基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理困境與創(chuàng)新發(fā)展對策研究

馮朔

摘 要：基于大數(shù)據(jù)背景想，運用文獻資料與邏輯分析的研究法對高校檔案管理存在困境進行剖析，針對相關問題提出解決對策。研究認為，大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理面臨著困境，即在檔案資料數(shù)據(jù)收集相對困難且容易缺失，多樣化檔案載體轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案相對較難，電子檔案的利用規(guī)則缺失等。基于高校檔案管理現(xiàn)狀，提出其創(chuàng)新發(fā)展之路。強化檔案“隨時收集”與“統(tǒng)一管理”，創(chuàng)新高校檔案工作觀念與規(guī)范管理，做好電子高校檔案的歸檔與安全保護，注重高校檔案的實際功用與深度開發(fā)。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案；管理困境；創(chuàng)新對策

中圖分類號：G647.24；G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2023）04-0029-03

大數(shù)據(jù)，又被稱為“超量數(shù)據(jù)處理”，是具有快速處理龐大數(shù)據(jù)的能力，以“大量、高速、多樣、真實不抽樣”為基本特征，即不需要采用抽樣的方式，便可對所有數(shù)據(jù)進行全面分析和處理，彌補了常規(guī)軟件工具對大量數(shù)據(jù)無法捕捉與管理的不足，其洞察能力更優(yōu)，更具有決策參考性[1]。近年來，隨著大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)的廣泛應用與推廣，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案信息化與數(shù)字化建設，業(yè)已成為當下智慧校園建設不可缺少的重要構(gòu)成。從技術服務與管理統(tǒng)一的視角來看，將大數(shù)據(jù)技術運用于高校檔案管理系統(tǒng)，一方面有助于高校檔案的歸類、統(tǒng)計與分析；另一方面，有助于查閱、保存與開發(fā)利用，為師生提供檔案信息服務的同時，豐富的檔案管理資料還為高校管理決策提供翔實的數(shù)據(jù)支持[2]。高校檔案建設由傳統(tǒng)管理模式正在向檔案數(shù)字化建設轉(zhuǎn)型，在這一轉(zhuǎn)型過程中，如何更好地將大數(shù)據(jù)思維融入高校檔案建設是當下亟待關注的問題。基于此，本文針對基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理困境以及創(chuàng)新發(fā)展對策進行探討，以期為大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案建設管理提供借鑒。

1 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案的價值與主要特征

高校檔案是一個龐雜的體系，不僅包括黨群、科研、教師、行政，還包括教育、教學、財務、出版以及人事等，具體涉及高校教學、科研與管理中產(chǎn)生的相關記錄，是學校各項工作的基礎與參照[3]。突出地表現(xiàn)在教育過程、教育成果、科研成果等方面，客觀而真實地反映了國家教育政策在高校的落實及管理績效，其種類多樣、形式復雜，其內(nèi)涵體現(xiàn)為以下三個方面：（1）高校檔案是教學、科研與管理的“全息記憶庫”。在高校的發(fā)展過程中，高校檔案一直貫穿著整個學校的發(fā)展體系，是對高校建校以來的各類信息的記憶與載體，為工作的開展提供了歷史借鑒。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案更是對歷史記憶的開發(fā)，是對各種信息的凝練。（2）高校檔案是高等教育人才培養(yǎng)的“案例庫”。高校檔案記錄著學生培養(yǎng)的過程、個體成長的歷程、教與學相長的過程和教學成果產(chǎn)出的過程，能夠較為清晰地呈現(xiàn)高校教學發(fā)展的過程，作為激勵在校生，對施教者有借鑒作用[4]。（3）高校檔案是教育實施的“經(jīng)驗匯”。高校在課程設置、教案、課堂教學與教學實踐等方面積累了大量的經(jīng)驗材料，對教學質(zhì)量的提高有著重要的意義。在大數(shù)據(jù)背景下，宏大的數(shù)據(jù)經(jīng)驗為教育工作者帶來教學內(nèi)容與方式上的集中指導。

相對于傳統(tǒng)意義上的高校檔案而言，大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案具有資源儲備、利用服務與安全保障等三個方面的特征。其一，資源儲備性特征。高校檔案管理的數(shù)據(jù)資源作為高校檔案運轉(zhuǎn)的重要條件，是高校檔案管理的根本性服務之所在。隨著技術的快速發(fā)展，檔案信息更新的速度越來越快，產(chǎn)生大量的檔案信息，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案由傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)資源的收集、整理和多樣化的技術分析[5]。其二，利用服務特征。大數(shù)據(jù)背景檔案作為資源性儲備存在，除了本身具備記憶、經(jīng)驗的價值外，其服務性特征明顯，這也是高校檔案的根本特質(zhì)所在，即滿足高校師生的多元應用需要，其服務的群體、服務方式和服務內(nèi)容均產(chǎn)生轉(zhuǎn)為明顯的變化，形成了人性化與多元化的高校檔案服務特征。其三，保障安全特征。高校檔案中涉及教學、科研、管理等，其安全性顯得尤為重要。大數(shù)據(jù)背景下，對高校檔案的信息量要求以及檔案的供給速度與日俱增，體現(xiàn)對高校檔案的更高要求，高校檔案更為精細，對其安全也提出了較高的要求，針對各項事務，高校檔案工作要更加細致，防止突發(fā)事件造成的損失、規(guī)避誤差，排除潛在風險。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的現(xiàn)實困境

2.1 高校檔案資料數(shù)據(jù)收集相對困難且容易缺失

高校檔案建設正處在大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)型階段。人們在進行檔案資料建設與收集的過程中，先選擇了采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的方式進行，而后再進行電子檔案的整理與收集[6]。這樣常常會出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)資料收集不全的問題。由于高校檔案的特殊性與復雜性，有諸多檔案則難于收集與整理的現(xiàn)象，因為高校檔案涉及教學、科研與管理，其中與教學、科研和管理相關的檔案也要被納入高校檔案收集范圍，形成電子檔案相對較難。因此，在進行檔案歸類過程中，存在漏檔的隱患。在高校的基建檔案收集過程中，由于施工方一般是在政府的相關主管部門下進行的，工程的現(xiàn)場資料則相對較難采集，尤其是工程現(xiàn)場的影像資料往往是被忽視的，使得高校的樓宇建設資料缺失[7]。若檔案資料未能做到“應收盡收”，則為現(xiàn)場檔案丟失導致檔案數(shù)據(jù)不全，給檔案開發(fā)利用帶來了較大的困難。

2.2 多樣化檔案載體轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案相對較難

檔案是多樣、復雜的，主要體現(xiàn)在形式上與內(nèi)容上，檔案有實物的、電子的、紙質(zhì)的、影像的等等。各類形式的檔案向電子形式進行轉(zhuǎn)化，在轉(zhuǎn)化過程中往往會遇到較多的問題，在高校普遍通用的紙質(zhì)的檔案由于年代久遠，手抄件、復印本、打印本、傳真本等介質(zhì)不同，其紙質(zhì)表現(xiàn)出的印跡有較大差異，檔案在保管過程中出現(xiàn)各種缺損后，再進行電子掃描等方式的處理難度更大。部分高校的檔案工作人員對歸檔的認知不同，在歸檔的過程中，檔案整理不規(guī)范導致檔案的差、錯檔等問題的出現(xiàn)，在傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的過程中出現(xiàn)了較大的困難[8]。此外，伴隨著智慧校園的啟動，諸多高校都進行了電子檔案的建設，但由于不同業(yè)務系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)存在差異，開發(fā)周期的不同、開發(fā)人員不一、開發(fā)工具的新舊不統(tǒng)一，在轉(zhuǎn)化電子檔案時受到影響，導致檔案管理系統(tǒng)無法整合以及信息孤島現(xiàn)象，檔案信息無法閉環(huán)，檔案數(shù)據(jù)之間無法實現(xiàn)有效的業(yè)務信息交換[9]。

2.3 高校電子檔案利用的相關規(guī)則缺失

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，云技術、區(qū)域鏈、機器深度學習等新一代技術的出現(xiàn)，國家對大數(shù)據(jù)的運用充分重視，并不斷地擴大電子檔案的范圍與增量電子化工作，出臺了一系列的規(guī)范性文件與管理制度，極大地豐富了檔案的利用。但電子檔案收集、運用缺失規(guī)范也是當下非常嚴重的問題，尤其是在保障在利用電子檔案信息的有效性、完整性、電子簽章以及時間戳等的有效使用方面，電子檔案的利用權(quán)限亟待出臺。高校接收的檔案與對外推出的檔案都涉及編研開發(fā)，需要提供學生相關信息等一系列查詢功能。在高校畢業(yè)季，將考生的相關信息轉(zhuǎn)化為電子檔案是一個相對復雜的過程[10]，招生底數(shù)與畢業(yè)生底冊存在著的人數(shù)的差別、專業(yè)的增減以及招生與培育過程人數(shù)統(tǒng)計的調(diào)整，這項工作都需要非常詳細的檔案，并且要權(quán)責到位。

3 大數(shù)背景下高校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展對策

3.1 強化檔案隨時收集和統(tǒng)一管理

隨時收集是檔案管理工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理的重要前提。集中統(tǒng)一管理則是檔案的有效管理，就檔案管理本身而言，集中統(tǒng)一管理有助于檔案的保護與統(tǒng)一開發(fā)。高校檔案門類豐富且種類繁多，大數(shù)據(jù)的介入為高校檔案管理提供了技術上的支持，在一定程度上幫助高校檔案管理部門做到檔案的隨時收集[11]。高校檔案的主管部門要積極協(xié)調(diào)，創(chuàng)新檔案收集與管理辦法。一方面，要給予相關部門積極提供設備和技術支持，即大數(shù)據(jù)相關的平臺、設備與軟件等。另一方面，高校檔案管理部門要建立數(shù)據(jù)管理制度，要制定數(shù)字化管理的相關措施，嚴格執(zhí)行數(shù)據(jù)檔案的歸檔期限，保證歸檔率及檔案的憑證收集等工作，及時做好檔案業(yè)務系統(tǒng)與管理系統(tǒng)的對接。首先要明晰大數(shù)據(jù)檔案收集的核心是電子檔案與業(yè)務管理系統(tǒng)的對接，對接效果直接影響檔案的利用與開發(fā)，只有協(xié)調(diào)業(yè)務系統(tǒng)與管理系統(tǒng)，才能使大數(shù)據(jù)平臺更好地服務于檔案管理。其次，要做好大數(shù)據(jù)背景下電子檔案信息與物理載體的有效結(jié)合，在整理檔案的過程中，要有意識地實現(xiàn)電子文件與電子檔案的集中統(tǒng)一管理，在保證信息完整的前提下，關注國家檔案數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)電子文件與電子檔案的集中統(tǒng)一管理。

3.2 創(chuàng)新高校檔案工作觀念與規(guī)范管理

數(shù)字化發(fā)展使檔案管理問題不再是紙張的整齊、字跡的深淺，而是電子信息模式、格式規(guī)范等的建構(gòu)[12]。檔案管理部門應該管理部門進行協(xié)調(diào)，制定一系列規(guī)范，從宏觀層面，檔案部門的工作模式要由傳統(tǒng)意義上的管理轉(zhuǎn)向與檔案工作部門的協(xié)同共治、共同參與的數(shù)字檔案管理化模式構(gòu)建與實施，要積極對接檔案工作部門的人力資源、教學管理等業(yè)務系統(tǒng)，積極進行歸檔模塊的二次開發(fā)，協(xié)調(diào)信息部門數(shù)據(jù)安全保障、網(wǎng)絡通行保障以及硬件維護保障。此外，要做積極做好前期規(guī)劃，做好高校電子檔案的規(guī)范化管理，協(xié)調(diào)不同業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)的對接，提前做好軟硬件配置，細化工作流程，與各個部門協(xié)同共治[13]。在微觀上，要做好前端控制的電子檔案輪動式收集。針對電子文件、數(shù)據(jù)信息的易形成特征，結(jié)合高校檔案的實際情況，構(gòu)建前端控制的輪動式收集模式。要重視電子檔案分類標準、方案的制定與完善，確立各類檔案歸檔的范圍與保管期限。將檔案分類方案與標準結(jié)合業(yè)務管理模式進行嵌入設計，提高計算機的自動捕獲技術，提高工作效率，保障電子文件的及時回歸。

3.3 做好電子檔案的歸檔與安全保護

高校檔案若要更好地發(fā)揮作用，對其進行良好的開發(fā)利用是前提。開發(fā)利用的基本前提進行分類與規(guī)范化收集。檔案的真實性、可靠性與可用性的根本前提必須要做好整理、立卷管理操作規(guī)范，建立科學嚴謹、合理有序、妥當操作規(guī)程的電子文件歸檔。有效的檔案形成過程是高校檔案“準入”環(huán)節(jié)的保障，信息數(shù)據(jù)形成電子檔案后，在進入檔案保存、利用的狀態(tài)時，即形成了良性的利用安全保障[14]。首先要做好數(shù)據(jù)檔案的介質(zhì)保護，電子檔案信息數(shù)據(jù)的長期保存，要充分考慮固體介質(zhì)的容量、穩(wěn)定性，針對檔案做專屬備份，遵行備份流程與規(guī)范，根據(jù)檔案的等級和層次，建立電子檔案保管期限與利用分級制度。其次是要建立電子檔案定期監(jiān)測制度，針對不同等級的檔案信息數(shù)據(jù)及不同種類的存儲載體，建立定期轉(zhuǎn)存制度，這一點極為重要。第三是要及時地進行格式轉(zhuǎn)換，在保證真實完整性前提下，將檔案信息數(shù)據(jù)由一種存儲格式轉(zhuǎn)換成另一種存儲格式。

3.4 注重高校檔案的深度開發(fā)

檔案保管的一個較為重要的價值便利用服務，服務的宗旨是存史資政。檔案的利用與開發(fā)是信息提取與深化加工的過程，高校檔案是龐雜的，要對其利用與開發(fā)，將“死檔案”活化，發(fā)揮其功用，需要對檔案進行細致的剖析與深度加工。首先，要借助大數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)高校檔案相關信息的關聯(lián)性檢索機制，使得管理、教學與科研等相關內(nèi)容的檔案相互統(tǒng)一，方便校內(nèi)師生利用。其次，要建立高校檔案利用機制，對高校檔案的各類信息，大到年鑒編事、大事記、某些專項數(shù)據(jù)、校園建筑等，都要進行一系列的有效整理和開發(fā)[15]。從以往對高校檔案的利用與開發(fā)的經(jīng)驗上，高校檔案利用與開發(fā)是基于檔案利用者的利用訴求和關鍵信息，對相應的檔案進行深度開發(fā)。在大數(shù)據(jù)的背景下，各類檔案信息的互通互聯(lián)程度更為深入，檔案能否被有效地開發(fā)，取決于關鍵信息的準確度和檔案的有效數(shù)量。因此，關注檔案信息的準確性是關鍵。第三，關鍵信息與文檔、文本的精準組合與優(yōu)化也是影響高校檔案利用與開發(fā)的重要因素。要加強大數(shù)據(jù)背景下的關鍵詞與文檔關聯(lián)的優(yōu)化，這是當下亟待提高的一個關鍵點，大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)關鍵信息的互聯(lián)，擴展對檔案信息的覆蓋范圍，實現(xiàn)跨類別的文本、文檔之間的聚合，提取有效數(shù)據(jù)信息。

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收稿日期：2023-02-22