財務視角下如何進行會展項目管理

文/劉濤峰 （寧波國際會議展覽中心有限公司）

會展業是將定向的行業、商品品類集中展列，發動集群效應，促進有投資意向的客戶群體和企業簽約，不僅對各參展單位具有積極作用，同時對地方整體經濟發展都有促進作用的一種現代服務業，包括交通、餐飲、住宿以及旅游等相關產業也會得到整體聯動，因此，近年來，會展行業得到了社會各界的廣泛關注，多地政府也鼓勵會展業發展[1]。雖然行業整體環境向好，但是由于會展項目涉及的財務費用非常復雜，使其財務工作的難度比較大，如果處理不當，勢必會對會展項目管理帶來不利影響。

一、會展項目的財務特征

（一）成本構成

1．獲取成本

如果某個會展項目不是會展公司原創，公司為了獲取項目的舉辦權需要花費一定成本，比如一個城市地方政府想要舉辦某會展項目，就會通過招標等方式尋找承接會展項目的會展公司。各會展公司為了得到舉辦權，就會通過項目設計、公關、招投標等工作來爭取舉辦權，這一過程所產生的花費就是獲取成本。但如果是會展公司自己原創的會展項目，就沒有這部分獲取成本。

2．前期成本

會展項目在正式實施前，需要進行可行性研究、設計、策劃等前期工作，評估可能帶來的收益，如果可行性研究結果顯示，以公司當前能力承接某項目所帶來的收益并不理想，甚至面臨虧損的風險很大，那么就不予通過，放棄這個項目。如果通過可行性研究，那么接下來就需要進行具體的設計、策劃等工作內容。完成這些前期工作所帶來的花費，即為前期成本。

3．實施成本

會展項目在正式舉辦的實施階段，為了達成項目的預期目標，會采取一系列措施，包括人力配備和組織、準備材料和設備、設備帶來的能源消耗、維修養護等。比如，會展工作人員的勞務費、薪資福利、場地及設備的租賃或購入費用、各類原材料的費用等。對于大型會展項目，還會涉及分包費、咨詢費，以及對人員的培訓費，會展的能源費、交通費、通信費等[2]。除了以上可預見的費用外，會展公司還需要準備一定的意外應對準備金，用來應對會展舉辦期間可能出現的意外。上述實施階段產生的一系列費用，即為實施成本。

（二）收入來源

會展項目的收入來源也比較復雜，主要有廣告收入、合同收入、商業銷售收入、投資利息收入、大型活動的票房收入、獲得的贊助費以及地方政府的撥款等。

二、會展項目管理存在的主要問題

（一）項目前期的準備不夠充分

項目在實施前，沒有經過詳盡的前期調研，就草草部署、貿然安排，后續的定價、服務都沒有跟上，沒有考慮會展公司自身能力就武斷開展或承接項目，導致未能達到預期的效益，甚至可能造成虧損。

（二）項目預算粗放 考慮不全面

會展項目的財務工作需要先編制預算，但如果在預算編制時，考慮不充分、不細致，一些需要花費的支出，沒有被列入到預算之中，或是編制的預算不合理，和實際情況出入較大，這些問題就會導致超支的情況，無法對會展項目的費用支出實現有效管控，這樣的預算工作沒有意義，甚至可能會為會展項目的財務工作帶來錯誤的指導，嚴重影響項目收益。

（三）項目多頭實施 缺乏及時跟進監督

從會展項目的成本構成不難看出，一個會展項目涉及的工作內容繁雜多樣，為保證項目進度，往往是同一時間開展多項工作[3]。如果項目前期沒有制定詳盡的工作計劃，未提前做好充分的組織和安排，那么在實際工作中，這種多頭并進的工作方式，極易出現監管漏洞，且很多工作都存在一定聯系，這也容易發生職責權限不清的問題，影響工作效率。

（四）項目結算不及時

一些會展公司對于前期工作非常重視，但常常忽略后期的項目結算。結算應當是定期進行，每一段時間結合實際工作情況進行定期結算，還能夠根據結算結果開展事中控制。任何問題都是從小開始，逐漸擴大，通過事中定期結算，并根據結算結果發現問題加以控制，就可以將問題在早期階段及時處理，避免問題越來越大。但一些會展項目的結算不及時，甚至是在整個會展項目結束了之后，才轉入到財務部門著手進行結算，完全達不到事中控制的目的。等到最后再統一結算，即使發現問題，也早已經無法挽回，只能眼看著大量損失的發生，沒有挽救的余地。

（五）項目應收賬款問題

應收賬款是影響會展公司資金周轉的一個重要問題，在實際工作中，常見來自參展企業或是會展招標業主的賒欠款項，很多賬款長期未還，甚至到最后變成了死賬、壞賬，會對企業造成嚴重經濟損失[4]。會展公司在清欠催收方面還有待進一步加強，提升應收賬款的清欠力度，保證企業的合法權益。

（六）項目的總結回訪流于形式

會展項目在完結之后，應當開展項目總結及回訪工作，了解項目為公司帶來的具體收益，工作中存在哪些需要改進的不足之處，聽取參與會展客戶的意見，使之起到蓄客的作用。但從實際情況來看，很多會展公司的總結及回訪工作都流于形式，沒有起到真正的作用。

三、基于財務視角的會展項目管理對策

（一）項目前期準備

1．從成本、收益等角度充分開展前期調查及可行性研究

在開展會展項目之前，需要先充分進行前期準備工作，結合會展的具體類型，會展需要用到的設備、技術等，開展詳盡的市場調研，利用實地考察、計算機信息技術等多方面收集信息資料。并結合公司現有的技術和資金水平，估算成本投入。分析以往同類會展參展客戶的成交信息，判斷哪些客戶成功簽單希望最大，預估來自客戶的收入，以及是否能夠獲得撥款、集資等其他收入。結合成本和收入，綜合判斷項目的預期收益。此外，還應評估可能影響收入的風險情況，如果風險很高，一旦發生，是否依然可以實現盈利，公司能否承受風險帶來的損失，如果風險大且公司難以承受風險損失，即便預期收益很客觀，也不建議舉辦這一會展項目。總之，在項目前期務必要從財務角度對項目的可行性進行充分評估，這是保證項目收益的首要工作。

2．項目引入全面預算管理

全面預算管理是一種管理會計手段，不只是使預算工作更加精細化、全面化，還是一種項目資金統籌安排、資源合理配置、支出實時監督的管理手段。首先，會展項目在開展前，需要充分考慮各項支出，編制更加全面、精細化的預算，不僅要包括租賃費、物資費、人工費等必然發生的支出預算，還應包括可能遇到的風險問題，提前編制應對風險所做措施的預算。此外，還要對項目內部展開宣教，意識到全面預算管理不再只是財會人員自己的工作，而是需要公司參與項目的所有人員通力協作，上下一心共同協作，為全面預算管理的有效實施打好基礎。在預算編制完成后，需要將預算根據不同類別、不同部門進行細化分解，分配出各部門的預算，在項目開展的過程中，要求定期統計各部門的實際支出，各部門要主動配合提交相關數據信息，財務人員將各部門的實際支出，和編制的預算進行比對，如果發現哪個部門的實際支出超出預算，就需要找到這一部門負責人共同分析成因，針對成因立即整改，并跟進評估改進后的成效，通過這種方式避免超支問題越積越大。此外，為提高各部門的參與警覺性，還可根據評估結果進行考核，對于超支嚴重的部門，要給予處罰，增強各部門控制支出的自覺性。

3．制定完善的項目計劃和組織安排

在項目開展前，對項目中含有的各項工作梳理出來，組建相應的部門，各部門各司其職，使項目得以有條不紊地高效開展。此外，要針對不同崗位的工作內容制定考核激勵方案，獎懲分明，提升工作積極性。每個部門都要安排負責人，保證當出現問題時，能夠找到負責這項工作的部門負責人，避免相互推諉扯皮的問題。

4．開發贊助商

在項目前期做好贊助商開發工作，可以為項目帶來不小的收益，是推動項目有利開展的一種顯效手段。尤其是承辦政府招標的會展項目，這類項目更容易獲得贊助。在會展項目開展前，需要評估是否需要贊助，需要獲取多少贊助，通過哪些形式給贊助商以回報。拉贊助可以通過向社會公開招募的方式，可在專業期刊，或是網站上公開募集贊助商的信息，提出明確的贊助商資質要求、贊助資金量以及贊助商會獲得什么樣的回報等。還可以通過大數據分析，調查出和本次會展主題相關的公司，且具有一定實力，最好是在當地有一定影響力的公司，定向拉攏這類公司的贊助，在拉贊助時，應當做好宣傳，編寫具有吸引力、感染力的宣傳語，要有會展的說明，并從財務角度介紹贊助商需要接受的財務條款、可能得到的收益回報，以及雙方出現爭議時如何仲裁等。杜絕華而不實、模糊不清的宣傳。要使擬贊助商真切感受到可以帶來的財務收益，有效吸引贊助商加盟。

最好是通過實地拜訪的方式和公司溝通，展現出自己的誠意。如果是近期運營狀況不佳，或是經過自我宣傳等溝通后，對方還是果斷拒絕，沒有繼續溝通的想法，看得出沒有贊助的意向，那么就不用浪費彼此的時間。如果溝通時感覺到對方有贊助的意向，但是對贊助回報不是太滿意，那雙方可交換意見進行商討，了解其希望獲得的回報，可以進行談判。談判時，會展公司也要考慮自身的財務收益，不能為拉攏贊助無條件答應對方各項要求，要提前為對方列出哪些方面可以讓步，哪些方面不能。如果對方明確提出如果可以把某項不能讓步的內容予以讓步，就會贊助。如果公司想要爭取贊助，也可以讓步，但需要對方也能夠增加一項附加贊助或附加服務，來體現誠意。如果對方不同意附加，或是再得到讓步后，又再次提出讓步要求，那么建議放棄這一贊助商，節省時間，去找下一個企業談判。

（二）項目中期管理

1．建立臺賬 定期跟蹤管理

會展項目應建立完整全面的臺賬，反映項目各階段的收支金額、合同履約情況等。臺賬具體要有日期、合同金額、收支金額、收支金額摘要、分項及分包明細等內容。制作清晰財務表格，能夠及時掌握各項支出的明細，使財務人員及項目管理層能夠清晰看到動態的財務狀況，一目了然地對財務進行實時監督，提高財務管控效率。

2．強化項目風險管控

在項目開展前，需要提前分析可能會遇到哪些影響項目收益的風險問題。項目風險防控也不是只存在項目實施過程中，從項目前期準備到整個項目完結的各階段都可能存在風險，其中每個環節的風險都可能使項目造成嚴重經濟損失，因此風險防控工作要涵蓋項目的各個階段。比如在前期簽合同的階段，如果合同不符合國家法律法規，某些條款不符合國家法律，將會被認為無效合同，所以需要在簽署合同前，對合同的合規性進行檢查。沒有問題后，再仔細審查合同內容，看合同內容是否全面，對于出現風險或是爭議時如何處理。在款項支付時，也要檢查各項款項是否滿足合同約定的條件，驗收是否合格，是否有合格驗收憑證，并和預算編制相比較，是否出現超支情況。在舉辦會展時，要重視對各項物資及設備的管理，因為這部分支出占會展項目總支出的很大比重。但物資會展需要用到的物資很多，難以做到事無巨細，將所有物資都妥善管理，對此，可采用ABC管理法，就是根據不同類型物資的價格，將其分為A、B、C三個等級。常有一些費用很高的物資設備，這類物資設備大約占10%，對其要重點管理，在會展準備及舉辦期間，每天都要進行檢查。對于數量不多、價格中等的物資分為B類。對于價格低廉、但數量很多的物資則分為C類，這些大約占物資總量的30%，這部分只需隔一段時間盤點一次即可。總之，會展項目風險類型較多，涉及項目各個階段，會展公司可組建風險防控小組，針對各階段可能存在的風險制定防控對策，防患于未然，當出現風險時啟動提早制定的應對預案，早發現早處理，避免風險擴大。

（三）項目后期管理

1．做好項目總決算，評估項目效益

在會展項目結束之后，財會人員需要及時開展總決賽工作，對項目的收益情況進行核算，這是評估項目開展質量的一個重要參考。此外，還要整理出應收賬款，交給負責清欠催收的部門，盡早收回欠款。

2．細化項目總結分析，形成總結報告

每次會展項目都會形成對未來工作有益的經驗，在會展項目結束后對項目進行總結，提煉有價值的信息為今后的工作提供參考。一方面要匯總可以量化的財務數據，如成本投入、凈利潤等，這是最為直觀的總結內容，并進一步細化各階段及各部門的成本、預算等，了解在哪個階段、哪個部門的財務管理有待加強，提供改進方向，可將這些能夠量化的財務信息形成表格、報告，使管理層有一個直觀的了解。另一方面也要重視非量化的信息。比如各參展商及贊助商的反饋、滿意度調查，參觀會展觀眾的體驗感受，聽取各方有建設性的意見，將意見匯總提交給管理層，為今后的會展項目工作決策提供指導。

3．加強應收賬款管理

應收賬款對會展項目收益有著很大影響，是否能夠有效收回應收賬款也是評估會展項目管理質量的一個重點。會展服務提供參展商展示自己的平臺，幫助參展企業增加效益，但消費者對產品質量的感受需要經過一段時間，所以有的企業在參展后短期內沒有明顯的效益增加，認為會展沒有什么作用。當出現效益提升時，也認為是他們自己的產品質量和服務得到消費者的認可，是他們自己努力應得的結果，和參展關系不大。所以應收賬款欠賬時間越長，還款的意愿就會越小。唯一的辦法就是會展公司要盡快收回應收賬款，不能讓賒欠時間太長。因此，應當對各種應收賬款進行賬齡監控，對賬齡較短的應收賬款要加緊清收，這類賬款的回收成功率更高，避免賬齡延長。而且對于賬齡較長的還款客戶也推出一些優惠，促進其及早還款。對于客戶也要區別對待，如果是信譽比較好、且多次合作的客戶，就可以適當延長賬齡，清收時也要采用緩和的態度。如果是一次性合作的客戶，比如態度蠻橫，之后不想再合作的客戶，那么清欠時也無須注意語氣，要以強硬的態度催收，如果仍不能及時還款，就可訴諸法律解決或是請第三方專業清欠公司來解決。

四、結束語

綜上，加強會展項目管理是實現會展舉辦目標、獲得政企青睞的必要工作。實際上，項目管理的最終目標就是要保證會展公司能夠實現預期收益，這樣才能不斷壯大，增強自身實力，從而承辦更多高質量的會展項目。因此，在會展項目管理工作中，從控制成本、提升收益等財務角度入手，是效果更加理想、方向更加明確的管理手段，因此，會展項目可以結合會展項目的具體類型，站在財務角度制定具有針對性的管理方案，實現項目收益目標。