專業(yè)的信息安全人員維護，謹防不法分子或利益驅(qū)動下的各種盜取數(shù)據(jù)信息行為。

7 結(jié)束語

信息化時代，信息資源需要有合理并且適合數(shù)據(jù)分析提取的編碼形式，需要高效便捷的存儲和提取方式，需要數(shù)據(jù)信息在最原始就能把控好其準確性和真實性，且需要保證信息資源的安全存儲和合理使用。

而人事檔案信息資源因其關(guān)聯(lián)的是一個人一生的信息，隨著一個人的生活、工作地點和事業(yè)發(fā)展而變化，還要做好信息資源變更上的便捷、準確和實時跟進工作。

基于人事檔案信息資源的特點，在人事檔案信息資源的管理中，效率的提升更多是在操作流程上的改進，是人與人之間溝通互動的過程。這種效率提升需要不斷在實際工作中發(fā)現(xiàn)問題，然后找到原因并解決問題。需要一線管理人員多發(fā)現(xiàn)問題，帶著解決問題的心態(tài)來處理工作流程，從而完善和不斷優(yōu)化信息資源共享框架。

信息化時代，不但需要創(chuàng)新精神，需要有大數(shù)據(jù)理念和云計算的思想，深挖事物在數(shù)據(jù)分析層面的更多意義和價值；同時更需要在實際工作中，擁有符合信息化要求的工作技能。需要信息資源管理人不斷“刷新自己的配置”，提升工作技能，同時在工作中，帶著安全意識和提升效率的思想去處理問題。

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參考文獻：

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收稿日期：2022-12-15

基金項目：內(nèi)蒙古自治區(qū)教育科學“十四五”規(guī)劃2021年度課題（NJGJH2021362）