檔案管理員做好文書檔案管理工作策略探究

摘要：新時期，檔案管理員在開展文書檔案管理工作時，所面對的信息資料越來越多，采用的傳統工作理念已經無法適應時代的發展需求。因此，檔案管理員要堅持與時俱進，運用最新檔案管理技術方法，不斷提高自身專業素質與工作能力，從而提升文書檔案管理工作水平與質量。本文主要介紹文書檔案管理工作開展的重要性，仔細分析當前文書檔案管理工作存在的問題，并從積極轉變思想觀念、引進先進技術手段、完善檔案管理制度、促進檔案開發利用、提升專業素質等方面入手，提出有效開展文書檔案管理的策略，以供參考。

關鍵詞：檔案文書；檔案管理；策略

檔案管理員做好文書檔案管理工作，可以推動工作優化創新，并為文書檔案資料開發利用奠定良好的基礎。從實際來看，文書檔案工作還存在諸多問題，如沿用傳統理念開展文書檔案管理工作、文書檔案管理工作信息化水平偏低、檔案管理制度無法為檔案管理員提供科學性的指導、檔案管理員自身素質能力無法滿足現代文書檔案管理工作要求等，非常不利于文書檔案管理工作水平與質量提升，需要對這些問題展開深入剖析，并根據新時期提出的文書檔案管理要求，采用有針對性的措施優化文書檔案管理工作，推動該項工作科學、高效開展。

一、文書檔案管理工作開展的重要性

（一）推動文書檔案管理創新升級

文書檔案管理工作開展，涉及的工作內容很多，如檔案資料分類整理、歸檔保管、開發利用等。深化落實好這些工作，可以及時發現文書檔案管理存在的不足之處，并在加強研究與分析中，有效把握這些問題引發的真正原因，然后在開展文書檔案管理工作時，采用必要的措施優化改進工作。在推動文書檔案管理創新升級的同時，各項檔案管理工作也能更加科學高效地開展。

（二）促進檔案資料高效開發利用

檔案館開展文書檔案工作，其主要目的是促進這些檔案資料得到高效的開發利用。在實際操作中，檔案管理員會根據檔案資料來源的不同，科學合理分類與整理，并根據不同用途完成檔案歸檔保管工作，后續不同單位及人員檢索和使用用這些檔案資料更方便、更快捷，使文書檔案資料利用效率得到明顯的提高。

（三）促使檔案館獲得穩定持續發展

隨著社會經濟不斷發展，檔案館收集保管的文書檔案資料呈現出持續增長的態勢。檔案管理員積極做好文書檔案管理工作，可以有效整理與保管海量的文書檔案資料，滿足不同單位及人員的檔案資料利用需求，在保持檔案館高效運轉的同時，能促使其獲得可持續發展。

二、文書檔案管理工作現存問題

（一）思想觀念較為傳統

新時期，為適應社會的發展需求，檔案館對文書檔案管理工作有了新的要求，但是檔案管理員在開展文書檔案管理工作時，繼續沿用傳統工作理念開展文書檔案資料搜集、整理、分類等工作。由于社會經濟快速發展使得各單位開展工作產生文書檔案資料呈現出不斷上漲的趨勢，檔案館極容易出現工作任務量大、工作效率低下、質量無法保障等的問題，檔案管理員需要緊跟時代發展及時更新文書檔案管理理念，促使文書檔案管理效率與水平得到進一步的提升。

（二）先進技術應用欠缺

在現代科技快速發展背景下，計算機、互聯網、大數據等技術在文書檔案管理領域中也得到十分廣泛的應用，在加快文書檔案管理信息化發展步伐的同時，工作效率也得到了極大的提高。不過，從實際情況來看，文書檔案管理工作開展的信息化水平還較低，究其原因在于沒有堅持與時俱進，沒有建立文書檔案管理信息平臺，在開展工作中也沒有圍繞具體業務內容優化完善相關的制度，也無法取得理想的工作效果。

（三）管理制度有待健全

檔案管理員在開展文書檔案工作時，有了健全完善的規章制度提供指導，也促進各項工作更加科學規范開展，進而有效保障實際工作質量。但是在實踐中各項文書檔案管理制度還有待進一步健全完善，尤其是在圍繞文書檔案管理資料收集、分類整理、利用服務等方面，沒有結合實際優化完善相應的管理制度和實施細則，不僅無法為文書檔案信息化管理提供有力的支持，還無法指導檔案管理員嚴格按照規章制度操作。

（四）檔案開發利用不足

檔案管理員開展文書檔案工作，要高度重視檔案開發利用及服務，但是在實際工作中將更多的注意力放在檔案資料收集管理方面，從而忽視了對文書檔案的開發利用。即便有意向開展檔案開發工作，也會受到管理服務平臺、檔案數據庫等架構不健全的影響，導致這方面工作無法高效高質開展，檔案館穩定持續發展也會受到極大的影響。要將檔案開發利用作為一項重要業務開發完善，在為各使用單位及人員提供優質文書檔案服務中，促進檔案館健康可持續發展。

（五）檔案管理人員素質亟須提升

新時期，文書檔案管理工作對檔案管理員的專業素質和工作能力提出了更高的要求。然而，在實際工作中，檔案管理員綜合素質水平還有待進一步提升，尤其是在信息技術應用能力方面。由于缺乏教育培訓、業務操作技術指導等，檔案管理員無法適應文書檔案工作開展的新要求。檔案館從引進新的人才和加強培訓入手，優化更新現有檔案管理工作隊伍，使員工綜合能力得到提升，并支持文書檔案管理工作更為高效地開展。

三、檔案管理員做好文書檔案管理工作的策略分析

（一）積極轉變思想觀念

1.開展宣傳教育活動

一方面，檔案館可以根據文書檔案管理工作開展的要求，組織開展相關會議活動，讓檔案管理員積極主動參與到其中，并在會議上詳盡闡述文書檔案管理工作開展的重要意義。在強化參會檔案管理員認知后，可以圍繞新時期如何高效高質地開展文書檔案管理工作，讓參會人員提出更多的建設性建議，為后續開展的文書檔案管理工作提供參考與借鑒。另一方面，依托現代多媒體手段，如微博、微信等，廣泛宣傳最新文書檔案管理工作理念、方法等，執行時要結合文書檔案管理工作開展實際情況，采用圖文并茂的方式展現新理念、新方法等運用以后取得的效果。這樣不僅可以吸引更多的人關注與討論，還能為新時期文書檔案管理工作創新性開展奠定良好的基礎。

2.加強頂層設計工作

檔案管理員對文書檔案管理工作開展的重要性有了深刻的認知后，促進文書檔案管理工作有效開展，還要對頂層設計工作引起高度重視，在具體操作中可以從整體的角度入手，系統分析與考慮文書檔案管理工作開展需要注意的內容，在此基礎上優化完善相應的管理制度、加強檔案管理信息化建設、促進檔案高效開發利用、組建專業化檔案工作隊伍等工作，在開展提供科學性指導的同時，促進文書檔案管理工作持續良性運轉。

（二）引進先進技術手段

隨著信息網絡技術的不斷發展，各類信息技術在檔案管理領域得到十分廣泛的應用，可以推動傳統檔案管理工作模式改革創新，促使實際工作效率得到極大的提升，具體舉措包括：

1.建立文書檔案信息化管理平臺

新時期，檔案館要緊跟時代發展步伐，有效利用現代信息網絡技術建立文書檔案信息化管理平臺，并通過該項平臺開展檔案收集、分類整理、歸檔保管、開發利用等工作。在實際工作時，要將工作重點放在硬軟件設施采購、配置和完善層面，在保證各項硬軟件高效穩定運行的同時，可以支撐文書檔案各項管理工作有效開展。

2.優化完善相應管理職能

在完成文書檔案信息化管理平臺建好后圍繞檔案館文書檔案主要工作業務及內容，開發與完善功能模塊，涉及的功能模塊有檔案資料收集、科學合理分類、快速完成歸檔、后續開發利用等。在實際開發過程時，要注意保持系統有較好的伸展性，為后續功能開發奠定良好的基礎。對于已經開發的文書檔案管理功能，根據相關業務實際開展情況，梳理與優化具體操作流程及步驟，使平臺開展對應的業務工作更加簡便、高效。

3.打通各項工作聯系壁壘

文書檔案管理工作涉及資料收集、整理分析、歸檔保管等業務內容，它們之間存在十分緊密的聯系。因此，在依托檔案信息化管理平臺開展業務時，要有效利用現代通信技術打通各項工作之間的溝通聯系壁壘，促進信息高效流通與共享，促進各項業務工作高效完成。

（三）完善檔案管理制度

為促進文書檔案管理工作更為科學規范開展，檔案館就要健全完善文書檔案管理制度，使檔案管理員開展各項文書檔案工作有章可循，最終使工作開展質量也能得到有力保障。具體舉措包括：

1.健全檔案管理體系

在現有的文書檔案管理工作制度基礎上，圍繞開展的文書檔案管理業務，建立和完善檔案資料收集、歸類整理、立檔保管等管理制度，使之形成完整的文書檔案管理體系，為檔案管理員開展各項文書檔案工作提供科學的指導。與此同時，全面細致梳理文書檔案管理工作內容、操作流程和工作要求，并運用規章制度的方式將這些內容有效展現出來，也能指導檔案管理員嚴格按照規章制度要求進行作業，從而降低錯誤發生率，保證業務開展質量。

2.落實工作責任制度

在文書檔案管理工作制度建立后，檔案館要圍繞不同工作內容將責任制度融入其中，使檔案管理員能夠認清楚自身負責工作內容及肩負的重要責任，在實際開展業務工作中能夠以更加認真謹慎的態度對待工作。這項制度的實施也能有效避免職責履行不清、工作落實不到位等問題發生。

3.融入考核監督機制

對于各項文書檔案管理工作，要確保實際工作質量，就要對整個工作過程實施嚴格的監督與管理，深化落實好考核監督機制工作，全面管理文書檔案管理工作，并將開展業務工作質量與考核獎懲機制結合起來，可以進一步增強檔案管理員工作責任心，促使文書檔案管理工作任務有效實現。

（四）促進檔案開發利用

1.構建檔案資料數據庫

檔案管理員在開展文書檔案工作時，需要根據檔案資料來源、用途等的不同，科學合理的分類，為后續快速查詢和開發利用提供有力的支持。在實踐中，檔案管理員可以有效利用現代大數據、互聯網等技術，對收集起來的文書檔案資料采用數據庫形式保管，執行時要注意科學分類不同的檔案資料，并支持通過計算機快速搜尋想要的文書檔案資料，也為后續挖掘與利用有價值信息打下良好的基礎。

2.加強檔案資料分析

文書檔案管理涉及的資料內容非常多，并且這些資料具有來源廣泛的特點，深入挖掘其隱藏有價值信息，能為行業開展改革創新工作提供強有力的支持。檔案管理員可以依托大數據分析、云計算等技術，深度挖掘與分析處理大量文書檔案資料存在的價值信息，使之變成人們所需要的信息內容，并通過后續開展文書檔案服務工作，切實滿足不同的使用需求。

3.建立綜合服務平臺

將這些有用信息資料傳遞給社會大眾，就要創新升級檔案員服務工作模式。在實踐中，可以依托現代先進科學技術有效打造文書檔案綜合服務平臺，并支持各單位和人員直接通過該平臺搜尋和獲取想要的文書檔案資料信息。執行時，可以借助現代大數據技術，深度模擬分析不同人搜尋習慣及需求，然后在此基礎上為其提供智能化和個性化的服務，整個過程可以實現對文書檔案資料的最大化開發利用，也使檔案館社會服務能力與水平也能得到提升。

（五）提升人員專業素質

（1）引進更多的優秀人才。可以采用對外招聘、對內競聘的方式，引進更多貼合現代文書檔案管理工作要求的人才加入工作隊伍中。

（2）開展教育培訓活動提升人員工作能力。新時期，檔案管理員開展文書檔案工作，更多的是依靠檔案信息化管理平臺展開，對于新引進的檔案人才，也要及時組織開展教育培訓活動，讓其在參與學習和培訓過程中，對文書檔案管理工作有更為系統全面的了解。

（3）加強檔案工作隊伍管理。增強檔案管理員開展文書檔案工作的積極主動性，并保證安排的各項文書檔案管理工作任務圓滿完成，就要采用現代化管理制度對檔案管理員實施嚴格的管理。在執行時，一方面，可以融入競爭考核制度，對現有檔案工作隊伍進行優化配置，針對安排的檔案工作任務，也要將完成情況與績效考核相聯系起來，可以進一步增強檔案管理員工作主動性；另一方面，要融入獎懲機制，通過對圓滿或超額完成安排任務的檔案管理員實施獎勵，獎勵方式包括職位晉升、外出學習等。對沒有完整任務的檔案管理員則要給予一定的懲罰，如減少績效獎勵、不考慮外派進修等，通過這種方式也能增強檔案管理員文書檔案工作責任心和主動性。

四、結語

新時期，檔案管理員開展文書檔案工作更多是依靠現代信息技術，這對文書檔案工作模式和檔案管理員素質能力也提出更高的要求，需要高度重視文書檔案開發利用和檔案管理工作隊伍建設工作。依托大數據、互聯網、云計算等技術，建立檔案資料數據庫和綜合服務平臺，為社會大眾提供高效高質的檔案利用服務，采用招聘、培訓等方式，構建專業化檔案工作隊伍，并將現代化管理制度融入其中，激發檔案管理員工作主動性，有效完成各項文書檔案管理工作。

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作者簡介：劉瑤（1976），女 ，湖北省武漢市人 ，本科， 研究方向為檔案信息化管理。