協同管理提升城建檔案在線接收方法探討

文·遲丹鳳

為響應國家檔案信息化建設的號召，城建檔案開展在線接收工作，杭州、蕪湖、青島等各地相繼開發檔案接收系統，實現電子檔案在線接收管理。本文以青島市建設工程檔案在線接收工作為例，結合在實踐過程中遇到的一些問題，思考通過“協同管理”尋找對策，推進在線接收工作。

一、青島市城建檔案在線接收工作現狀

（一）在線接收系統情況

2020年起青島推行建設工程檔案在線接收服務。通過開發建設工程檔案在線接收系統，將傳統竣工后搬著成百上千卷紙質檔案反復現場提交審核方式（串聯），改為隨著建設進度在線分段報送分段驗收電子檔案、線下一次性移交紙質檔案的審核方式（并聯）。建設單位利用該系統隨著建設進度實時收集檔案資料，在線分段報送、分段驗收電子檔案，線下一次性移交紙質檔案。通過線上檔案驗收的工作方式，實現了不見面工程檔案驗收，使企業少跑路，減輕企業負擔。辦理建設工程檔案驗收事項時，建設單位線上提交驗收申請；驗收部門通過系統在線審查申請辦理資料、檔案歸集整理情況，出具檔案驗收意見，實現建設工程檔案驗收“全網辦”。

（二）接收工作流程情況

城建檔案管理機構按照建設工程竣工聯合驗收的規定對工程檔案進行驗收，實行告知承諾制。青島市城市建設檔案館（以下簡稱“市城建檔案館”）在建設單位辦理施工許可時，即告知建設單位關于工程檔案報送的具體要求。建設單位首先根據《青島市城鄉建設檔案管理辦法》有關規定，在工程竣工驗收時組織建設工程檔案專項驗收，并形成《建設工程檔案專項驗收報告》；在向市城建檔案館提出建設工程檔案驗收申請前，建設單位提交已經形成的建設工程檔案電子文件，對部分在驗收時無法提交的建設工程文件實行承諾；建設工程具備竣工聯合驗收條件后，建設單位只需通過工程審批平臺提出申請，并上傳已簽字蓋章的、填寫完整的《建設工程檔案專項驗收報告》和《建設工程檔案驗收承諾書》，承諾在三個月內，按要求移交一套符合規定的建設工程檔案，便可通過檔案驗收，無需現場辦理。市城建檔案館在建設工程竣工驗收通過后三個月內對建設單位報送的工程檔案進行跟蹤指導和服務，監督建設單位切實履行承諾，并定期對尚未完成檔案移交的工程發放《建設工程檔案移交告知書》；對逾期未報送建設工程檔案的建設單位發出《建設工程檔案整改通知書》；對其中拒不移交建設工程檔案的建設單位予以追究，給予行政處罰。每年開展“雙隨機、一公開”監督檢查，對建設工程檔案驗收及移交情況進行抽查。

二、工作實踐中遇到的問題

（一）信息化配置不夠完善

在實際推行工作中，各參建單位對于建設工程檔案數字化所需的電腦、掃描儀器（如A3、A4高速掃描儀、A3平板掃描儀、A0圖紙掃描儀等）配備不足，且由于費用列支難等原因對于后期推行的原生電子檔案收集工作、電子簽章使用態度不積極。同時對于各區市城建檔案管理機構的系統存儲服務器、審查檔案所需電腦配備不足，影響工程檔案在線接收系統的全面使用推廣工作。

（二）檔案上位法支持不足

工程審批制度改革后，《城建檔案管理規定》第八條修改為“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，城建檔案管理機構按照建設工程竣工聯合驗收的規定對工程檔案進行驗收”。但對于聯合驗收實施方式沒有明確規定。各地檔案驗收現狀不一，多數建設單位未按時移交工程檔案，造成建設工程檔案查閱利用困難，信訪事件增多。

三、協同管理提升城建檔案在線接收的探討

（一）強化工具協同，優化網絡平臺

人與工具、工具與系統的連接，是最基礎的協同。通過搭建網絡平臺，開發“城建檔案在線接收系統”，將人、工具、系統協同連接，可以有效提高檔案歸集效率，實現“最多跑一次”工作要求。建設單位可以從工程報建階段開始進行檔案歸集，將工程檔案資料按階段上傳，將城建檔案管理工作落到平時。在線系統可以在工程建設過程中引導檔案資料員收集、整理工程檔案，通過系統與業務指導人員實時溝通，使工程檔案歸集工作變得更為系統、簡潔、易操作。還可以進一步與工程建設項目審批系統連通，打破數字壁壘，減少信息“跑路”，將政府審批證照直接通過系統歸檔，減少企業重復上傳，既保證了證件的準確性，又提高了檔案收集效率。加快推行建設工程電子簽章使用，推進各方系統對接，實現建設工程檔案“無紙化”“一鍵歸檔”。

（二）強化行為協同，合理分配人員

要將組織中的個人行為與組織行為有機融合，成就工作運行的高效性。建立建設工程檔案驗收專人負責制度，提供“一對一”服務，明確專人指導企業開展建設工程檔案驗收和移交工作；在線系統審核按照流程分工明確，分項、分工程審核工作落實到個人；建立服務預約制，提倡建設單位預約咨詢、交檔，個人負責的房屋建筑工程和軌道交通工程穿插進行，既可提高建設單位辦事效率，又保障了工作時間的合理安排。利用長板理論，發揮個人優勢，以長帶短，業務工作以老帶新，系統操作以少輔老；利用水桶理論，合理安排崗位，整體協作，各司其職，減少推諉扯皮的時間，以極大地提高工作效率。

（三）強化流程協同，完善工作機制

制度規則流程化、顯性化，讓業務、知識與權責有機匹配，從而提高工作運行績效。在業務流程上，為提高建設工程竣工驗收辦理效率進行檔案接收流程再造，為便于檔案在線報送簡易化操作編制檔案工作指南；在基礎設置上，健全內部工作管理機制，明確內部流轉程序，增加建設工程檔案業務人員業務知識儲備，提高業務技能；在職責監管上，建立隨機抽查機制，開展“雙隨機、一公開”工作，每年度抽取監督人員和建設工程進行隨機匹配，檢查年度檔案歸檔情況、抽查年度在建工程檔案歸集情況，公開公示抽查內容及結果。內部外部協調管理，完善工作機制，事情處理有據可依，卻不完全僵化于形式，使檔案接收工作流暢銜接。

（四）強化觀念協同，轉變工作思維

局部利益和系統利益都是合理存在，但整體系統利益才可以實現整個組織的目標。對于檔案移交工作而言，城建檔案管理機構和建設單位應持有共同的目標——及時、準確、完整地完成建設工程檔案歸檔。當工程檔案資料報送有重疊時，可采用單位工程檔案合并整理等方式來減少雙方的工作量和不必要的資源浪費；當軌道交通工程因線路要求不同產生檔案資料不同時，可以征求地鐵集團建議，雙方共同修訂歸檔范圍和歸檔模式，便于各條線路保時保質交檔。要作為完成同一個檔案報送任務的合作伙伴，雙方協作共贏。

（五）強化監管協同，加大執法力度

城建檔案主管部門應當依托城市工程審批系統，同步跟蹤，實時開展建設工程檔案監督和指導服務。加大執法監督檢查力度，壓實相關部門責任，依法依規開展“雙隨機一公開”檢查，增強監管的針對性和實效性。對實行告知承諾制的項目，在事中事后監管中發現申請人作出不實承諾或違反承諾的，申請人應當限期整改，逾期不整改或者整改后仍不符合要求的要依法處理，將企業和有關人員不實承諾或違反承諾的不良行為信息推送公共信用信息平臺，共享市場主體的信用信息，構建“一處失信、處處受限”的聯合協同懲戒機制。對于不按規定收集、整理、報送（移交）工程檔案的，記入該單位誠信檔案及社會信用記錄；對拒不移交工程竣工檔案的，加大城建檔案執法檢查力度，依法予以處罰，記入“黑名單”，必要時向社會公布。

建設工程檔案在線接收是數字化時代提升治理能力的方式，信息的整合也體現了政府的協同性，大數據分析，輔助做出最優決策，有效增加各部門單位之間的協同，減少內部重復性工作，降低內部管理成本。要從人員的“心”、從工作的配合、從目標的統一，用協同的理念，實現管理的進化，提升工作的效率，推動在線接收工作的進行。