數(shù)字化體育檔案管理的現(xiàn)狀及啟示

傅 強(qiáng)

（煙臺(tái)市體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，山東 煙臺(tái) 264001）

任何單位部門都需要做好檔案管理工作，它是一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)能夠獲得良好發(fā)展的重要保障之一。體育檔案承載的是體育方面的重要數(shù)據(jù)信息，我國(guó)要推進(jìn)體育事業(yè)的繁榮發(fā)展，最基礎(chǔ)的一個(gè)管理工作就是加強(qiáng)體育檔案管理。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是體育檔案管理的重要發(fā)展方向，檔案管理者不僅要依托先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)來(lái)加強(qiáng)體育檔案管理，還需在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的一些問(wèn)題，然后彌補(bǔ)不足，并通過(guò)有效的管理方法，激活數(shù)字化體育檔案管理的發(fā)展活力，保障數(shù)字化體育檔案管理的整體質(zhì)量。

一、數(shù)字化體育檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

體育檔案保存和記載了體育領(lǐng)域的重要數(shù)據(jù)信息，能夠?yàn)轶w育事業(yè)的發(fā)展提供有價(jià)值的資料信息與重要證據(jù)。因此，在社會(huì)檔案信息體系中，體育檔案占據(jù)著重要的地位。目前檔案管理部門在開(kāi)展體育檔案管理工作時(shí)，建立起了數(shù)字化檔案管理模式。在這個(gè)過(guò)程中，數(shù)字化體育檔案管理體現(xiàn)了一些明顯的問(wèn)題。

1.體育檔案管理的數(shù)字化發(fā)展水平較低

自數(shù)字化時(shí)代到來(lái)后，各行各業(yè)都在加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。檔案管理部門跟隨數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)，正在積極開(kāi)展數(shù)字化檔案管理。然而，在體育檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，我們能夠發(fā)現(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的數(shù)字化程度并不高，還有不少數(shù)字化管理功能亟待開(kāi)發(fā)與使用。

究其原因，是檔案管理部門對(duì)數(shù)字化體育檔案管理的重視度還不夠高，能夠運(yùn)用到體育檔案管理中的數(shù)字化技術(shù)不夠多，管理人員的數(shù)字化管理水平也不高。從數(shù)字化體育檔案管理的整體成效來(lái)看，數(shù)字化管理在體育檔案管理中發(fā)揮的作用不明顯，沒(méi)能突出數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)，限制了新時(shí)期數(shù)字化體育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展空間[1]。

2.新時(shí)期數(shù)字化體育檔案的利用率不高

檔案管理部門開(kāi)展數(shù)字化體育檔案管理的其中一個(gè)目的就是促進(jìn)體育檔案資源的利用率，讓豐富的體育檔案資源能夠?yàn)槲覈?guó)體育事業(yè)的繁榮發(fā)展提供助力。只是目前數(shù)字化體育檔案的利用率并不高，這一管理現(xiàn)象反映了一些重要的問(wèn)題。

一是數(shù)字化體育檔案資源開(kāi)發(fā)工作沒(méi)有做到位，大多數(shù)體育檔案依然以紙質(zhì)為載體，限制了數(shù)字化體育檔案的可利用空間；二是數(shù)字化體育檔案資源缺乏一定的特色，沒(méi)能建立與之相匹配的數(shù)據(jù)庫(kù)或者體育檔案特色服務(wù)平臺(tái)，這也影響了數(shù)字化體育檔案利用率的提升；三是數(shù)字化體育檔案的開(kāi)發(fā)利用程序不夠規(guī)范，檔案管理部門的窗口服務(wù)水平并不高，導(dǎo)致數(shù)字化體育檔案資源的可利用渠道比較單一，影響了人們對(duì)數(shù)字化體育檔案資源利用的積極性。

3.數(shù)字化體育檔案管理配套服務(wù)不健全

檔案管理部門在開(kāi)展數(shù)字化體育檔案管理的過(guò)程中，與之相配套的管理服務(wù)不夠健全，影響了數(shù)字化體育檔案管理的有效性。比如，管理人員在搜集了數(shù)字化體育檔案資源之后，對(duì)檔案資源的合理分類與存儲(chǔ)方面做得不到位，還忽略了體育檔案的數(shù)字化信息共享服務(wù)，也不注重制定長(zhǎng)效的數(shù)字化體育檔案管理制度。

雖然檔案管理部門將數(shù)字化體育檔案管理當(dāng)成是核心工作內(nèi)容，但是管理人員為數(shù)字化體育檔案管理的配套服務(wù)缺乏全面的研究。因此，從整體上來(lái)看，新時(shí)期的數(shù)字化體育檔案管理缺乏顯著的管理效果。

二、數(shù)字化體育檔案管理帶來(lái)的啟示

1.要增強(qiáng)數(shù)字化體育檔案管理意識(shí)

檔案管理部門要提高體育檔案管理實(shí)效，就要緊跟數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展步伐，積極推進(jìn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)，不斷提高數(shù)字化體育檔案管理的科學(xué)水平。從當(dāng)前的數(shù)字化體育檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，我們應(yīng)深刻意識(shí)到數(shù)字化檔案管理意識(shí)的重要性，管理人員需樹(shù)立數(shù)字化管理理念，掌握數(shù)字化管理方式，身體力行地開(kāi)展數(shù)字化體育檔案管理。而且管理人員具備良好的數(shù)字化檔案管理意識(shí)，能夠驅(qū)動(dòng)他們主動(dòng)展開(kāi)數(shù)字化體育檔案管理，增強(qiáng)他們的管理工作積極性，讓數(shù)字化體育檔案管理充滿活力。

2.要增強(qiáng)數(shù)字化體育檔案的服務(wù)性

檔案管理部門開(kāi)展體育檔案管理工作的目的不僅僅是搜集和存儲(chǔ)體育檔案資源，還要促進(jìn)體育檔案資源的合理利用，為保障體育事業(yè)的繁榮發(fā)展提供豐富的參考資料。這意味著體育檔案管理具有明顯的服務(wù)功能，管理人員在積極開(kāi)發(fā)數(shù)字化體育檔案資源的過(guò)程中，要著眼于提高數(shù)字化體育檔案資源的可利用率，為有需要的人提供體育檔案的借閱服務(wù)。

同時(shí)，管理人員要深刻意識(shí)到數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，能夠?yàn)楣芾砣藛T發(fā)揮體育檔案管理服務(wù)功能提供有力的技術(shù)支持[2]。管理人員應(yīng)展望數(shù)字化體育檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)行之有效的管理對(duì)策，提高數(shù)字化體育檔案管理的有效性。

3.要讓數(shù)字化體育檔案管理規(guī)范化

在數(shù)字化環(huán)境下，檔案管理部門應(yīng)該抓住機(jī)遇，推進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理的創(chuàng)新變革。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)的管理過(guò)程，管理人員應(yīng)促進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理的規(guī)范化，讓整個(gè)檔案管理流程健康穩(wěn)定地運(yùn)行下去。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，數(shù)字化體育檔案管理對(duì)管理人員的檔案管理能力提出了更嚴(yán)格的要求。管理人員必須全面把握好數(shù)字化體育檔案管理的操作流程，避免出現(xiàn)管理工作的失誤，保障體育檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，保障檔案管理信息的完整性與真實(shí)性。

三、推進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理創(chuàng)新的有效策略

1.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平是影響數(shù)字化體育檔案管理成效的關(guān)鍵因素，檔案管理部門應(yīng)將人員培訓(xùn)這項(xiàng)工作放在重要的位置，讓管理人員在接受培訓(xùn)的過(guò)程中，能夠增強(qiáng)自身的數(shù)字化管理意識(shí)、數(shù)字化檔案開(kāi)發(fā)意識(shí)、數(shù)字化檔案資源的共享與服務(wù)意識(shí)等等。同時(shí)，管理人員還能掌握體育檔案管理的數(shù)字化管理技能，讓管理人員具備充足的條件，滿足數(shù)字化體育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要。

檔案管理部門應(yīng)著力建立高素質(zhì)的數(shù)字化體育檔案管理隊(duì)伍，開(kāi)設(shè)理論知識(shí)培訓(xùn)課和實(shí)操培訓(xùn)課。在理論知識(shí)培訓(xùn)課中，培訓(xùn)者應(yīng)該讓管理人員努力吸收數(shù)字化檔案管理的新知識(shí)，學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的新思想與新方法。

即培訓(xùn)者既要提高管理人員的理論知識(shí)水平，又要引導(dǎo)管理人員樹(shù)立起數(shù)字化檔案管理觀念，勇于探索各種提高數(shù)字化體育檔案管理水平的對(duì)策。在實(shí)操培訓(xùn)課中，培訓(xùn)者要著重引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的操作要點(diǎn)及技巧，培養(yǎng)他們對(duì)數(shù)字化管理技術(shù)的運(yùn)用能力[3]。

檔案管理部門在加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作時(shí)，還應(yīng)隨時(shí)根據(jù)數(shù)字化體育檔案管理中面臨的問(wèn)題，設(shè)計(jì)一些個(gè)性化的培訓(xùn)主題，讓管理人員在學(xué)習(xí)主題培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)，能夠?qū)W會(huì)解決相關(guān)的數(shù)字化管理問(wèn)題。比如，培訓(xùn)者可以圍繞“數(shù)字化體育檔案開(kāi)發(fā)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用”“數(shù)字化體育檔案資源的信息共享平臺(tái)建構(gòu)與運(yùn)用”“如何提高數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)意識(shí)”等不同的主題來(lái)展開(kāi)深入的學(xué)習(xí)交流，讓管理人員在互動(dòng)交流過(guò)程中對(duì)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行有效的理解與掌握。

此外，檔案管理部門要注重引進(jìn)高素質(zhì)的人才，讓優(yōu)秀的人才成為檔案管理隊(duì)伍的重要組成部分，激活檔案管理隊(duì)伍的發(fā)展活力，讓檔案管理隊(duì)伍能夠在一定的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)下更努力地提升個(gè)人的專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)自己的服務(wù)意識(shí)與管理能力，為數(shù)字化體育檔案管理作出貢獻(xiàn)。

這顯然有利于改善管理人員在檔案管理過(guò)程中缺乏工作積極性的問(wèn)題，還能在一定程度上激發(fā)管理人員的創(chuàng)新管理潛力，在數(shù)字化體育檔案管理中展現(xiàn)自己卓越的管理能力。

對(duì)于檔案管理兼職人員，檔案管理部門應(yīng)針對(duì)這一員工群體來(lái)展開(kāi)相適應(yīng)的培訓(xùn)工作。比如，培訓(xùn)者可讓兼職人員了解數(shù)字化體育檔案管理的流程，嚴(yán)格遵循檔案管理的規(guī)章制度，做好檔案管理的材料選擇、收集、整理與存檔等一系列的管理工作，同時(shí)，培訓(xùn)者要讓兼職人員適當(dāng)?shù)貙W(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的專業(yè)知識(shí)及其數(shù)字化技術(shù)操作能力，讓他們能夠應(yīng)對(duì)數(shù)字化體育檔案管理的各種新情況和新問(wèn)題。

2.提升體育檔案管理的現(xiàn)代技術(shù)水平

檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓管理人員能夠使用各種數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施來(lái)開(kāi)展體育檔案管理。這一舉措能夠凸顯體育檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化特征，讓現(xiàn)代化技術(shù)與體育檔案管理有機(jī)融合，保障數(shù)字化體育檔案管理的科學(xué)水平[4]。

檔案管理部門可根據(jù)自身?xiàng)l件，搭建一個(gè)數(shù)字化體育檔案管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)以泛微OA作為統(tǒng)一入口，對(duì)數(shù)字化體育檔案管理資源進(jìn)行統(tǒng)一的整理，然后自動(dòng)歸檔。這個(gè)管理系統(tǒng)的運(yùn)用能夠解決當(dāng)前數(shù)字化體育檔案管理的一些問(wèn)題，讓檔案管理更標(biāo)準(zhǔn)、更智能，提高了管理人員的檔案管理工作效率。

為了凸顯數(shù)字化體育檔案管理的全過(guò)程性，檔案管理人員可在這個(gè)管理系統(tǒng)中建立一個(gè)檔案管理門戶，全面呈現(xiàn)數(shù)字化體育檔案管理的重要功能，包括檔案管理流程中心、體育檔案統(tǒng)計(jì)、體育檔案要聞公告、體育檔案管理制度等等。這個(gè)檔案管理門戶只需設(shè)置一個(gè)入口，全面處理體育檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，包括檔案接受、檔案整理、檔案整編、檔案借閱、檔案信息查詢、檔案銷毀、檔案盤點(diǎn)、庫(kù)房管理等不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容。

管理人員依托這個(gè)管理系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展數(shù)字化體育檔案管理時(shí)，將數(shù)字化管理貫穿在體育檔案整個(gè)生命周期之中，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化體育檔案管理的流程化和規(guī)范化提供了良好的條件，有利于全面提高數(shù)字化體育檔案管理的質(zhì)量。

檔案管理部門還需充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)提高數(shù)字化體育檔案的科技化管理水平。管理人員可先做好體育檔案管理數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，然后建立統(tǒng)計(jì)圖表，將體育檔案的全宗數(shù)、檔案的分類數(shù)、檔案的庫(kù)房數(shù)、檔案的在庫(kù)文件數(shù)等不同的數(shù)據(jù)整合起來(lái)，以統(tǒng)計(jì)圖表的形式，形象化地展示這些數(shù)據(jù)信息，為管理人員開(kāi)展數(shù)字化檔案管理提供了重要的信息參考。

在這一數(shù)字化檔案管理中，管理人員應(yīng)注重建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化體育檔案資源集成并融入數(shù)據(jù)庫(kù)中，讓用戶能夠通過(guò)自主檢索的方式，快速?gòu)臄?shù)據(jù)庫(kù)中獲取自己需要的檔案資源信息，為提高體育檔案資源的利用率提供了良好的條件。

檔案管理人員可以利用自接鏈接技術(shù)來(lái)建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索平臺(tái)，在檔案管理部門的網(wǎng)站主頁(yè)上，根據(jù)檔案資源的不同分類，設(shè)置相關(guān)鏈接，讓用戶在點(diǎn)擊鏈接之后，直接進(jìn)入到某類別的體育檔案查詢頁(yè)面。用戶可直接在這個(gè)頁(yè)面上檢索體育檔案信息，找到自己需要的體育檔案內(nèi)容[5]。這一特色數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，能夠?yàn)楣芾砣藛T提高數(shù)字化體育檔案資源的利用率奠定良好的基礎(chǔ)。為了提高用戶檢索的便捷性與高效性，管理人員在對(duì)特色數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案資源進(jìn)行合理分類時(shí)，可將其劃分為管理文件類、群體活動(dòng)類、運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練類、體育競(jìng)賽類等不同的檔案項(xiàng)目。用戶可提取這些體育檔案的分類關(guān)鍵詞，快速檢索并獲取自己需要的檔案資源。

3.健全數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)體系

目前數(shù)字化體育檔案管理的配套服務(wù)不夠齊全，在一定程度上影響了體育檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。為了充分發(fā)揮數(shù)字化體育檔案管理的服務(wù)效能，檔案管理部門應(yīng)注重健全數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)體系，保障這一檔案管理工作在數(shù)字化管理環(huán)境下的健康、穩(wěn)定運(yùn)行。

首先，檔案管理部門應(yīng)設(shè)置在線咨詢服務(wù)，在微信軟件上設(shè)置在線服務(wù)小程序，讓用戶能夠隨時(shí)隨地向檔案管理部門的工作人員咨詢自己想知道的體育檔案信息。這一線上咨詢服務(wù)能夠促進(jìn)檔案管理人員與用戶之間的互動(dòng)交流，前者能夠更好地了解后者的需求。檔案管理人員可根據(jù)用戶的需求，改進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)方式，提高數(shù)字化體育檔案資源的利用率。管理人員也可在微信公眾號(hào)發(fā)布信息，讓用戶更多地了解體育檔案的相關(guān)信息，明確自己的需求。

其次，檔案管理部門應(yīng)將信息共享服務(wù)納入數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)體系之中。管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息資源共享的重要性，要在信息共享平臺(tái)上與其他區(qū)域的體育檔案管理部門相合作，實(shí)現(xiàn)雙方的數(shù)字化體育檔案信息資源的共享，更好地滿足用戶對(duì)體育檔案資源的多樣化需求。

最后，檔案管理部門應(yīng)適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)數(shù)字化體育檔案管理信息反饋服務(wù)。管理人員要善于從現(xiàn)有的檔案管理工作中靈活地獲取反饋信息，然后探索數(shù)字化體育檔案管理方法的優(yōu)化對(duì)策。管理人員應(yīng)具備一定的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)造能力，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前數(shù)字化體育檔案管理存在的問(wèn)題，然后及時(shí)制定措施，彌補(bǔ)其中的不足，保障數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)的整體質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

總之，當(dāng)前社會(huì)的數(shù)字化技術(shù)發(fā)展速度極快，為數(shù)字化體育檔案管理的健康運(yùn)行提供了很好的技術(shù)支持。檔案管理部門要了解數(shù)字化體育檔案管理中面臨的一些主要問(wèn)題，然后在數(shù)字化體育檔案管理模式的啟發(fā)作用下，明確數(shù)字化體育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展方向。檔案管理人員應(yīng)抓住數(shù)字化時(shí)代帶來(lái)的發(fā)展機(jī)會(huì)，不斷地推進(jìn)體育檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，輔助各種數(shù)字化技術(shù)來(lái)提高體育檔案管理的效率及質(zhì)量，為促進(jìn)檔案事業(yè)和體育事業(yè)的良好發(fā)展提供良好的條件。