基于協同共享的高校及科研機構合同管理系統設計與實踐

趙軍峰 李星美 莊囡 李亞子 魏旗鵬

［摘 要］合同管理是高校和科研機構運行與管理的重要組成部分，涉及合同的審核、簽訂、執行、節點把握、共享、驗收、歸檔等。當前高校和科研機構的合同管理普遍面臨著諸多問題，如信息不透明、合同管理效率低等。因此，文章建立一種基于協同共享的高校和科研機構合同管理系統，介紹該協同共享的合同系統建設意義、設計原則、設計方案，并結合A單位實例進行分析，以期為國家醫學科技創新體系與核心基地建設提供規范性支撐，為高校和科研機構的合同管理提供參考。

［關鍵詞］合同管理；MacRP系統；協同共享；醫學科技創新體系；核心基地

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.061

［中圖分類號］G47［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）24-0185-03

0? ? ?引 言

合同管理是高校和科研機構內部控制管理的重要組成部分，無論從單位提升整體管理能力和水平，還是從提高財政資金使用效率、維護國有資產安全角度來看，合同管理工作日益重要［1］。

大多數高校和科研機構受傳統觀念或客觀因素影響，在傳統紙質合同審簽管理過程中，面臨審批流程不規范、臺賬不清晰、合同簽署周期長、合同執行緩慢等諸多問題，對正常項目合作、日常審計、經費執行造成一定影響，從而影響單位內控的質量與效果。大數據時代，有效的合同管理，尤其是基于新技術的合同管理系統，利用信息技術來解決線下合同管理面臨的風險和問題，有助于提升各單位合同管理水平。A單位（以下簡稱“院校”）是國家級綜合性醫學科學研究與醫學教育機構，實行院校合一的管理模式，內控方面接受教育部、審計署、國家衛生健康委等國家部委的監督管理。本文將結合A單位合同管理系統設計與應用方面的實踐，重點探討我國高校及科研機構合同管理系統的設計模式。

1? ? ?高校及科研機構合同管理的現狀及需求設計

1.1? ?合同管理現狀

合同系統建設是高校數字校園與內控信息化建設的重要內容，已經成為高校數字化校園與內控建設的主要目標。近年來，國內雙一流高校以及中國科學院等科研機構已經逐步建立內控管理系統，實現合同的在線管理。但是，仍有較多高校及科研機構未真正建立完善的內控管理體系。具體體現在以下方面。

1.1.1? ?合同執行與管理困境

部分單位合同管理系統仍停留在線下管理層面，導致合同簽署流程與時間較長，且相關業務部門、合同經辦人員、合同管理人員不能清晰掌握合同底賬，合同逾期情況偶有發生。部分合同涉及履約保函、保證金的返還及退回，因底數不能完全明晰，產生支付情況底賬不清的問題。部分涉及招投標的合同，因為線下簽署受到審批人時間、空間狀態的影響，導致合同未能按照招投標規定的合同簽署時間（通常30天內）完成簽署。由于缺乏合同預警提醒機制，部分合同存在逾期支付現象，易產生違約等潛在合同風險。

1.1.2? ?內控體系未真正落實

因沒有硬性政策要求的壓力，很長一段時間，不少高校及科研機構整體內控體系建設落后。隨著《行政事業單位內部控制規范（試行）》的出臺，大部分高校及科研機構已逐漸認識到合同管理的重要性，但是單位合同內部控制管理水平仍參差不齊［2］。

1.1.3? ?內控意識相對缺乏

職工對于合同管理涉及的相關要求普遍較為模糊，缺少對合同管理重要性的認識。將合同流于形式，主要應付財務部門報銷使用，沒有充分認識到合同主要是面向未來的，如果產生糾紛，合同將是對自身合法權益維護的法律武器［3］。

1.2? ?現實需求

以“院校”為例，之前合同管理的狀況同“國家醫學科技創新體系的核心基地”建設的內在要求存在一定差距，合同管理的現代化水平同國家數字化、智慧化建設要求也不相匹配。合同管理中暴露出的“院校”內控管理體系存在短板，亟待通過新技術手段進行彌補。實現合同的規范化、全生命周期管理，也需要線上合同管理系統的支撐。

1.2.1? ?建設核心基地需要完整的數字化支撐體系

2018年開始，“院校”貫徹落實習近平總書記“努力把中國醫學科學院建設成為我國醫學科技創新體系的核心基地”重要指示精神［4］，努力打造開放型、高水平國家醫學科學院。這就需要有相應配套的高水準數字化水平，建設現代化管理的數字化支撐環境。

1.2.2? ?補齊內控體系短板

內控體系短板需要在“快、嚴、準”維度進行彌

補，而合同管理系統是最佳選擇。一是“快”，要利用信息化系統加快合同辦理流程，最大限度減少時間、空間造成的延誤和逾期情況；二是“嚴”，實現線上嚴格把關，全過程留痕，符合合同內控管理與審計要求；三是“準”，動態、準確掌握合同的狀態信息，有效防范相關風險。

1.2.3? ?實現全生命周期內的線上管理

要實現各類合同從起草、審批、修改、定稿到打印、簽署、執行、變更、終止等全生命周期線上管理，真正實現無紙化辦公，合同管理數字化轉型。

1.3? ?合同系統需求設計

1.3.1? ?具體需求場景

滿足高校、科研機構各部門合同在線起草、審批、修改、定稿、打印、簽署、執行、移交、變更等操作。當前操作提交后，下一節點審批人可以在智能終端設備進行審批通過、會簽或者駁回等操作。合同完成審批后，在線定稿生成防篡改水印，在完成合同用印簽署后，即可進行合同履行操作。通過系統設計財務關聯功能，允許合同按照約定比例制訂履行計劃，并推送到MacRP財務系統進行報銷，支持合同實際履行人移交等操作。同時，合同系統對于即將履行到期的合同能夠進行提醒。合同系統能夠滿足不同單位的個性化需求，并根據經費來源提交到相關部門進行審核處理。

1.3.2? ?用戶類型

高校及科研機構合同管理系統的普通用戶主要包括行政部門人員、法務、財務、審計及科研教學人員，院校所屬所院課題組人員、所院領導、審核人員（包括法務、審計、財務、資產管理等）。系統的管理員主要包括合同系統管理員、各所院二級管理員、臺賬查詢權限管理員。

2? ? ?合同資源管理系統的設計與實現

2.1? ?流程設計

基于協同共享的高校及科研機構合同管理系統包含合同起草、合同審批、合同變更、合同定稿、合同作廢、合同打印、合同簽署、合同辦結等流程（見圖1）。

合同經辦人員線上起草合同或者上傳合同文本，填寫合同涉及的經費來源、基礎信息，上傳合同啟動依據或者關聯內部請示，然后進入合同審批環節，法務人員、財務人員、審計人員依次完成合同相應信息的審查核對；合同審批完成之后，進入合同定稿及打印環節，經辦人依照單位要求可以選擇對方打印或者我方打印，打印完成之后，經辦人可以到辦公室進行用印，然后上傳掃描件完成合同的簽署。

合同簽署完成之后，進入合同履行環節。合同經辦人可以根據實際情況指定合同履行人，如果合同需要終止可以提前進行終止。經辦人可以按照合同付款比例約定，制訂合同履行計劃。合同履行計劃可以推送到財務系統進行報銷。

2.2? ?系統設計

合同管理系統作為院校MacRP系統的一個子系統，同MacRP系統財務、辦公自動化（Office Automation，OA）、人事、4A等系統實現數據共享同步。合同系統單獨設置審批流配置矩陣，支持各單位根據實際情況進行靈活配置。合同系統審批矩陣從人事系統獲取組織信息，從4A系統獲取人員權限。

系統架構包括基礎架構、數據架構、業務架構、應用架構，詳情如圖2所示。

2.3? ?系統實現

按照用戶需求，基于合同資源管理系統架構圖與系統功能模塊圖進行系統研發，實現同MacRP系統、協同辦公系統連接，將內部請示推送到合同系統作為合同啟動或者簽署的依據。實現同科研系統、財務系統聯動，獲取項目及預算信息。經過接口開發、App功能研發、系統調優等步驟，完成信息系統的研發、部署工作。

2.4? ?系統部署

系統整體采用一級部署模式，院校及所屬各所院共用一體化系統，實現供應商信息、賬號信息的共享。同時，每個所院的合同管理界面應能夠契合各自的管理需求和經濟合同管理辦法的要求。合同系統經過測試與專家評審，滿足上線使用條件后進行系統部署，上線的版本包括PC端、App端。

3? ? ?應用成效

“院校”合同管理系統的使用，實現了“院校”內部經濟合同的規范化、全過程管理。通過在線合同管理，有效提升了合同簽署效率，尤其是政府采購項目相關合同執行的效率。通過合同系統的使用，有效減少了以往合同到期未執行率偏高的情況。線上的合同管理也為相關人員審核合同提供了便利，隨時隨地進行合同審批成為可能。基于協同共享的合同資源管理，降低了相同供應商之間合同信息重復錄入的情況，切實為合同簽署提供了便利。合同系統的臺賬管理功能為各單位動態掌握單位合同簽署、執行情況提供了方便，極大降低了以往線下統計工作量。

4? ? ?不足及展望

4.1? ?部分功能需要進一步完善

用戶體驗性需要進一步加強，尤其是App中合同系統的顯示效果有待優化，合同臺賬查詢與分析模板尚不能定制，審核意見提交環節的友好程度還需提高，合同審核意見全程留痕功能存在優化升級空間。

4.2? ?未來展望

合同管理已不再是單純的流程性、事務性工作，而是成為事業單位發展的重要經濟支撐措施，應納入長遠發展規劃［5］。隨著國家對各單位內控體系建設的進一步要求，及時做好過程風險把控是合同系統建設的目標。探討采用人工智能和大數據技術及時識別供應商資質及合同內容風險，及時發現合同簽署、執行過程中的不規范問題，成為后續合同系統與內控系統建設的必然要求。

注：魏旗鵬，通信作者。

主要參考文獻

［1］張爽.論行政事業單位內部控制規范視角下之合同管控

［J］.中國集體經濟，2020（9）：107-109.

［2］姜娜.行政事業單位利用信息化平臺加強經濟合同內部控制管理的思考［J］.質量與市場，2021（13）：76-78，81.

［3］鄢向紅.談行政事業單位合同管理的主要風險與對策建議［J］.知識經濟，2018（15）：73-74.

［4］新華社.習近平致中國醫學科學院成立60周年的賀信

［EB/OL］.（2016-10-28）［2022-05-24］.http：//www.xinhuanet.com/politics/2016-10/28/c_1119808655.htm.

［5］韋偉.關于加強事業單位合同管理工作的思考［J］.行政事業資產與財務，2023（8）：118-120.