醫療改革背景下公立醫院檔案管理工作新思考

張遼 董俊煒 郝曉晉

摘要：在信息化時代，檔案資料由傳統的紙質檔案轉化為電子信息檔案，在醫院高層次、精細化發展的過程中，要重視檔案管理工作的改革與創新，充分發揮電子檔案的優勢，創新檔案管理思路與管理理念，為醫院臨床業務和綜合管理工作提供完善的信息保障。本文對醫改背景下公立醫院發檔案管理工作如何開展進行了探討，以供參考。

關鍵詞：醫療改革；公立醫院；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20233133

基金項目：河南省檔案科技項目計劃

項目編號：2023－R－034

公立醫院在日常運營過程中，每天都會產生門診病歷、住院病歷、影像及檢驗結果等大量數據，按照相關規定，這些數據分別要以紙質或電子的形式進行不同年限的存儲與管理，在此過程中就產生了醫院檔案工作。檔案管理工作是醫院行政管理的重要分支，隨著新醫改的推進，檔案管理方式也要與時俱進，對各項管理工作提出的新需求。隨著經濟社會發展和人們對健康重要性認知的普遍提升，體檢、就醫的人數越來越多，給醫院的檔案管理帶來了巨大挑戰。做好醫院檔案管理工作，對醫院的長遠發展和特色化發展、幫助查找自身流程上的不足和解決面臨的問題具有重要作用。檔案管理工作在公立醫院績效考核和醫保付費中更扮演著重要角色，要將運營、臨床與檔案管理工作相結合，將檔案管理制度建設、信息化建設、做好信息保密、加強歸檔管理、提升重視度與投入相結合，探索全新的檔案管理工作模式，滿足當今醫療服務的多元化需求，不斷提升檔案工作效能。

一、醫改與醫院檔案管理概述

（一）醫改背景下的公立醫院發展

公立醫院是醫療服務體系的主力軍。十九大以來，公立醫院改革進程進一步加快，并取得重大階段性成效，在不斷完善基本醫療服務公平性、保障人民群眾生命安全和身體健康發揮了重要作用。2021年6月4日，《國務院辦公廳關于推動公立醫院高質量發展的意見》的出臺，更是在新醫改的綱領框架下，對公立醫院的全面高質量發展提供了依據。在此基礎上，2021年9月14日，國家衛生健康委牽頭出臺《公立醫院高質量發展促進行動（2021～2025年）》，進一步發揮公立醫院的重要作用，在以學科、人才隊伍和信息化建設為支撐，促使我國公立醫院醫療水平和管理能力再上新臺階。

（二）醫院檔案管理

醫院檔案管理的核心是收集和整理醫院各項業務中形成的醫療、患者、科研、管理文件資料，以確保檔案管理的規范性和檔案價值的充分發揮。隨著社會經濟發展，醫院檔案管理也應適應時代變化，開展科學化、規范化以及信息化建設，滿足人們對健康的需求。為確保醫院工作記錄、患者信息、影響檢驗數據等文件管理的規范性，要針對以往發生過的檔案管理問題以及在未來工作中有可能發生的問題制定預防措施。檔案資源來自各個科室與部門，在每日運營中都會產生大量全新的檔案資料，僅憑檔案管理部門負責檔案的收集、整理與歸檔等工作，效率得不到提升。對此，檔案部門要聯合各個科室與部門，共同開展檔案相關工作，通過培訓活動引導科室人員養成良好的檔案收集整理習慣，減輕檔案管理部門工作負擔。

二、醫改背景下的檔案管理內容

（一）信息收集

在醫院檔案管理中，信息整理是工作起點，關系到后續的各個環節，如果在信息整理中存在缺陷或不足，會影響檔案編目，限制檔案調用。目前，多數醫院仍采用人工方式收集并存儲信息，不僅效率低且容易出現失誤，還會阻礙信息化建設的發展。為了確保檔案信息的完整性和準確性，必須在收集和整理中充分發揮現代化信息技術與設備的優勢。對于特殊檔案要采取獨立歸檔，收集工作結束后，檔案工作人員將數據錄入系統中，并進行備份處理，避免信息遺漏或發生偏差。

（二）規劃整理

完成檔案信息收集后，要對其進行規劃整理，在檔案管理系統中對不同類型的檔案進行編號，將每份檔案生成對應編號，提高檔案管理與檔案調取的有序性。這一步驟的規范化程度將會影響檔案的調用與歸檔處理效率。數據庫作為一種信息化系統，具有較強的數據存儲能力，可為后期各類信息管理提供有效支撐。為確保醫院檔案管理工作的高效、規范，要發揮數據庫技術的統籌協調功能，對檔案自動規劃整理，并多次校驗，進一步提高檔案應用的效率。

（三）真實鑒定

檔案管理部門要對收集到的檔案資料進行全面的價值評估，確保獲得的各類檔案信息具備真實性和有效性，并作為醫院制定決策與發展部署的直接參考。在收錄檔案前，嚴格按照上級下達的指令和通知做好檔案收錄管理，對于失效或不具備應用價值的檔案資料，應及時從庫中刪除。此外，還要加大對相關人員的培訓力度，提升專業能力，促使檔案管理質量得到不斷優化升級。要想提升醫院檔案數據收集、錄入統籌管理等的整體效率，需要各部門通力合作，在內部落實檔案過程式管理，貫穿于醫院各項業務與工作中，提高檔案服務質量，使各部門圍繞檔案實現高效協同合作，提高整體運行效率。

三、醫改背景下醫院檔案管理的改進方式

（一）完善檔案制度

醫改背景下的公立醫院檔案工作必須與醫院的發展方向保持一致，形成相輔相成的良性關系。檔案管理人員必須保持認真、嚴謹的工作態度，細致處理各項檔案業務，通過檔案分析，發現經營管理中存在的問題與隱患，并提出有效的解決措施，實現醫院各方面的穩定提升。

管理者要帶頭做好對檔案工作重視與宣傳，引領全院職工認識到檔案管理的重要意義，在日常工作中養成良好的檔案管理習慣，規避檔案問題帶來的潛在隱患。將檔案信息化建設作為醫院現代化發展中的關鍵任務，及時收集經營管理中形成的各類檔案數據，提高檔案管理水平，保障各項管理工作的正常開展。為規范檔案管理人員的行為，醫院也要利用完整的檔案管理機制，從多個層面開展管控工作，包括意識和行為的規范化。為了確保檔案管理與風險排查工作的高質量，必須有效管理工作人員的行為，杜絕在工作中表現出任何懶散、懈怠的行為。融入精細化管理理念，根據精細化管理的特點和要求，圍繞醫院檔案的實際情況，細化管理的各項規章制度。要認真對待相關條文，從中長期規劃和實際情況出發，采用契合管理與發展模式的管理方法，確保檔案管理制度滿足實際需求，充分發揮檔案管理工作的價值，使其成為引導醫院長遠發展的有效工具。與兄弟醫院構建合作關系，定期開展互訪參觀學習，搭建檔案管理人員交流互動的平臺，針對檔案管理中遇到的問題，共同探討解決方案。

（二）加強醫院檔案管理信息化建設

隨著時代發展，醫院檔案數據資源更加豐富，原本的檔案管理系統容量和系統發展效率已無法滿足數據信息的產出效率，從而產生檔案管理工作滯后、信息無法對標的情況。為提升檔案管理工作的水平與效率，醫院必須正確看待信息化、數字化技術的功能以及在當今社會中不可替代的作用，在信息技術不斷發展的今天，利用現代網絡技術，使傳統檔案管理模式向現代化轉變，提高檔案管理水平。在檔案管理的日常工作中，應用信息化技術可減少管理人員在檔案收集與檔案整理中的工作量，將更多時間與精力投入到檔案審核等工作中。在信息化檔案管理建設中，為檔案管理部門配備一系列信息化檔案管理設備，包括檔案掃描機、計算機等硬件設備，還要采購或開發檔案管理專用的軟件系統等，進一步提升檔案管理工作的水平。電子信息檔案是一種基于互聯網和計算機技術與設備下的檔案收集和儲存方式，包括音像資料、文字資料及圖片等。以光盤、磁盤作為儲存介質，電子檔案的應用能有效縮減傳統紙質檔案占用的存儲空間，也能簡化電子檔案的收集、整理、儲存和使用，不僅能節省極大的人力、物力與財力，也能提升檔案管理的工作效能。

（三）做好檔案信息安全保密工作

信息化、數字化技術與設備下的醫院檔案管理工作雖然大幅提高了檔案管理水平，降低了工作人員的工作量，但在當今時代，信息技術在應用中存在一定的風險隱患，醫院要時刻警惕信息安全風險。醫院內任何能夠接觸到檔案資料的工作人員都要認識到檔案信息泄露帶來的嚴重后果，定期開展檔案安全教育培訓，強調檔案資料保密措施，從根源上確保檔案數據的秘密性和安全性。在推進信息化檔案管理建設工作時，應加強保密防護體系建設，員工在調用檔案資料時，必須經過身份認證、權限認證等多重線上審核流程，通過驗證后調取權限內的檔案資料。在檔案資料的線上傳輸中，可使用多種加密技術，例如，數字水印、數字簽名等。此外，為了防止信息泄露和病毒攻擊，也可引入認證技術和安全審計技術等先進手段，保障文件傳輸過程中的安全性。為確保重要檔案的安全，檔案管理人員務必要做好加密備份，定期對信息化檔案系統進行檢查并更新系統功能，修復系統中的漏洞。

（四）加強檔案歸檔管理

在醫院檔案管理工作中，必須保證歸檔檔案的原始性與真實性，杜絕任何偽造行為。在檔案歸檔處理中，必須遵循系統、齊備的原則，確保書寫整齊、文字清晰。通常情況下，歸檔材料會采用白色乳膠進行黏合，不使用粘合劑、雙面粘合劑或漿糊等其他材料。對于已移交的檔案資料，不可使用廢紙打印。制定詳細的電子文檔收集要求，醫院在日常工作中，定期將紙質材料轉化為電子數據，確保電子檔案得到及時保存與利用。同時，也可將醫療活動中使用的幻燈片整理為電子檔案，用于后續的學習與研究。

（五）提高重視度與支持度

檔案管理人員必須具有更高水平的綜合素質和專業水平才能勝任當前醫院的檔案管理工作。因此，要從檔案管理工作實際出發，結合具體需求，開展人才選聘，保障整個檔案管理人才隊伍建設的合理性。

首先，加大對檔案管理人才的招錄與培養。制定培訓計劃，對現有人員通過“送出去”的手段，選派骨干人員到全國檔案管理優秀的醫院學習深造，在夯實基礎理論的同時，引進先進管理理念。通過“請進來”的方法，定期邀請檔案管理方面的知名專家前來授課講學，提升全院全員對檔案管理的重視度，同時提升檔案管理人員的檔案操作技術，繼而不斷提升全院的檔案管理軟實力。提升檔案管理技術人員的薪酬福利，使其與醫院重要職能部門持平或略高于平均水平，激發工作人員的管理積極性。

其次，設立專項資金，加大對檔案硬件的投入。例如，醫院檔案室、人力資源檔案室、病案檔案室場地建設，以及設備、信息系統等配套建設。只有及時更新硬件設備，引進來新設備、新技術，才能充分整合現有檔案資源，減少數據流失，更大程度發揮檔案管理的效能，為醫院管理與良性發展貢獻最大力量。

四、結語

新時代的醫學信息化發展日新月異。移動端小程序的開發、平臺型互聯網問診的建立、加密文檔的使用、電子印章、數字簽名、數據備份、大數據等技術正在逐步影響醫院的日常運轉以及檔案管理工作。新醫改背景下，醫院檔案管理的重要性凸顯，需要決策者以雙重的視角看待。一方面，檔案管理工作的持續提升能有效帶動醫院的科學運營，通過精細化、規范化的檔案管理明顯降低成本，同時在醫保支付、病人滿意度、三級公立醫院績效考核方面發揮積極作用；另一方面，作為醫院管理的重要分支，優秀的檔案管理能提升醫院的影響力，帶來更大的社會效益與經濟效益。

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作者簡介：張遼（1985），男，碩士，經濟師，主要研究方向為醫院管理。