基于履約管理的項目管理系統設計與實現

楊錫森

（江蘇自動化研究所，江蘇 連云港 222006）

隨著裝備采購制度改革深化和國防裝備發展，軍工科研院所作為裝備采購市場的競爭主體，正面臨著合同履約方面的挑戰和機遇。一方面，由于承接和研制的合同數量不斷增長，無法按期交付的風險逐漸增大[1]；另一方面，用戶逐步加強合同監管和懲罰力度，合同履約執行情況好的承研單位更容易獲得新的合同[2]。項目履約管理的研究多見于工程項目，是對合同中約定的節點進行項目策劃、組織、領導和控制，對項目過程實施監管和督促，及時發現和處理項目履約過程中的進度問題或隱患，防控風險，進而推進交付和合同付款工作的管理過程。項目履約管理的管理范圍可概括為項目執行、項目績效、項目變更和項目評估[3]。項目履約管理的定義和管理范圍根據企業管理要求不同而不同，但本質上都是合同履約要求下的項目管理。

項目管理是為了有效管理項目而制定的一整套原則和方法。針對項目的臨時性、獨特性、目標性、約束性和周期性的特征，項目管理通過綜合利用十大知識領域體系來實現對項目啟動、規劃、執行、監控和收尾五大過程組的控制[4-5]。項目管理自20 世紀60 年代運用在“兩彈一星”以來，在軍工領域已被廣泛應用，近年來，一些基于PMBOK 的項目管理商品軟件陸續應用在航空、航天和船舶等行業，但由于軍品項目時間緊、需求變更頻繁和配套多，仍舊存在項目計劃管理與合同節點管理對接效率低、進度反饋不及時和履約考核工作量大等影響履約率的管理問題[6]。因此設計與開發基于履約管理的項目管理系統是十分必要的。

1 項目履約管理要點與問題分析

1.1 項目履約管理要點

項目履約管理的目標是提高履約率。履約率是將固定周期內所有按期或提前完成的合同數量與計劃完成的合同數量相除得出。實施項目履約管理是提高履約率的有效手段，項目履約管理要點如下。

1.1.1 項目合同管理與項目計劃、進度管理的關系處理

合同作為項目上級來源，合同信息的傳遞錯誤和不及時不僅影響項目策劃和執行，還會使計算的考核結果缺乏實際意義，甚至造成錯誤的項目決策。因此做好項目合同管理與項目其他管理要素的關系處理是貫穿整個項目周期的重要管理工作。

1.1.2 履約考核辦法的制定與落實

履約考核辦法的制定不能僅考核合同節點的完成情況，針對方案設計、技術設計、軟件開發和生產采購等環節也應分別制定對應的履約考核辦法，實現項目精細化管控，有利于識別科研生產瓶頸，同時也必須考慮辦法落實的可行性。

1.1.3 項目履約管理知識積累

項目履約管理知識包括項目計劃模板、交付物模板、文檔模板和管理制度等。以項目計劃模板為例，合理的計劃模板是在評估企業研發制造能力和關鍵節點的基礎上，經過多輪更新、迭代后形成的寶貴知識，在編制項目計劃時通過引用計劃模板，不僅可以降低人工編制錯誤的幾率，更提升了項目計劃的可執行性。

1.2 項目履約管理問題

根據軍工科研院所項目管理現狀和特點，結合項目履約管理要點，分析以下項目履約管理實際執行時存在的問題。

1.2.1 項目計劃管理與合同節點管理對接工作效率低

項目計劃可分為履約計劃與非履約計劃。履約計劃是對合同要求節點的細化和補充，一般是由跨部門、轉階段的項目工作任務組成，納入履約考核；非履約計劃是部門或科室內部計劃，不納入履約考核。由于裝備研制工作任務的緊迫性，科研院所在得到客戶初步需求后就要進行項目立項，開展設計研發工作[7]。此時合同未簽訂，合同節點沒有正式確定，但項目主管必須根據預計的合同節點編制項目履約計劃，待到合同簽訂時，如果合同節點與預期不一致，需要對照合同節點調整項目履約計劃，如兩者不能建立高效的聯動機制，導致工作效率低，從而影響項目執行。

1.2.2 進度反饋不及時、執行細節不直觀

項目進度反饋方式可分為2 種，一種是人員通過詢問后手動填報，存在的問題是填報和審核進度時需要通過詢問和查詢了解詳細進展情況，耗時長、工作重復且進度真實性無法保證，此外由于填報人員的主觀能動性不足、出差無法填報等原因，導致進度反饋不及時；另一種是通過將任務下發下游系統，下游系統執行完成后自動反饋進度，存在的問題是該方式更適用于下達明確具體的產品生產計劃、元器件采購計劃，不適用于項目履約計劃這種總結性計劃。因此需要設計手動填報和接口自動獲取2 種方式結合的反饋方式。

1.2.3 全方位考核統計工作量大

科研院所的項目整體推進需要依托合理詳細的考核制度，考核的重點是項目進度完成情況，關鍵信息包括：任務提前完成天數、超期完成天數、協調后提前完成天數和協調后超期完成天數等，以上信息會對應考核的加減分要求。考核的全方位體現在可按項目重要程度、項目類型、項目階段劃分考核指標，按月度、季度和年度來計算部門考核分數。以上工作如果在線下登記需要項目主管整理和核對大量的數據，消耗大量的管理人力資源。

2 系統概述

項目管理系統的主體功能架構如圖1 所示，主要包括立項管理、項目合同管理、計劃管理、進度管理、履約考核管理、項目監控看板功能，并通過接口獲取和提供企業其他系統項目相關數據。

圖1 項目管理系統功能架構

系統采用B/S 架構，系統架構為4 層。其中，門戶層是本系統提供用戶訪問的操作界面，是全部功能的訪問入口，提供單點登錄功能；平臺應用層是面向管理員用戶，執行權限管理、角色分配和系統配置等表單及流程定義；平臺架構層是由DOJO、Jquery Plugins、進度指標計算引擎和BPS 等前端架構核心組件組成，主要執行進度計算、履約率計算和履約考核計算等功能。后臺核心組件由Spring3、Spring MVC、Hibernate3、Spring Security 及一些技術組件組成，主要執行平臺層各模塊功能；服務層是由Tomcat 服務器和Oracle 數據庫搭建。

3 功能設計與實現

3.1 立項管理

立項管理為項目創建、項目信息統一管理的入口，包括項目群、項目立項功能。項目群是按層級展開的項目類結構樹，用于將項目分類、所屬領域、業務主管部門和責任部門等屬性相同的項目進行歸集，便于項目統一調整和權限分配。項目立項是在項目群搭建的結構樹下創建項目信息，維護屬性包括：項目名稱、項目代號、責任部門、項目負責人、項目團隊成員、是否重點項目和合同編號等。項目信息經過審批生效后，系統將立項成功信息推送項目負責人和項目團隊成員。

3.2 項目合同管理

項目合同管理用于記錄項目收入合同信息，支持合同登記、合同節點錄入、合同節點變更和合同進度查看流程。合同信息登記用于維護合同名稱、合同編號、合同類型分類、合同內容、是否正式合同和關聯項目。合同節點是在合同正式簽訂后編制，內容包括節點名稱、計劃完成日期等信息，保存時如沒有與履約計劃關聯系統會提示，經審批通過后發布生效。合同節點變更后可自動觸發對應的項目履約計劃變更申請。合同進度查看需要先將合同節點與項目履約計劃關聯，通過項目履約計劃進度反饋實現合同進度更新和匯總。

3.3 計劃管理

項目主管在線下簽發履約計劃書后，在系統中錄入項目履約計劃，包括任務名稱、責任部門、責任人、計劃類型、計劃完成時間、計劃協調完成時間、任務邏輯關系、任務協作團隊和交付物。在編制計劃的過程中，如項目主管在合同管理模塊中已錄入合同節點，在編制保存項目計劃時系統會提示需要同步將項目履約計劃與合同節點手動關聯，再經審批后，由項目主管發布項目履約計劃。任務負責人收到發布后的項目履約計劃繼續進行項目非履約計劃的編制，最終形成一本完整計劃。系統支持利用項目計劃模板快速生成項目計劃，已編制完成的項目計劃可以保存為項目計劃模板，供個人專用或集體使用。

3.4 進度管理

進度管理，包括項目進度反饋和合同進度匯總。項目進度反饋的流程為任務責任人收到計劃即將到期的預警通知，根據任務的實際進展情況填報完成狀態，系統自動取填報日期作為任務完成時間，經審批通過后進度生效。如任務責任人因出差無法查看預警，系統通過多人預警的機制同步通知項目負責人和項目主管督促執行反饋。對于設計、生產和采購類型的項目任務計劃，系統通過接口獲取PLM、ERP 系統的設計、生產和采購數據，其進度計算分別為已發布圖紙對圖紙總數、已完工生產訂單對生產訂單總數和采購到貨數量對采購總數的占比，此時任務負責人在進展填報過程中只需要對獲取預置的值進行修正。系統還提供手動實時獲取下游系統執行情況的功能，便于審批領導再次確認進度，審批通過后的項目進度生效。只有合同正式簽訂，與項目履約計劃關聯的合同節點才更新進度，項目主管根據合同節點完成情況開展下一步對客戶的溝通、交付和收款業務。進度管理軟件流程圖如圖2 所示。

圖2 進度管理軟件流程圖

在項目進度反饋界面選擇待反饋的任務，初始化加載時，系統判斷任務的tasktype 類型值后通過接口獲取下游系統數據，再調用taskprogresscollectf 算法得出任務進展百分比，更新到進度信息中。人工修改保存后提交審核，審批通過后更新任務進度信息，系統調用progresscollectf 算法向上匯總項目整體進度信息。系統判斷合同檔案formallysigned 值更新合同節點進度，調用contractcollectf 算法執行合同進度匯總。

3.5 履約考核管理

項目履約考核管理的主要功能是通過系統自動匯總項目信息，根據預設公式，計算得出履約率和履約考核指標結果。以“部門履約能力”評分為例，其計算方法為考核周期內業務部門承擔的履約計劃重點任務和一般任務進度完成情況加權求和。重點項目下的履約計劃為重點任務，其他項目下的履約計劃為一般任務。任務完成情況在考慮延期天數等時間因素后根據公式計算得出，本計劃的任務延期天數是在比較計劃完成時間和實際完成時間的基礎上扣除緊前任務的延期天數得出。項目主管針對系統計算的結果提交審批通過后，履約考核結果正式生效，業務部門領導和員工可以通過考核分析功能查看本部門的考核結果。系統支持按月度、季度和年度統計形成報表。系統與財務管理系統集成，實現履約考核結果與部門績效直接關聯。

3.6 項目監控看板

項目監控看板是面向所領導和部門領導的項目信息綜合展示，展示的內容包括項目信息、合同進度、項目進度和履約考核結果等，通過看板個性化配置、多級展示、逐級鉆取的方式讓領導快速掌握科研院所發展運營情況，為后續項目資源協調和合同督促執行提供數據支撐。領導通過在看板中填寫批注可直接發送任務和問題給項目負責人，所有的回復內容會記錄在看板中，實現線上高效溝通和扁平化管理。

4 結束語

基于履約管理的項目管理系統是在全面分析項目履約管理要點和問題的基礎上，重點解決合同節點與項目履約計劃對接工作效率低、進展反饋不及時準確問題，規范項目立項、計劃編制、進度反饋、項目監控和合同信息登記等業務流程，實現線上履約考核，減少項目主管在項目監管上的工作量，為領導和項目團隊成員展示履約考核結果，為科研院所的履約能力提升打下了基礎。