鄉鎮衛生院檔案管理工作淺述

辛進剛

（棲霞市西城鎮衛生院，山東 棲霞 265311）

引言

檔案管理對于鄉鎮衛生院來說，實際上是一項具有基礎性與重要性雙重特點的工作，檔案管理的規范性會直接影響到鄉鎮衛生院工作的流暢性及科學性。隨著新農村建設的深入發展，鄉鎮居民在各個方面的生活質量都得到了顯著的提升，鄉鎮衛生院在這個過程中做出了非常杰出的貢獻。檔案的建設工作能夠在衛生院落實服務工作的過程中幫助衛生工作人員更加完善的記錄患者的各項身體情況，進而為農村患者提供更加有針對性的醫療服務。由此可見，檔案的建設與管理是國家了解鄉鎮人口健康狀況的重要突破口，也是國家站在全局角度規劃鄉鎮醫療建設的重要依據。另外，檔案的建設還有助于鄉鎮衛生院自身的良好發展，衛生院在日常的運營管理過程中，需要通過很多環節的把控確保衛生院的各項工作能夠順利、完善、有序地進行，這對衛生院的規范性發展也非常重要，雖然衛生院是國家重點建設、扶持的基礎性醫療單位，但在新醫改推行以后，衛生院也同樣面臨著嚴峻的市場競爭，此時若能夠做好檔案的建設工作，對提升衛生院的綜合競爭能力大有裨益[1]。

一、檔案管理工作應堅持的原則

1.規范性原則

檔案管理的規范性原則主要體現在收集的規范性以及管理的規范性。首先，對于檔案信息的收集來說，管理人員要遵循一定的規范性。新時代的檔案管理需要注重檔案信息的全面收集，并對信息完整性有一定的要求，因此必須在收集信息的過程中對收集的事項、流程、方式進行規范，在收集的過程中引導患者有效地填寫自己的信息，特別是對于部分鄉鎮的患者來說，并不善于理清相關的程序及規定，因此需要對每一個患者進行有針對性的指導，并在補充檔案信息的過程中對患者的情況詳細記錄，例如，文字、圖片、音頻、視頻等，確保每個患者在檔案中的信息都能夠在規范性程序準確無誤下達，如此才能為患者提供更加貼切的后續服務，進而提升衛生院的服務質量。其次，對于檔案的管理也要做到嚴格規范。衛生院內每天接診的患者數量較多且繁雜，每個患者的信息都會有所差別，在有效收集信息以后，需要對患者的檔案信息進行規范性的管理，比如將檔案信息進行分類，結合信息化的管理模式規范管理內息的內容，還要注意充分保護患者隱私，對患者的檔案信息加密處理等，通過各個環節的有效處理促進檔案的規范化管理，還要適當的簡化煩瑣的管理流程，促進管理模式的優化，包括檔案的調取、應用、更新等，如此便可以實現檔案收集、管理、應用全流程的規范化發展[2]。

2.便捷性原則

便捷性原則指的是錄入的便捷性及調取的便捷性。檔案管理是一個煩瑣的過程，眾多患者及醫護人員的信息都是檔案管理的重要內容，因此隨著患者數量的增多，需要管理的信息也就越多，那么在錄入、調取檔案的過程中就會花費大量的時間。當前很多鄉鎮衛生院為解決這一問題都逐漸開始在工作中引入信息化的檔案管理技術，為每一位患者建立專屬的電子檔案，如此就可以提升檔案錄入及調取的便捷性，打破檔案應用時間及空間的限制，提升檔案管理工作的效率及質量，除了醫護人員便捷以外，還能為患者提供更加便捷的服務。此時需要注意的是，電子檔案的建設也需要滿足全面性的要求，對患者的各項信息都需要全面記錄，如此在獲取調取、使用的過程中才能發揮出更高的價值[3]。

3.綜合性原則

檔案管理的綜合性主要體現在內容的綜合性及管理方式的綜合性。首先，衛生院在收集患者檔案的過程中就需要盡可能地在內容上體現出綜合性，對患者的各項身體情況進行收集，比如患者的身體情況、不適癥狀、病史、檢查結果、有用藥方式、檢查內容以及每個階段的復查情況等，各項信息都需在檔案中有一個綜合性的體現，這對制定患者后期的治療方案具有非常重要的指導性價值。其次，對方案的管理方式也要具有綜合性，在日常管理的過程中實際上涉及諸多的環節，比如收集、歸檔、加密、整理、調取、運用、轉存等，這些煩瑣的環節都需要在管理模式中綜合地體現出來，對不必要或功能詳盡的環節可以予以簡化或整合，使檔案的管理成為一個綜合性、規范性、科學性的管理系統，借助互聯網技術加強檔案管理的整合性，如此就能使檔案管理的思路更加清晰、流程更加規范，且安全性也能得到一定的保障，為加強衛生院檔案管理工作質量有極大的促進作用[4]。

二、檔案管理工作的現狀

1.人員工作水平有待提升

人員的工作水平會對檔案管理工作的整體質量產生直接的影響，當前很多衛生院的檔案管理工作都開始向信息化邁進，引進了很多信息化的理念及設備，但檔案管理的人員并沒有隨著技術的更新提升自己的相關技能，因此在實際工作的過程中經常會因為技術水平不足而導致工作進展并不順利，對各項工作內容的落實并不到位，這就導致檔案的建設質量及效率一直都得不到應有的保障，檔案的內容不夠完善且容易出現保存不當或者丟失的情況，進而在調取、應用檔案的過程中無法發揮出檔案的真實作用，久而久之，相關人員對檔案的要求也就逐漸降低，使其成為“象征性”的工作。另外，還有很多衛生院對檔案建設的重視程度明顯不夠，受到技術及理念的限制，還在延續使用傳統的檔案管理模式，對檔案信息的收集、整理、管理等環節缺乏規范性的設計，使檔案管理工作的流程沒有明確的規定，隨意性較強。積壓過久的檔案也會因為更新或管理不及時而造成損壞，還有可能受到場地的限制對檔案進行處理，導致檔案丟失、泄露，進而對患者及衛生院都造成不必要的經濟損失，影響衛生院的可持續發展[5]。

2.管理制度不夠完善

管理制度是的促進管理工作規范性的重要保障，也是提升管理工作效率及質量的關鍵性因素，因此在實際工作的過程中應該通過管理制度的制定來對相應的工作實踐進行規范與指導。但就目前的工作情況來看，很多鄉鎮衛生院受到管理水平及意識的影響，缺乏完善的管理制度，且采用的管理方式都比較單一，甚至部分地區的衛生院仍然停留在傳統的管理觀念當中，致使其實際的工作方式并不能適應衛生院在新時期的發展需求，這樣也在很大程度上制約了檔案管理的現代化發展。此外，衛生院管理工作的監督制度也存在很大的不足，導致檔案管理人員由于自身約束不當、外部約束不足，其對自身工作的重視程度逐漸降低，因而檔案管理工作的質量也就無法達到理想的要求。還有很多比較偏遠地區規模較小的衛生院并未設置專門的檔案管理部門，檔案管理工作是由他部門兼職，也并未設定專門的規范制度，經常會因無暇顧及而忽視了檔案的建設[6]。

3.信息化建設滯后

信息時代的背景下，鄉鎮衛生院的檔案建設也需要落實信息化的改進，引進先進的信息技術及設備，加強信息技術的應用能力，促進檔案管理工作實現現代化、信息化的發展。但實際的情況卻并不理想，很多地區由于經濟、意識、規模、水平等方面的限制，使衛生院的檔案信息化建設始終處于初級階段，除了部分經濟發達地區以外，還是有大部分的鄉鎮并沒有實現信息化建設，因而這兩種區域形成了兩極分化的局面。而對于經濟發展比較平穩的地區，雖然已經有了信息化建設的舉措，但信息化檔案管理的模式比較落后，很多地區是運用傳統的管理模式在管理信息化的檔案內容，這就導致管理模式與實際的檔案建設需求脫節，無法達到最佳的管理效果，浪費了很多信息化資源。另外，信息化建設需要以設備做支撐，現代化的檔案管理需要建立在新型設備的基礎上，信息化設備的更新換代越來越快，很多地區受到經濟水平的影響，對衛生院信息化設備的更新比較遲緩，并且對設備的了解不足，在設備出現問題時不能夠及時找到問題根源，進而阻礙了檔案管理的進度與質量。很多檔案管理人員對信息技術的掌握也不夠全面，只能處理簡單的輸入、調取等工作，導致信息化設備、軟件、硬件的很多功能無法充分地得到利用，造成了資源、資金的浪費[7]。

三、提升檔案管理工作的策略

1.提升檔案管理人員工作水平

提升檔案管理人員的工作水平有助于促進衛生院檔案管理質量的有效提升衛生院應予以更多的重視并從意識、技能、素質等方面進行全面提升。首先，衛生院要充分發揮意識的能動作用，從意識上引導檔案管理工作人員對自身工作的重視，通過會議、制度等方式向其融入檔案管理工作的重要性，并為其提供科學的工作指導，幫助員工樹立正確、端正的工作態度，如此就能夠通過意識的有效引導，逐漸提升檔案管理的質量。其次，衛生院還需要對檔案管理人員的工作技能。在人才的輸入階段就需要提升衛生院檔案管理崗位的招聘門檻，從理論及實踐兩個方面對其工作能力進行全面的考核，比如對檔案管理的理解、工作內容的闡述、管理方式的創新、信息化設備的應用水平等，條件允許的情況下還可以通過現場的模擬檢驗應聘人員的實際操作能力，確保其完全合格了以后才能入職工作。并且在考核的過程中通過問題的回答還能集思廣益，為檔案管理的創新方法提供多元化的思路。而對于衛生院本身在職的檔案管理人員，則可以根據衛生院的實際情況為其提供針對性的專業技能培訓，聘請專業的管理人員向內其融入新時代的管理理念及方式，特別是對于信息化設備的運用方面，也需要提供更加專業化的培訓，比如對設備的應用方式以及各項功能等[8]。

2.完善檔案管理工作制度

檔案管理工作制度的建立可以從以下幾個方面入手：首先，衛生院要設立一個專門負責檔案管理的部門，并為這個部門配備專門的工作人員，人員的選擇可以是直接從其他部門調遣，可以是通過正規的渠道進行招聘，也可以是上方部門下派，但無論是哪種方式，都必須要保證工作人員的工作能力符合衛生院發展的實際需求。其次，衛生院需要根據國家醫療檔案管理的相關規定結合衛生院的自身情況制定出專門針對性檔案管理的工作制度，明確標注出檔案管理工作的具體工作內容及流程，包括其他部門與檔案管理部門之間的配合工作也要體現在制度的內容當中。最后，衛生院要制定相應的監督管理制度，可以是部門之間的相互監督，也可以設定專門的監督管理部門依據各環節的規定對檔案管理的工作過程進行全面的監督，為檔案管理工作流程的規范性及方式的科學性提供有效的保障。另外，還可以適當地制定獎懲制度，是檔案管理工作的具體情況對工作人員進行適當的獎懲，若工作的態度、質量、效率都很出色可以在薪資、物品上給予一些獎勵，充分提升人員的工作積極性，但對于工作態度差、水平低下或造成嚴重損失的人員也要秉持嚴肅的態度予以懲戒[9]。

3.加強檔案管理信息化建設

信息化建設是衛生院發展的必然趨勢，也是實現現代化轉型升級的重要舉措，因此在檔案管理方面也要注重信息化的建設。主要可以從以下幾個方面著手：首先，衛生院應引入符合檔案管理要求的信息設備，并及時對設備進行更新，還需要加強對設備的維修與管理，相關人員的設備管理能力，要求管理人員對設備進行合理化運用，注重對設備的保護，盡可能延長設備的使用壽命。其次，衛生院還需要建立檔案管理信息系統，將檔案管理的各個環節納入這一系統當中，并注重對系統的加密處理，嚴格管控人員對系統的使用權限，避免患者信息因系統管理不善而泄露，還可以為患者建立附屬系統，使患者可以通過賬號、密碼的登錄在附屬系統中查詢自己的就診記錄及病癥，嚴格規定附屬系統的使用權限，例如只能查詢不能操作等，避免患者由于操作不當造成更改數據的情況，影響檔案信息的準確性。最后，對于一些經濟建設欠發達的地區，可以考慮暫時使用線上線下結合管理的方式，部分環節用信息化設備代替，線下也同樣做好檔案的管理工作，如此既能夠為衛生院及檔案管理人員提供緩沖的時間，還可以在設備出現故障時及時轉換管理方式，促進檔案管理工作順利進行[10]。

結語

綜上所述，檔案管理工作對鄉鎮衛生院的建設具有重要的促進意義。因此，各鄉鎮衛生院的管理人員需要更加注重檔案的建設與管理，逐漸提升檔案管理的質量及效率，堅持檔案管理的各項原則，以推動衛生院的發展。