淺談企業會計檔案管理

【摘 要】會計檔案是企業在經濟活動中形成的記錄和反映經濟業務的重要證據。會計檔案管理是企業管理的重要基礎工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案管理的領導。檔案管理部門和財務部門負責對會計檔案管理工作進行業務指導、檢查和監督。

【關鍵詞】會計檔案；管理

一、會計檔案的內容

1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發現缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。

2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細分類帳。屬訂本式的帳簿，應貼上封面；屬活頁式的帳簿，應加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應牢固、平整，封面應齊全、平整，已經實現會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經裝訂成冊的會計憑證應在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。

3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務狀況和經營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。

4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經濟合同、協議及其附件；財務工作計劃，財務工作總結，財務決算資料，財務會議文件；財務分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表；內部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業證照：包括企業稅務登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經辦人在每一項業務完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。

二、會計檔案的保管

（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉爛。保證會計檔案完整無損。（3）實現會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數據建立備份。每月備份不得少于一次。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數據采取刻錄光盤的形式備份，統一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數據的移動備份硬盤，移動備份硬盤應貼上標簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關會計檔案保管年限執行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準權限。本單位財務部內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，經財務部負責人批準后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經財務部負責人準后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，要經財務部負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案管理部和財務部負責人批準，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監銷。會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應單獨抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經辦人應在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領導，一份歸檔備查。

總之，隨著市場經濟的不斷發展，會計檔案管理工作也應不斷創新，以適應會計發展的需要。

參 考 文 獻

[1]《中華人民共和國會計法》

[2]《會計檔案管理辦法》