淺談公路工程內業資料的組卷

文·王秀婷

工程項目包含內業和外業兩個方面的工作，最終外業形成工程主體，內業形成工程檔案，內外業竣工驗收后交付管養單位。內業資料在也叫原始資料、質量保證資料或技術檔案資料，是指新建和改建的公路橋梁、公路隧道和公路渡口等項目自立項開始至竣工驗收全過程產生的，反映項目質量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改擴建具有保存、查考利用價值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。

一、內業資料的構成

一是建設工程文件，即在工程準備階段、實施階段、試運行階段形成的各種形式的信息記錄，像管理文件、監理文件、施工文件、檢測和咨詢文件、竣工圖和竣（交）工驗收文件等；二是工程合同文件，包括施工合同、檢測合同、監理合同、安全廉政合同，招標文件、技術規范等；三是科研課題文件，包括準備立項、研究試驗、總結鑒定、成果申報獎勵和推廣應用等；四是聲像照片。

二、收集與整理

（一）工程項目管理性文件、計量支付和交、竣工驗收階段形成的文件材料，由業主單位負責組織收集整理組卷。包括項目建議書及批復，工程可行性研究報告及批復，各階段設計的審批文件，招標投標與評標文件、合同協議，針對本項目質量控制、進度控制、費用控制和安全管理等管理性文件，質量、安全監督申請及批復文件，交工驗收報告、交工證書、竣工驗收鑒定書，竣工決算及工程審計、環保、檔案驗收等報告。

（二）公路工程勘察設計文件由勘察設計單位負責收集、整理組卷，向業主單位移交。包括勘察、測量、結構計算、與地方及相關部門協議等基礎資料，總體規劃設計、初步設計、施工圖設計、工程概預算等文件材料，設計交底、變更設計圖紙等。

（三）公路工程施工準備階段、施工階段、缺陷責任期、保修期形成的文件材料，由各施工合同段負責收集、整理、組卷。包括質量控制、計劃管理、合同管理、安全、環保管理、費用管理、工程變更等文件。

（四）監理工作形成的監理文件材料，由各監理單位負責收集整理組卷。包括質量、進度、費用、安全、環保，以及合同管理等文件。

（五）業主單位委托的第三方檢測和咨詢單位工作中形成的文件材料由檢測、咨詢單位負責收集、整理，移交組卷。

（六）數碼照片、錄像資料由相關單位按照《數碼照片歸檔與管理規范》《錄音錄像檔案管理規范》分別整理組卷。

（七）電子檔案及紙質文件數字化電子檔案，由相關單位按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》和《紙質檔案數字化規范》的要求分別進行整理組卷。

三、組卷要求

（一）組卷要遵循公路工程文件材料的自然形成規律和項目檔案的成套性、連續性、系統性的原則，保持案卷內文件材料的系統聯系，科學分類，便于查找和利用。

（二）收集歸檔的項目文件材料應為原件。其中，項目立項審批等文件，原件保存在項目主管單位的，建設單位可將復印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及產品質量保證文件為復印件的，須在復印件上加蓋銷售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存；熱敏紙傳真件，需復印保存，復印件應清晰。

（三）收集歸檔的項目文件材料應能全面、準確地反映工程建設的實際過程。勘察及測量基礎資料、施工記錄須是現場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存；表單填寫內容規范，產生及使用部位標注清楚，相關簽署手續完備，且為相關責任人親筆簽名。

（四）案卷內文件材料必須書寫工整，字跡、線條清晰，耐久，用紙統一規范（A4，A3）。制作和書寫材料，必須利于長期保存。小于A4紙規格的出廠證明、材質合格證等應粘貼在A4紙上；書寫材料必須用碳素墨水或藍黑墨水書寫，禁止使用純藍墨水、圓珠筆和鉛筆。凡屬易褪色書寫材料（如復寫紙、傳真件）應復印保存。工程試驗、檢測等表格簽字必須齊全，不能同一人代簽。

（五）案卷內不應有重份文件，卷內不應有重頁文件，但卷與卷之間相互有關聯的文件，在歸檔過程中允許有一定數量的重復。