基于Excel VBA的年終績效核算系統開發

楊妙玲

摘要：年終績效核算是單位進行階段性總結的重要手段，是年終分配的重要依據，是制定未來工作規劃的重要參考。不同體量的單位在年終績效核算的數據量、數據類別、參與人數等方面有較大差異，對核算工具也提出了不同的要求。以高校二級學院為例，分析了學院績效核算的特點，對比了不同核算工具，討論了基于Excel VBA開發的系統在小體量單位年終核算工作中的應用。

關鍵詞：Excel VBA；績效核算；高校績效

一、前言

近些年來，隨著國民經濟的不斷增長，國家對高等教育的投入也隨之增加。如何配置有限的資源使其發揮最大的社會效益，成為相關主管部門亟須解決的問題。深化高校科技評價改革，對于大力提升高校創新能力、推動高等教育綜合改革、實現創新驅動發展具有十分重要的意義[1]。學院作為高校的有機組成部分，對其績效進行客觀評價是十分必要的。

年終績效是對個人和單位一年工作量的核算，可以直觀地反映出每個人工作的體量和差異，有助于單位和個人對過去一年的工作進行階段性分析評估，從而對將來的工作制定合理的規劃。每個單位基于性質、規模和體量等各方面的差異，對于核算工具的選擇各有不同[2]。

二、高校二級學院年終績效核算的特點

（一）單位規模較小

相較于人員以千或萬計的大型單位，高校二級學院的體量相對較小，一般為幾十到一百多人。這樣的體量若使用Oracle或SQL等大型數據庫進行數據處理未免有點“殺雞用牛刀”的意味。然而，相較于人數少，可以逐個進行核算的微型企業，學院的績效核算仍然具備了一定工作量，且具有自己的特點，使用小型核算系統可以提高工作效率，同時降低出錯率[3]。

（二）核算名目多樣

學院績效的核算名目多樣，主要包括人才培養、科學研究、社會服務和獲獎四個門類。前三個門類對應高校的三大職能，其中人才培養主要是指課堂授課、課程建設等；科學研究包括項目、經費、論文、專著、知識產權等；社會服務包括舉辦學術報告、提交咨詢報告、知識成果轉化等。獲獎屬于對標志性成果的一種獎勵性績效，包括科研成果獲獎、教學成果獲獎、指導學生競賽獲獎等。每個門類基于其成果的類別和級別的不同，會細分不同的條目，對應不同的績點。

（三）核算落點統一化

2015年5月，財政部發布的《中央部門預算績效目標管理辦法》指出：“績效目標要能清晰反映預算資金的預期產出和效果，并以相應的績效指標予以細化、量化描述。”由此可見，為達成“績效目標要能清晰反映”必須“予以細化、量化描述”，但將高校績效目標指標“予以細化、量化描述”是比較困難的。而不能量化就不能比較，不能比較就無法績效管理[4]。

學院績效的核算名目多樣，不是單一的工作量或工作時間可以統一概括的，難以進行直接的比較與核算。年終績效核算的主要作用就是基于一定的規則，對于各類成果和工作，根據其投入的時間、成果的類別和級別等性質給出對應的績點，構建統一的量化評價體系。這樣就可以對不同性質的工作采用統一的量化單位，使同一個人不同類別的工作量可以進行統一匯總，使不同人員的工作量可以進行比較和排序。

（四）數據收集層級化

教師是績效產生的主體，是教學、科研和社會服務績效的創造者，相應的學院設立不同的辦公室為教學科研各項工作提供配套服務，學校設置不同部門對各項工作進行統一管理。因而高校工作呈現的是學校主管部門、學院主管部門和教師的三級結構。其績效數據的來源也呈現層級化的特點。其中，學院主管部門起著承上啟下的作用，一方面接收來自校級主管部門統一核算的數據，并將其分配到各個教師；另一方面接收教師的個人數據，包括數據補充和修改，某一項成果的績效分配等。作為核算中心，學院各主管部門不僅要對各項績效數據進行全面收集，同時要進行核定、分級、分配、統計等各項工作。

三、核算工具的比較

根據學院績效數據的特點，年終績效核算工作門類多，數據來源不單一，需要頻繁地對單條數據進行修改核定或增加新的數據。目前可選擇的核算工具主要包括三類，即通用核算軟件、定制核算軟件和人工核算。

（一）通用核算軟件

市面上提供了許多通用的免費績效軟件，但大部分都是面向普通企業的日常工作，統計類別和維度都較為單一，且需要員工進行日常上報，這與學院統計數據來源與統計數據的方式都不適配。

（二）定制核算軟件

定制核算軟件是找專業的軟件公司，根據單位的需要進行軟件量身定制。其優點是可以根據單位的需要設定門類和計算方式，易于實現快速計算和存儲。但也存在不可忽視的缺點。第一，成本較高；第二，系統一旦完成，數據結構固定，難以實現靈活的調整；第三，對單條數據進行頻繁的修改和拆解，操作起來較為繁瑣；第四，其呈現數據的方式大多為單表單，難以實現多表單數據之間的快速切換。

（三）利用Excel進行人工核算

利用Excel進行數據處理是大部分小型單位的選擇，其優點顯而易見。首先，Excel作為日常辦公軟件無需投入額外成本；其次，一個Excel可以同時存儲多個表單，實現多個表單的儲存、展示和快速切換，在瀏覽數據時不需要進行額外的操作。但是利用Excel進行人工核算工作效率較低，且容易出錯。

四、采用基于Excel VBA的核算系統的優勢

VBA全稱Visual Basic for Applicaiton，是基于Visual Basic for windows發展而來的，提供了面向對象的程序方法和完整的程序設計語言，易于學習掌握，用戶可以非常容易地將日常工作轉化為VBA代碼，實現工作自動化[5]。采用基于Excel VBA開發的核算系統相當于基于Excel進行軟件定制，充分利用了Excel強大的功能，且與單位的需要更為適配，使用也更為靈活。

（一）開發成本低

Excel軟件作為一種強大的數據處理軟件，幾乎是每個單位的必備軟件，電腦上均有安裝。Excel提供了VBA開發的集成環境，無需購買安裝其他的編程軟件，對操作系統性能也沒有更高的要求，無需投入任何額外的成本，人人均可基于Excel VBA進行二次開發。

此外，Excel VBA與曾風靡全球的Visual Basic語言語法一致，簡單易學，上手快，開發周期短，無需專業的程序員，掌握一定編程基礎的辦公人員也可輕易上手。并且辦公人員同時作為系統的開發和使用人員，可以更深刻地理解用戶需求，從而實現用戶需求與功能實現的高度統一。

（二）使用更為方便

基于Excel VBA的二次開發，本質上是將對于Excel的大量人工操作進行自動化，其信息處理速度快、準確性高，對于常態類、重復性、數據量較多的工作，可以大大提高工作效率。基于VBA二次開發的系統，應用往往非常簡單，通常展示為一個命令按鈕，被一個Excel文件隨身攜帶，無需另外安裝，大量自動操作的命令集成在該按鈕的點擊命令中，用戶只需點擊按鈕即可實現一系列的自動化操作，實現數據功能一體化。同時，Excel作為Office辦公軟件家族中的一員，其表格可以直接粘貼到Word或Powerpoint等常用軟件中，也可與騰訊文檔等在線數據收集工具實現直接對接，為日常工作帶來巨大便利。

（三）系統靈活易于修改和升級

大多數的定制系統主要包括系統界面與數據庫兩部分，一個主外面向客戶，一個主內面向數據，客戶通過系統界面與數據庫實現交互，以實現數據的輸入、調用、修改和展示。其數據庫的每個表單的數據結構是固定的，哪怕輕微的調整都需要更改底層代碼。而基于Excel VBA的二次開發，Excel同時作為數據庫和展示，所見即所得，而集成的功能往往只對某一列特定的關鍵數據進行操作，只要保證不修改關鍵的數據列，可以對表格的其他數據列進行隨意增加、刪除和修改，數據呈現更為靈活。同時若有新的功能需要實現，只需要增加一個按鈕，將需要的命令輸入即可，不用擔心改變系統的整體邏輯。

（四）數據呈現更為直觀

基于Excel VBA的系統完整地保留了Excel輕便靈活的特點，數據呈現和使用更為直觀靈活。首先，對于同一個表單的數據，可以隨意添加或刪除非關鍵數據列，可以直接添加或刪除數據行，可以隱藏不需要顯示的數據列，保留了Excel的全部功能，又不會對系統的使用造成影響。其次，無需查詢切換等額外操作，就可以通過點擊輕松實現多個數據表單間的切換。

五、系統實現邏輯

（一）績效核算系統的數據結構

制度的擬定是工作的基石，首先學院必須出臺相應的制度，規定所有用于計算年終績效的數據類別，每一個類別的層級、量級所對應的績點，將不同評價體系的成果和工作量進行歸一化處理。這是績效核算工作的基礎和起點。首先，列出所有需要用于計算的表單，確定每一個表單的數據結構。學院績效核算主要包括人才培養、科研成果、社會服務以及獎勵四類，每一類又分別有相應的子類，每個子類基于性質的不同制定不同的規則，最終實現將具體的每一條數據對應一個可以用于計算的績點，再進行匯總計算。匯總表單設計如表1所示。

其中，每一個具體的門類都對應一個表單，用于展示數據明細，每一個門類表單的序號與匯總表的列一一對應，方便程序開發與數據查找。

每一個具體的表單前四列設定為關鍵信息數據列，展示個人信息和對應績點，用于最終的數據統計，不可隨意移動或刪除，其余數據列可根據每類信息的特點隨意添加描述信息，例如，論文表單數據結構如表2，根據需要還可以添加第一單位、第一作者、通訊作者、是否國際合作論文、是否獎勵期刊等信息，只要不改變前四列關鍵數據列，其余信息可視需要隨意增減。

（二）績效核算工作流程

績效核算規則擬定后，核算工作主要包括三個步驟：數據收集、匯總計算和匯總核查，具體工作流程如圖1所示。

數據收集是至關重要的環節，只有正確的數據才可能完成正確的核算。學院的核算數據有兩個渠道，自上而下來自學校主管部門以及自下而上來自教師上報。學院各部門作為數據的樞紐，負責收集、整理、評級和分配績點。首先，接收來自上級部門的信息，對信息進行處理和提煉后，根據系統擬定的數據表單和數據結構，填入Excel表格，再根據學院關于績點的計算方法，給每一項成果或工作分配績點。這項工作由于涉及許多個性化認定、績點再分配等非標準化工作，利用系統進行統一化處理反而容易受到各種掣肘，由學院主管部門負責人進行人工核定是更為高效的辦法。其次，可利用騰訊文檔等在線表格分享數據，通過權限設定，不允許教師對已有數據進行隨意更改，但是可以添加新的數據，或備注需要修改的信息或分配的績點，用于對數據進行查漏補缺。再次，由學院各部門的負責人進行統一核定，收集完整正確的明細數據，再提交給學院匯總。最后，利用基于Excel VBA二次開發的系統進行匯總計算與數據核查。

六、系統的功能實現

基于Excel VBA系統研發的基本邏輯是利用代碼將大量手動操作轉化為自動化操作，大大提高了核算的速度，也可以避免人為的誤操作造成的錯誤，提高工作效率和準確度。

（一）個人績效計算

個人績效計算是對匯總表進行橫向計算，用以獲得每個教師每個類別的績點。以教師工號作為關鍵字，遍歷每個計算門類對應的表單，獲取該教師在每個門類的總績點，填入對應位置。以下為獲取某個教師某類績點的代碼實現：

'定義一個函數用于求得個人對應類別的績點

Function getPerType（name As String， typeNum As Integer）

Dim calSheet As Worksheet '設定活動表格

Dim i As Integer? ? ? ? ? '遍歷行號

Dim sum? ? ? ? ? ? ? ? ? ?'匯總和

'設定初始值

Set calSheet = Worksheets（typeNum）

i = 2

sum = 0

'遍歷表格，如滿足條件則加上

Do While calSheet.Cells（i， 2） <> ""? ?'當姓名行不為空則繼續

If calSheet.Cells（i， 2） = name Then sum = sum + calSheet.Cells（i， 3）.Value

i = i + 1

Loop

getPerType = sum

End Function

（二）類別績效計算

類別績效計算是對總表進行縱向計算，通過遍歷每個計算門類對應的表單，獲取該門類的總績點。以下為獲取某個門類績點的代碼實現：

'定義一個函數，獲得每個類型的總和

Function getTypeSum（typeNum As Integer）

Dim i As Integer

Dim sum

Dim calSheet As Worksheet

Set calSheet = Worksheets（typeNum）

i = 2

sum = 0

Do While calSheet.Cells（i， 2） <> ""

sum = sum + calSheet.Cells（i， 3）

i = i + 1

Loop

calSheet.Cells（i， 3）.Value = sum

getTypeSum = sum

End Function

（三）匯總計算與核算

首先，對總表進行橫向匯總，通過嵌套遍歷，計算每個教師每個類別的績點和個人總績點，并填入總表中對應的單元格。

然后，對總表已有數據進行縱向匯總，得到每個門類的總績點，再通過遍歷每個門類對應的表單，獲取該門類的總績點，將兩個數據進行對比，若數據一致則核查通過，若數據不一致則核算有誤，通過改變對應單元格字體顏色及彈框等方式進行提示。

七、結語

學院這種小型單位的年終績效核算工作體量小、門類多、數據結構多樣，收集數據時需要多方協作與修改，選擇基于Excel VBA開發的績效核算系統是最優方案。一方面，該方案充分利用了被廣泛使用的辦公軟件提供的功能和平臺，投入少，周期短，操作簡單，可以極大地節約開發成本；另一方面，該系統數據結構靈活，可根據需要進行修改與展示，且可與現今廣泛使用的在線數據收集工具進行聯動，使用便捷，在充分發揮系統運算功能的同時，又不會讓系統的繁瑣操作成為工作的掣肘。

參考文獻

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[3]楊洋.基于VBA的教學工作量及課時費核算系統設計——以天津職業大學為例[J].無線互聯科技，2020，17（3）：80-81.

[4]喬春華．高校開展整體績效評價的思考［J］．會計之友，2020（20）：73－77

[5]王建斌.Excel VBA在企業人力資源信息管理中的作為[J].現代企業，2021（11）：19-20.

作者單位：武漢大學資源與環境科學學院