基于知識管理工具的生活工作平衡術(shù)

摘?要：微時代職場人士面臨著工作和生活上的種種信息帶來的各種壓力，時時面臨工作和生活上海量且碎片化信息帶來的困擾。筆者在長期的職場生涯中一直運(yùn)用為知筆記進(jìn)行個人知識管理（PKM），本文基于知識管理活動各階段中工具對于工作和生活上的重要助力作用，通過實(shí)證經(jīng)驗(yàn)論述以為知云筆記為主要媒介實(shí)施工作和生活的平衡術(shù)，高效高質(zhì)賦能管理過程。

關(guān)鍵詞：知識管理；平衡術(shù)；外腦；賦能

1 研究背景、現(xiàn)狀

“個人知識管理”英譯名為“Personal Knowledge Management”（簡稱PKM）。一個職場人士能否成功打造完美的PKM系統(tǒng)，是檢驗(yàn)其掌控生活工作平衡術(shù)的重要標(biāo)志。個人知識管理（PKM）的寬泛定義由美國的Paul A.Dorsey教授提出：“個人知識管理應(yīng)該被看作既有邏輯概念層面又有實(shí)際操作層面的一套解決問題的技巧與方法。”UCLA大學(xué)安德遜工商管理學(xué)院的Jason Frand已經(jīng)在他們的MBA課程中列入了采用PKM概念來說明信息與知識管理的實(shí)踐活動。Frand和Hixon（1999）將個人知識管理定義為：“它是一種概念框架，指個人組織和集中自己認(rèn)為重要的信息，使其成為我們知識基礎(chǔ)的一部分。它還提供某種將散亂的信息片段轉(zhuǎn)化為可以系統(tǒng)性應(yīng)用的東西，并以此擴(kuò)展我們的個人知識。”

國內(nèi)學(xué)者胡法兵通過比較云環(huán)境下知識管理軟件對比分析，論述了在網(wǎng)絡(luò)時代各類人群應(yīng)用此類工具的場景和必要性。［1］蘇媛欣認(rèn)為“當(dāng)今信息時代背景下的知識具有數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)特征，借助信息技術(shù)手段對知識的管理非常有必要?！保?］王艷萍等認(rèn)為筆記類工具對于團(tuán)隊協(xié)作方面有很強(qiáng)的應(yīng)用能力，是大學(xué)生團(tuán)隊教學(xué)和學(xué)習(xí)方面的重要幫手。［3］劉霽等作者則闡述了筆記工具在勘察設(shè)計咨詢領(lǐng)域的應(yīng)用，構(gòu)建了協(xié)同設(shè)計和知識管理為核心的信息系統(tǒng)，企業(yè)轉(zhuǎn)型為“知識學(xué)習(xí)型”的成果。［4］

綜上學(xué)者的論述，我們可知PKM是提供個人知識儲備的源庫，實(shí)現(xiàn)個人從實(shí)到理又從理到實(shí)的知識循環(huán)迭代的各種技巧與方法。

2 研究的意義

如今職場人士在快節(jié)奏的工作和生活模式下，易造成身心乏力，記憶力下降等常見職業(yè)病。那么進(jìn)行有效平衡生活、工作壓力，并有效降低壓力，可以借助外腦實(shí)現(xiàn)個人知識管理是一個值得探究的高質(zhì)量途徑。

職場人每天在工作和生活中必須實(shí)時應(yīng)對各種突發(fā)事件，借助外腦實(shí)現(xiàn)工作和生活的記憶上的信息平衡，掌握為知云筆記這類工具非常有必要。人類生物體記憶能力的限制決定了應(yīng)對生活和工作記憶容量的局限性，而我們大腦更擅長于處理和判斷事務(wù)，因此將信息記憶儲存重任放置于外腦。外腦的知識存儲能力結(jié)合大腦的分析判斷能力，在使用者的不斷嫻熟技藝磨煉下逐步將顯性知識向隱性知識轉(zhuǎn)化，再向更高層級的顯性知識轉(zhuǎn)化，此過程中在量變到質(zhì)變過程中會出現(xiàn)信息—知識—智慧迭代攀升的創(chuàng)新過程。

3 知識管理載體的應(yīng)用結(jié)構(gòu)體系設(shè)計

網(wǎng)絡(luò)時代的主要媒介是通過各種網(wǎng)站，而為知筆記則順應(yīng)了微時代的出現(xiàn)。隨著云端服務(wù)的普及應(yīng)用，為知云筆記更成了承載PKM的代表性工具。

知識管理是一個知識產(chǎn)生和利用的過程。知識管理活動一般可分為知識獲取、知識整合、知識共享和知識應(yīng)用四個環(huán)節(jié)。微時代到來，即延續(xù)著信息數(shù)量上的海量性，也意味著信息長度上的碎片化，現(xiàn)以為知云筆記在4個環(huán)節(jié)上做一應(yīng)用場景論述：

3.1 知識獲取

多平臺應(yīng)用場景：支持Windows、Mac、Linux系統(tǒng)等網(wǎng)頁版主流電腦端，iOS、Android等手機(jī)端的普及。

廣泛源輸入方式：音頻、視頻、涂鴉錄入、文字錄入、網(wǎng)頁保存等主流信息導(dǎo)入方法。

通過網(wǎng)頁右鍵菜單和便捷網(wǎng)頁插件方式，使得快速攫取某同層級多鏈接網(wǎng)頁成為可能，如圖1所示。

3.2 知識整合

使用者根據(jù)個人知識管理的目的，可做符合自己使用習(xí)慣的分類模式，分享以下經(jīng)驗(yàn)。

3.2.1 根層級分類

按職場人士備受推崇的GTD工作法所包含的五個核心原則（收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行）分類；

在“組織”這塊擴(kuò)展：按性質(zhì)對筆記本進(jìn)行簡單分類，分成工作、學(xué)習(xí)、生活、興趣等大類方向。

這樣組織模式既符合工作上的流程習(xí)慣，又兼具生活方面的信息收集。

3.2.2 次級目錄分類

歸納詳細(xì)內(nèi)容的具體分類條目。

3.3 知識共享

3.3.1 個體的分享和團(tuán)隊的共享模式

個人層面可通過鏈接方式或?qū)С鑫募ㄍ扑]是chm格式）分享；團(tuán)隊層面則根據(jù)業(yè)務(wù)模式，構(gòu)建符合業(yè)務(wù)流程需求的知識管理溝通方式，職場人士以知識節(jié)點(diǎn)方式參與和管理團(tuán)隊內(nèi)的知識共享渠道（見圖2）。

3.3.2 便捷的云同步，保證隨時隨地零距離共享

職場人士所處社會環(huán)境復(fù)雜，其擁有的手機(jī)端、電腦端均可能處于生活、工作不同操作環(huán)境，而生活和工作又存在一定交叉關(guān)聯(lián)，所以通過云端同步到自己的任一使用環(huán)境下既保證工作的延續(xù)性，也滿足了資料版本管理的要求。云同步功能要求幾乎是知識管理共享過程中的基礎(chǔ)標(biāo)配。

3.4 知識應(yīng)用

知識管理前導(dǎo)的工作均是為了應(yīng)用，通過應(yīng)用才能實(shí)現(xiàn)以下知識轉(zhuǎn)變過程：從信息—知識—智慧，從原始顯性知識—領(lǐng)會隱性知識—升華顯性知識的轉(zhuǎn)變。

微時代的知識利用必須有人性化功能支撐才能發(fā)揮到極致，為知云平臺在20余年的打造中不斷汲取使用者應(yīng)用上提出的升級改造需求，從而形成了其獨(dú)特的實(shí)用功能。

（1）云同步環(huán)境基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了個人的知識流深化管理，以合理的知識結(jié)構(gòu)目錄為縱軸，搭配tag“標(biāo)簽”功能的橫向關(guān)聯(lián)，形成知識點(diǎn)的網(wǎng)狀定位，能幫助我們絕大多數(shù)情況下能快速找到相應(yīng)的信息節(jié)點(diǎn)。

（2）云同步環(huán)境基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊的協(xié)同，以權(quán)限管理約束團(tuán)隊內(nèi)信息流轉(zhuǎn)的范圍，以@方法實(shí)現(xiàn)成員點(diǎn)對點(diǎn)呼應(yīng)和將數(shù)據(jù)始終保存在留痕的團(tuán)隊工作流程中，時刻保持著最新的協(xié)同狀態(tài)。

（3）本地的離線狀態(tài)既能保持用時的脫離云端快餐式使用，又能快捷地運(yùn)用增量同步方式獲得最新更新版本，其中的版本有反悔恢復(fù)功能。

（4）以網(wǎng)頁保存起家+Markdown格式+pdf、doc、xls等主流格式的多重方式兼容顯示幾乎“高保真”還原了需保留對象的原特點(diǎn)。

4 載體在生活工作平衡術(shù)實(shí)施場景

日常中知識的獲取可通過許多種方式和途徑，但是知識的高效高質(zhì)利用卻需要我們精雕細(xì)琢沉穩(wěn)思量才能獲得最大的賦能。當(dāng)前生活和工作的密切度進(jìn)一步提高，兩者對于管理方式和方法上更趨于交叉化模糊灰度性質(zhì)，因此運(yùn)用云筆記平臺實(shí)施外腦方式的管理手段上亦逐漸體現(xiàn)出一定的趨同性。因此，筆者擬就云筆記平臺的使用方法談一些經(jīng)驗(yàn)：

（1）密碼管理（見圖3）是我們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪斜匦璧膱鼍肮芾恚河胑xcle表按需分若干字段（如為網(wǎng)站類：目標(biāo)網(wǎng)址、用戶名、登錄密碼、備用郵箱、手機(jī)號；如為銀行卡類：賬號、密碼），但由于很多復(fù)雜情況的存在，要求有不同形式的密碼保存，那么就可以用這種方式保存無限條記錄，且以自己能領(lǐng)會的方式保存，是目前為止最為妥帖的做法之一。

（2）進(jìn)度管理（見圖4）在生活和工作中場景隨處可見，但是實(shí)現(xiàn)有序清晰的進(jìn)度管理路徑卻是我們在簡易性和便捷性兩難抉擇的考慮。以筆記工具留痕記憶參與者的完成時間是卓有成效的方法。

（3）任務(wù)協(xié)同（見圖5）是生活和工作上團(tuán)隊重度使用的場景，團(tuán)隊成員通過點(diǎn)對點(diǎn)方式互動推進(jìn)任務(wù)迭代。信息賦能路徑的流轉(zhuǎn)軟環(huán)境特點(diǎn)是：團(tuán)隊級別權(quán)限式管理、共享協(xié)作清單式留痕管理、個人和團(tuán)隊的信息實(shí)現(xiàn)融通，加強(qiáng)了個人和團(tuán)隊的黏性。

結(jié)語

微時代的生活和工作中人們時刻面對著信息的海量性和碎片化的內(nèi)容推送。因而，我們更應(yīng)主動面對這種壓力，坦然地接受它而不是回避它。我們借助云筆記這種外腦工具形成強(qiáng)大助力幫助大腦分析處理它。未來，職場人士應(yīng)多種渠道探索生活和工作平衡術(shù)，閑庭信步間從容不迫地處理各項(xiàng)事務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

［1］胡法兵.云環(huán)境下知識管理軟件對比分析［J/OL］.計算機(jī)時代，2016（10）：47-49+53.https：//doi.org/10.16644/j.cnki.cn33-1094/tp.2016.10.014.

［2］蘇媛欣.數(shù)字化筆記在個人知識管理中的應(yīng)用［J/OL］.知識管理論壇，2015（1）：35-41.https：//doi.org/10.13266/j.issn.2095-5472.2015.01.005.

［3］王艷萍，何倩.為知筆記在大學(xué)生團(tuán)隊協(xié)作學(xué)習(xí)中的應(yīng)用［J/OL］.軟件導(dǎo)刊（教育技術(shù)），2015，14（09）：66-67.https：//doi.org/10.16735/j.cnki.jet.2015.09.027.

［4］劉霽，王輝，謝衛(wèi).用知識管理帶動勘察設(shè)計企業(yè)的信息化［J］.中國勘察設(shè)計，2011（3）：72-75.

作者簡介：周劍毅（1972—?），男，漢族，浙江溫州人，本科，正高級工程師，研究方向：復(fù)雜項(xiàng)目群的投資進(jìn)度管控及其數(shù)據(jù)挖掘分析。