做實“三篇文章”推動衛生健康檔案管理工作再上新水平

文·程新宇

近年來，煙臺市芝罘區衛生健康局以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，全面學習貫徹黨的二十大精神，深入貫徹落實習近平總書記對檔案工作重要批示精神，以人民健康為中心，做實檔案工作建機制提服務、抓流程強培訓、勇創新促發展“三篇文章”，助力芝罘衛生健康事業高質量發展。

一、做實建機制提服務文章，進一步增強檔案管理工作的規范性，讓檔案管理“強”起來

（一）建章立制強化管理服務能力

服務是檔案工作的生命線，也是檔案工作的出發點和落腳點。煙臺市芝罘區衛生健康局成立了局檔案工作整理小組，由局主要負責同志任組長，分管負責同志任副組長，科室負責人任成員，加強對檔案工作的管理和協調。下發《關于進一步加強衛生健康檔案管理工作的通知》，從源頭進行管理，用制度進行規范，實現日常管理精細化。建立了檔案資料收集制度、鑒定制度、檔案檢查核對制度、保管保護制度、檔案查借閱制度、轉遞制度、檔案審核制度、檔案資料接收登記等制度。配齊配強專職檔案管理人員，進一步明確衛生健康檔案工作的任務、目標和要求，確保各類信息隨時查、有處查、有可查、查有據。全年歸檔文書檔案319件，人事檔案190件，業務檔案331件。

（二）獎懲分明提升管理精細化水平

局黨組高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作擺上重要議事日程，著力做到認識到位、組織到位、措施到位，在工作中形成了齊抓共管的工作格局。局檔案工作領導小組及時組織檔案管理人員認真學習、貫徹、執行檔案管理法律法規，加強對檔案管理督查指導，把檔案工作納入考核范圍，加強對局直單位檔案的檢查考核，做到獎罰分明。同時，堅持問題導向，系統梳理檔案管理工作中薄弱環節，提升日常管理的規范化、精細化水平。

二、做實抓流程強培訓文章，提升檔案管理工作水平，讓檔案業務“硬”起來

（一）強化繼續教育培訓

堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的原則，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行教育培訓，切實做到學以致用。建立健全繼續教育管理制度，組織全系統檔案管理人員按期參加檔案專業繼續教育，進一步更新知識，提高業務能力和水平。按照煙臺市檔案局要求，每年組織參加全市檔案工作業務培訓班，重點學習檔案信息化建設、檔案宣傳工作、機關檔案分類、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制、檔案開發利用。邀請專家全面系統講授檔案專業知識，補充檔案專業人員檔案學的新理論、新方法、新觀念，彌補一次性教育的不足。同時，將檔案專業技術人員專業技術職務調整為動態管理，進一步激發檔案工作者參加教育培訓的主動性和積極性。

（二）強化專題研討培訓

開展“衛生健康檔案事業發展，我干什么”專題交流研討活動，各單位業務人員緊密結合自身崗位職責，就如何提升檔案業務指導、館庫管理、檔案數字化處理、檔案編研、檔案查閱利用水平，促進檔案管理效能，更好為全區衛生健康事業高質量發展暢談自己的看法，提出意見建議。針對疫情防控檔案歸檔，邀請區專家現場指導，就做好疫情防控檔案規范整理接收進館提出具體的指導意見。

（三）強化“走出去”培訓

認真做好檔案、資料的征集、接收和開發利用工作。堅持衛生健康中心工作延伸到哪里，檔案工作就延伸到哪里。每年選派人員到檔案館學習，減少檔案整理過程中可能出現的錯誤，并多次邀請檔案館專家現場進行指導，為檔案管理提供了最新的理論支撐。加強對已公開現行文件的收集整理和編冊分類，確保各項政策性文件的連貫性。及時以各種形式、各種渠道向基層單位開放，讓廣大干部職工更好地了解衛生健康工作的各項惠民政策，真正發揮檔案的指導作用。

三、做實求創新促發展文章，進一步推進檔案工作提質增效，讓檔案服務“活”起來

（一）在工作思路上再創新

創新探索“集中辦公、移動車站”，著力提升檔案工作成效。“集中辦公”，就是通過分批次集中辦公的方式，有計劃、分批次安排系統檔案管理人員到區檔案館集中辦公、學習檔案管理工作，破解檔案歸檔難、歸檔慢的難題。今年以來，累計選派10余人次到區檔案館集中辦公培訓學習。“移動車站”，就是針對檔案整理和移交等實際情況，積極創新工作方式，把工作地點“移動”起來，主動下沉，服務前移，定人定點上門服務，將業務指導送到“家”，切實解決服務“最后一公里”問題。今年以來，先后深入局直單位開展業務指導32次。

（二）在工作機制上再創新

全面實行電子檔案管理，完善電子檔案系統功能，新增歸檔“雙審核”，避免歸檔出現錯誤。新增上傳文件全過程留痕功能，所有歸檔資料均能追溯文件的來源。新增統計功能，能時時統計已歸檔、未歸檔項目。規范歸檔資料的完整性，定期與業務科室對接，調整歸檔資料目錄清單，做到應歸檔全部歸檔，避免歸檔資料的缺項漏項，真正做到歸檔完整。提高歸檔資料的及時性，設置自動提醒功能，對于未按期歸檔的項目，檔案系統及時發通知提醒及時歸檔項目資料，極大地提高了歸檔的及時性。

（三）在服務意識上再創新

檔案收集工作由過去的“坐等收集”調整為“主動收集”，整理工作由過去的“先收后整”調整為“邊收邊整”，查閱利用工作由過去的“等客上門”調整為“主動送信息上門”，由關門服務向開門服務、上門服務、網上服務轉變。將衛生健康檔案收集整理指導工作前置到重點工作的前期和推進過程中，黨員干部深入醫療機構，手把手指導各單位收集整理衛生健康檔案材料，確保檔案規范化、標準化收集，從根本上提高檔案信息的利用效率。建立了干部職工檔案管理信息服務群，及時宣傳省市區關于檔案管理最新政策，推動檔案管理既能規范化運行，又能滿足干部群眾在職稱晉升、轉入轉出、信息查詢、關系轉接、養老辦理等方面需求，實現檔案查閱利用最多跑一次，累計辦理檔案查閱利用突破3000人次。

（四）在宣傳引導上再創新

一方面，創新開展“醫百分”課堂。每次拿出100分鐘左右的時間，開展以黨性教育、檔案知識、文化素養等為主要內容的培訓活動，使干部職工進一步熟悉檔案利用業務，著力為群眾提供便捷、高效的檔案服務。激發醫療機構檔案宣傳活力，充分利用“6·9”國際檔案日等重要契機，舉辦各類檔案展覽5次，讓展覽進機關、進醫院。通過電子顯示屏滾動播放、組織參加中國檔案學會檔案專題講座、檔案知識競答等多種形式，進一步擴大檔案工作的影響力。另一方面，創新開展“醫心為民·志愿服務”活動。成立芝罘區衛健系統志愿服務隊，志愿服務隊借助學雷鋒紀念日、家庭醫生簽約日、高考保障、文明城創建等重要節點，深入社區開展檔案宣傳教育，用實際行動詮釋“一名黨員就是一面旗幟”的生動含義。今年以來，累計組織開展志愿服務活動90余次，志愿服務者注冊達到1050人，進一步擴大了檔案工作的影響力度。