信息化時代機關事業單位檔案管理創新分析

蘇淑娥

［摘 要］檔案管理是機關事業單位非常重要的工作內容，對推動單位健康發展，制定發展決策都發揮著重要的作用。但隨著時代發展，尤其是信息化技術的廣泛應用，檔案管理工作也要與時俱進，創新發展，只有這樣，才能夠有效提高檔案管理效率與質量，更好地發揮檔案價值。基于此，文章就信息化時代機關事業單位檔案管理創新展開探討，首先闡述了信息化背景下機關事業單位檔案管理的特點及創新的意義，其次分析了當前機關事業單位檔案管理工作存在的問題，最后提出相應的建議，以供參考。

［關鍵詞］信息化時代；機關事業單位；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.059

［中圖分類號］D630；G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）24-0179-03

0? ? ?引 言

近年來，機關事業單位檔案管理工作的要求與內容發生了一定的變化。一方面，隨著國家機關事業單位改革的不斷深化，其對檔案管理工作提出了更高的要求；另一方面，信息技術的廣泛應用使檔案的形式、管理方式甚至管理理念都發生了很大的變化［1］。基于此，機關事業單位檔案管理工作必須不斷創新，充分運用信息化技術和理念，不斷優化檔案管理技術與模式，為單位提供更加高效、可靠的檔案數據支持。

1? ? ?信息化背景下機關事業單位檔案管理的特點

1.1? ?檔案內容更加全面

信息技術在各個領域的廣泛應用，使得數據信息的主要載體形式發生了質的變化，從以前的紙質載體轉變為數字化載體。這一轉變使得檔案數據的信息量得到了大幅增加。數字化檔案信息所涵蓋的信息量，是紙質檔案所無法比擬的，這也使得檔案管理對檔案信息的細致程度有了更高的要求，檔案內容得到了大幅拓展。另外，檔案信息的形式也更加多樣化。紙質檔案是以文字、圖片為主，而信息化時代的檔案信息不僅有文字、圖片，還包括聲音、視頻，甚至還有計算機軟件所生成的計算機程序［2］。不同的內容和形式，對于檔案管理的要求也各不相同，所以這也使得檔案管理工作的專業性和復雜性進一步提高。

1.2? ?檔案管理更加高效

信息技術廣泛應用于檔案管理工作中，極大地提高了檔案管理的工作效率。隨著我國信息化建設的不斷推進，各機關事業單位在日常管理中基本實現了系統化、信息化管理。信息的傳遞和收集，都可以通過網絡和系統得以實現，這極大地提升了信息收集的便捷性。同時，以數字化形式為主的檔案信息在整理、分類、管理等方面都更加高效。借助專業化管理系統，檔案管理人員能夠非常高效地完成一系列管理工作。專業化檔案管理系統也使檔案信息的保存和管理更加輕松，檔案存儲占用空間更小，管理更加方便，安全方面也更容易管控。信息化時代，高效的檔案管理使得檔案管理人員有更多的精力和時間來提高檔案信息的精準性，創新檔案的服務模式，以及研究如何更好地發揮檔案信息的價值［3］。

2? ? ?信息化時代機關事業單位檔案管理創新的意義

2.1? ?滿足信息化時代的要求

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作所面臨的形勢發生了顯著的變化，各種數字化檔案越來越多，檔案的獲取也更多來自線上渠道，這使得檔案管理的對象發生了變化。同時，信息化時代對檔案管理的要求也發生了變化，機關事業單位開始著手檔案管理創新，深度運用信息技術充分發掘檔案信息的價值，為單位決策提供有效依據。總之，機關事業單位不斷創新檔案管理工作模式，能夠滿足數字化檔案管理需求，更好地發揮檔案管理的作用［4］。

2.2? ?推動檔案規范化管理

在傳統檔案管理模式中，檔案基本是以紙質為載體。紙質檔案無論是收集、分類、存儲和使用都相對困難，這也在一定程度上制約了檔案管理的規范性。以前機關事業單位在檔案管理工作中，常常會發生檔案管理流程混亂、檔案丟失等問題。但近年來機關事業單位通過檔案管理創新，將信息技術應用到檔案管理工作中，不但能夠有效提升檔案管理質量，還能推動檔案規范化管理。合理運用信息技術對檔案進行數字化管理，無論是檔案傳遞的流程，還是檔案的管理模式、運用模式，都能夠嚴格按照相應規范執行，從而使檔案管理更加規范化，進而推動檔案管理整體水平不斷提升。

2.3? ?提高檔案管理工作效率

信息化時代的到來，使得信息的價值越來越高，也使檔案數據的類型和總量越來越多。然而，如果依然采用傳統檔案管理模式，必然難以提高工作效率，制約檔案管理水平提升。機關事業單位通過不斷創新檔案管理模式，在檔案管理中充分運用信息技術，能夠大幅提高檔案管理工作效率。比如，對于信息化檔案來說，無論是分類、整理、保存還是查閱，其效率都遠高于傳統紙質檔案［5］。檔案管理工作效率的提高，也使工作人員有更多的精力投入檔案信息分析方面，從而更好地為管理決策提供信息支持。

3? ? ?當前機關事業單位檔案管理工作存在的問題

3.1? ?對檔案管理缺乏正確的認識

盡管很多機關事業單位人員對檔案資料的重要性都有充分的認識，然而很多人對檔案管理工作的認識并不全面，包括一些單位領導也同樣存在著認知偏差。在大多數人看來，檔案管理工作就是檔案信息的保管，只要將單位各種規章制度、運行記錄、會議記錄等資料，按照規范整理保存起來不丟失就行了，將檔案管理人員看成是檔案資料的保管人員。正是在這樣的錯誤認知下，很多機關事業單位對檔案管理工作不夠重視，導致人力、物力和財力支持都非常不足，單位領導對檔案管理工作漠不關心，長此以往，致使檔案管理人員成就感和責任心缺乏。這樣的認識偏差如果得不到糾正，必然會對檔案管理工作造成嚴重影響。

3.2? ?缺乏完善的檔案管理制度

盡管在檔案管理方面，我國制定了包括《中華人民共和國檔案法》在內的法律法規，但法律法規更多是從宏觀層面對檔案管理提出要求，對具體工作缺乏有效的指導。機關事業單位還需要結合本單位的實際情況，制定相應的檔案管理制度，這是保證檔案管理工作規范性的前提，也是檔案管理工作開展的依據。但從當前很多機關事業單位檔案管理工作的情況來看，其依然缺乏完善的檔案管理制度。有的單位雖然制定了管理制度，但管理制度是基于紙質檔案制定的，在當前信息化時代明顯不適用［6］。檔案管理是一項內容繁雜、流程眾多的工作，其涉及的一些內容具有保密性，如果缺乏完善的管理制度，不但會嚴重影響檔案管理工作效率，更會造成檔案資料遺失、機密信息泄露等一系列嚴重后果。

3.3? ?信息化水平有待進一步提升

當前，信息技術在檔案管理工作中的應用已經非常普遍，但其應用水平依然相對較低，信息化水平還有很大的提升空間。一方面，很多檔案管理人員自身的信息化素養不高，對于一些專業性較強的軟件、信息化工具缺乏足夠的應用能力，在信息化管理方面只能進行一些基本操作。同時，在管理思維方面，很多人依然以紙質檔案管理思維來管理數字化檔案，使得信息化管理的優勢難以發揮出來。另一方面，機關事業單位在信息化基礎設施建設方面依然有較多問題，一些單位使用的檔案管理軟件較為落后，對檔案管理工作的幫助有限；在檔案信息的收集方面，缺乏網絡的有效運用；檔案服務方面，缺乏滿足需求的功能軟件。這些都嚴重影響了信息化時代檔案信息價值的充分

發揮［7］。

4? ? ?信息化時代機關事業單位檔案管理的創新策略

4.1? ?完善檔案管理制度

在信息化時代，面對內容和形式更加多樣化的檔案信息，更高的檔案管理要求，機關事業單位要完善與創新檔案管理制度。首先，針對檔案管理，要建立明確的崗位責任制度，這是轉變內部人員對檔案管理錯誤認識的重要舉措。要想完全做好檔案管理工作，僅僅依靠檔案管理人員是不夠的，必須全員共同參與。檔案信息是單位運行的軌跡和總結，每位員工都是檔案信息的生成者和使用者。因此，只有明確每位員工在檔案管理中的責任，才能夠更好地落實相關制度。其次，要建立完善的檔案收集制度。對檔案信息的類型、內容、形式、標準、收集流程等作出明確的規定，并結合當前檔案信息的生成和使用情況，形成檔案收集線路圖，按照突擊收集、長期收集、普通收集、定向收集等不同方式進行收集管理，從而保證檔案信息的真實性和有效性。再次，建立完善的檔案信息管理制度。對于收集的各類檔案信息，要運用信息化手段，按照標準化流程對其進行整理、分類、歸檔，并在此過程中對相關信息進行必要的審查、增減，然后按照檔案存儲制度對檔案進行有效的存儲與管理。最后，要不斷創新服務制度。檔案管理的根本意義在于要充分發揮檔案的價值，只做好檔案保存和管理是遠遠不夠的，單位必須要結合檔案信息的具體內容、形式，充分考慮自身對檔案信息的需求，不斷創新檔案服務方式。一方面，要通過優化檔案使用流程，建立信息化服務系統等方式，提高檔案信息的服務能力，讓相關需求者能夠更加方便、快捷地查閱和使用檔案信息；另一方面，要充分運用大數據技術、數據挖掘技術、云計算技術等，對檔案信息展開深度挖掘，形成具有價值的分析報告，為決策者進行管理決策提供依據，使檔案服務從以前的完全被動服務逐漸轉變為主動服務。

4.2? ?加強檔案信息化管理

信息化時代，加強檔案信息化管理是必然趨勢，所以機關事業單位要想進行檔案管理創新，必須高度重視信息化建設，利用信息技術為檔案管理提供支持［8］。

首先，要強化基礎設施建設。一方面，需要投入更多的資源建立更加完善的硬件設施；另一方面也需要結合本單位檔案管理工作的實際情況與需求，不斷升級和完善軟件系統。完善的軟硬件設備是保證信息技術在檔案管理中得到充分運用的基礎。在軟件系統引進或開發過程中，機關事業單位可結合系統功能進一步優化檔案管理流程，同時要具有前瞻性，充分考慮未來發展的需求，留足優化升級空間。其次，加強系統之間的檔案信息共享。機關事業單位在日常工作中使用各種信息化系統，已經生成大量信息數據。在檔案信息管理系統開發和搭建過程中，要重視與單位其他系統之間的信息共享，從而實現檔案信息的自動化收集。這樣不僅能夠保證信息收集效率，而且能夠更好地保證信息的真實性和完整性，避免人為干預。再次，要重視數字化資源管理。當前，機關事業單位在檔案管理中，依然存在著一些紙質檔案，但對于檔案管理人員來說，需要將這些紙質檔案進行數字化轉化，為后續的查詢和使用奠定良好的基礎。數字化資源是未來檔案的主要形式，機關事業單位要確保其完整性和規范性。最后，要高度重視信息安全管理。信息安全是信息化時代檔案管理工作面臨的新任務，必須予以高度重視。確保信息安全一方面需要嚴格遵循相關信息安全制度、規范和準則，另一方面要不斷引進信息安全技術，確保數字化檔案信息

安全。

4.3? ?提高檔案管理人員素質

信息化時代的檔案管理，對工作人員的專業能力和綜合素養提出了更高的要求，不但需要具備專業的檔案管理知識和技能，還需要具備較高的信息化素養。因此，機關事業單位必須高度重視檔案管理人員素質的提升。一方面，要加大人才引進力度，吸引高素質人才進入單位。信息化時代對檔案管理工作的專業化要求更高，所以機關事業單位必須明確檔案管理工作的重要性和專業性，以優厚的條件吸引更多具有良好信息化素養的檔案管理人才。另一方面，要加強現有檔案管理人員的培養。機關事業單位可以在內部選擇具有較高素質的業務骨干加入檔案管理隊伍中，以增強檔案管理人員對單位業務的熟悉度；同時，針對檔案管理人員，建立完善的培訓機制，不僅要持續豐富檔案管理人員的專業知識和技能，而且要重視信息化素養的提升，只有這樣，才能保障其在信息化時代更好地完成檔案管理工作。

5? ? ?結束語

機關事業單位的檔案管理工作在信息化時代的重要性越來越高，并且信息技術的廣泛應用，也使檔案管理工作發生了很大的變化。基于此，機關事業單位必須不斷創新檔案管理，完善相關制度，強化信息化管理，提高人員素質，只有這樣，才能更好地滿足時代對檔案管理提出的要求，更好地發揮檔案信息的價值。

主要參考文獻

［1］楊雷.信息化時代機關事業單位檔案管理創新［J］.黑龍江檔案，2021（6）：104-105.

［2］石海英.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新探索

［J］.文化創新比較研究，2020（35）：179-181.

［3］孫璨然.信息化時代機關事業單位業務檔案管理的創新

［J］.城建檔案，2020（9）：67-68.

［4］李繼紅.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新［J］.山西農經，2016（14）：89.

［5］張坤杰.信息化時代行政事業單位檔案管理科學化分析

［J］.就業與保障，2021（4）：175-176.

［6］脫連弟.新時代背景下如何提升機關事業單位信息化檔案管理［J］.科技傳播，2018（11）：146-147.

［7］李琳.淺談提高機關事業單位檔案管理的信息化水平［J］.現代國企研究，2016（8）：125.

［8］王洋.大數據背景下機關事業單位檔案管理的創新途徑

［J］.黑龍江檔案，2021（6）：86-87.