互聯網時代圖書館檔案信息化管理創新

摘要：時代的飛速發展，推動圖書館檔案管理工作轉型升級。圖書館作為重要的公共產業及單位，互聯網時代，提高其檔案管理水平有助于優化圖書館服務質量，為圖書館健康發展提供信息支撐。檔案管理人員應充分意識到互聯網發展帶來的契機，并積極發揮信息設備及技術的應用優勢，從多個層面著手，全面提高檔案管理質量，進而滿足不同業務的現實應用需求。

關鍵詞：互聯網；圖書館；檔案管理；信息化

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2023.07.056

中圖分類號：G 250.7，TP 3 " " " " " "文獻標志碼：A " " " " " " 文章編碼：1672-7274（2023）07-0-03

Innovation of Library Archives Information Management in the Internet Era

WANG Hui

（Yuncheng Vocational and Technical University， Yuncheng 044000， China）

Abstract： The rapid development of the times has driven the transformation and upgrading of library archive management work. As an important public industry and unit， in the era of the Internet， improving the level of archive management in libraries can help optimize the quality of library services and provide information support for the healthy development of libraries. Archives management personnel should be fully aware of the opportunities brought by the development of the Internet， and actively leverage the application advantages of information equipment and technology to comprehensively improve the quality of archives management from multiple levels， in order to meet the practical application needs of different businesses.

Key words： Internet; library; archives management; promotion of information technology

當前，各行各業在互聯網技術的推動下，生產運營及管理工作均發生了翻天覆地的變化。圖書館作為公共服務的一大重要機構，不僅為廣大用戶提供了舒適的閱讀環境，而且還有助于文化的宣傳推廣?；ヂ摼W時代，為了助力圖書館高質量發展，管理人員應重視檔案工作的信息化建設，以信息技術及設備為載體，合理分類并存儲圖書館檔案，進而最大限度地發揮檔案的利用價值。

1 " 互聯網時代圖書館檔案信息化管理的意義

1.1 提高檔案管理效率

在傳統的圖書館檔案資源管理中，大部分都是人工操作，這不僅使得圖書館工作人員的工作量較大，工作內容煩雜，還會在一定程度上耗費他們大量的精力和時間，工作出錯率較高，降低了檔案管理質量?；ヂ摼W時代，工作人員依托各類信息設備和技術可以有效優化檔案管理工作流程，切實有效地減輕員工工作壓力和出錯率。員工只需在計算機上操作，檔案資料就會自動規范格式，而后依據不同的內容進行分類。操作完成之后，員工再將檔案資料上傳到數據庫中，不僅實現了集中安全保存，還為后續查找信息提供了便利。與此同時，圖書館檔案管理工作的效率在一定程度上反映了圖書館綜合管理水平，通過電子檔案的創建和應用，不僅縮減了紙質檔案存儲的物理空間，節約了成本資源，還實現了信息集成化管理，提升了檔案管理質量。

1.2 保障檔案存儲質量

在圖書館檔案管理過程中，應用信息技術可以有效整合資源，延長檔案資料的存儲時間，并且保證其內容的清晰度。傳統的紙質檔案保存有各種弊端，如環境潮濕、灰塵、蟲啃鼠咬等，這些問題都會影響紙質檔案的存儲質量。而電子檔案管理有效地保障了數據資料質量，提高了檔案存儲的完整性、安全性。管理人員依據不同資料的時間和關鍵詞，將其存儲到對應的數據庫中，通過對數據庫進行加密，有效地避免了電子檔案被他人竊取的情況。在后續的使用中，管理人員只需要在搜索欄中輸入關鍵詞，就能獲取對應的資料，不僅突破了傳統檔案管理在時間和空間上的局限性，還有助于檔案管理進一步拓展業務范圍[1]。

1.3 滿足用戶個性化需求

互聯網時代，圖書館檔案管理實現了共建共享、互聯互通，這為用戶的使用提供了便捷性，也在一定程度上滿足了用戶的個性化需求。用戶在實際的操作過程中，只需要在數據庫中搜索關鍵詞，就能獲取自己想要的資料，相對于傳統的人工查閱模式而言，不僅時間短、效率高，也不需要用戶親自跑到圖書館，耗費大量的精力。與此同時，傳統的圖書館檔案管理，由于工作人員較多，工作方法不一樣，員工素養參差不齊，所以常常出現檔案整理錯誤、存儲丟失、分類不正確等情況，這不僅造成了檔案資料間的信息孤島，限制了信息共享，還無法滿足用戶的現實應用需求，降低了用戶的滿意度?；诖?，互聯網時代，檔案管理人員需遵循共建共享的原則，積極打通不同的工作環節，暢通信息傳輸渠道，為用戶創設優質的閱讀環境，進而滿足用戶的多元化需求。

1.4 豐富資源獲取方式

以往，用戶想要閱讀圖書資料，一般需要自己查閱對應的書籍，降低了信息的時效性，耗費了用戶大量時間。互聯網時代，用戶在閱讀瀏覽的過程中，更加重視資源的獲取方式，因此應用信息設備和技術，能有效地拓展信息傳輸路徑，滿足每位用戶的差異化需求。與此同時，近年來，公共圖書館和高校、企事業單位等積極尋求合作，不僅切實有效地豐富了館藏資源，還構建了信息化發展平臺，為檔案資源的共享應用創設了更多機會。用戶不僅可以親自到圖書館中去借閱，還能通過手機登錄官網、微信公眾號等獲取資源。這樣，用戶足不出戶就能獲取自己想要的信息，還可以借助平臺和作者、其他讀者交流溝通，不僅提高了用戶滿意度，還提高了圖書館的影響力。

2 " 互聯網時代圖書館檔案信息化管理的創新策略

2.1 健全檔案管理規范，為管理工作提供參考

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提出：加快檔案信息資源共享服務平臺建設，實施國家數字檔案資源融合共享服務工程[2]。健全的檔案管理規范有助于為圖書館檔案管理工作提供參考依據，不管是任何地區、任何類別的圖書館，都應當加強彼此之間的溝通交流，結合現實發展需求，共同制定檔案管理工作規范，細化各項條例，明確檔案的分類、歸檔、標記方法，以及對應的存儲時間和等級等，為各項工作的有序開展提供強有力保障。與此同時，管理人員在健全檔案管理規范的基礎上，應充分發揮信息技術的應用優勢，構建專門的檔案存儲數據庫，定期整合資料并對其匯總和分類，然后上傳到數據庫中。為了推動圖書館檔案信息化建設的高效進行，圖書館管理層還應采取有效措施，全面調動工作人員參與的積極性，加強各個部門之間的聯動交流，促進彼此之間的合作。針對檔案管理信息化建設工作中存在的各類問題，探尋其中的原因，進而有針對性的予以改進優化。管理人員還可以建立專門的監管小組，加大監管力度，動態化監測檔案管理情況，及時發現并解決其中存在的不足，避免因為管理不當而引發的更多負面問題。

2.2 完善信息化軟硬件設備，為管理工作夯實基礎

互聯網時代，為了能提高圖書館檔案管理工作的效率和質量，管理人員應正確解讀相關政策文件，發揮信息技術的應用優勢，加大資金投入力度，購置先進的軟硬件設備，為系列工作的開展夯實基礎。在檔案管理工作中，一方面，管理人員要全面優化辦公環境，添置掃描儀、計算機、打印機等物品；另一方面，重視對軟件系統的更新升級，必要時候可以聘請專門的技術人員前來操作，設計圖書館專屬的應用平臺，開設豐富的功能和專欄，讓工作人員和用戶都能同時登錄使用，滿足應用需求。與此同時，管理人員還應注重對辦公環境的優化，每日做好衛生清潔工作及通風和消毒工作，避免灰塵堆積等造成信息化設備損壞。針對已經出現故障或老化的設備要及時維修，對個別損壞嚴重的設備予以更換。除此之外，管理人員在信息化平臺操作中，可以將圖書館的具體服務功能進行劃分，如服務區、閱覽區、藏書區、活動區等。用戶登錄該平臺后，可以看到自己所處圖書館中的具體位置，了解自己想要獲取資料的具體位置。圖書館還可以在檔案管理室中應用人工智能、VR技術等，簡化原本的檔案管理環節，為用戶創設虛擬的應用場景。用戶登錄平臺后，可以迅速查找自己需要的檔案資料，并提取使用[3]。對于部分十分珍貴的檔案資料，借助虛擬技術讓其面世。這樣不僅能保護檔案資料內容，還能同步管理工作，提高檔案信息化水平。

2.3 提高管理人員服務意識，滿足用戶多元化需求

圖書館檔案管理人員綜合素養的高低直接影響到檔案管理成效，管理層應重視人才隊伍的培養，采取有效措施打造高質量人才隊伍，如此才能為用戶提供更加多元化的服務，挖掘更多潛在客戶。首先，圖書館應加大宣傳力度，不斷提高檔案管理人員的服務意識，幫助其進一步意識到檔案管理的重要性，并自覺規范工作行為。在日常工作中，注重個人的言行舉止，不得隨意向外界透露珍貴的檔案資料。其次，加大培訓教育力度，在培訓活動開展之前對每位檔案管理人員進行信息調研，了解不同人員的工作需求，以及他們對專業知識、技術操作的熟練度，而后將工作人員劃分為若干小組，實施層次化的培訓工作，確保每位工作人員都能獲得適應自己水平的發展。在每一次培訓完成之后，還要對檔案管理人員進行考核，將考核結果和其薪資待遇掛鉤，如此能夠最大程度激發他們的工作積極性，促使其積極面對工作中的困難和問題。再次，提高檔案管理人員的操作能力、與人溝通能力、團隊協作能力等，要求檔案人員將目光放長遠，不要只關注自己工作上的事情，還要積極和用戶交流溝通，了解用戶的實際需求，進而從檔案管理的角度著手，提高管理水平。最后，互聯網背景下，圖書館檔案管理工作還應充分依托新媒體平臺，發揮新媒體平臺的傳播作用，結合圖書館實際情況，建立微博、抖音、微信公眾號等，持續拓展圖書館的覆蓋面，提高影響力。在新媒體平臺中，可以通過視頻等形式向用戶介紹書籍的借閱流程，也可以設置咨詢等功能，用戶在不同的平臺上提出自己的疑問，在短時間內借閱或歸還書籍，進而達到自己的目的。此外，為了讓用戶按時歸還檔案資料，圖書館官網還可以通過發送信息的方式提醒用戶，如果檔案資料歸還之后發現問題，也需要管理人員記錄不足的地方，并和用戶溝通，做好用戶滿意度調查。管理人員應通過拓展溝通渠道，搭建多樣化的交流平臺，耐心傾聽用戶的意見和建議，做好反饋工作，進而能客觀全面地解決工作中存在的問題，解決之后對用戶進行回訪，使得管理模式更加具有人性化[4]。圖書館管理人員應全面把握工作中的關鍵點，并依托信息技術不斷優化完善工作，借助大數據技術等挖掘用戶需求的潛在規律，精準分析用戶的喜好、習慣和需求，而后構建模型框架，向用戶實時推送對應的圖書資源。

2.4 搭建檔案管理數據庫，實現資源共建共享

互聯網技術的蓬勃發展，使得圖書館檔案管理工作的重點朝著信息化方向邁進。在開展信息化建設工作中，受傳統因素的影響，很多員工思想上沒有革新觀念，行動上也落實不足，進而造成檔案管理信息化建設工作止步不前?；诖?，檔案管理人員需要從多個角度出發，運用辯證思維看待問題，綜合考慮多個影響因素，并動態完善信息化管理模式。將傳統的檔案管理方法和新型的技術等融合起來，如此實現長處互補，達到預期的管理效果。一方面，針對傳統的紙質化檔案，管理人員應做好資料的收集和統計工作，明確格式規范，做好分類、編碼歸檔等工作。對于用戶每一次借和還的時間、檔案名稱、數量等做好電子版登記，且針對檔案的內容設置不同級別的查閱權限。對于部分保密度較高的檔案資料，需要相關人員向上級申請授權，如此才能獲取。另一方面，針對電子版檔案，管理人員可以用掃描儀等將信息內容上傳到計算機中。制定前端控制階段檔案數據識別、檢測、清洗、分類、錄入、標引、元數據封裝等規范，設定數據核驗計劃、行動方案、監控手段，搭建專門的數據庫，并應用大數據技術查找管理風險，對于不同的風險做好分類和級別設定，安置好報警機制，一旦風險數值達到預設值，系統就會自動報警提示管理人員采取對應的處置措施。除此之外，圖書館還可以向外界尋求幫助，基于第三方權威認證機構，建立可信云服務認證，如此就能幫助檔案管理部門減少篩選成本，降低選擇的盲目性，選擇對應的云服務商，以此更好地服務檔案管理工作[5]。

3 " 結束語

互聯網時代，信息化建設創新是檔案管理工作的必然發展趨勢。管理人員應發揮信息技術的優點，了解其存在的不足，并完善管理機制，做好風險防范措施。通過購置信息化設備和技術，降低檔案管理成本，進而全面提高檔案管理效率，發揮檔案應用價值，最終滿足不同用戶的現實需求，助力圖書館高質量發展。

參考文獻

[1] 林濤．關于做好圖書館檔案信息化管理的幾點思考[J]．黑龍江檔案，2022（06）：248-250.

[2] 王思遠，潘瓊．促進圖書館檔案信息化建設的有效措施[J]．科技資訊，2022，20（10）：196-198+235.

[3] 陳榮端．數字化背景下圖書館檔案信息化管理發展分析[J]．黑龍江檔案，2021（06）：313-314.

[4] 劉惠梅．互聯網趨勢下圖書館檔案信息化管理新路徑[J]．內蒙古財經大學學報，2021，19（05）：147-149.

[5] 陳榮端．圖書館檔案信息化建設面臨的挑戰及應對策略[J]．城建檔案，2021（07）：24-25.