檢驗機構儀器設備計量信息的標準化管理

洪佩霞

（廣東省汕頭市質量技術監督標準與編碼所，廣東 汕頭 515031）

新時期背景下，科學技術發展日新月異，促進多樣化儀器設備的發展[1]。儀器設備計量信息管理是支持儀器設備正常運行的重要技術基礎，其管理水平直接影響著檢驗檢測數據準確性，進而影響檢驗檢測機構的經濟效益和社會聲譽。充分發揮儀器設備檔案依據、憑證作用，既可以為管理層決策提供科學依據，避免造成損失或浪費；又可以為儀器設備的正常使用、維修和保養提供科學有效的技術支持，延長使用壽命；還可以提高儀器設備利用效率，降低管理成本。各種各樣的檢驗設備的計量檢定周期也不盡相同，所以在管理員管理檢測儀器中難度增大，按照以前傳統的管理模式已經不適合檢測行業發展的步伐，改變現行的管理方法，實行標準化和信息化的管理，可以有效克服以上問題，為檢驗機構動態管理儀器設備計量信息奠定基礎。

1 檢驗檢測機構儀器設備計量信息人工管理存在的弊端

傳統對檢驗檢測設備人工管理模式比較適用于設備少，設備簡單的情況，但現在檢驗檢測機構設備多，復雜多樣性，傳統的管理模式弊端比較多，主要存在以下幾個方面的問題。

1.1 管理流程復雜，計量信息更新不及時

傳統儀器設備計量信息管理工作具有流程煩瑣、工作量大等特點，包括申報、審批、實施計量檢測等多個環節，需由檢驗機構、管理部門、檢驗科室共同協作完成相關工作。在傳統人工管理過程中，需工作人員嚴格按照相關規范完成、申報、登記等工作，制定儀器設備使用計劃、計量年度計劃等，保證儀器設備在有效期間內做好計量管理工作，將計量結果準確登記[2]。

1.2 儀器設備種類繁多，計量管理信息難以保全

檢驗檢測機構開展的安全檢驗項目中涉及化妝品、食品、藥品、保健品等多種類型儀器設備，因為設備比較多樣，計量信息管理工作難度加大。為了方便管理，一般檢驗機構會對化妝品、食品、藥品、保健品等不同專業進行劃分，分成各個檢驗室，但負責儀器設備計量信息管理的人員是質保室人員，對儀器并不熟悉，對管理人員的綜合素質要求太高，如果不進行儀器設備計量信息化管理，會造成管理混亂，信息遺漏。無法保證檢測結果準確性，無法提供技術支持。

1.3 儀器設備計量周期各不相同，不能同時查閱到期情況

檢驗機構檢驗儀器設備品種繁多，不同設備計量周期都不一致。例如壓力表的檢定周期為半年，離子色譜和電感耦合等離子體質譜儀校準周期為2 年，而原子吸收的校準周期為1 年，還有一些儀器設備需結合日常使用實際情況來確定檢定周期。在傳統管理模式中，要查詢儀器設備是否到期難度比較大，這樣難以掌握設備到期情況，增加了管理工作風險隱患[3]。

2 檢驗機構計量信息標準化管理原則分析

科學技術發展迅猛，檢驗檢測機構也隨著時代不斷進步，與時代銜接，在各個管理環節中信息化管理可以提高工作效率和質量。特別是儀器設備的管理，必須要采用計量信息化管理，才不會出現傳統管理中出現的問題，主要有以下四個原則：

1.以《檢測和校準實驗室能力的通用要求》《實驗室資質認定評審準則》作為依據，以此推動管理工作的開展。

2.儀器設備的申報、審批中，大大提高質量和效率。

3.重視儀器設備計量檢定校準結果的數據，并對檢定和校準這些數據進行分析、比較。

4.在儀器設備的計量信息化管理中，必須要內容準確，流程要簡便直接，保持檢驗室和質保室直接對話，避免繁瑣的流程，復雜的審批便于管理員操作。

檢驗檢測機構儀器設備計量信息標準化管理的內容和流程，可分為以下四個方面：

一是儀器設備計量信息計劃申報。

二是儀器設備計量信息的應急申報。

三是儀器設備計量信息登記。

四是儀器設備計量結果確認。

儀器設備計量信息計劃申報，儀器設備計量認證流程中，計量計劃申報材料主要內容作為主要依據和重點考察內容。確定申報內容及申報流程，一般申報流程為檢驗室室向管理部門提交申請，管理部門對檢驗室申報材料進行審查，完成后交由技術負責人再次審批，技術負責人審批后由對審批內容進行備案。計劃申報主要有以下幾個方面的內容：

一是儀器設備一般登記信息，即設備名稱、設備編號、規格型號、保管人、出廠編號和所屬檢驗室等方面。

二是儀器設備登記計量信息，即檢定或校準時間、檢定或校準周期、檢定機構、檢定結論、計量確認書等方面。保證計劃設備全面、準確、詳實[4]，在申報過程中，要保證申報信息完整和準確，避免出現錯誤，為檢驗機構儀器設備計量信息化管理工作奠定良好的基礎。

儀器設備計量信息的應急申報，檢驗室如果需要購進新設備，它會由檢驗室填寫申請報告，報告由檢驗室主任簽名，然后由質保室主任確認，質保室主任簽名后送到單位的技術負責人審批，最后由單位領導應急申報審批。如果設備是停用后重新啟用，可由檢驗室提出申請，交由質保室主任確認，由技術負責人審批即可，這樣體現應急的特性。

儀器設備計量信息登記，如果設備儀器已經到了檢驗周期，質保室會根據設備計量登記的信息提示檢驗室，然后由質保室向計量檢測機構提出計量檢定請求，確認檢定時間后，通知檢驗室檢驗時間以及配合的事項。檢驗機構對設備進行計量檢定或校準后，檢定機構會根據檢驗情況出具證書，包括檢定證書和校準證書。質保室對檢定證書進行掃描，交由檢驗室確認，設備性能是否符合要求，儀器操作人員對證書上的數據進行確認合格后，交由質保室進行信息登記，登記的信息需齊全。

儀器設備計量結果確認，質保室對儀器設備計量信息進行登記，并上傳檢定或校準證書，檢驗室通過信息化手段可以查到檢驗結果。檢驗室工作人員接到管理員下發的信息后，根據檢定或校準證書上的數據與儀器的要求進行比對，看儀器設備能否達到實驗要求進行確認，并填寫打印確認表。若儀器設備根據檢定或校準結果達不到檢驗標準的要求，不符合標準對儀器的要求，檢驗室會對儀器設備暫時停用，并報告給質保室，質保室會根據情況貼停用標識，并啟動維修程序。維修申請由檢驗室提出，交由質保室向儀器供應商提出維修申請。

3 儀器設備計量信息標準化管理需要注意的事項

進行計量信息化管理的目的是提高管理中的質量和效率，在管理的過程中，必須簡化管理程序，計量信息化標準化管理不但便于查詢，也讓各個環節簡便，檢驗室跟質保室銜接更快，檢測機構現在的檢測儀器品類很多，也各不相同，特別是檢驗周期，在利用信息化手段管理計量信息時，需盡量保留儀器設備已計量的信息[5]，檢驗室和質保室可以隨時查詢設備的信息，同時它是動態的，儀器設備必須在計量有效期內使用，所以在質保室管理中，需要在電腦中設置提示。如果檢驗設備到了檢驗周期，可以有預知作用，一般設置50 天預示到檢定周期的提示。檢驗檢測機構儀器設備計量信息化管理是隨著時代的發展而順應時代的要求，隨著儀器設備不斷開發，需要對硬件設施進行定期維護、軟件進行定期更新，要與儀器設備的發展同步，并針對出現的問題采取措施。充分發揮檢驗室與質保室聯系的優勢，不斷改進，不斷進步，為檢驗機構檢測數據準確性提供保證。

4 儀器設備檔案的標準化管理

總體要求部分中，檢驗檢測機構應提出其在儀器設備檔案管理方面統領性要求，如應設置專業部門、有專人負責儀器設備檔案工作；負責儀器設備檔案工作的人員應經過檔案管理法律法規、專業知識技能方面的培訓；應提出歸檔時紙質規格要求等內容。

4.1 歸檔范圍

根據不同的性質，可以將儀器設備檔案的歸檔范圍為綜合管理類檔案、儀器設備技術類檔案和其他技術類檔案等。

綜合管理類檔案是檢驗檢測機構統籌管理本機構內的全部或部分儀器設備時生成的需要收集、整理、歸檔的技術類材料，如儀器設備臺賬（必須含有設備管理唯一性編號）、檢定/校準方案、維護保養計劃、期間核查計劃等。

儀器設備技術類檔案是儀器設備在購置/租賃、驗收/調試、運行/使用、維護保養/維修、報廢等階段生成的需要收集、整理、歸檔的技術類材料。購置階段的技術類檔案應包括購置申請書、技術論證材料、儀器設備購置批準書、儀器設備購置合同、儀器設備到貨通知書、儀器設備的提貨單、進口儀器設備的報關單、發票單據及運單等相關資料等。租賃階段的技術類檔案應包括租賃儀器設備技術論證材料、租用合同等。驗收/調試階段的技術類檔案應包括裝箱單、質量檢驗證書或合格證、使用操作說明書、保修單、檢驗檢測設備的相關結構原理圖及線路圖、維修保養信息資料、安裝調試記錄、準確度/量程/精密度及穩定性等技術性能方面的試驗記錄等。運行/使用階段的技術類檔案應包括運行/使用記錄、運行環境監控記錄、操作規程或作業指導書、檢定/校準證書、檢定/校準結果確認記錄、修正因子使用記錄、期間檢查記錄等。維護保養/維修階段的技術類檔案應包括維護保養規程或作業指導書、維護保養計劃/記錄、維修記錄、搬遷/移動記錄、搬遷/移動驗證記錄、流轉交接單等。報廢階段的技術類檔案應包括報廢申請書、鑒定書、審批資料、報廢轉交單等。

其他設備技術類檔案是指有證標準物質、參考物質、試劑、消耗品等從購置到消耗全生命周期生成的需要收集、整理、歸檔的技術類材料。包括采購計劃、開箱驗收和技術驗收記錄、領用/歸還記錄、使用記錄、核查記錄、有證標準物質證書、期間核查方案/計劃/記錄等。

4.2 歸檔方式

根據儀器設備的生命周期特點，其檔案應該動態收集。檔案管理人員應主動收集綜合管理類和其他技術類檔案，儀器設備使用人員應及時將動態生成的儀器設備技術類檔案移交給檔案管理人員。綜合管理類和其他設備技術類檔案可以采取集中管理、分類整理并歸檔、專柜保管的方式管理。技術類檔案可以按照一機一檔的原則進行整理并歸檔。應依據檔案材料形成的時間、材料內容的主次關系進行排列，做到目錄清楚、分類準確、編排有序。同類型的多個小型儀器設備如壓力表、鋼卷尺、溫度計等，可以按類別分別歸檔在一個檔案盒內，進行統一集中管理。完成報廢后的儀器設備，其技術檔案應專柜保管。

4.3 維護與改進

由于一方面儀器設備動態使用過程中會生成新的檔案素材，例如每年新生成的計量證書、維修維護記錄等；另一方面管理要求發生變化也會生成新的材料，如資質認定管理政策發生改變。所以檢驗檢測機構應及時補充或更新儀器設備檔案，以保證儀器設備技術檔案的全面性、完整性、及時性。

通過制定儀器設備檔案相關標準，檢驗檢測機構儀器設備檔案管理不僅可以做到“有法可依”，減少管理環節中人為因素管理的不規范性，還可以減少不符合的發生頻次，提升檢驗檢測機構的管理水平，為檢驗檢測數據的準確性提供最可靠的技術支持，從而更大程序上滿足資質認定的要求。

5 結語

總之，檢驗檢測設備計量管理向信息化和規范化管理的方向不會改變，這樣既保證了量值傳遞的準確性，又提高了管理水平，還提高了效率，為檢驗機構檢測數據的準確性提供保證。